Файл: Технология регистрации иностранных граждан в гостинице.pdf

2. Гостиницы классифицируют по разным признакам , в зависимости от размера гостиницы, ее расположения , целевой аудиторию и брендов. На каждую находится потребитель, которому важен отличный сервис .

3. В отношении каждой гостиницы действуют непоколебимые Правила предоставление гостиничных услуг ,которые необходимы для законного и качественного предоставление услуг , а так же разрешения неприятных ситуаций , связанных с нарушениями.

4. Важно помнить , что Правила не распространяются на деятельность молодежных туристских лагерей и туристских баз, кемпингов, детских лагерей, ведомственных общежитий, сдачи внаем для временного проживания меблированных комнат, а также деятельности по предоставлению мест для временного проживания в железнодорожных спальных вагонах и прочих транспортных средствах.

По этому лучше пользоваться услугами гостиничных предприятий на которые распространяются правила предоставления гостиничных услуг , в случаи непредвидимых ситуаций . И знать правила ,что бы все было по закону , ибо то, где его нет - хаос .

5. Предварительный заказ в гостинице дает возможность: составить план работы (меморандум), подготовить номера к заселению и документы (номер комнаты , ФИО , даты заезда и выезда, багажные бирки , сумму за проживание и дополнительные услуги ) , а так же быстрому размещению .

6. При регистрации следует быть крайне внимательными ,прослеживать сроки окончания виз и миграционных карт ,особенно при регистрации на миграционный учет гостя. Несколько раз проверить информацию и своевременно оповестить УФМС . Тем более, что существует несколько способов : курьер, почта , гос. услуги и с помощью входящих в состав электросвязи средств.

7. Организационная структура службы приема и размещения зависит от многих факторов - звездность , вместимость отеля, месторасположение. Но за каждым из персонала стоит свой круг обязанностей.

8. Существует перечень лиц , в отношении которых сообщать о прибытии не требуется это: моряки, члены экипажей , политики и главы иностранных государств, дипломаты и иные лица, перечень которых утвержден действующим законодательством.

9. Перечень безвизовых стран нужно знать и лучше всегда держать перед глазами .

10. Ни одна регистрация не обходится без знаний о :

• Постановление иностранного гражданина и лица без гражданства на учет по месту пребывания в гостинице и снятие их с учета по месту пребывания осуществляются в соответствии с Основным федеральным законом от 18.07.2006 109 ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства».
• Правил осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.01.2007 № 9 "О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации".
• Так же важен Миграционный учет иностранных граждан в период 2017-2018 гг осуществляемый в соответствии с указом президента «Об особенностях применения усиленных мер безопасности в период проведения в Российской Федерации чемпионата мира по футболу Fifa 2018 от 09.05.2017 № 202» – всех прибывших гостей в этот период регистрируют в УВД.

Глава 2. Технология регистрации иностранных граждан в гостинице 

2.1. Общая информация об отеле .

ОАО "Гостиничный комплекс Шереметьево 2 "Park inn by Radisson" расположен в г.Химки, на ул. Международное шоссе , владение 1.

Ранее назывался «Отель Шереметьево» . Был построен в 80-х годах к олимпиаде . Имеет категорию «4 звезды» , входит в гостиничную международную сеть «Rezidor» . Уровень сервиса, набор и качество услуг полностью соответствуют стандартам этой марки.

Гости отеля это - деловые люди, бизнесмены , командировочные и просто туристы, так как гостиница расположена в шаговой доступности от Международного аэропорта Шереметьево-2 ( Терминалы D,E,F ) и станции Аэроэкспресса , на котором легко добраться до центра Москвы - Белорусского вокзала за 35 минут. Ходит бесплатный трансфер отеля каждые полчаса.

В структуру гостиницы Park inn by Radisson , состоящей из 12 этажей 6 из которых оборудованы для гостей, входят : 258 номеров, 2 ресторана (шведский стол с русской и европейской кухней) и ресторан для завтраков ,вместимостью на 200 гостей каждый , лобби- бар, конференц-зал (вместимостью 20чел) ,который оснащён современным аудио и видео оборудованием, фитнес-зал, детская комната и офисные помещения. На территории отеля присутствует парковка .

Гостиница располагает такими номерами, как: стандартные, супериор и люкс. В каждом номере могут остановиться 2 гостя (1 большая кровать или 2 раздельных) + дополнительное место для ребенка. До 12 лет дети проживают бесплатно .

Гостям всех категорий номеров предоставляется : кондиционер , рабочий стол ,телевизор, телефон , спутниковые и кабельные каналы ,услуга «звонок-будильник», 2 бутылки воды и фен .Для гостей Супериора и люкса дополнительно предоставляется: сейф , утюг , халат, бесплатные туалетные принадлежности , тапочки, кофеварка ,чайник и мини-бар .

В отеле присутствуют 3 номера для людей с ограниченными физическими возможностями. Отличаются номера широкой дверью , оборудован поручнями по номеру , удобным душем с откидной сидушечкой, и сигнализацией, на которую персонал незамедлительно реагирует.

В отеле можно остановиться с любимым питомцем. Присутствуют услуги прачечной.

2.2. История создания .

История создания начинается в 2000г ,когда Carlson приобретает у компании Olympus сеть Park Inn (включая Park Plaza).

Вскоре в 2002 году сеть Carlson подписывает соглашение мастер - франшизы с сетью Rezidor Hotel Group c целью развития сетей Park Inn, Country Inn и Regent в Европе, Африке и на Ближнем Востоке.

В 2003 произошло открытие в Берлине первого отеля с 1 012 номерами . AlexanderplatzRezidor создает и запускает новое лого Park Inn и разрабатывает индивидуальность бренда - сеть Acquisition из 14 отелей в Швеции от Winn Group.

В 2005 в Германии у сети Event Hotels приобретается семь отелей. Позже в 2006 открывается 60 отелей в Великобритании , Ирландии , Германии и Швеции . А в 2007 сеть Park Inn включает более чем 100 действующих и находящихся на этапе развития отелей.

Сейчас Park Inn открывает отельные сети в Чешской Республике , Эстонии ,Латвии ,Нигерии ,Омане ,Польше, Саудовской Аравии, Словакии, Тунисе, Арабских Эмиратах и США.

Первый отель Park Inn , постоянный отель в России находится в Екатеринбурге .

А еще благодаря усилиям в области ответственного отношения к окружающей среде отели Park inn получили экологическую маркировку и были отмечены рядом наград. Во всех номерах предусмотрено: освещение с низким потреблением энергии, зоны для переработки отходов, в местах проведения встреч предусмотрен раздельный сбор отходов.

А так же отели Park inn пользуются услугами поставщиков, осуществляющих свою деятельность с соблюдением всех стандартов экологической этики.

2.3. Прием и размещение гостей в гостинице Park inn.

Процесс обслуживания гостей в гостиницах всех категорий можно представить в виде следующих этапов:

• Предварительный заказ мест в гостинице (бронирование),
• Прием, регистрация и размещение гостей;
• Предоставление услуг проживания и питания ,
• Предоставление дополнительных услуг проживающим,
• Окончательный расчет и оформление выезда.

Запланированный заезд. Администратор стоит за стойкой регистрации , встречая улыбкой гостя. После чего начинается диалог .

- Добрый день (вечер, утро). Чем я могу быть полезной Вам?

После того ,как гость ответил ,что хочет поселиться в отель следует спросить имя гостя.

- Подскажите пожалуйста , как я могу к вам обращаться?

Следует представиться администратору.

- Очень приятно , я Анастасия .

Сверка брони.

- На чью фамилию вы бронировали номер ? Или

- Подскажите номер брони, пожалуйста?

Уточняем категорию номера с гостем, а так же даты и сумму у оплате. Если рядом около стойки находятся еще гости , то администратор должен говорить тише либо написать.

Далее для поселения у гостя просят его документы.

- Будьте добры ваш паспорт и миграционную карту.(Визу при наличии).

Пока администратор делает сканирования данных документов в 2х экземплярах , гость заполняет регистрационную карту (№1-Г), в которой указывается информация о госте : ФИО, дата и место рождения , гражданство, паспортные данные, домашний адрес , электронная почта , номер телефона , цель приезда , дата заселения и отъезда.

Так же в регистрационной карте на обратной стороне указываются правила проживания (штраф за курение в номерах, платный мини бар), под которыми расписывается гость после ознакомления.

После администратором гостиницы в журнале (№2-Г) указываются все данные об иностранном госте : ФИО, гражданство, дату и время регистрации, номер паспорта, с какого КПП прибыл гость, маршрут следования (для туристов), наименование организации, в которую прибыл гость, номер комнаты и корпуса, регистрационный номер и срок действия визы ,а так же миграционной карты, и дату выбытия . Эти данные нужно предоставить в УФМС.

Занимается этим ночной аудитор . Выписывает разрешение -документ, подтверждающий право гостя на заселение и проставления подписи и печати на бланке уведомления и в отрывной части бланка . Помогает в этом программа Opera.

Такое разрешение выписывается в двух экземплярах . Отрывную часть уведомления о прибытии с проставленной отметкой отдается иностранному гражданину, а второй экземпляр с копией Миграционной карты, паспорта и визы на Миграционный учет в УФМС.

Для ознакомления гостю предоставляется счет за проживание. Который включает тариф номера , количество ночей проживания, сумму к оплате и дополнительные услуги , если они были оказаны.

- Ознакомитесь пожалуйста со четом. Все верно?

Первый экземпляр вместе со счетами и контрольной кассовой лентой сдается в бухгалтерию ежедневно, там сверяет данные, указанные в кассовом отчете ( №5-Г) с данными в формах №3-Г и №3-Гм (счет за проживание и счет за оказанные дополнительные услуги). Второй экземпляр сохраняется у подотчетного лица.

Далее идет оплата.

- Как вам будет удобно произвести оплату , наличными или картой?

После оплаты счет и чек (нужна подпись гостя ) отдается гостю. Второй счет и чек остается в гостинице . После оплаты выдается карта гостя (№4-Г) . Администратор объясняет для чего она нужна - для входа в ресторан и для получения ключа. Так же рассказывает о часах работы ресторана и предлагает дополнительные услуги . Поясняет на какой номер звонить в случае вопросов. Выдает ключ ,говорит номер комнаты и этаж. После чего предлагает помощь с вещами.

- Желаете воспользоваться услугами подносчика багажа?

Если гость согласен , его провожают в номер и относят его вещи туда. А так же показывают как пользоваться сейфом и кондиционером.

Далее благодарят , что гость воспользовался услугами данного отеля.

Занимается процессом приема и размещения Front-office Park Inn.

Рисунок 3 . Организационная структура службы приема и размещения.

Входят в эту структуру , такие должности как :

• Руководитель службы приема и размещения, обязанности: руководство , контроль и координация работы службы, решение основных вопросов и конфликтных ситуаций, а так же провождение инструктажей и организация деловых переговоров.
• Заместитель службы приема и размещениям (главный администратор), обязанности : ответственность за правильное ведение служебной документации ,ее сохранность ,состояние архива ,устранение конфликтов и нестандартных ситуаций .
• Администратор, обязанности : регистрация и размещение гостей, проверка документов, подготовка и выдача ключей от номеров, ведение клиентской базы, решение конфликтных и нестандартных ситуаций, продажа номеров гостям без предварительного бронирования.
• Кассир , обязанности : обработка и обслуживание счетов гостей, начисление и прием платежей, контроль текущей задолженности, подготовка расчетной документации и отчетов.
• Ночной аудитор, обязанности : аналогичные функции администратора и кассира в ночное время, подведение финансовых итогов за день-суточный отчет , подготовка для утренней смены информации о состоянии номеров (забронированные , в ремонте , свободные). Так же он и паспортист , проверяет данные паспорта, правильность их занесения в регистрационную карточку, контролирует сроки действия виз и ведет постановку на миграционный учет.
• Консьерж, обязанности : заказ транспорта , заказ театральных, экскурсионных, железнодорожных, авиа билетов, бронирование столиков в ресторанах.
• Швейцар , обязанности : встреча гостей у входа гостиницы, обеспечивает сохранность багажа при входе и выходе из отеля.
• Подносчик багажа ,обязанности : провождение гостя и поднос его багажа в номер после регистрации, сдача и выдача багажа из камеры хранения, сообщение необходимой информации об отеле.
• Телефонистка , обязанности: прием внешних звонков, бронирование мест в отель , организация побудок гостей , предоставление информации об отеле и ответы на различные вопросы .