Файл: Организация работы компании на выставке.pdf

Введение

Актуальность темы исследования объясняется тем, что один из важнейших показателей состояния экономики в стране - это уровень активности рынка ярморочно-выставочных услуг. Как внутренняя, так международная коммерция не в состоянии обойтись без качественных площадок для обеспечения коммуникации между представителями различных кругов бизнес-сообщества, властями и конечным потребителем. В свою очередь, выставочная индустрия сама по себе является крупным и многопрофильным бизнесом.

Организация профессионального выставочного-ярморочного бизнеса не так часто освещается информационно, однако мировой оборот этой индустрии на сегодняшний день исчисляется многими миллиардами долларов и продолжает активно расти. Этот рынок является высококонкурентным полем борьбы между различными компаниями-операторами и девелоперами таких проектов. Во многом от качественного и количественного уровня развития рынка КВЦ зависит качество ведения бизнеса, как в отдельно взятом городе, так и в государстве.

Сегодня в общемировом масштабе доля нашей страны на международном выставочном рынке ограничена показателем в 2-3%. При этом технологически и организационно уровень российского рынка довольно высок, хотя это и относится в большей степени к мероприятиям в Москве и Санкт-Петербурге.

Целью данной работы является исследование организации выставочно-ярмарочной деятельности.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- описать теоретические аспекты организации выставочно-ярмарочной деятельности;

- рассмотреть современные тенденции развития выставочно-ярмарочной деятельности;

- охарактеризовать крупнейшие выставочные комплексы Москвы;

- провести сравнительный анализ организаций выставочно-ярмарочной деятельности в регионах.

Объект исследования – ВКК «Белэкспоцентр».

Предмет исследования – организация работы компании на выставке.

В работе использованы компаративный и аналитический методы научного исследования.

Тема данного исследования также находится на пересечении нескольких научных областей. В числе авторов, труды которых были использованы в работе: Н.В. Алгазина, А.А. Глытина, А.С. Пятков, Т.А. Лозгачева, Е.С. Сурикова, А.С. Филистович, Н.А. Далисова.

Теоретические аспекты организации выставочно-ярмарочной деятельности

Сущность выставочно-ярмарочной деятельности

---

Актуальность выставочной деятельности в первую очередь вызвана ростом потребительского спроса на разные группы товаров.

Выставочная деятельность – это главный инструмент, который обеспечивает продвижение предприятий и их продукции на рыночной площадке как конкретной страны, так и всего мира. Экспозиции способствуют поддержанию партнерских связей и получению информации обо всех современных тенденциях определенной отрасли [7].

Основным заданием выставки является презентация товаров и услуг экспонента с дальнейшей возможностью продвижения компании. Благодаря экспозиции показывается нынешнее состояние конкретной отрасли.

Особенности экспозиционной работы включают в себя осуществление множества задач и целей, которые требуют наличия большого штата работников и эффективного выполнения процессов на всех уровнях.

Выставочно-ярмарочная отрасль чутко «следует» за развитием реальной экономики и социальной сферы. Как любая отрасль, выставочно-ярмарочная индустрия функционирует волнообразно: наблюдаются периодические подъемы и спады. Эти «волны» отражаются в изменениях объемов реализации услуг, количеств экспозиционных площадей, численности работников, сумм доходов и прибыли и величин других показателей выставочной индустрии.

Волнообразный характер движения выставочно-ярмарочной отрасли в принципе почти полностью совпадает с изменениями в развитии национальной экономики. Чем больше товаров и услуг производится, тем сильнее потребность в их представлении и демонстрации потенци­альным потребителям. И, наоборот, снижение объемов реального произ­водства продукции приводит к уменьшению рыночного предложения и, соответственно, к снижению потребности в показах и демонстрациях продукции [9].

Глубина спадов и высота подъемов в выставочной индустрии зависят от подобных изменений в национальной экономике. Эти тен­денции «выставочных волн» тесно связаны с конкретными отраслями и производствами, продукция которых представляется на выставках-ярмарках. При этом особая специфика коммерческих волн в выставочно-ярмарочной деятельности такова: спады идут позднее (на 0,5-1 год) спада в экономике и, наоборот, подъем активности выставок-ярмарок задерживается на такой же срок после начала явного оживления в национальной экономике.

Из изложенного выше вытекает важный вывод: главным условиям и фактором роста выставочно-ярмарочной индустрии является активи­зация и дальнейшее развитие реальной экономики и социальной сферы всей страны, ее отдельных отраслей и регионов. Исследование ожидае­мых изменений в российской экономике позволяют сделать заключение о предстоящем стимулировании роста и модернизации выставочной индустрии как в ближайшие три года, так и в среднесрочной и долго­срочной перспективе.

---

Учитывая жесткую конкуренцию на рынке, организация выставочно-ярмарочной деятельности имеет большое значение для любого предприятия. Это связано с тем, что участие в мероприятиях такого рода является одним из основных методов для наиболее эффективной реализации маркетинговых задач и раскрутки предприятия.

Существует два основных направления экспозиционной деятельности компании: участие в ярмарках и выставках. Следует отметить, что по своей направленности эти события сильно отличаются. Ярмарка – это в первую очередь коммерческое мероприятие, играющее роль площадки для продвижения товаров, заключения контрактов и договоров, поиска новых партнеров и спонсоров. Выставка представляет собой площадку для презентации разработок и достижений научно-технического сообщества. Её основная цель – освещение инноваций в тех или иных сферах, их внедрение в производство, а также обмен опытом, знаниями и идеями. Вследствие данной деятельности специалисты повышают свой уровень, профессионализм, приобретают новые навыки [14].

Организация выставочно-ярмарочной деятельности предприятия зависит в первую очередь от того, в какой экспозиционной кампании он планирует участвовать.

Условно выставочно-ярморочная деятельность разделяются на 5 видов:

• 1. Постоянные мероприятия;
  2. Профессиональные экспозиции;
  3. Оптовые события;
  4. Отечественные выставки;
  5. Международные кампании.

В зависимости от того, в каком мероприятии планирует участвовать предприятие, будут меняться и возлагаемые на него цели. Они будут реализовываться с использованием разных методов и способов, и требовать особого подхода.

Для участия в том или ином мероприятии руководству компании необходимо оценить его целесообразность и эффективность. Для этого следует учесть текущую рыночную ситуацию и маркетинговые цели предприятия и его перспективы на этой площадке.

После того, как участие в мероприятии будет подтверждено, необходимо будет решить вопросы, связанные с некоторыми моментами:

• 1. Местом и датой проведения события, его величиной и потенциальным количеством посетителей;
  2. Организаторами выставки, их опытом в проведении подобных мероприятий, их престижностью;
  3. Целевой аудиторией, для которой проводиться выставка или ярмарка;
  4. Финансовыми затратами, необходимыми для участия, а также источниками их последующей окупаемости.

Все эти моменты необходимо учесть при составлении плана проведения и организации экспозиции компании. Это основной документ, в котором указываются проведенные оценки, задачи участия в мероприятии, персонал, специализация события и способы её реализации, а также предварительный анализ конкурентов-участников. Также следует определить перечень документов и разрешений для организации и проведения выставки. К примеру, в ЦВК «Экспоцентр» для монтажа эксклюзивного стенда понадобится получить разрешение, которое будет учитывать конструктивные особенности представленного проекта и технические возможности для его возведения на данной площадке [10].

---

Процесс организации выставочно-ярмарочной деятельности предприятия условно можно поделить на 6 стадий:

• 1. Формирование схемы необходимых операций;
  2. Налаживание контактов с руководством выставки;
  3. Определение последовательности мероприятий и событий, проходящих в рамках данного мероприятия;
  4. Предварительная оценка расходов и необходимого персонала;
  5. Изучение схемы выставки, выбор места для организации стенда компании;
  6. Составление плана экспозиции и затрат на её возведение.

Участие предприятия в подобном мероприятии требует также наличия ответственных людей, которые будут контролировать выполнение необходимых операций и решать текущие вопросы. Следует определить, исходя из поставленных задач, кто из сотрудников будет выполнять ряд конкретных задач: работу со СМИ, реализацию рекламной кампании, подготовку продукции к выставке, предлагать посетителям раздаточные средства, организовывать работу и проводить тренинги работников стенда.

В процесс организации выставочно-ярмарочной деятельности компании входит также подготовка дизайн-проекта стенда и формирование его схемы. Это позволяет наиболее качественно оценить его удобство и рациональность. Кроме того, необходимо определить, насколько проект выставочной конструкции удовлетворяет её требования.

В Российской Федерации к 2008 г. был разработан и введен в действие Национальный стандарт «Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения». В 2014 году вступил в действие обновленный ГОСТ 32608-2014 «Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения». Приказом Росстандарта № 2042-ст от 21.12.2017 г. были утверждены изменения к национальному стандарту «Деятельность выставочно-ярмарочная. Основные положения» (ГОСТ Р 56765-2015). Действуют ГОСТ Р ИСО 25639-1-2015 «Выставки, ярмарки, конгрессы. Часть 1. Словарь», ГОСТ 20519-75 «Система стандартизации экспортной продукции. Экспонаты для ярмарок и выставок. Основные требования» (от 1975 года).

Такие крупные комплексы, как ЦВК «Экспоцентр», часто проводят и организуют выставки. Комплекс использует для проведения выставочно-ярмарочной деятельности наиболее современные и качественные технологии и материалы. Его сотрудники регулярно проводят мониторинг выполненных ранее заказов, оценивают эффективность тех или иных маркетинговых ходов и приемов. Именно поэтому «Экспоцентр» является одним из наиболее престижных и уважаемых выставочных центров не только в России, но и в мире.

---

1.2 Организация работы компании на выставке

Когда компания принимает решение об участии в международной выставке, она проводит оценку не только рентабельности, но и перспективности.

Необходимо определить, насколько предприятие и его деятельность будут интересны в рамках мероприятия, сколько посетителей подойдет к их стенду, смогут ли в полном размере реализоваться его цели и маркетинговые задачи.

Также предварительная подготовка включает в себя оценку расходов на участие в выставке и насколько они окупятся в будущем.

Организация выставочной деятельности предприятия должна учитывать ряд факторов, среди которых [13]:

• место, где проходит международная выставка, а также время, которое она занимает;
• величину события - компании, в нём участвующие, ведущие специалисты и эксперты отраслей, которые будут проводить семинары, потенциальное количество посетителей;
• тему мероприятия, его специализацию, освещаемые вопросы и опыт организаторов в проведении мероприятий такого масштаба;
• на какую целевую аудиторию рассчитана выставка;
• была ли проведена грамотная рекламная кампания, проведены ли меры по привлечению посетителей, в том числе из заграницы;
• какие маркетинговые задачи позволит решить участие в мероприятии и прочее.

Компании-участники, организующие на международных выставках стенды, заинтересованы в том, чтобы представить свою продукцию, создать положительное впечатление о ней, улучшить деловой имидж. В целом их интересует решение определённых маркетинговых задач, но есть и другие цели.

Налаживание сотрудничества, в том числе международного, обмен опытом с другими компаниями в сфере применения новых технологий, оптимизация производства, использование более эффективных методов работы и прочие.

Учитывая, что стенд компании является её лицом, организация выставочной деятельности предприятия имеет особое значение. Это относится и к подготовке проекта и к его дизайну.

Дизайн должен учитывать несколько факторов [7]:

1. Сферу деятельности и производимую продукцию компании, которая должна иметь отражение в выставочном стенде. С первого взгляда посетителю должно быть понятно, чем занимается экспонент.
2. Задачи участия в мероприятии, в том числе маркетинговые. Конструкция стенда должна соответствовать всем требованиям и обеспечивать реализацию возложенных на него функций. Конструкция должна обладать необходимым пространством для представления товаров, проведения переговоров, дегустаций или иных действий в рамках события.
3. При разработке дизайна стенда и его оформления необходимо учитывать корпоративный стиль компании, её логотип или другие отличительные черты, по которым её можно определить. От того, насколько яркой и запоминающейся будет конструкция, зависит её привлекательность для посетителей выставки.

---