Файл: Основные функции в системе менеджмента (Планирование: сущность функции, организационные цели и этапы).pdf

Введение

Менеджмент – новое явление в условиях экономической системы, сложившейся ранее и существующей сейчас в Российской Федерации. Отличие менеджмента от известной нам практики управления производством заключается в его рыночных основах. Это означает, что лишь в рыночных условиях хозяйственной деятельности могут быть реализованы научные принципы менеджмента.

Цикл менеджмента – это совокупность функций, которые он выполняет с точки зрения нормального, эффективного функционирования организации. Обычно выделяют пять таких функций:

1. планирование;
2. организация;
3. мотивация;
4. контроль;
5. координирование (Рис. 1).

Все перечисленные функции не просто составляют единое целое. Они переплетены друг с другом, проникают друг в друга так, что порой их трудно разделить.

Таким образом, тема моей работы очень актуальна.

Актуальность темы заключается в том, что успешная управленческая деятельность организации в существенной мере зависит от глубины знания функций менеджмента и мастерства их применения в конкурентной борьбе на внутренних и внешних рынках. Чем ниже применяемость функций менеджмента в организациях, тем чаще они разоряются, негативно воздействуя на окружающую их среду. Именно поэтому данные функции менеджмента являются важнейшим объектом исследования.

Целью работы является определение значимости основных функций менеджмента и анализ реализации этих функций в организации ООО «Проксима», опираясь на теоретические положения формирования и развития структуры управления предприятием.

Объектом изучения данной работы является ООО «Проксима».

Для реализации целей, нужно поставить задачи.

В задачи входит:

1. Рассмотрение функции организация;
2. Установление значения функции мотивации;

Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как несвязанными между собой, так и неразрывно связанными, то есть все управленческие функции объединены в целостный процесс.

Каждая из пяти функций менеджмента является для организации жизненно важной.

Результатом работы будет представлен анализ функционирования организации с точки зрения выполнения в ней основных функций менеджмента и внесение предложений по улучшению реализации этих функций, что должно повысить эффективность деятельности организации.

1. Функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль, координирование

1.1 Планирование: сущность функции, организационные цели и этапы

Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

1. распределения ресурсов;
2. координации деятельности между отдельными подразделениями;
3. координации с внешней средой (рынком);
4. создания эффективной внутренней структуры;
5. контроля за деятельностью;
6. развития организации в будущем. Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

В общем, в процессе планирования можно выделить:

1. процесс целеполагания (определение системы целей);
2. процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;
3. процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием. [8, c 62]

Целеполагание - это процесс разработки системы целей, начиная от общих целей организации и заканчивая целями отдельных ее подразделений. В результате получается дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования. [7, c 84]

Цели организации органично вытекают из ее миссии. В отличие от миссии цели должны быть:

1. реально достижимыми;
2. конкретными (содержать указание на качество результата, на временной промежуток, отведенный на их реализацию);
3. гибкими (в процессе работы они должны уточняться, корректироваться);
4. понятными и признаваемыми членами коллектива как свои личные цели;
5. проверяемыми;
6. системными, т.е. совместимыми с другими целями и задачами этой же организации во времени и пространстве. [6, c 102]

Для осуществления целей необходимо их распределить по уровню важности. Построение так называемого дерева целей помогает наглядно увидеть и оценить эти уровни (Рис 1.1).

Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную организационную систему. Работа организации направлена на достижение планового показателя, и от того, как построена и скоординирована эта работа, зависит результат. Даже самые идеальные планы не будут реализованы без соответствующей организации. [7, c 88] Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна существовать возможность будущего развития, так как без этого организация будет разрушаться (если мы не развиваемся, значит, мы умираем). Будущее организации зависит от условий среды, в которой она работает, от навыков и знаний персонала, от того места, которое организация занимает в отрасли (регионе, стране).

Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня: стратегический и оперативный. [4, c 86] Стратегическое планирование - это определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, оперативное планирование - это система управления организацией на текущий период времени. Эти два вида планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий. [12, c 66] Если брать организацию в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке:

• • 1. Разрабатывается миссия организации.
    2. Исходя из миссии, разрабатываются стратегические ориентиры или направления деятельности (эти ориентиры часто называют качественными целями).
    3. Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации.
    4. Определяются стратегические альтернативы.
    5. Выбор конкретной стратегии или пути достижения цели. Ответ на вопрос "что делать?".
    6. После установления цели и выбора альтернативных путей ее достижения (стратегии) основными компонентами формального планирования являются [3]:
• тактика, или как добиться того или иного результата (ответ на вопрос "как делать?"). Тактические планы разрабатываются на основе выбранной стратегии, они рассчитаны на более короткий период времени (текущий момент), разрабатываются менеджерами среднего звена, результат такого планирования появляется быстро, и его легко соотнести с конкретными действиями работников;
• политика, или обще руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей;
• процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;
• правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

Различают три основные формы организации планирования:

1. "сверху вниз";
2. "снизу вверх";
3. "цели вниз - планы вверх". [12, c 67]

Планирование "сверху вниз" основывается на том, что руководство создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным.

Планирование "снизу вверх" основано на том, что планы создаются подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма планирования, но в условиях углубляющейся специализации и разделения труда сложно создать единую систему взаимосвязанных целей.

Планирование "цели вниз - планы вверх" соединяет достоинства и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие органы разрабатывают и формулируют цели для своих подчиненных и стимулируют разработку планов в подразделениях. [12, c 69]

Стратегическая программа — основа для составления долгосрочных, среднесрочных и текущих планов. Для того чтобы планирование было эффективным, оно должно строиться на определенных принципах:

1. Принцип единства (системности);

2. Принцип участия;

3. Принцип непрерывности;

4. Принцип гибкости;

5. Принцип точности.

1.2 Организация – как функция менеджмента

Организационная функция направлена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей, она позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства. Таким образом, если функция планирования отвечает на вопросы что делать, что предпринять, что предвидеть и т. д., то функция организации ставит вопросы, кто и как (т. е., кто и как будет реализовывать план организации). [3]

Через организаторскую деятельность, т. е. через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление организационными отношениями в каждой фирме. Организационную функцию можно рассматривать в двух аспектах:

1) организация – это процесс, посредствам которого создается и сохраняется структура фирмы (предприятия);

2) организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом. [11, 156]

Принципы организационной функции:

1. целенаправленность;
2. эластичность;
3. устойчивость;
4. непрерывное совершенствование;
5. прямая соподчиненность;
6. рациональный объем контроля;
7. персональная ответственность;
8. соизмеримость ответственности и возложенных обязанностей, полномочий и функций;
9. приоритет функций. [13, c 268]

Организационная функция также направлена на создание условий для формирования организационной культуры внутри предприятия, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, едиными для всей организации ценностями. В данном случае основой является работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления в сознании руководителей, поддержка работников-инноваторов.

Применительно к управлению функция «организация» представляет собой процесс:

1- Закрепление вариантов разделения между персоналом фирмы;

2- Создание в целом работоспособной фирмы как системы;

3- Формирование устойчивой совокупности всех сторон деятельности предприятия; [11, c 160]

Последовательность осуществления функции «организация»:

1. Выявление целей и задач совместной деятельности людей.

2. Определение потребностей в ресурсах для осуществления целей.

3. Установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и сроков выполнения работ.

4. Выбор способов выполнения необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей.

5. Установление между людьми организационно-экономических отношений. [14]

Содержание функции организации в менеджменте раскрывается через такие понятия, как «делегирование», «департаментализация», «диапазон контроля», «норма управляемости», «централизация и децентрализация управления», «регламентация». [16]

Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение (Рис. 1.2)

Диапазон контроля — это размер команды, количество сотрудников, находящихся в подчинении одного руководителя.

Ограниченность диапазона контроля является причиной многоступенчатости организации и ее структуры. Все должности на предприятии образуют иерархическую структуру, имеющую несколько организационных уровней. Количество уровней и степень «крутизны» иерархической пирамиды существенно зависят от принятых на предприятии норм управляемости. [19, c 56]

Централизация (децентрализация) – это степень сосредоточения у менеджеров различных иерархических уровней полномочий по принятию и реализации управленческих решений. [20, c 106] Степень централизации управления у разных фирм различна. Проблема руководства предприятия состоит в поиске оптимального сочетания централизованного и децентрализованного управления. Эту же проблему на своем уровне, но в более узких масштабах решает каждый руководитель структурного подразделения.

Регламентация – заключительный этап организационной деятельности. Она осуществляется для разработки организационных регламентов, норм, нормативов, инструкций, правил и процедур, которые являются основными документально оформленными результатами выполнения функции организации. Регламентация фиксирует только основные виды организационной деятельности. [20, 107]

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления. [25]