Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства».pdf

Введение

В условиях нестабильной динамичной внешней среды бизнеса, роста конкуренции на рынке особенно актуальным становится внедрение системы финансового контроля, планирования и анализа денежных и материальных потоков в любой области деятельности субъектов малого предпринимательства.

Отдельные (специфические) характеристики малого предприятия в сфере ЖКХ, влияющие на построение аналитики учета и планирования его доходов и расходов, движения денежных средств:

1. Перечень выполняемых работ и оказываемых услуг;

2. Выбранная система налогообложения;

3. Стоимость оборудования, деталей, комплектующих, материалов, включаемых в стоимость работ;

4. Высокие требования к квалификации кадров и значительные расходы на оплату труда;

5. Наличие собственных складских помещений;

6. Значительные расходы на продвижения и рекламу реализуемых работ и услуг;

7. Привлечение внешних финансовых ресурсов помимо собственных средств;

8. Постоянная потребность в транспортировке собственными силами или подрядными транспортными средствами;

9. и другие факторы.

Объектом и предметом исследования является процесс учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса выполнения работ в ЖКХ , а также разрабатывается информационная система по данному процессу.

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства, для информационной системы ЖКХ, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Управляющая компания (УК) – коммерческая организация, которую выбрали собственники жилья или жилищное товарищество для доверительного управления, в частности, содержания имущества многоквартирного дома. Чаще всего между собственниками и УК заключается договор управления. Этот документ регламентирует взаимоотношения между сторонами, поэтому в нем должно быть упомянуто, какие именно работы обязаны делать службы ЖКХ в многоквартирном доме и квартирах, какая ежемесячная оплата предусмотрена, какая ответственность лежит на УК перед жильцами.

Обязанности управляющей компании:

обеспечение постоянной работы противопожарной системы,

проверка безопасности газоснабжения (она осуществляется в домах с газовыми плитами),

содержание, обеспечение непрерывной работы канализационных и водоснабжающих систем,

контроль над отопительной системой, своевременное устранение неполадок, аварийных ситуаций,

ремонтирование кровли дома (небольшой ремонт выполняют только при хороших погодных условиях, если необходима смена всей кровли, то до 50 % средств выделяется из средств, начисляемых для текущего ремонта).

Под текущим ремонтом понимается комплекс работ, услуг, включенных в план работ и проводимых, оказываемых в рамках содержания общего имущества, связанных с восстановлением потерявших в процессе эксплуатации функциональную способность частей МКД до их нормативного состояния, когда объем таких работ, услуг не превышает 30 % ремонтируемого имущества1. В Перечне работ, относящихся к текущему ремонту (утв. постановлением Госстроя России от 27.09.2003 № 170), к работам в рамках текущего ремонта подъездов относится восстановление отделки стен, потолков, полов отдельными участками.

Ремонт оборудования, расположенного в квартире, являющегося общедомовым, управляющая компания обязана осуществить бесплатно. Обязаны ремонтировать жилищно-коммунальные службы:

Система газоснабжения – газопровод и отводы от него. Ремонт осуществляется до расположенного на ответвлениях отключающего устройства или запорного крана, ведущего непосредственно к плите.

Стояки горячего и холодного водоснабжения и ответвления. До точки первого соединения с отводящим трубопроводом.

Стояки отопления, включая ответвления от них до точки, где происходит соединение с отводящими трубами.

Водоотводящие стояки и их ответвления (тройники, заглушки, патрубки) до точки первого соединения с отводящими трубами.

Находящиеся в вышеперечисленных сетях счетчики (приборы учета), расположенные до точки первого соединения с запорными кранами, отводами и отключающими приспособлениями.

Оборудование, принадлежащее гражданину на правах частной собственности, ремонтируется за его счет. В этот перечень входят:

Плиты газовые и электрические.

Батареи центрального отопления.

Индивидуальные приборы учета. К ним относятся счетчики газа, воды, электричества.

Электрические кабели, потолочные лампы, выключатели и розетки, находящиеся внутри квартир.

Сантехника – краны, ванны, смесители, сопутствующая фурнитура, унитазы, нагреватели воды, раковины.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства:

Основные бизнес-процессы:

- принять заявку на ремонт;

- назначить работника;

- выполнить заявку

-составить отчеты

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки рецептов и порядка документооборота.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- принять заявку на ремонт;

- назначить работника;

-составить отчеты

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» AS-IS

Входными данными являются:

Заявка

Выходными данными являются:

Акт о выполнении

Отчеты

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с заявками тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

На для процессов:

- принять заявку на ремонт;

- назначить работника;

-составить отчеты

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заявка, Акт выполнения и Квитанция. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о выполнении работ и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.