Файл: Основные функции в системе менеджмента (Практическая часть).pdf

Таким образом, важность и объективная необходимость стратегического планирования вытекает из стратегии управления социально-экономической системой, которая представляет собой хозяйственную политику организации, разработанную на основе определения целей и предвидения состояния будущего развития, прогнозирования процессов и результатов деятельности и ее последствий, потребных ресурсов и путей достижения целей.

Важность и объективную необходимость приобретает функция планирования и в системе государственного управления. Без представления о будущем нельзя строить даже частную жизнь, не говоря уже об общественной, тем более в рамках государства. Известна формула французского философа Огюста Конта: знать, чтобы предвидеть; предвидеть, чтобы управлять. Без «заглядывания» в будущее об управлении не может быть и речи.

Еще в начале 20-х годов XX столетия начало формироваться понимание (Н.Д.Кондратьев) связанности таких заявлений, как предвидение, прогнозирование, программирование, планирование (так называемые четыре «П»).

Сама сущность управления требует налаженного механизма целеполагания на основе логического продвижения от абстрактного общего предвидения к конкретному прогнозированию – выбору необходимого образа действий, а далее к организации его неуклонного выполнения. Как отмечают американские исследователи, «…планирование – это принятые заранее решения о том, что делать, когда делать и кто будет делать. Планирование наводит мост между нашим сегодняшним положением и тем, которого мы хотим достичь». Поэтому отказ от планирования (при всей условности многих его элементов) означает отказ от целеполагания в государственном управлении, а следовательно и от самого управления как такового, поскольку в этом случае на первое место выходят стихийные механизмы с абсолютной непредсказуемостью их последствий.

1.2. Организация

Организация как основная функция управления представляет собой процесс упорядочения технической, экономической, социальной и организационной подсистем управляемой системы на всех ее иерархических уровнях, а также формирование и поддержание на необходимом уровне самой управляющей системы. Организационный процесс является средством, с помощью которого руководство сплачивает воедино трудовые, финансовые, материальные ресурсы, технологию, информацию и людей для достижения поставленной цели.

Организация как функция управления формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации при изменении внутренних и внешних факторов и связей в системе управления. Поэтому организации управления – это формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы на основе комплексного похода с учетом системных и ситуационных факторов.

Содержание функции организация управления предполагает формирование и обоснование необходимых видов работ для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности следующих позиций:

• компетенции, то есть возможностей или границ действий и принятия решений;
• полномочий, то есть прав на принятие решений;
• ответственности, то есть меры и формы ответственности и санкций за последствия принятых решений;
• перечня и профессионального состава кадров;
• системы информационного обеспечения;
• уровней управления;
• подразделений по уровням управления и системы связей между ними.

Все это находит отражение в организационных структурах и структурах управления, положения о подразделениях, должностных инструкциях работников, распорядках работы организаций, в различных рекомендациях по выполнению отдельных видов работ, по организации систем управления и в другой организационно-технической документации.

Принципы организации как функции управления не отличаются от принципов организации как функции общественного труда, к которым относится: специализация, пропорциональность, непрерывность, ритмичность, надежность, эффективность.

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач: существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.
2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Под организационной структурой фирмы понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления: установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования; распределение ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования организационной структуры управления пред-полагает уточнение функций подразделении, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Организационная структура фирмы и ее управление постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями. Важнейшими факторами, вызывающими необходимость проведения структурной перестройки компаний, являются следующие:

• ускоренная разработка новых видов продуктов под воздействием научнотехнического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции;
• интенсивное внедрение наиболее передовых технологий;
• систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерной техники.

Классификация организационных структур.

1. Организационная структура по продукту.

Предполагает создание в структуре фирмы самостоятельных хозяйственных подразделении - производственных отделений, ориентированных на производство и сбыт конкретных видов продуктов. При этом предполагается специализация производственных отделений в материнской компании по отдельным видам или группам продуктов и передача им полномочий по управлению производственными и сбытовыми дочерними компаниями. Функциональные службы производственных отделений одновременно поддерживают тесные контакты с соответствующими центральными службами, получая от них указания по всем вопросам проведения единой политики и координации деятельности в рамках фирмы в целом.

Поскольку производственное отделение само выступает центром прибыли, оно осуществляет не только финансовый, но и оперативный контроль за деятельностью предприятий во всемирном масштабе. Этот контроль часто реализуется путём совместных или переплетающихся директоратов дополняется поездками руководителя производственного отделения на конкретные дочерние предприятия.

1. Организационная структура по региону.

Предполагается, что управленческая ответственность за деятельность ТНК распределяется между самостоятельными подразделениями. Эти подразделения по содержанию и характеру деятельности могут выступать как производственные отделения и быть центром прибыли и ответственности. Они осуществляют координацию деятельности дочерних и производственных компаний по всем видам продуктов. Подразделение возглавляет распорядитель, который подчиняется непосредственно высшему руководству и осуществляет свою деятельность в тесном контакте со всеми центральными службами. Он может иметь в своем подчинении управляющих отдельными отделами.

1. Смешанная структура.

Предполагает сочетание различных типов организационных структур управления.

Наиболее распространено сочетание отраслевого и регионального принципов при построении организационной структуры. Эта структура наиболее распространена. Это отражает общие закономерности развития процесса производства в современных условиях, который требует комплексного подхода к формированию организационной структуры фирмы с учетом охвата всех сторон, направлений и сфер деятельности. В этих условиях сочетание отраслевого и регионального аспектов наиболее полно удовлетворяет потребностям развития фирмы.

1.3. Контроль

Контроль как основная функция управления (включая учет, анализ и собственно контроль) представляет собой систематическое наблюдение за деятельностью коллективов людей с целью выявления отклонений от установленных норм и правил, от запланированного хода трудового процесса. Контроль является заключительным этапом трудового процесса и как функция управления служит средством осуществления обратой связи, так как обеспечивает сравнение фактически достигнутого результата с намеченными целями.

Контроль, учет и анализ являются заключительной стадией управленческого цикла и информационной базой для принятия новых обоснованных решений по определению целей, для выработки планов и так далее. Это подчеркивает их особую роль в управлении. Таким образом, задача контроля – определить существующие состояние системы в сравнении с поставленной целью и на этой основе принять решение о не обходимых действиях по обеспечению ее оптимального функционирования. Контроль – это процесс достижения организацией своих целей.

К принципам контроля относятся следующие: эффективность (действенность), всесторонность, непрерывность, убедительность, гласность, массовость участия в нем трудящихся. Важная роль в осуществлении контроля производственно-хозяйственной деятельности принадлежит учету (бухгалтерскому, стратегическому, оперативному), без которого сам контроль невозможен. Без всестороннего и точного учета, фиксирующего состояние дел в хозяйстве, нельзя принять объективного необходимого решения по коренным вопросам ведения хозяйства ни в рамках отдельного предприятия или цеха, ни тем более в масштабе государства.

Между тем одного контроля и учета еще недостаточно для принятия объективных и эффективных управленческих решений по выработке задач и целей, планированию и регулированию, организации общественного производства. Для этого необходимо провести всесторонний анализ данных учета.

Анализ – специальный метод получения знаний о реальном положении дел, одна из форм познания в деятельности хозяйственных руководителей. Анализ позволяет четко выявить, с одной стороны, структуру предприятия, региона, отрасли в целом, а с другой – причинно-следственные связи по поводу их изменения и развития. Анализ представляет прежде всего составную часть и предпосылку повышения качества принимаемых планов и решений, а также инструмент повышения уровня организации производства и управления. Только на основе анализа можно сказать, кто как работает, произвести перестановку кадров, изменить структуру связей и отношений, которые еще недавно давали неплохие результаты, но в новых условиях становится тормозом. Формула управления «от анализа – к управленческому решению, от решения - к действиям» раскрывает активную роль анализа во взаимосвязи политики и экономики. Все перечисленные функции действуют в единстве. Например, функция планирования связана в первую очередь с постановкой целей и задач в плане (момент целеполагания). Помимо этого, план предусматривает средства достижения целей, в частности структуру органов управления (момент организации), причем во взаимоувязке целей между собой (момент координации), в согласовании между исполнителями, с более прогрессивными результатами, с более значительным эффектом по сравнению с предыдущим периодом. Для этого в плане намечается использование более совершенной техники и технологии производства, материальных и моральных стимулов повышения производительности труда (момент стимулирования), постоянное наблюдение за ходом и сроками выполнения планов (момент контроля), устранение выявленных при этом отклонений от заложенных в плане нормативов (момент регулирования).