Файл: Основные функции в системе менеджмента (Рекомендации по совершенствованию).pdf

Таким образом, становится понятно что мотивация — это часть трудового процесса, который заключается в повышении экономических результатов деятельности предприятия с помощью материального и духовного стимулирования высоких производственных результатов работника.

2.4. Контроль

Контроль – это процесс, в ходе которого менеджмент определяет: во-первых, достигнуты или нет цели организации, а во-вторых, верными ли были решения и не нуждаются ли они в корректировке[13].

Выделяют два основных направления контроля:

1. Контроль за выполнением работ, намеченных планом;
2. Меры по корректировке отклонений от плана.

Функции контроля:

1. учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации;
2. сравнение результатов с плановыми показателями;
3. установление отклонений и анализ их причин;
4. создание мероприятий для достижения поставленных целей.

Виды контроля подразделяются на:

1. предварительный контроль;
2. текущий контроль;
3. заключительный контроль.

Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации. Это организационный процесс, задача которого — проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и других элементов к работе. При планировании организации необходимо осуществлять промежуточный контроль.

Текущий контроль осуществляется через систему обратной связи, который:

• обладает характером управленческой необходимости;
• обладает целями;
• использует внешние ресурсы, которые превращаются в ресурсы для внутреннего подкрепления;
• корректирует отклонения, возникающие в процессе управления.

Текущий контроль выполняется в форме стратегического и оперативного контроля.

Стратегический контроль имеет в роли основного объекта эффективность использования ресурсов организации учитывая достижения ее конечных целей и ведется по количественным и качественным показателям. Этот контроль сводится к сбору, обработке, оценке информации.

Оперативный контроль нацелен на текущую производственную и хозяйственную деятельность.

Заключительный контроль объединен с оценкой выполнения организацией своих планов и созданием новых планов. Такой вид контроля предполагает универсальный анализ конкретных результатов деятельности за прошедший период, а также, указывает на сильные и слабые стороны организации.

Для обеспечения эффективности контроля необходимо:

1. разработать стандарты, которые эффективно отражают результаты деятельности;
2. подготовить двустороннее общение между контролирующими и контролируемыми;
3. использовать методы разработки стандартов, которые будут обеспечивать жесткий, но справедливый контроль;
4. использовать методы материального стимулирования для достижения стандартов;
5. внедрить информационную систему контроля;
6. уделить особое внимание контролю производственных процессов.

С помощью контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности.

2.5. Координация

Координация – это обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, и поддержание устойчивого режима работы компании[13].

Процесс оперативного управления может быть выражен специальными указаниями, относящимися с определенными производственными случаями и процессами. В этом случае координация как функция в менеджменте позволяет координировать процессы компании и оперативного управления, ставить задачи подразделений и руководящему составу, проводить согласование общих и специальных решений в соответствии с ситуациями.

Принципы функций координации.

Принцип первого руководителя. Осуществление кардинальных изменений и реализация особо сложных программ требуют координации работы многих подразделений и перераспределения финансовых и материальных ресурсов.

Принцип ограниченного диапазона управления. Суть этого принципа можно сформулировать следующим образом: «Число непосредственно подчиненных руководителю работников ил подразделений не должно выходить за рамки определенного диапазона» [13].

Принцип пропорциональности. Настоящий принцип предусматривает соблюдение определенных пропорций между составными частями организации, между производственными и функциональными подразделениями, между подсистемами управления. В частности, это касается пропорциональности основных и вспомогательных подразделений, на стыке которых наиболее часто возникают несоответствие.

Координация осуществляется с помощью личных контактов между руководителями, совещаний, согласования рабочих планов и графиков разных подразделений, внесения в них корректив и согласования работы между исполнителями.

3. Анализ деятельности ИП Варников О.В.

3.1. Краткая характеристика ИП Варников О.В.

ИП Варников О.В. образовано на основании действующего законодательства РФ в соответствии с Учредительным договором участников от 06 марта 2012 года и действует на основании Устава.

Полное наименование: индивидуальный предприниматель Варников Олег Валерьевич.

В соответствии с уставом данная организация может заниматься следующими видами деятельности:

1. Деятельность полиграфическая и предоставление услуг в этой области;
2. Копирование записанных носителей информации.

На предприятии работает 15 человек из которых 15 - документоведы, делопроизводители работающие по 20 дней в месяц, в графике 5*2. Работает данная организация на территории ООО «ФосАгро-Регион».

3.2. Применение основных функций менеджмента

Планирование.

Общеизвестно, что планирование является первоначальной стадией процесса управления.

Тот, кто планирует, должен разумно обеспечить такое положение, при котором планируемое предложение равнялось бы планируемому спросу. Если он не сумеет добиться этого, возникнут излишки и дефицит. Если при этом все еще не будет использован рыночный механизм, если не будут снижены или повышены цены, возникнет неудобная проблема хранения или уничтожения излишка или же, напротив, начнется жестокая борьба между теми, чей спрос не удовлетворяется.

Планирование - это в большинстве случаев процесс принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить неопределенность.

В отношении, рассматриваемого нами предприятия, на данный момент основной целью деятельности общества составляет получение прибыли полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах или услугах.

В разработке планов принимает участие весь руководящий состав ИП Варников О.В.: генеральный директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер.

Пристальное внимание уделяется тому, что в ИП Варников О.В. отсутствует долгосрочное планирование, являющееся безусловным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются период в 1 - 2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

Организация.

Чтобы планы были выполнены руководство должно найти действенный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

Организация как процесс состоит из функции по координации многих задач, чтобы данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура.

Если рассматривать организационную структуру ИП Варников О.В., то ее можно представить следующим образом: ( см. Рис. 1.)

Рис. 1. Организационная структура ИП Варников О.В.

На данной схеме, мы можем увидеть, что данная организация построена по линейному типу.

Руководитель полностью несет ответственность за успех выполняемой работы предприятия. Также у руководителя, есть два заместителя, которые контролируют работу специалистов.

Из этого следует, что организационная структура ИП Варников О.В. соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации, но, как и всякая другая линейная система имеет ряд недостатков:

1. отсутствие звеньев по планированию и подготовке управленческих кадров;
2. низкий уровень специализации руководителей;
3. концентрация власти в управляющей верхушке.

Мотивация.

При планировании и организации работы руководитель устанавливает, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан продуктивно, руководитель получает возможность реализовать свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Распространенным фактом является то, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными.

Что касается материальных методов, то первостепенное внимание следует обратить на заработную плату.

Все работники организации имеют фиксированный оклад. Все переработанные часы оплачиваются в двойном размере.

По вопросу нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складывается еще более неблагоприятная. Единственным проявлением данных форм является вынесение благодарности персоналу ИП Варников О.В. за достигнутые результаты (объемы продаж).

Исходя из этого, мотивация, как функция управления, на данном предприятии выражена слабо, что выражается прежде всего в высокой текучести. Это определенно оказывает пагубное воздействие на результаты работы ИП Варников О.В.

Контроль.

Процесс контроля составляет установка стандартов, изменение достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов.

В ИП Варников О.В. используют две формы контроля: финансовый и административный.

Финансовый контроль осуществляется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он выполняется путем получения от каждого подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по типовым формам, принятым в рассматриваемой организации.

Административный контроль осуществляется по результатам показателей, запланированных в текущем периоде: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в проведении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Так, как правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль основывается на трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Из этого следует, в результате рассмотрения основных функций менеджмента на ИП Варников О.В. можно сделать вывод о том, что наиболее «хромающими» из них являются мотивация и планирование.

3.3. Рекомендации по совершенствованию

Совершенствование функции мотивации.

Именно, улучшение функции мотивации, на мой взгляд, будет являться решающим фактором, влияющим на экономические результаты деятельности ИП Варников О.В.: объем продаж, выручку, прибыль, прежде всего потому, что большое значение в увеличении объема продаж, и, как следствие, выручки и прибыли, принадлежит именно совершенствованию работы с клиентами, улучшению качества обслуживания, что невозможно без непосредственной заинтересованности работников в улучшении этих показателей. Этому может содействовать грамотно построенная система мотивации, включающая в себя как материальные, так и нематериальные факторы.

Как уже отмечалось, материальные - это заработная плата. Нужно полностью пересмотреть существующую систему организации оплаты труда.

Что касается нематериальных форм мотивации, то отдельное внимание на месте руководящего месте стоило бы уделить построению собственной организационной культуры, включающей в себя все эти факторы.