Файл: Этапы внедрения проектных технологий в организацию (Проектное управление: сущность, принципы и задачи).pdf
Добавлен: 29.03.2023
Просмотров: 521
Скачиваний: 8
Этапы совершенствования системы управления [7]:
Этап 1. Процессный подход к управлению
Например, если организация имеет структурно-функциональный подход к управлению, следует применять процессный подход. Процессный подход не контрастирует с функционалом. Функции и процессы не могут существовать отдельно друг от друга.
Принципиальное различие между процессом заключается в том, что он ориентирован в первую очередь на организационные объекты, а не на функции отделов, на бизнес-процессы, направленные на создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей. Широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителей, сокращение количества уровней принятия решений; четкое определение результата каждой функции; определение показателей эффективности каждого бизнес-процесса; повышенное внимание к обеспечению качества продукции или услуг; автоматизация технологий для реализации бизнес-процессов.
Этап 2 Управление проектами
Например, исследования, консалтинг, строительство и т. д. Его можно использовать для любой компании при создании инновационных проектов в рамках этих проектов.
Основой принципа построения проекта является создание не только функций, но и процессов, например, разработка новых продуктов, создание и внедрение новых технологий, строительство объектов и т. д. Все эти проекты имеют постоянное начало и конец.
В то же время, проект управляет процессом на региональном уровне. Невозможно внедрить процессный подход в управлении, невозможно перейти к управлению проектами.
Этап 3 Экономика качества
Научно-исследовательская работа может привести к снижению затрат. На этом этапе логично применить метод функционально-стоимостного анализа, который позволяет рассчитать себестоимость продукции (услуг) за счет себестоимости выполняемых процессов.
Функционально-стоимостной анализ - методология постоянного совершенствования продукции, производственных процессов, организационных структур. Задачей FSA является достижение максимально высоких потребительских свойств продукции при одновременном снижении всех видов производственных затрат. Процесс управления
Учет затрат на основе действий »(Оценка на основе действий, сокращенно ABC) - это метод повышения общей эффективности. Методология управления качеством заключается в том, что она требует затрат и определенных действий.
Этап 4. Совершенствование системы управления: «Бережливое производство», «Шесть сигм», «5S» и др.
Бережливое производство (бережливое производство) - это системный подход к выявлению потерь и поиску путей их устранения с целью сокращения времени между покупателем и отгрузкой товара. Эта методология направлена на борьбу с потерями во всех их проявлениях: за счет запасов, межоперационных расходов, простоев, без лишних движений.
Этот метод также применяется на основе процессов управления, статистических методов контроля качества и навыков, принимая во внимание затраты, связанные с процессом управления, в частности, система управления качеством, экономическое качество, невозможно построить прибрежное производство. Шесть Сигма.
Шесть сигм (Six Sigma) - это систематический набор инструментов, который позволяет идентифицировать потенциальные дефекты, которые могут возникнуть при использовании продуктов или предоставлении услуг, которые определяют причины их появления, и для устранения этих причин разрабатывается действие. «Цена и качество» - это максимальная стоимость.
Рассмотри отличия проектного управления от традиционного. Менеджмент на предприятии претерпел большие изменения с момента его создания. Если раньше предпочтение отдавалось традиционным понятиям, то с 1950-1960 гг. начал набирать популярность подход к управлению проектами. Тем не менее, развитие управления проектами началось очень давно. Человечество уже давно реализует сложные и масштабные проекты, например, строительство пирамид в Египте, организация кругосветных путешествий учеными, освоение новых территорий.
От обычной деятельности в компании проект отличается рядом характеристик, а именно [8]:
- исключительность идеи, целью которой является создание инновационного продукта (услуги, решения);
- сосредоточиться на достижении заранее определенного результата;
- тройное ограничение;
- наличие большого количества взаимосвязанных бизнес-процессов внутри проекта, характеризующихся разной скоростью потока и разными уровнями контроля.
Если мы сравним традиционное управление и проектный подход в управлении, мы можем выделить некоторые различия. Характеристики традиционного менеджмента:
- сосредоточиться на организации и контроле процессов;
- отсутствие строгих ограничений по срокам работы;
- планирование ресурсов для каждой конкретной задачи;
- сосредоточиться на рабочем процессе;
- рутинное выполнение работ, однообразие процессов;
Задачи выполняются сотрудниками организации.
Задачи, которые необходимо решить с помощью подхода к управлению проектами, характеризуются следующими отличиями по сравнению с традиционным подходом:
- направлены на реализацию поставленной цели;
- результат важнее, чем способ его достижения;
Есть три ограничения: в финансировании, с точки зрения времени, в качестве;
-бизнес-процессы рассчитываются по доступным ресурсам, а не наоборот;
-реализация каждого этапа осуществляется путем достижения конкретной цели, а сам процесс является вторичным;
-завершение проекта - принятие результатов всех бизнес-процессов, при этом важен совокупный конечный результат, а не успех каждого процесса;
-все процессы планируются заранее, чтобы более точно достичь намеченного результата;
-для достижения цели важен нестандартный подход к организации труда;
Для реализации определенной идеи, команда профессионалов с уникальными навыками и способностями набирается.
В практике российских предприятий все чаще можно наблюдать применение именно традиционного подхода в управлении, хотя одной из основных проблем его реализации является отсутствие высококвалифицированных кадров, способных качественно решать рутинные, однообразные задачи. В настоящее время считается, что для перспективного и успешного развития бизнеса важно внедрять инновационные идеи и привлекать сторонних специалистов. Но проектный подход, в дополнение к преимуществам, также требует материальных вложений, например, для обучения персонала управления проектами, повышения квалификации и т. д. Кроме того, проектный подход предусматривает нерегулярную организацию труда, и не каждый сотрудник может быть готов к такому рабочие условия .
1.2 Этапы внедрения системы управления проектами предприятия
Чтобы внедрить систему управления проектами предприятия, необходимо пройти несколько этапов [9].
Этап 1. Разработка корпоративного стандарта управления проектами на предприятии включает его нормативную базу:
- положения, определяющие общую структуру системы управления проектами предприятия;
- методические и нормативные документы по основным процедурам и функциям управления;
- подробные инструкции по использованию процедур и функций управления;
- Шаблоны рабочих документов УП и формы управленческой отчетности.
Этап 2. Создание проектного офиса на основе группы управления сетью.
Проектный офис (ПО) - подразделение, обеспечивающее профессиональную методическую, информационную, административную и технологическую поддержку управления проектами на предприятии.
Функции программного обеспечения - обеспечение единой методологии, стандартов, процедур и шаблонов для проектной деятельности предприятия, создание стандартных проектов, обучение пользователей, мониторинг реализации проектов, ведение статистики, создание и ведение архива проектов, создание и составление отчетов по проектам.
Этап 3. Определение (идентификация) работников предприятия, чья деятельность в области календарного планирования и управления проектами должна быть передана в SMSP.
СУПП - модуль «Управление проектами» интегрированной системы управления предприятием и его сопровождение.
Этап 4. Внедрение модуля УП, установка и настройка его технической поддержки на рабочих местах сотрудников и отделов проектного офиса.
Установка и настройка технической поддержки (оборудования). Установка и настройка программного обеспечения (модуль UP ISUP)
Этап 5. Обучение работников в соответствии с их функциональными обязанностями при проектной деятельности предприятия.
Повышение квалификации и развитие практических навыков у работников предприятия в ГУП.
Этап 6. Передача проектной деятельности предприятия в СУП.
Повышение эффективности планирования проектной деятельности на предприятии. Использование современного программного и аппаратного обеспечения. Сокращение времени на ввод, сортировку, поиск, обработку информации и получение отчетов. Улучшение защиты информации от несанкционированного доступа.
Этап 6.1. Организация преобразования данных из старой системы в новую.
На основании технического задания загружать и передавать данные компании-разработчику СМИБ с целью преобразования их в SMSP.
Этап 6.2. Контроль доступа
Разграничение доступа пользователей к объектам базы данных с использованием ролей и привилегий, установленных администраторами СМИБ.
Этап 6.3. Формирование типовых проектов в новой презентации работ.
Модернизация существующих типовых проектов, анализ необходимости создания и непосредственное создание новых.
Этап 6.4. Централизованный ввод проектных данных и корректировок проекта.
На этом этапе планируется дублировать ввод проектной информации в старую и новую системы, чтобы избежать потери информации. На этапе формирования проекта и на этапе выполнения проекта сотрудники проектного офиса осуществляют централизованный ввод и корректировку данных.
Этап 6.5. Децентрализованный ввод данных проекта на этапе формирования проекта, централизованная корректировка проектов.
На этом этапе планируется создать менеджеров проектов, географически распределенных, объединенных локальной сетью рабочих станций, для децентрализованной подготовки информации о проекте на этапе формирования проекта.
На этапе формирования проекта менеджер проекта, вводя данные проекта, может создать несколько вариантов расписаний для одного проекта, чтобы определить наиболее эффективный и приемлемый вариант.
Руководитель проекта, сформировав проект, утверждает его с высшим руководством и переводит на этап исполнения. На этом этапе у проекта есть куратор (сотрудник проектного офиса), который следит за реализацией проекта. По просьбе докладчика на основании документа на основе корректировки куратор выполняет настройку непосредственно в модуле PM [12].
Этап выполнения доступен менеджерам проектов только для просмотра.
Все корректировки и отчетность по проектам на этапе выполнения выполняются централизованно сотрудниками проектного офиса.
Рассмотрим этапы организации управления проектами на предприятии.
При планировании внедрения системы управления проектами (CMS) необходимо использовать подходы к внедрению организационных изменений, которые были опробованы в западных и российских компаниях [13]:
1. Для выполнения процесса следует выбирать сотрудников для мониторинга, соблюдение регламента этого процесса и обострение проблем для руководства.
2. Руководство должно поддерживать текущие преобразования не только с формальной точки зрения (утверждать новые процедуры и наказывать за их несоблюдение), но и быть лидером во внедрении новых подходов (наблюдать за внедренными подходами в повседневной работе, убеждать сотрудников на практических примерах преимуществ новой системы управления)
3. При формировании процессов «так, как должно быть», необходимо максимально использовать установленные успешные практики в компании для осуществления этого процесса. Действительно, уже внедренные успешные практики учитывают специфику деятельности компании и знакомы участникам процесса.
4. До автоматизации процесс должен быть формализован и понятен его участникам.
5. Запрос информации от участников процесса должен выполняться только в том случае, если полученная информация используется для определенных решений. Цель сбора информации должна быть понятна участникам процесса.
6. Любая организационная трансформация должна приносить пользу предприятию как можно быстрее, в противном случае административная поддержка изменений будет потеряна [14]. Учитывая вышеизложенные подходы, рекомендуется организовать внедрение CMS посредством реализации семи этапов [14].