Файл: Основные функции в системе менеджмента ( Теоретические основы менеджмента).pdf

Их различают:

- рекомендательные – консультирование;

- обязательного согласования – обязывает линейного руководство согласовывать решения;

- функциональные – право предлагать и запрещать определённые решения.

Делегирование предполагает передачу не только прав, но и ответственности.

Ответственность – это обязательство сотрудника выполнить поставленную задачу и отвечать за её удовлетворительное исполнение.

2.2 Планирование как функция менеджмента

Среди основных функций системы менеджмента, одной из важнейших функций является планирование.

Планирование заключается в формировании планов, целей и задач, на будущий период, а также разработки стратегий действий, и составление планов и программ для их осуществления.

В функции планирования есть основные преимущества:

- с помощью планирования, можно определять направление деятельности компании;

- функция планирования помогает снизить влияния на организацию изменений во внешней среде;

- с помощью функции планирования можно избежать потерь и, нерационального расходования времени и затрат;

- функция планирования позволяет устанавливать определённые стандарты и нормы для контроля над ходом работы.

Планирование - это процесс разработки плана, определяющего, то что нужно достичь, определяясь со временем и пространством.

К задачам планирования относятся:

1. Обеспечение целенаправленного развития организации, и всех её структурных подразделений, абсолютно все части организации развиваются в едином направлении.

2. Перспективная ориентация и раннее распознание проблем развития. План предусматривает конкретные меры, и намечает желаемое в будущем состояние объекта, которые направленны на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных тенденций как в самой организации, так и во внешней среде.

3. Координация деятельности структурных подразделений и работы предприятия, она осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов, и также как согласованная реакция на возникающие проблемы при выполнении планов.

4. Создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия.

5. Стимулирование трудовой активности работников. Успешное выполнение плановых заданий объект особого стимулирования и основание для взаимных расчётов.

6. Информационное обеспечение работников организации. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, сроках ресурсах и длительность условий проведения работ.

Существую три основных типа планов:

1. планы-цели, которые представляют собой набор качественных и количественных характеристик, будущего состояния объекта управления;

2. планы для повторяющихся действий, которые предписывают их сроки и порядок осуществления в стандартных ситуациях;

3. планы для неповторяющихся действий, составляются для решения специфических проблем.

По срокам выполнения планы делятся на:

- долгосрочные (выше пяти лет) – это планы цели;

- среднесрочные (от одного года до пяти лет) выполненные в виде различных программ;

- краткосрочные (до одного года) имеющие форму бюджетов и графиков.

Планирование базируется на ряде универсальных принципов.

1. участие максимального числа сотрудников в работе над планом;

2. непрерывность процесса планирования;

3. гибкость и возможность корректировки планов;

4. согласование планов между всеми подразделениями организации;

5. экономичность планирования.

Все перечисленные принципы являются универсальными и подходят для различных уровней управления, но в то же время, на каждом из них могут применятся также свои специфические принципы.

Сам процесс планирования в организации осуществляет плановый комитет, членами которого состоят из руководителей подразделений, и плановый отдел и его структуры на местах.

Деятельность плановых органов координируется первым лицом организации или его заместителем. Задача плановых органов из определения того, какие подразделения будут участвовать в реализации тех или иных организационных целях, и в какой форме это будет происходить. Это всё формализуется в процессе системы плановых показателей, которые направляются для рассмотрения будущим исполнителем, после чего они, ознакомившись с ними, вносят свои дополнения, исправления, или замечания, которые рассматриваются в плановых органах, и служат основой для создания рабочих планов в сфере производственной деятельности, капитальных вложений и прибыли.

На рисунке 2.1 Показана организация процесса планирования

Рисунок 2.1 Организация процесса планирования

Плановый комитет

подразделения

Вырабатывает стратегию

координирует

Вносят

предложения

-замечания

План

Руководитель

утверждает

Координирует

составляет

Плановый отдел

Основная задача планирования состоит, в том, чтобы насколько возможно найти оптимальное решение задач, при данных условиях, которые стоят перед организацией. Поиск такого варианта осуществляется путём последовательного перехода от одного решения к другому, чем-то улучшающему предыдущее.

В данный момент сложилось несколько методов планирования, к ним относятся:

- Балансовые методы

Балансовые методы основываются на взаимной увязке ресурсов, которыми будут располагать организация. Балансовый метод реализуется через составление системы балансов (материально-вещественных, стоимостных и трудовых).

В балансе ресурсы обычно даются с выделением основных поставщиков в том числе и зарубежных, что позволяет контролировать их движение, а распределение осуществляется, с учётом того чтобы, обеспечить выполнение производственных планов, обязательств по экспорту, а также создать необходимые запасы, реализовать программы связанные с развитием организации.

- Нормативные методы

Этот метод состоит в том, что основу плановых заданий на определённый период кладутся нормы затрат различных ресурсов на единицу продукции. Таким образом нормативный метод используется как самостоятельно, так и в качестве вспомогательного по отношению к балансовому методу.

- Математические-статистические методы

Они сводятся к оптимизационным расчётам на основе различного рода моделей.

2.3 Мотивация как функция менеджмента

Мотивация – это совокупность внутренних и внешних движущих сил, побуждающих человека к деятельности.

Мотивом называется (от латинского moveo - движение) нужда, ставшая необходимой, которая заставляет человека искать способы её удовлетворения побуждения к деятельности, и направленна на удовлетворения потребности.

Потребность – это психологический или физиологический дефицит чего – либо, отражённый в восприятии человека.

Главная задача функции мотивации заключается в том, чтобы сотрудники с помощью мотивации, выполняли работу в соответствии с делегированными ими обязанностями.

Формируя эффективную систему мотивации, следует определять, что хочет получить от работы тот или иной человек. Это может быть не только денежное вознаграждение, но и так же социальная защищённость, принадлежность к известной компании, хорошая рабочая обстановка, удовлетворения от интересной для него работы, и главным образом продвижение по карьерной лестнице.

В связи с этим нужно постоянное изучение потребностей, интересов, личных целей сотрудников, для дальнейшей интеграции личной мотивации с производственными требованиями и целями организации. Также важным компонентом мотивационной организации должно быть определения тех форм стимулирования персонала, которые организация может использовать в своей деятельности.

Мотивация состоит из ряда последовательных этапов:

Этап 1 – возникновение потребностей они бывают (физиологические, психологические, социальные);

Этап 2 – поиск путей устранения;

Этап 3 – определения целей (направлений) действий. Человек фиксирует что и какими средствами он должен сделать для устранения потребностей;

Этап 4 – реализация действий. Человек затрачивает усилия, чтобы осуществить действия;

Этап 5 – получения вознаграждения за реализацию действия;

Этап 6 – ликвидация потребностей.

На рисунке 2 показано в каком порядке протекает мотивационный процесс

Действия

Мотивы

Цели

Потребности

Удовлетворение потребностей

Степень удовлетворённости

Рисунок 2 Схема протекания мотивационного процесса

В современном мире существует большое количество теорий мотивации, которые делятся на 2 группы.

В первую группу входят содержательные теории мотивации, в основе которых лежит анализ потребностей и их влияние на мотивы, побуждающие человека к действию.

Наиболее известные содержательные теории: пирамида Маслоу, теория МакКлаида, концепция Альфреда.

Иерархическая теория потребностей Маслоу.

Основой теории Маслоу является разделение потребностей на 5 основных типов. Его иерархическая теория утверждает, что существует главная закономерность, единая для всех людей, которая побуждает от фундаментальных физиологических потребностей постепенно подниматься по иерархическим ступенькам к необходимости самореализации – высшей духовной потребности.

Двухфазная теория Герцберга базируется на следующих положениях:

Некоторые трудовые условия в случае, если они отсутствуют, ведут к неудовлетворению, но их присутствие не создает сильной мотивации. Также условия называются поддерживающими факторами.

С другой стороны, существуют условия, которые создают высокий уровень мотивации, в случае своего присутствия, но их отсутствия не приводит к сильному неудовлетворению – их называют мотивационными факторами.

Вторая группа теорий мотивации – это процессуальные теории. Они не отрицают существования потребностей, но считают, что поведение человека во многом определяется его восприятием и ожиданием в конкретной ситуации, а также теми действиями, которые он выбирает для достижения желаемого результата для себя.

Широкую известность получили такие процессуальные теории мотивации, как теория ожидания Врума, теория постановки целей Локка, теория справедливости Адамса и другие.

Ниже рассмотрим некоторые из них.

Теория ожидания В.Врума.

Эта теория была разработана в 1964 году психологом Виктором Врумом, как процесс управления выбором. Она основана на предположении, что не само наличие активной потребности толкает человека на достижения определённой цели, а надежда, что избранный тип поведения приведёт к удовлетворению потребности.

Основными факторами в теории ожидания являются три взаимоотношения:

1 ожидания соотношения расходов на труд и результата (РТ-Р);

2 ожидания соотношения результата и вознаграждения (Р-В);

3 ценность вознаграждения (Ц), то есть предполагаемая степень относительного удовлетворения, или неудовлетворения, возникшего вследствие получения вознаграждения.

Соотношение между этими тремя факторами представлено ниже в следующей формуле

Мотивация (М) = (РТ - Р) * (Р - В) * Ц

Мотивация наиболее высока, когда ожидания удовлетворяются в наибольшей степени.

Теория справедливости Адамса

Теория справедливости, разработанная Джоном Стэйси Адамсом, твердит что люди субъективно определяют отношение получившего вознаграждения к затраченным усилиям и затем соотносят его с вознаграждением других людей, которые выполняют аналогичную работу. Исследования показало, что если люди полагают что им не платят достаточно, то они снижают интенсивность своей работы, но когда они считают что им платят больше то также не начинают работать интенсивнее. Основной вывод: до тех пор, пока люди не начинают считать, что получают справедливое вознаграждение, они снижают интенсивность своего труда.

Эта теория рекомендует включать критерий самооценки в систему формальной оценки трудовой деятельности.

3 Контроль как функция менеджмента

Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которых не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления, а в частности: планирование, организация и мотивация.

Контроль – это постоянный процесс, обеспечивающий достижения целей организации путем своевременного обнаружения, возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблемы изменений внешней среды.