Файл: Организация работы компании на выставке.pdf

В конечном счете, именно от того, как воспримут стенд компании-участника, будет зависеть то, насколько он будет посещаемым, а также его итоговая эффективность. На дизайн выставочной конструкции обращают внимание и партнёры, и зарубежные гости, что влияет на восприятие компании и повышение её имиджа.

Для любой отрасли проведение мероприятия международного масштаба это не только большое преимущество, но и огромная ответственность, так как событие является «лицом» индустрии и представляет её достижения и уровень развития мировому сообществу.

Именно по таким событиям зарубежные компании и спонсоры составляют своё впечатление о российском производстве в целом. Поэтому за организацией международных выставок следят не только отраслевые специалисты и компании, но и госструктуры.

В рамках одной компании организация выставочной деятельности предприятия на мероприятии подобного масштаба имеет не меньшее значение. Ведь такое событие предоставляет возможность наладить деловое сотрудничество, найти зарубежных партнёров и спонсоров, а также продвинуть свои товары на новый рынок сбыта [19].

Кроме того, международные выставки – отличная площадка для изучения тенденций развития отрасли во всём мире и оценки перспектив изменения отечественного рынка.

Такие события являются отличной площадкой для представления результатов научно-технической деятельности, а также достижений компаний и центров в области инноваций.

Следует отметить, что международные выставки стимулируют внедрение новых технологий в производство и являются отличной платформой для запуска новых проектов.

Кроме того, на мероприятиях такого масштаба группы и центры, которые осуществляют инновационную деятельность, могут найти новые источники финансирования, в том числе из зарубежья.

Выставочная деятельность предприятия

Выставочная деятельность предприятия является эффективным и надежным средством маркетинговой политики.

Участие компании в экспозиции стимулирует сбыт продукции на рынке, а также является качественным инструментом конкурентной борьбы. Некоторые предприятия становятся экспонентами для того, чтобы улучшить собственную репутацию.

В целом, выставка – это канал взаимодействия компании-производителя с целевой аудиторией. Экспоненты отраслевых мероприятий собираются на одной площадке и демонстрируют посетителям, конкурентам и партнерам свои разработки и достижения.

Что дает предприятию участие в выставке [14]:

---

• Увеличение продаж. Эффективность участия зависит от уникальности и востребованности товара на рынке, а также от активной работы персонала.
• Улучшение имиджа. Формирование положительного имиджа зависит от:
• уникальности и оригинальности выставочного стенда;
• привлекательности дизайна конструкции;
• нестандартного подхода в работе персонала;
• наличия сувенирной продукции (чашек, ручек, сумок и т. д.);
• Применения рекламных средств (аудио- и видеооборудование, современное техническое оснащение и т. д.).

Выставочная деятельность предприятия в основном заключается в качественной презентации разработок и достижений различных отраслей: промышленности, науки, сельского хозяйства, медицины, культуры и т. д.

Также на экспозиции компании заключают друг с другом выгодные сделки, подписывают контракты и договора, находят полезные деловые знакомства. На таких салонах проводится торговля, что способствует формированию спроса и стимулированию сбыта.

Выставочная деятельность предприятия зависит от нескольких факторов [6]:

• Полноценной демонстрации новых разработок и достижений;
• Предоставления всей информации об экспонируемых изделиях;
• Условий для расширения деловых связей и их дальнейшего развития.

Для того чтобы гарантировать эффективное и качественное проведение экспозиции, необходимо тщательно подготовиться. В первую очередь нужно составить поэтапный план.

Как правило, выделяют следующие основные стадии организации и проведения выставок:

• Организация выставки. Без подготовительной процедуры  выставочная деятельность предприятия будет неэффективной. Сначала нужно сформировать график проведения мероприятий. И желательно сделать это в начале года. Чтобы качественно создать план экспозиций, нужно провести анализ и оценку потребительского спроса. Также необходимо сразу разработать рекламную кампанию будущей выставки.
• Подготовка мероприятия. Для получения оптимального эффекта от выставки необходимо тщательно продумать все организационные вопросы. Когда будут выполняться продажи, необходимо постоянно вести анализ и оценку. Благодаря этому можно определить наиболее востребованные группы изделий. Полученные результаты необходимо предъявить поставщику, чтобы он вовремя смог предоставить количество нужных товаров. Таким же способом нужно обнаружить группу наименее востребованных изделий, чтобы исключить их из продажи.
• Завершающая стадия. После окончания выставки каждый её участник получит определенные знания и опыт. Нужно будет сделать отчет, куда войдут результаты участия в экспозиции. Там будут выделены лидеры продаж, критика, пожелания и требования покупателей. Вся полученная информация поможет качественно подготовить будущие мероприятия.

---

После того, как план действий составлен, нужно заняться поиском подходящей площадки для проведения экспозиции.

1.3 Методы определения эффективности участия компании в выставке

Прежде чем планировать критерии оценки эффективности участия в выставке, стоит правильно ставить цели, ведь выставка является многоплановым мероприятием и позволяет одновременно достичь нескольких целей. Чтобы провести исследования по выполнению рекламной кампании в целом, стоит сделать это по каждой из поставленных целей в отдельности.

Единая оценка многопланового мероприятия невозможна. Именно поэтому на многих предприятиях она вовсе не проводится, поскольку у сотрудников коммерческого отдела нет для этого соответствующих знаний.

Тем не менее, оценка необходима хотя бы для того, чтобы увидеть слабые стороны маркетингового плана и устранить недоработки. В противном случае ошибки будут повторяться из года в год [17].

Руководство компании чаще всего интересуют не нематериальные активы, стоимость которых при грамотном подходе увеличивается после каждой выставки, а экономическая эффективность, которая выражается в суммарной величине контрактов к сумме затрат на выставочную деятельность. Такой подход к оценке эффективности не всегда корректен.

Часть экспонентов принимает участие в выставке из соображений поддержания имиджа, сами контракты на выставке подписывает лишь часть посетителей стенда – чаще всего реализуется только демонстрационное оборудование, которое можно забрать со стенда.

Остальные посетителей хоть и настроены серьезно, но не пренебрегают преддоговорной работой, уточняя все нюансы изготовления, графики сдачи работ и пр.

Контракты, начало которым положено на выставке, в подавляющем большинстве случаев подписываются в течение полугода – только по истечении этого периода можно адекватно оценить экономическую эффективность выставки.

Именно поэтому имеет смысл использовать комплексный коэффициент окупаемости инвестиций, в котором учитывается целый перечень показателей, которые суммируются в общую оценку эффективности участия в выставке [3]:

1. Денежные затраты, понесенные на один установленный контакт – этот показатель учитывает объем затрат на выставку в пересчете на число установленных контактов.
2. Имиджевая часть: этот показатель позволяет оценить рост узнаваемости бренда, который выражается в количестве посетителей, побывавших на стенде в течение выставки, при этом выставочный бюджет делится на число посетителей стенда.
3. Доля перспективных контактов (заключенных договоров с новыми клиентами), для этого число перспективных контактов делится на общее число контактов.
4. Доля заинтересованных посетителей, которая определяется делением числа посетителей стенда на общее количество гостей выставки.
5. Продажи на рубль затрат – этот показатель позволяет определить эффективность затрат на выставочную деятельность.
6. Воздействие СМИ: определяется числом розданных печатных материалов, при этом полученную цифру нужно умножить на так называемый коэффициент передачи, который находится в пределах 1,5 – 2,5.

---

Устанавливаемые цели по продажам в подавляющем большинстве случаев устанавливаются по нижним допустимым значениям показателей продаж, контактов и пр.

Что касается маркетинговых целей, то они должны учитывать предвыставочную деятельность компании, которая включает уведомлении потенциальных и постоянных партнеров о проведении выставочного мероприятия, рассылку приглашений на стенд и пр.

В подавляющем большинстве случаев достижение маркетинговых целей может быть зафиксировано путем опросов или прочих методов измерения, поскольку прямолинейные формулы тут не подходят.

Список целей определяет не только методику расчета их достижения, но и маркетинговую стратегию выставочной деятельности компании. В целом выставку можно считать проведенной успешно, если все запланированные цели достигнуты.

Если часть задач осталась невыполненной – это повод пересмотреть принятую стратегию, чтобы на будущий год устранить недочеты в стратегии продвижения товаров и услуг на выставке.

Даже если компания поставила перед собой такие цели как продвижение нового товара или поддержание статуса фирмы как ведущего производителя, то даже в этом случае можно оценить количество человек, которые получили рекламную информацию о производителе и его товаре.

Оценка выставочно-ярмарочной деятельности ВКК «Белэкспоцентр»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ВКК «Белэкспоцентр»

Выставочно-конгрессный комплекс «Белэкспоцентр» является единственным специализированным выставочным комплексом в Центральном Федеральном округе.

Юридический адрес предприятия: 308015, Россия, Белгород, ул. Победы, 147а.

Устав ВКК «Белэкспоцентр» утвержден в соответствии с действующим российским законодательством. Трудовой договор с сотрудниками предприятия заключается в соответствии с действующим российским законодательством и состоит из 6 разделов: общие положения, условия труда, оплата труда, охрана труда, социальные гарантии, права, льготы, ответственность за нарушение трудового договора.

Главной целью деятельности ВКК «Белэкспоцентр» является консолидация усилий товаропроизводителей и представителей выставочного бизнеса в создании и приведении в действие механизмов, обеспечивающих реализацию конкурентных преимуществ продукции предприятий. Реализация поставленной цели предполагает решение следующих задач: содействие развитию экономики Белгородской области; привлечение товаропроизводителей из других регионов России, СНГ и дальнего Зарубежья; активное продвижение товаров и услуг предприятий области на российский и зарубежный рынки; укрепление потребительского рынка Белгородской области; привлечение в область деловых партнеров и инвестиций.

---

На сегодняшний день штат сотрудников состоит из 13 единиц и включает в себя 2 руководителя проекта, руководителя группы межвыставочных мероприятий, руководителя группы рекламы, 4 ведущих специалиста, 4 специалиста и системного администратора.

ВКК «Белэкспоцентр» имеет площадь 9200 кв.м. и включает в себя: закрытые и открытые выставочные площадки, пресс-центр, 3 конференц-зала, комнаты для переговоров, ресторан, гардероб, складские помещения, автопарковочную площадку. Схема внутренней площади выставочного комплекса представлена на рис.1.

Рисунок 1 - Схема внутренней площади ВКК «Белэкспоцентр»

Технические возможности выставочно-конгрессного комплекса, соответствующие международным стандартам, дают возможность постоянно повышать качество и количество выставочных услуг, способствуют проведению выставок на высоком уровне. В выставках-ярмарках принимают участие не только предприятия России, но и страны ближнего и дальнего зарубежья.

В таблице 1 приведены основные показатели финансовой деятельности организации за период 2016-2018 гг. и их динамика на основе анализа отчета о финансовых результатах.

Таблица 1 – Финансовые результаты в ВКК «Белэкспоцентр» тыс. руб.

Показатель	2016 г.	2017 г.	2018 г.	Изменения
				2017/2016	2018/2017
1. Выручка	718090	1081691	1531355	363601	449664
2. Валовая прибыль (убыток)	184512	306051	481640	121539	175589
3. Прибыль (убыток) от продаж	51079	76150	194832	25071	118682
4. Прибыль (убыток) до налогообложения	31125	39031	49309	7906	10278
5. Чистая прибыль	30893	34057	37183	3164	3126

Анализируя данные таблицы, можно сделать вывод, что за период 2017-2018 гг. наблюдается рост всех показателей. По сравнению с 2017 годом (1081691 тыс. руб.) в 2018 году наблюдается рост выручки от реализации (+449664 тыс. руб.). В 2018 году прибыль от продаж возросла на 118682 тыс. руб., с 76150 до 194832 тыс. руб. Показатель прибыли до налогообложения существенно возрос в 2018 году по сравнению с 2017 г., с 39031 до 49309 тыс. руб. Показатель чистой прибыли также возрос с 34057 до 37183 тыс. руб. (+3126 тыс. руб.).

---