Файл: Проектирование организации ( Основная теория о проектировании организаций ).pdf

Введение

Проектирование (с латинского - брошенный вперед) - процесс создания проекта, прототипа, прообраза предполагаемого или возможного объекта, состояния. В отличие от конструирования, оно заключается в описании не только технических аспектов будущего объекта, его состава и свойств, но и экономических, социальных, организационных аспектов моделируемых систем.

Проектирование организации это процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, люди, задачи, системы решений и поощрений, а также неформальная организация и культура) и ее стратегией, которое приводит к успеху. Организационное проектирование это процесс, который имеет дискретный характер и множество альтернативных направлений развития.

Отечественные и зарубежные экономисты по-разному определяют содержание проектирования организации. Однако разные позиции не только не противоречат друг другу, а наоборот, дополняют творческий и новаторский характер этого вида деятельности.

Понятие "проектирования" значительно содержательнее, чем близкие к нему по значению понятия "конструирования" и "планирование". Ввиду того, что для нашего времени это очень актуальная тема, разберем ее подробнее в данной курсовой работе.

Глава 1. Основная теория о проектировании организаций

1.1. Сущность, основные принципы и этапы проектирования организации

Радикальные изменения в сфере функционирования организационных систем привели к существенному росту организационного фактора, определив особую важность проектирования как метода формальной организации целостных систем. В связи с этим отметим, что согласно с современных форм целостных образований в различных сферах общественной жизни человечества экономике, политике, образовании, культуре, науке, военном деле и других - не сможет достичь своего конечного воплощения без организационного проектирования.

Проектирование организации, обеспечивающей установление взаимодействия между ее членами с учетом выполненных ими работ, оказывается в статическом виде как структура организации и в динамическом виде как процессы, протекающие в организации.

Отечественные и зарубежные экономисты по-разному определяют содержание проектирования организации. Однако разные позиции не только не противоречат друг другу, а наоборот, дополняют творческий и новаторский характер этого вида деятельности.

Понятие "проектирования" значительно содержательнее, чем близкие к нему по значению понятия "конструирования" и "планирование".

А. Виханский, А. Наумов отмечают, что организационное проектирование должно учитывать не только изменение внутренних факторов, но также состояние и развитие внешней среды организации. Таким образом, структура организации имеет ситуативный характер и модифицируется в соответствии с изменением ситуации. Дж. Гэлбрейт определил проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Факторы, которые влияют на этот процесс носят ситуативный характер.

Б. Мильнер дает такое определение: " Организационное проектирование как функция организации заключается в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых организационное целое, возникшее, характеризовалось бы высокой надежностью, устойчивостью и экономичностью".

Цели проектирования организации:

- Создание новой системы;

- Частичное усовершенствование существующей организационной системы;

- Радикальное преобразование существующей организационной системы.

В процессе проектирования нужно определить необходимые пропорции между элементами системы, осуществить их пространственное размещение, регламентировать функционирование во времени, установить наиболее рациональные варианты связей и отношений.

Организационные системы, как процесс создания прообраза будущей организации, должен включать не только описание организации на начальном моменте ее жизнедеятельности, но и прогноз дальнейшего развития. Особое место в этом процессе отводится формированию структуры управления.

Процесс проектирования организации должно базироваться на следующих принципах: корректная формулировка целей и под-целей организации проектируемого с учетом их актуальности, новизны и возможностей практической реализации; обязательное определение задач, без решения которых цели организации невозможно реализовать; обоснованное распределение функций, прав и ответственности по вертикали управления; выявление всех необходимых связей и отношений по горизонтали с целью координации деятельности функциональных звеньев и вспомогательных служб; оптимальное соотношение централизации и децентрализации управления.

При проектировании организации иногда возникает потребность в корректировке уже существующих структур организации В большинстве случаев решение о корректировке структуры организации принимается высшим руководством. Следует заметить, что значительные по масштабу преобразования в организации не следует начинать до тех пор, пока не появятся для этого серьезные причины (изменение внешней экономической и политической ситуации, неудовлетворительное функционирование организации, перегрузки руководящего звена, изменение технологий управления, необходимость перераспределения прав и функций, отсутствие перспектив развития). Внесение корректив в структуру организации должно сопровождаться систематическим анализом функционирования организации и изучением среды, что его окружает, с целью выявления проблемных зон.

Формирование структуры управления организации - процесс структурного упорядочения и функционирования организации, который происходит в зависимости от целей и задач, ей присущи. Таким образом, организация (предприятие, учреждение) становится системно организованой, ей присущи: цели и общие функции; единство принципов образования и построения; структурное единство; подчиненность и другие иерархические связи и отношений; четкие процедуры принятия управленческих решений.

Создание структуры организации обеспечивает возможность людям эффективно работать вместе для достижения организационных целей, осуществления систематической координации задач, налаживания формальных взаимоотношений.

Основными требованиями, предъявляемыми к структуре управления, с:

- Адаптивность (способность приспосабливаться к изменениям, происходящим во внешней среде);

- Гибкость, динамизм (способность четко реагировать на изменение спроса, совершенствование технологии производства, появление инноваций и т.д.);

- Адекватность (постоянное соответствие организационной структуры параметрам управляемой системы);

- Специализация (функциональная замкнутость структурных подразделений, ограничения и конкретизация сферы деятельности каждого руководящего звена)

- Оптимальность (настройка рациональных связей между уровнями и звеньями)

- Оперативность (недопущение необратимых изменений в управляемой системе при принятии решений);

- Надежность (гарантированность достоверности передачи информации);

- Экономичность (соответствие расходов на содержание органов управления возможностям организации);

- Пропорциональность (соответствие численности работников управления выполняемым функциям, объемам информации, прорабатывается, диапазонам контроля, соотношению прав и ответственности);

- Простота (легкость понимания и приспособления к этой организационной формы управления и участия персонала в реализации целей организации).

- Из сказанного следует, что решая тот или иной вопрос, касающийся процессов управления, невозможно не учитывать требования рациональной структуры управления.

При построении структуры управления организацией необходимо учитывать следующие аспекты:

- Структура управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, то есть быть подчиненной производству и его потребностям.

- Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, который обеспечивает творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также необходимый уровень специализации.

- Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

- Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции структуры управления.

- Структура управления должна быть адекватной социально-культурной среде организации, которое существенно влияет на решение о централизации и децентрализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров.

В общем, в научной литературе выделяют единые принципы формирования структуры управления. Они нашли отражение в базовых принципах построения структуры управления. А именно:

1) структура управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации;

2) специализация органов системы управления, оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающий творческий характер труда и нормальную нагрузку;

3) функциональной интеграции в подразделениях аппарата управления (согласно которому каждое подразделение полностью отвечает за выполнение закрепленной за ним функции);

4) цикл работы каждого функционального подразделения завершается конкретным материальным результатом, т.е. достижением цели этой функции (например, планового отдела - доведением плановых заданий и показателей в отдельных структурных подразделений);

5) первичности функций и вторичности органов управления;

6) функциональной замкнутости подразделений аппарата управления (круг задач для каждого структурного подразделения должно быть четко ориентировано на достижение цели управления по соответствующей функции);

7) каждый работник управления должен иметь только одного руководителя, которому он подчинен административно

8) делегирование полномочий (по которым формирование иерархических цепочек и разработка положений о подразделениях и должностные инструкции распределения полномочий между руководителями и исполнителями)

9) нормирование структуры управления необходимо связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними;

10) между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью - с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции структур и управления в целом.

11) структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, которое оказывает существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей.

По нашему мнению, эти принципы взаимосвязаны и взаимообусловлены. И хотя каждый из них имеет самостоятельное значение, только их совместное Применение обеспечивает комплексный научный характер проектирования структуры управления.

Осуществление проектирования организации выражается в формировании организационных проектов, полностью охватывают управленческую деятельность и предусматривают:

1) формирование системы целей, общих для организации в целом и каждого ее отдельного подразделения;

2) определения взаимосвязей и подчиненности структурных подразделений, их ресурсного обеспечения (включая численность и состав персонала аппарата управления в подразделениях)

3) формулировка целей и задач, определение состава и места подразделений;

4) распределение полномочий и ответственности между подразделениями;

5) установление порядка принятия решений в разрезе задач, выполняемых;

6) определение порядка и последовательности сбора, хранения, обработки, накопления и выдачи информационных данных;

7) регламентацию управленческой деятельности (разработка регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления).