Файл: Технология работы ночного аудита в гостинице ( на примере Holiday Inn Moscow - Seligerskaya 4*).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Службу приема и размещения нередко называется сердцем или же нервным центром отеля. Это служба, с которой более всего контактирует постоялец и куда он наиболее часто обращается за информацией и услугами за все время собственного пребывания в отеле. 1-ое благоприятное впечатление значит очень много для совокупной оценки работы компании. Негативное воспоминание вынудит постояльца с предосторожностью относится к иным службам. 

Работа службы, в большинстве случаев, разбита на 3 смены. Утренняя смена трудится с 6.45 до 15.15, дневная смена начинает работу в 14.45 и завершает в 23.15, ночной аудитор приступает к работе в 22.45 и завершает работу в 7.15.

Ночной аудитор – проводит проверку праильность составления бухгалтерской документации и составляет дневной доклад по данным коммерчес кой работы отеля. Традиционно данный доклад оформляется в конце дня, в период ночной смены и потому данная проверка называется ночной аудиторской проверкой, а служащий ночным аудитором.

Аудитор проверяет полученный доход от проживания в отеле, процент практической занятости и другие данные, приобретенные от СПиР, делает кассовую сводку, включая оплату чеками и кредитными карточками.

Во почти всех отелях функции ночного аудитора исполняет 1 из бухгалтеров. Но как показывает практика, что ночной аудитор себя практически постоянно оправдывает

являются предприятиями сервиса. гостиничного требует материальных при меньших затратах.

темы работы в следующем: принятия управленческих и увеличения гостиничного необходимо наиболее , своевременной и информацией. объективный получения информации при ежедневного Именно качества ночного зависит положение .

Объектом курсовой является гостиница HolidayMoscow - 4*.

Предмет работы – технология проведения ночного на в гостинице Inn - Seligerskaya 4*.

В с вышесказанным сформулировать курсовой - совершенствование проведения аудита в , на гостиницы Inn - Seligerskaya 4*.

достижения цели решить задачи:

-  литературные и периодические по вопросам работы;

-  и проанализировать службы аудиторов в HolidayMoscow - 4*;

- разработать по работы аудита примере HolidayMoscow - 4*.

При курсовой использовался опыт , анкетирование службы и размещения, а анализ гостиничного .

Глава 1. ОБЯЗАННОСТИ И НОЧНЫХ

1.1 Функциональные структуры . Служба и размещения

Независимо от своего размера, гостиница должна иметь организационную структуру, которая обслуживает своих клиентов наиболее эффективно. Хотя численность персонала может меняться в больших гостиницах, как правило, структура остается прежней, а командная цепочка и функции и обязанности каждого департамента имеют важное значение для поддержания хорошо функционирующей организации^[1].

Владельцы и исполнительные менеджеры.

Исполнительный уровень отеля обычно состоит из владельца отеля и генерального менеджера. В небольших отелях один и тот же человек иногда занимает эти должности, но в большинстве случаев их занимают два разных человека. Владелец отеля устанавливает стандарты и политику отеля и делегирует осуществление этих стандартов и политики генеральному директору. В обязанности генерального директора входит управление повседневной деятельностью отеля и надзор за работой различных подразделений, таких как пищевые продукты и напитки, прачечная и уборка номеров.

Помощники менеджеров, поддерживающие генерального менеджера.

Во многих отелях помощник управляющего является правой рукой генерального директора и обеспечивает поддержку для выполнения ряда ежедневных задач. Например, это работа помощника менеджера, чтобы общаться со всеми руководителями отделов и убедиться, что они обрабатывают любые и все вопросы, которые могут повлиять на стандарты работы отеля.

В крупных отелях, как правило, есть несколько помощников менеджеров, каждый из которых назначен для наблюдения за конкретным отделом или отделом отеля. Обязанности могут включать в себя назначение рабочих графиков, обработку жалоб клиентов и обеспечение хорошей организации мероприятий в отеле. Помощник руководителя может также взять на себя роль генерального менеджера, если генеральный менеджер болен, берет отпуск или по-другому недоступен^[2].

Руководители среднего звена или департаментов

Менеджеры отелей среднего уровня находятся на уровне ниже помощников менеджеров и обычно включают такие должности, как администратор на стойке регистрации, менеджер по продуктам питания и напиткам, менеджер по продажам, Менеджер по ведению домашнего хозяйства, менеджер по маркетингу, финансовый менеджер и менеджер по персоналу. В обязанности менеджера стойки регистрации входит обработка бронирований, рассмотрение жалоб гостей и обеспечение того, чтобы соответствующий отдел обрабатывал запросы гостей. Менеджер по продуктам питания и напиткам отвечает за обслуживание номеров, организацию питания и ежедневную деятельность бара и ресторана отеля. Менеджер по уборке номеров следит за всеми аспектами уборки и поддержания внешнего вида отеля^[3].

Оперативный и гостевой персонал.

Оперативный персонал отеля включает в себя всех людей, которые работают в различных отделах отеля, таких как еда и напитки; уборка номеров; стойка регистрации; бар; и ресторан. Штатные должности включают шеф-поваров, поваров, посудомоечных машин, обслуживающий персонал номеров, обслуживающий персонал прачечных, официантов обслуживания номеров, носильщиков и представителей клиентов, которые приветствуют гостей, проводят их в свои номера и передают специальные запросы на стойку регистрации.

Гостиничные услуги, их количество и количество людей, занятых ими, зависят от размера отеля, а также от его статуса. Как правило, основные услуги отеля включают в себя прием гостей, обслуживание номеров, питание, в том числе в ресторанах отеля, а также охрану. Иногда в небольших гостиницах обязанности охраны, повара и уборщика выполняет сам владелец^[4].

Другие услуги, предлагаемые гостям отеля, могут рассматриваться как бонусы. Это услуги прачечной, массажный кабинет, фитнес-залы, конференц-залы, сейфы для хранения ценных активов и многое другое. Эти услуги могут быть включены в стоимость проживания или оплачены отдельно.

В конце данного раздела хочется сделать вывод: в каждой гостинице имеется своя организационная структура. Каждый сотрудник имеет определенные обязанности. Число услуг в гостинице и численность персонала напрямую зависит от размера гостиницы и ее статуса.

1.2.  учет в  бухгалтерский аудитор

В с правилами гостиничных в Российской , гостиница собой комплекс (, часть , оборудование и имущество), для услуг. деятельность - деятельность лиц и предпринимателей, или в установленном имущественными на -либо средство , по распоряжению и им предоставления по размещению () и обслуживанию ^[5].

Большинство отелей также получают доход от продажи своих ресторанов и баров, аренды конференц-залов и продажи торговых автоматов. Эти потоки доходов должны регистрироваться отдельно в различных бухгалтерских книгах при ведении гостиничного учета, поскольку это помогает отелю получить более полное представление о том, какие области являются наиболее прибыльными. Убыточная услуга может не стоить времени и усилий для поддержания, но могут быть случаи, когда отели используют убыточный аспект своего бизнеса, чтобы привлечь клиентов в надежде, что они компенсируют его, используя другие аспекты отеля^[6].

Существует специализированное программное обеспечение для учета гостиничного бизнеса, которое помогает менеджменту и бухгалтерскому персоналу гостиницы отслеживать свои ежедневные финансы, а также прогнозировать будущие доходы и расходы. Основные функции этого программного обеспечения включают в себя регистрацию всех финансовых операций, кредиторской задолженности для поставщиков и специализированного прогнозирования. Программное обеспечение учета гостеприимства также предназначено для обмена информацией между франшизами и их партнерами^[7].

Последние тенденции в области приложений учета гостеприимства указывают на более облачное программное обеспечение, позволяющее компаниям получать доступ к бизнес-информации в режиме реального времени на любом устройстве. Компании разного размера обычно требуют различных спецификаций от программного обеспечения, а более крупные компании обычно требуют более сложных функций из-за более широкого характера своего бизнеса. QuickBooks и FreshBooks являются популярными вариантами для небольших компаний из-за их интуитивно понятного интерфейса и относительной простоты использования. Для более крупных компаний, которым могут потребоваться более сложные функции, NetSuite и Sage Intaact являются привлекательными вариантами из-за их возможностей^[8].

В конце данного раздела хочется сделать вывод о том, что гостиничная деятельность - деятельность лиц и предпринимателей. Главной целью любой гостиницы является получение прибыли. Прибыль в гостинице помимо сдачи номеров еще приносит рестораны, бассйн, игровые автоматы и др. дополнительные услуги. Для учета гостиничного бизнеса имеется специальное программное обеспечение.

1.3 Технология ночных в гостинице

(от AUDITOR - ) - ревизор, , контролирующий и финансово- деятельность .

В круглосуточном бизнес-центре отеля гости могут пройти регистрацию заезда и отъезда в любое время суток, а также оплатить свои счета наличными или картами. В конце рабочего дня гостиницам необходимо правильно регистрировать и сверять гостевые фолианты и их транзакции. Цель процесса ночного аудита состоит в том, чтобы сделать то же самое, сопоставляя доходы с различными головами доходов. Чтобы быть точным, ночной аудит отеля оценивает и закрывает ежедневный денежный поток на счет отеля и из него. Также называемый процессом конца рабочего дня, он обеспечивает перенос с одного рабочего дня на другой^[9].

Вот некоторые из основных функций ночного аудита:

- Обеспечивает опрокидывание с одного рабочего дня на другой

- Выверяет все кассовые аппараты фронт-офиса / счета

- Проверяет разнесенные записи на гостевой / не гостевой счетах

- Устраняет расхождения в статусе и стоимости номеров

- Самое главное, генерирует несколько отчетов MIS, называемых ночными отчетами аудита

Ночной аудит является обязательным процессом для гостиниц всех размеров, категорий и видов услуг. Наиболее удобное время для проведения ночного аудита - между поздним вечером и ранним утром – сразу после закрытия рабочего дня. Это время, когда большинство центров доходов и POS-точек в отеле закрыты, что делает его идеальным временем для проведения ночного аудита. Это помогает персоналу фронт-офиса, также называемому ночным аудитором, инициировать и завершить процесс ночного аудита с минимальным перерывом^[10].

Для ночного аудитора некоторые шаги в процессе ночного аудита являются

Итого непогашенная расходная накладная

Ночной аудитор отеля должен убедиться, что все гостевые транзакции, совершенные в течение дня, правильно фиксируются, списываются и разносятся на гостевые счета.

Согласование статуса комнаты.

Ночной аудитор должен оценить и проанализировать отчет о занятости за определенный день и отчет о состоянии комнаты уборки, чтобы выяснить правильный статус занятости отеля.

Проверьте цены номеров.

Необходимо сравнить записи о регистрации гостей с отчетами о номере, чтобы убедиться, что стоимость стойки и фактические цены одинаковы.

Проверьте отсутствие-шоу дня.

Проверяя незаезды в течение дня в консоли переднего офиса, ночной аудитор гарантирует, что счета за незаезд должным образом заряжены, и номера помечены как "доступные" для будущих дат.

Сбалансировать все счета департаментов.

Этот процесс балансировки всех счетов центра доходов называется "пробный баланс", что помогает точно разносить дневную комнату и налоговые сборы.

Процесс ночного аудита может быть выполнен вручную-с помощью ручки и бумаги, или с помощью системы управления гостиничным имуществом (Hotel PMS). В то время как делать то же самое ручкой и бумагой-это трудоемкий и утомительный процесс, который приводит к многочисленным ошибкам, отель PMS эффективно автоматизирует весь процесс . Возьмем, например, облачный сервис Hotelogix PMS, который помогает вам эффективно проводить ночной аудит, чтобы вы могли установить 100% точность процесса, в то же время сильно сокращая ручное вмешательство, которое может привести к ошибкам^[11].