Файл: Основные функции в системе менеджмента (Планирование: сущность функции, организационные цели и этапы).pdf

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

В функцию контроля входят сбор, обработка, анализ информации и фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Важной функцией контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Фирма широко использует различные формы контроля: финансовый (как   основа общего управленческого контроля), качества продукции, ценообразования, административный. [24, c 330]

Финансовый контроль осуществляется путём получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчётности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний.

Организационно-финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования. [25]

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определённое сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений.

Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.

1.5 Координирование: сущность функции

Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация. Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций.

Координация (от лат. со – совместно, ordinare – упорядочить) – обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, сохранение, поддержание и совершенствование режима работы предприятий (организаций) и обеспечения его бесперебойности и непрерывности. [4, c 88]

Координация как функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению усилий, объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях, – участников выполнения того или иного задания. [6, c 401]

Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация конкретно определяет кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в каком порядке передает собственные результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.

Выработка и формулирование целей и задач организации в целом и каждого ее подразделения представляют собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделенного труда. [11, c 135]

Главная задача функции координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними, характер которых может быть самым разным, так как зависит от координируемых процессов (Рис.1.5).

Основные приоритеты координации: согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется на основе информации с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.

По своему характеру координационная деятельность бывает:

1. превентивная, т.е. направленная на предвидение проблем и трудностей;
2. устраняющая, т.е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;
3. регулирующая, т.е. способствующая сохранению существующей схемы работы;
4. стимулирующая, т.е. улучшающая деятельность системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем. [31]

Для выполнения данной функции используются:

– всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы);

– результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, и т.д.;

– технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля).[27,c 203]

В общей функции координации можно выделить два основных направления.

1. Координация деятельности между структурными подразделениями.

2. Согласованность между отделами и службами предприятия путем установления рациональных связей между ними, для чего в организации должны выполняться следующие мероприятия.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов, среди которых различают такие как неформальная непрограммируемая, программируемая безличная, программируемая индивидуальная и программируемая групповая координация. Для осуществления координации предприятия могут использовать один или несколько таких подходов (механизмов). [31]

Таким образом, благодаря функции координации:

– обеспечивается динамизм работы предприятия;

– создается гармония взаимосвязей структурных подразделений;

– осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением или уточнением задач.

2. Анализ функций менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль на примере фирмы ООО «Проксима»

2.1 Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью «Проксима»

Полное название организации: Общество с ограниченной ответственностью «Проксима» - сервисное обслуживание офисной техники, фотосалон, копи центр.

Сокращённое название организации: ООО «Проксима».

Общество с Ограниченной Ответственностью «Проксима» - действует на сновании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и действующего гражданского законодательства Российской Федерации.

Предприятие было организованно в форме ИП Ишунькина в 2007 году, а в форме общества с ограниченной ответственностью в 2012г. Полное наименование предприятия - Общество с ограниченной ответственностью «Проксима» – сервисное обслуживание офисной техники, фотосалон, копи центр.

Согласно Гражданскому кодексу РФ, организационно-правовой статус ООО «Проксима» определяется как общество с ограниченной ответственностью. [1] Учредительным документом является Устав ООО «Проксима».

Место расположения: 193168, город Санкт-Петербург, пр. Большевиков, д. 15

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом - генеральным директором Общества, Ишунькиным Максимом Вячеславовичем. [2]

Общество с ограниченной ответственностью осуществляет свою деятельность на основании устава, утвержденного единственным учредителем.

Организация имеет офис, оборудованный всей необходимой офисной техникой, предоставляет все удобства клиентам.

ООО «Проксима» предоставляет:

- розничную торговлю расходных материалов для печати на струйных и лазерных принтерах, канцелярские принадлежности для дома и офиса, все виды лазерных дисков и атрибутов к ним;

- услуги копи-центра по печати, набору, корректировке текстов;

- услуги сканирования, распознавания и отправки по электронной почте документов;

- услуги фотопечати на струйной и лазерной техниках любых форматов с использованием широкого ассортимента фотобумаги;

- компьютерная помощь по удалению вирусов, восстановлению информации с информационных носителей, установке операционной системы и необходимых компьютерных программ;

- прочие услуги

ООО «Проксима» является юридическим лицом, составляет самостоятельный баланс, имеет расчетный и текущие счета, печать со своим наименованием на русском. Является плательщиком всех налогов.

2.2 Анализ функций, целей, задач ООО «Проксима»

Видение – это тот идеал, к которому стремится каждая организация. ООО «Проксима» является многопрофильным предприятием, и его видение звучит так: «Обеспечить жителей Санкт-Петербурга наилучшей печатной продукцией и качественными услугами по офисной техники».

Рассматриваемая организация декларирует следующую философию: наша компания призвана предоставлять качественные и недорогие услуги в сфере обслуживания оргтехники, дизайна и печатающей продукции. Так же реализовывать идеи клиента и выполнять любые капризы, входящие в их обязанности. И из следующего можно сделать вывод, что миссия ООО «Проксима» звучит как девиз: «PROXIMA станет самым надежным помощником для реализации Ваших идей».

Цель - это конечное состояние, желаемый результат, которого стремится добиться любая организация. Признак "общие" означает широкие по масштабу и времени цели, которые, как правило, не имеют четко выраженных количественных характеристик. Определение общих долгосрочных целей требуется для каждого ключевого результата, который менеджеры считают важным для достижения успеха и создания соответствующих конкурентных преимуществ организации.

Основой целью создания организации является осуществление предпринимательской деятельности для получения прибыли.

Организация осуществляет свою финансовую и коммерческую деятельность на хозяйственной основе в пределах Устава предприятия и действующего законодательства. Для достижения своих целей ООО «Проксима» имеет право самостоятельно:

- принимать решения о создании, реорганизации и ликвидации структурных подразделений (участков, отделов, служб);

- осуществлять материально-технические обеспечение и развитие, социальной сферы, планировать свою деятельность и определять перспективы развития исходя из спроса потребителей на предоставляемые услуги и выполняемые работы;

- утверждать штатное расписание и разрабатывать систему оплаты труда и поощрения работников в установленном порядке;

- пользоваться налоговыми и иными льготами, установленными в законодательном порядке органами государственной власти РБ и органами местного самоуправления;

- осуществлять контроль за деятельностью

Цели, которые необходимо достичь агентству ООО «Проксима» раскрываются в данной схеме (Рис. 2).

Из выше сказанного можно сделать вывод, что ООО «Проксима» преследует несколько главных целей:

1. Цель стабильного роста организации
2. Диверсификация деятельности (новый товар на новый рынок)
3. Решение социальных задач
4. Достижение конкурентных преимуществ и стабильное получение достаточной прибыли
5. Повышение квалификации работников
6. Снижение издержек на 10%
7. Поддержание имиджа предприятия
8. Повышение качества продукции.

Основой целью создания организации является осуществление предпринимательской деятельности для получения прибыли.

Организационная структура управления – это совокупность звеньев управления, находящихся во взаимосвязи и соподчиненности и обеспечивающих функционирование и развитии организации как единого целого.

Структура управления организацией – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.