Файл: Налоговые регистры по НДФЛ (Сущность и основные элементы налога на доходы физических лиц).pdf

Кроме того, удержание и перечисление НДФЛ, как правило, не совпадает с установленной датой выдачи зарплаты. Исходя из этого, все бухгалтерские программы предполагают эту часть регистра заполнять вручную. Но ввиду загруженности бухгалтеров предприятия большим объемом работы, в крупных организациях это не представляется возможным. Даже если и не брать во внимание факт большой загруженности, то возникает иная проблема: низкий уровень компетенции бухгалтеров в вопросах использования современного бухгалтерского программного обеспечения.

Вот и получается, что по теории в бухгалтерских программах реализованы все нормы действующего законодательства, а на практике — если заполнение и ведение налогового регистра по НДФЛ и настроено, то на бумажный носитель он не выводится.

Ответственность за неведение регистров НДФЛ установлена ст. 120 НК
РФ, которая предусматривает ответственность за отсутствие первичных документов, регистров налогового и бухгалтерского учета, а также систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное (неправильное) отражение в регистрах налогового учета хозяйственных операций. Размер штрафа по ст. 120 НК РФ зависит от периодичности совершения данного правонарушения и его последствий.

Но анализируя сложившуюся арбитражную практику по данной проблематике, следует сделать вывод о том, что законодательством о налогах и
сборах не предусмотрена ответственность налогового агента за отсутствие
налоговых карточек по учету доходов и НДФЛ как первичных документов
налогового учета.

Установив в пункте 1 статьи 54 НК РФ, что налоговая база исчисляется
организациями на основе данных регистров бухгалтерского учета и (или)
на основе иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением, в статье 120 НК РФ законодатель регламентировал ответственность налогоплательщика за грубые нарушения правил учета доходов и расходов, не предусматривая при этом налоговый учет как самостоятельный вид учета^[26].

При этом грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей названной статьи законодатель определил как отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского, а не налогового учета; отсутствие счетов-фактур; систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика, но не налогового агента.

Иными словами, если у налогового агента имеются другие документы,
подтверждающие, что НДФЛ правильно исчислен, удержан и соответствующим образом перечислен, то санкции по ст. 120 НК, 123 НК не применяются, так как конкретно про ведение или отсутствие налоговых регистров данной статье ничего не сказано.

Но следует иметь ввиду, что при проведении мероприятий налогового контроля налоговые органы вправе затребовать у налоговых агентов документы по учету доходов, выплаченных физическим лицам. Если организация их не представит в установленный срок, ее могут привлечь к ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ (п. 4 ст. 93 НК РФ). Размер штрафа по п. 1 ст. 126 НК РФ в таком случае составит 200 руб. за каждый непредставленный документ. И если численность работников в организации будет большой, то за каждый непредставленный регистр по НДФЛ на каждого работника в совокупности получится значительная сумма штрафа.

Поэтому чтобы обезопасить себя и не подорвать репутацию добросовестного налогоплательщика организация должна вести учет доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам, а также налогов, удержанных и перечисленных с таких доходов (пп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Учет доходов, сумм удержанного НДФЛ, а также предоставленных физическим лицам налоговых вычетов необходимо вести в самостоятельно
разработанных регистрах налогового учета (п. I ст. 230 НК РФ). При этом
регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:

1. налогоплательщика и его статус;

2. вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;

3. даты выплаты дохода удержания и перечисления налога;

4. реквизиты платежного поручения^[27].

На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. При этом сохранность данных учета необходимо обеспечить в течение четырехлетнего периода (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Такие правила действуют с 1 января 2011 г.

2.3. Рекомендации по формированию налоговых регистров по НДФЛ

С целью своевременного и полного учета налога на доходы физических лиц на сельскохозяйственных предприятиях предлагается внедрить и использовать налоговый регистр по НДФЛ, который невозможно сформировать средствами программы «1С: Предприятие» и который предложено вести в Excel. Форма регистра представлена в табл. 1 и полезна не только при составлении отчетных форм 6-НДФЛ и годового отчета, но и необходима финансовой службе для планирования текущих платежей.

Таким образом, в квартальный отчет по форме 6-НДФЛ из фрагмента указанного налогового регистра попадут следующие суммы:

1) на дату 02.02.2016 г. будут зарегистрированы 3 400 руб. НДФЛ перечисленного и удержанного налоговым агентом;

2) на дату 31.01.2016 г. регистрируются 2 100 руб. налога на доходы физических лиц исчисленного по коду дохода 2000;

3) налог в сумме 500 руб. с материальной помощи распределится по указанным датам, но так произойдет не по всем межрасчетным выплатам, исключение составят отпускные и больничные, перечисление налога по которым в бюджет правомерно проводить к концу месяца собранной по физическим лицам суммой;

4) на дату 25.01.2016 г. сумма НДФЛ исчисленного с пособия по нетрудоспособности работника в размере 1 300 руб. учитывается на день регистрации больничного листа в учете и расчете начислений по нему.

Для налоговой инспекции при проверке предприятия наиболее актуальную информацию будут представлять:

а) сверка по отдельным кодам, например, по материальной помощи с кодом 2760 своевременность удержания и перечисления НДФЛ, что так же относится к доходу в виде компенсации при увольнении;

б) сравнение сумм и периодов по НДФЛ удержанному и перечисленному, который не должен откланяться более чем на один день, кроме отдельных кодов доходов.

Следует отметить, что рассмотренный регистр налогового учета важен также при планировании финансовым отделом или отдельным специалистом денежных потоков по текущей деятельности.

Специалист, ведущий учет оплаты труда, должен предоставлять финансистам данные о плановых перечислениях, что рекомендуется проводить в форме, представленной в табл. 2.

Часть формы заполняется и контролируется финансовым отделом и может быть оформлена отдельно, то есть, не включена в указанный ниже документ.

Исследование второй группы проблем при сдаче отчетных форм в налоговый орган включает ряд типичных, наблюдаемых при использовании конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 ситуаций. Программой предусмотрено, что при заполнении документа «Перечисление НДФЛ в бюджет» и постановке итоговой суммы перечисления по платежному документу (например, по платежному поручению), автоматически правильно распределиться по физическим лицам сумма НДФЛ, соответствующая удержанному налогу персонифицировано. Однако программа автоматически заполняет строки по сотрудникам не во всех месяцах. Это связано, в первую очередь, с особенностями регистрации документов на выплату дохода и перечисление налога в бюджет. Суммы налога перечисленного по документам перечисления налога должны отражаться с выбором того же месяца и в той же совокупной сумме, что и в документах выплаты дохода, когда происходит удержание налога. Но может возникнуть ситуация, когда выдача физическому лицу межрасчетных выплат осуществляется в одном месяце с удержанием налога, а перечисление налога регистрируется в другом месяце. Данная ситуация чревата для предприятия налоговыми санкциями, но фактически возможна в случае, когда у организации недостаточно средств на счете для перечисления налогов своевременно.

Распределение НДФЛ по сотрудникам автоматически не осуществляется и требуется ручная корректировка. Ручная корректировка также необходима в случае перечисления налога в бюджет платежным документом одновременно за 2–3 предшествующих месяца, когда сумма налога, удержанного за весь период, не равна сумме налога перечисленного. Требует особого рассмотрения следующая ситуация, наблюдаемая на предприятиях: при автоматическом заполнении справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС появляется сумма излишне удержанного НДФЛ у физического лица, когда на самом деле в расчетных листках расхождений по месяцам между налогом исчисленным и удержанным не наблюдалось.

В данном случае следует также учесть особенности регистрации документов на выплату и начисление дохода. Суммы налога, исчисленного по документам начисления дохода должны отражаться с выбором того же месяца, что и в документах выплаты такого дохода, в конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5. Если бухгалтер зарегистрирует начисление больничного в одном месяце, а при его выплате укажет другой месяц, то в справке 2-НДФЛ появится налог излишне удержанный.

Уменьшить риск возникновения подобных ситуаций позволяет ведение учетным сотрудником реестра документов по начислениям и выплатам сотрудникам организации, где следует соотносить суммы исчисленного и удержанного налога строго по месяцам, указанным в автоматизированных формах документов. Учетные налоговые регистры, адаптированные для ведения в автоматизированных системах учета, позволят налоговым органам осуществлять налоговый мониторинг, выверяя своевременно суммы удержанных и перечисленных налогов в бюджет. Обеспечение своевременности и полноты поступления налога на доходы в бюджет даст возможность в полной мере обеспечить расходную часть государственного бюджета необходимыми ресурсами.

Выводы

В соответствии с п.1 ст. 230 НК РФ каждый налоговый агент должен вести налоговый регистр по НДФЛ. Регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить: налогоплательщика и его статус; вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов; даты выплаты дохода удержания и перечисления налога; реквизиты платежного поручения. На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

С целью своевременного и полного учета налога на доходы физических лиц на предприятиях предлагается внедрить и использовать налоговый регистр по НДФЛ, который невозможно сформировать средствами автоматизированного учета. Форма регистра может быть полезна не только при составлении отчетных форм 6-НДФЛ и годового отчета, но и необходима финансовой службе для планирования текущих платежей. Специалист, ведущий учет оплаты труда, должен предоставлять финансистам данные о плановых перечислениях, что рекомендуется проводить в разработанной форме плана расходов налогового агента с выделением источников финансирования. Предложенные формы налоговых регистров для налоговых агентов позволят предприятиям снизить налоговые санкции, своевременно перечислять налоги в бюджет и страховые взносы во внебюджетные фонды, улучшить показатели финансовой устойчивости.