Файл: Основные функции в системе менеджмента (Основные функции управления).pdf

Условно эти меры можно разделить на 3 группы: финансовые, социальные и психологические^[41]. Применение только одного типа стимулирования не эффективно, потому что мотивация сотрудников может изменяться в зависимости от определенных обстоятельств. К финансовой группе относят такие меры, как увеличение заработной платы, премирование, выписка штрафов, различные бонусы. Социальная мотивация представляет собой предоставление дополнительных благ (отдых в санатории, бонусная страховка, помощь в получении чего-либо). Психологические меры обращены к амбициозности личности, ее желанию самоутвердится. Они могут выражаться в виде прилюдной похвалы от руководства, вручение дополнительных полномочий, повышающих статус сотрудника, выделение его среди других работников^[42]. Стоит отметить, что мотивация как функция управления персоналом представляет собой очень тонкий процесс, который воздействует на сотрудников путем совмещения их личных целей и задач организации воедино, что позволяет им работать с большей отдачей. По этой причине очень важно выбрать правильную концепцию, методы управления мотивацией, предусмотреть возможные негативные последствия. Стимулирующие мероприятия не должны носить постоянного характера, потому что персонал привыкнет к ним, и будет считать их частью обычных трудовых будней^[43]. Например, постоянное повышение заработной платы станет нормой, а не стимулом к труду. Сотрудники будут знать, что все равно будет прибавка к их доходу и перестанут стараться для того, чтобы ее получить. Особое внимание стоит уделить негативным формам стимуляции работников. К ним относят штрафы, наказания, выговоры. Если они будут происходить регулярно, то работники потеряют интерес к труду и будут воспринимать свое нахождение на рабочем месте, как каторгу, вынужденное состояние.

Нельзя недооценивать роль мотивации в управлении персоналом, потому что благодаря ней у человека просыпается интерес к труду, и он старается быть полезным для фирмы, в которой работает^[44]. Стимулирующие меры должны помочь сотруднику почувствовать себя спокойно на рабочем месте, научиться принимать самостоятельные решения, развивать свой потенциал. Для любого человека очень важно чувствовать себя нужным и полезным, поэтому руководитель должен периодически проводить мероприятия, доказывающие свое уважительное отношение к персоналу, показать, как он ценит их и их труд. Это могут быть совещания, где он выскажет слова благодарности за проделанную работу заслужившим это людям^[45]. На самом деле мотивация как функция управления представляет собой сложный механизм, требующий постоянного обновления. Для его бесперебойного функционирования нужно проводить исследования, выявляющие потребности персонала, его желания и предложения. Очень важно руководителю подобрать правильный подход к сотрудникам. Система стимулирующих мер должна постоянно обновляться и регулироваться, что пробудит интерес к деятельности у персонала. Правильно выстроенная поощрительная политика приведет к увеличению доходов сотрудников и росту прибыли самой компании^[46].

Грамотный, профессиональный персонал – одно из важнейших условий успешной работы любой компании, но, как шутят менеджеры по персоналу, новый сотрудник в первые пару месяцев очень хочет работать, но не всегда может, а вот после испытательного срока уже может, но почему-то не хочет. В этой шутке отражена общая для любого персонала закономерность: периодическое снижение мотивации, а значит и эффективности работы сотрудников. Владение таким инструментом, как управление мотивацией персонала, помогает руководителям подразделений не только вовремя замечать у сотрудников снижение интереса к работе, но и быстро принять меры к противодействию^[47].

Невозможно переоценить роль мотивации в управлении персоналом, но при этом обязательно надо учитывать, к какому психотипу относится каждый сотрудник, какие ценности для него на данном этапе особенно важны и способны подвигнуть на более эффективную работу^[48]. К примеру, если руководитель поощрит хорошего продажника назначением на руководящую должность, он в результате может получить вместо высококлассного специалиста посредственного администратора. Пролить свет на сложный мир типов личности, их ценностей и тонкой материи взаимоотношений поможет соционика.

Метод управления мотивацией персонала в организации материальными стимулами не безграничен и не всегда эффективен по нескольким причинам. Во-первых, человек очень быстро привыкает к уровню своего материального достатка, потребности его растут и если величина и регулярность материального стимулирования не совпадают с его ожиданиями, эффективность работы снижается. Во-вторых, каким бы по мнению руководства существенным не был материальный стимул, при желании сотрудник всегда может найти компанию, где за аналогичную работу платят больше^[49].

Применять такой метод, как повышение зарплаты надо осторожно и адресно. В тоже время есть множество непрямых материальных стимулов, благодаря которым персонал всегда будет дорожить работой и эффективно выполнять свои обязанности:

• эргономичность и комфорт рабочих мест: оргтехника, климатконтроль и т. д.
• организованное горячее питание
• скидки для сотрудников на ассортимент товаров или услуг компании
• проведение корпоративных праздников, походов, экскурсионных и туристических поездок
• образование, обучение, повышение квалификации, тренинги, семинары
• оплата арендованного жилья или льготные кредиты на покупку собственного^[50].

Знаменитые «пряник и кнут», поощрения и наказания, во все времена являлись эффективными инструментами управления мотивацией персонала при условии правильного и очень осторожного обращения с ними.

Поощрение в виде официальной благодарности или устной похвалы должно быть своевременным, справедливым, эпизодическим и неожиданным для сотрудника и коллег. Можно поощрить не только выдающийся конечный результат работы или проекта, но и промежуточные достижения исполнителя. Очень важно, чтобы достижение сотрудника, ставшее основанием для поощрения, было достижимым для всех его коллег: справедливое, принимаемое коллегами публичное поощрение – мощная мотивация для всего коллектива достичь такого же уровня^[51].

Контроль и координация, как элементы установления взаимосвязей и обратной связи

С функцией планирования тесно связана функция регулирования и координирования, которая осуществляется органами управления в процессе выполнения планов.

Регулирование есть деятельность по поддержанию в динамической системе управления производством заданных параметров. Она определяется задачей сохранять состояние упорядоченности как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления^[52]. Такой взгляд на функцию регулирования является наиболее распространенным в отечественной литературе. Это как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой.

Функция регулирования детерминируется нормативностью: в её поле зрения находится всякое отклонение от нормы. Регулирование состоит в достижении такой деятельности системы, при которой ликвидируются все отклонения состояния от заданного значения^[53].

Постоянный динамизм производства связан с непрерывными изменениями ситуации, порождаемыми как движением самой системы, так и возмущающими воздействиями среды. Изменения в самом производстве учитываются благодаря диспетчированию, что является специфической формой оперативного регулирования. Возмущающие воздействия внешней среды имеют место, прежде всего в отношениях между предприятиями - по горизонтали потребитель - поставщик. Здесь наблюдаются, к сожалению, весьма частые нарушения контрагентами их обязательств по поставкам и т. п., что сильно осложняет регулирование. Однако при всех условиях орган управления через функцию регулирования должен различными приемами (выравнивание отклонений, компенсация возмущений, устранение воздействия помех) обеспечить сохранение заданных параметров^[54]. Координация обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой. Функция координации играет в управлении производством роль, которую образно можно сравнить с ролью дирижера в оркестре. Именно благодаря ей обеспечивается динамизм системы производства, создается гармония взаимосвязей производственных подразделений, осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением технико-экономических задач.

Объектом функции координирования является как управляемая, так и управляющая подсистемы^[55]. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на процесс производства. Таким образом, координация деятельности означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое, т. е. это процесс распределения деятельности во времени, приведение её отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достигать поставленных целей^[56].

Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебойность и непрерывность и, во-вторых, взаимосвязь всех функций. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) и обмена информацией между ними^[57].

Коммуникация представляет собой процесс, связанный с межличностным и организационным общением при передаче информации как внутри организации, так и с внешней средой. Именно посредством коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения их исполнителям. Как показывают исследования, менеджеры большую часть своего рабочего времени тратят на коммуникации, т. е. на обмен информацией^[58].

Характер этих связей может быть самым различным, гак как он зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются заседания, документы, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь, средства радио- и телевещания. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подразделениями организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации мотивации и контроля), а также действий руководителей.

Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим звеном. Это означает, что для успеха менеджеров и организаций для координации их деятельности необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации, например, по времени и качеству не позволяют осуществлять эффективную координацию как действий людей, групп и организации в целом, так и выполнение функций управления^[59].

Управление производством через функцию координации, призвано рационально, организовать многочисленные связи на основе их изучения и совершенствования. По мере роста масштабов производства и его управления, развития в нем процессов специализации и кооперирования неуклонно увеличивается количество связей. Рост числа связей сопровождается увеличением объема информации, необходимой для управления. Это усложняет процесс управления. Установлено, что количество связей растет как квадрат числа роста производства. Если объем производства возрастет в 3 раза, то количество связей в - 9 раз. Наоборот, сокращение числа связей ведет к упрощению процесса производства и управления им^[60]. Отсюда важность изучения факторов, влияющих на сокращение количества связей. К их числу относятся: совершенствование организации труда, производства и управления^[61].

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

• информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);

• диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);

• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров^[62];

• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;

• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;

• стимулирующую (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание)^[63];

• корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);

• защитную (способствует сохранности ресурсов). Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами. - всеохватывающий, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней^[64].

Слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации.