Файл: Russian language_2_ course (1).doc

Обязательные реквизиты приказа: наименование вышесто­ящей организации (если она имеется), название вида до­кумента, дата и номер документа, место издания, заголо­вок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный рек­визит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится за­головок по схеме «О чем?», например: «Об увеличении ус­тавного капитала общества».

В первой части распорядительного документа указыва­ются основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, его текст содержит только распорядительную часть. Распо­рядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫ­ВАЮ». Пункты, которые включают управленческие действия, носящие рас­порядительный характер, начинаются с глагола в неопре­деленной форме.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой, например: Срок представления 25.09.09. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением рас­порядительных документов. Например: Контроль за ис­полнением настоящего приказа оставляю за собой.

4. Распоряжение — правовой акт, издаваемый едино­лично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных во­просов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

5. Указание — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации или его заместителями преиму­щественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организа­цией выполнения приказов, инструкций данной или выше­стоящей организации. Указания составляются и оформ­ляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕД­ЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

---

Язык и стиль коммерческой корреспонденции

Коммерческая корреспонденция — один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются пред­приятия, деловые партнеры при заключении сделок, вы­полнении коммерческих операций.

Виды коммерческой корреспонденции:

1. Коммерческий запрос — это документ, представля­ющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю).

Пись­мо-запрос, как правило, включат в себя 2 части:

1) введение в повествовательной форме излагается суть вопроса;

2) заключение: вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигну­тые договоренности, прежние письма.

Устойчивые языковые модели: Просим выслать нам предложе­ние на поставку...; Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...; Обращаемся к Вам с просьбой вы­слать нам предложение...

Письмо-запрос может содержать следующую информа­цию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара; об отказе поставить товар; об изменении условий запроса (изменении количе­ства товара, марки, сроков поставки и т. п.).

Ответ на запрос формулируется в зависимости от кон­кретной ситуации, т.е. от степени возможности и готов­ности продавца удовлетворить пожелания покупателя.

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использо­ваны следующие типовые модели: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и вы­слать Вам конкретное предложение на поставку...; Мы просим Вас отложить этот вопрос до....

2) Письмо-предложение (оферта) — это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с ука­занием ее конкретных условий.

В предложении обычно указываются наи­менование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаков­ки и другие условия поставки в зависимости от характе­ра товара.

Стандарт­ные модели: В ответ на Ваш запрос от... мы предлага­ем Вам...; Товар сертифицирован (снабжен сертифи­катом качества) ...; Товар будет поставляться в ... квартале текущего года.

---

Ответ на предложение. Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверж­дение принятия предложения, или несогласие, за которым следует отклонение предложения.

3) Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, суть: выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекла­мация содержит: основания для предъявления претензии; доказательства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претен­зию (например, требование замены некачественного то­вара; требование уценки товара и т. д.)

Стан­дартные модели: К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...; К нашему огромному сожа­лению, условия контракта Вами не выполнены; Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Ответ на рекламацию. Сооб­щение о том, что 1) претензия принята к рассмотрению; 2) претен­зия удовлетворяется полностью или частично (с указани­ем срока и способа ее удовлетворения); претензия откло­няется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Стандар­тные модели ответа на рекламацию: Приносим свои из­винения за...; Ваша претензия признана необоснован­ной.

---

Язык и стиль справочно-информационной документации

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др. Документы этого типа имеют правовую силу.

1. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Текст акта: 1) вводная часть: указы­вается распорядительный документ, на основании кото­рого составляется акт, событие или действие, послужив­шие причиной составления акта, его номер и дата; 2) ос­новная часть: излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Акты составляются при передаче материальных ценно­стей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т. д.

2. Справка — документ, содержащий запрошенную ин­формацию или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Наименование документа оформляется заглавными бук­вами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблю­дением определенных правил последовательности, с ис­пользованием типовых моделей: «Дана ... (фамилия, ини­циалы или полные имя и отчество) в том, что ...»; «На­стоящая справка выдана ... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставления в... Сведения о сроке годности справки размеща­ются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действительна в течение … со дня вы­дачи. Реквизит подпись включает должность, личную под­пись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Под­пись заверяется печатью организации.

3. Служебная записка — документ, адресованный ру­ководству, в котором излагается какой-либо вопрос с вы­водами и предложениями составителя. Несколь­ко видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Служебная записка, как правило, состоит из заголов­ка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработ­чика, указаний на приложения.

4. Заявление — внутренний служебный документ, пред­назначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой на­правленности. Виды заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяс­нение (объяснительная записка).

---

Пишутся за­явления на имя того лица, в компетенции которого нахо­дится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его рек­визитов.

Правила оформления документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов.

Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Российская Федерация: состав реквизитов документов определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Совокупность реквизитов документа – формуляр.

---