Файл: Проектирование организации ( Основная теория о проектировании организаций ).pdf

При разработке структур управления организации необходимо:

• предусмотреть количество уровней в структуре управления;

• разработать пирамиду подчиненности по всей иерархии управления проектируемой структуры управления;

• разработать схему информационных потоков с целью обеспечения информацией каждого рабочего места;

• создать группу и специальные подразделения по разработке функциональных обязанностей;

• определить формы контроля в проектируемой структуре управления;

• разработать мотивационную модель заинтересованности работников в результатах индивидуальной и коллективной работы.

Построение структуры организации базируется на таком факторе как разделение труда. Его производных;

- Специализированное разделение труда - это закрепление соответствующих функций, специализация задач, обязанностей, полномочий и навыков работников;

- Горизонтальное разделение труда - это разделение труда в зависимости от специализации;

- Вертикальное разделение труда - это разделение труда, формирует определенную иерархию в управлении.

Организацию деятельности осуществляют руководители всех рангов, но решение по выбору управленческой структуры для реализации функций и развития технических задач и средств является прерогативой руководства высшего звена.

На всех этапах исследования могут возникать обратные связи между следующими и предыдущими этапами работы, отражается в необходимости корректировки решений, принятых на предыдущих этапах, исходя из результатов последующих.

1. Общее определение проблемы и «подпроблем» формирования структуры предполагает четкое формулирование начальных требований руководства к изменению структуры управления организацией, обеспечивает базу для последующего детального проектирования системы управления. На этапе общего определения проблемы формируется задание на проектирование системы управления, перечень наиболее важных общих и частных организационных проблем.

2. Формирование целей организации является началом именно процесса проектирования структуры управления. Дерево целей организации первым из обобщающих документов, разрабатываемых в процессе проектирования системы и используются в управлении организацией. Формулировка целей играет главную роль при разработке структуры организации, позволяет проанализировать существующую и построить новую структуру управления, исходя из новых целей, стоящих перед организацией.

3. Анализ существующей системы с точки зрения достижения целей и решения проблем. Содержанием является сопоставление системы или структуры управления, разрабатываемой с системой целей. На этом этапе решающее значение имеет исследование состояния системы управления, включая такие характеристики как состав организаций, численность персонала, распределение функций и тому подобное. Важное значение приобретает выявление проблем и узких мест в работе отдельных подразделений и структуре управления в целом, которые могут быть решены за счет лучшей организации управления.

4. Разработка общей структуры управления, распределение и интеграция функций по звеньям структуры предполагает предварительный анализ структуры управления на этапе 3. Исходя из сформулированных целей организации и проблем, выявленных на практике, можно перейти к разработке структуры управления организацией Разработка общей структуры управления сопровождается функциональным распределением деятельности за звеньями структуры. Такое распределение предполагает определение функций управления (или их частей), которые выполняют различные структурные подразделения, как они подчиняются друг другу и тому подобное. На этом этапе устанавливается соотношение линейно-функциональных и программно-целевых органов в системе управления.

5. Централизация - это концентрация прав принятия решений, сосредоточение власти на верхнем уровне руководства организации. Централизация является реакцией организационной системы на возможное искажение информации при передаче ее через все возрастающее количество уровней управления. Децентрализация - передача или делегирование Вене дальности за ряд ключевых решений, а следовательно и передача соответствующих прав на более низкие уровни управления организацией.

6. Расчет и обоснование численности, общая оценка эффективности системы управления. Этот этап представляет собой комплекс работ, связанных с расчетом и обоснованием численности аппарата управления. При этом используются как существующие системы нормативов, так и экспертные оценки. Обоснованием принимаемых решений, могут быть показатели эффективности управления, вытекающие из характеристик деятельности организации, соотнесенных к управленческих расходов.

7. Определение масштаба управляемости. При проектировании организации происходит группирование людей и соответствующих работ. На этом этапе нужно определиться с тем, сколько людей или работ непосредственно может быть эффективно объединены под единым руководством (в том числе, с учетом научно обоснованных норм управляемости).

8. Обоснование иерархии и уровней управления. Иерархия в общем виде означает расположение частей целого в порядке от высшего к низшему уровню, а для организаций - это структура власти. На практике возможны любые другие варианты: функциональные подразделения могу во быть включены в число уровней управления, если они на практике реализуют линейные связи. Количество уровней управления определяет "этажность" организации. Однако при большом количестве уровней возможна угроза значительного искажения передаваемой в организации сверху вниз и в обратном направлении.

9. Систематизация процессов принятия решений, функциональных и информационных взаимодействий, связи в организации и координация. Систематизация процессов принятия решений, функциональных и информационных взаимодействий - основной этап детального проектирования организации. На этом этапе описываются, анализируются и систематизируются три аспекта общего процесса управления в организации: работы и процедуры управления, обрабатываемая при этом информация; решения, принимаемые на основе этой информации. Процессы управления исследуются и описываются с высокой степенью конкретности, что позволяет строить их количественные или логические модели.

10. Организационное регламентирование работы подразделений и отдельных работников. Организационное регламентирование - это распределение прав и обязанностей работников организации. Организационное регламентирование деятельности осуществляется с помощью соответствующих документов подразделений аппарата управления - положений об отделах и должностных инструкций работников, инструкций по выполнению отдельных работ по управлению и тому подобное. На этих этапах важное значение масс использования типовых штатных расписаний и должностных окладов. Регламентация деятельности работы подразделений и отдельных работников должна проводиться в строгом соответствии с трудовым законодательством

11. Разработка системы материального стимулирования Материальная заинтересованность - один из важнейших экономических методов управления. Принцип материальной заинтересованности отображается в организации заработной платы, премировании и порядка распределения поощрительных фондов.

12. плана подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров. Этот этап масс завершать работу по формированию структу ры управления. Такая работа необходима как в связи с перемещением работников, возникновением новых подразделений и должностей, так и с необходимостью доведения до сведения работников организации новых форм, методов, процедур, заложенных в рекомендованную структуру управления.

Таким образом, проектирование организации (предприятия, учреждения) можно определить как поиск рационального сочетания внутренних организационных составляющих, что позволяет построить такую ​​систему взаимоотношений между отдельными уровнями и звеньями организации, которая позволит организации налаживать эффективное взаимодействие с внешней средой, эффективно и целенаправленно распределять и направлять усилия своих работников, удовлетворяя таким образом потребности населения, а следовательно, достигать поставленной цели.

Независимо от того, проектируется новая или реформируется действующая организация, необходимо обеспечить ее структурную соответствие требованиям эффективного управления. «Хорошая организационная структура сама по себе не обеспечивает высокой эффективности ... Но плохая организационная структура вызывает невозможность качественной труда, независимо от того, насколько профессионален каждый менеджер сам по себе».

1.2. Концептуальные сроки в проектировании организации

Определение понятийного аппарата в сфере проектирования организации считаем целесообразным начать с такой дефиниции как структура.

В широком смысле структура - это упорядоченность организационных систем и единиц, состоящих из совокупности различных подсистем и элементов (территориальная, производственная, отраслевая структура, структура управления и т.п.) и взаимоотношений между ними.

В узком умнеют структура организации (предприятия, учреждения) - это:

- Внутреннее устройство, характеризующий состав подразделений и систему связей, подчиненности и взаимодействия между ними;

• состав и соотношение его внутренних звеньев (цехов, участков, отделов, лабораторий и других подразделений), составляют единый объект.

В практике хозяйствования выделяют:

- Общую структуру;

- Производственную структуру;

- Структуру управления.

В общей структуре организации принято понимать комплекс производственных и обслуживающих подразделений, а также аппарат управления организацией. Общая структура организации характеризуется взаимосвязями и соотношениями между этими подразделениями по размеру занятых площадей, численности работников и пропускной способностью.

Основу деятельности каждого предприятия составляют производственные процессы, выполняемые в соответствующих подразделениях. Именно состав этих подразделений и характеризует производственную структуру предприятия.

В отличие от общего, производственная структура предприятия является формой организации производственного процесса, она выражается в размере предприятия, количества и составе цехов и служб, их планировании, а также в масштабах планирования производственных участков и рабочих мест внутри цехов.

К производственным подразделениям относятся цехи, участки, лаборатории, в которых изготавливается, проходит контрольную проверку и испытания основная продукция, выпускаемая предприятием, комплектующие изделия, приобретенные на стороне материалы и полуфабрикаты, запасные части для обслуживания изделий и ремонта в процессе эксплуатации, различные виды энергии для технологических целей и др. К подразделениям, обслуживающих работников, относятся жилищно-коммунальные хозяйства, их службы, столовые, буфеты, детские сады и ясли, санатории, пансионаты, дома отдыха, профилактории, медсанчасти, добровольные спортивные общества, отделы технического обучения и учебные заведения, занимающиеся повышением производственной квалификации, культурного уровня рабочих, инженерно-технических работников и служащих. Различают следующие виды цехов и участков: основные; вспомогательные; обслуживающие; побочные.

Со своей стороны структура управления организации (аппарат управления) - это состав, взаимосвязь и подчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей, выполняющих функции управления. Эта структура должна обеспечивать устойчивость связей между элементами управления и надежность функционирования системы в целом

В научной и учебной литературе выделяют еще несколько видов структуры организации (предприятия, учреждения). В частности, по содержанию и функциональному назначению структуры делятся следующим образом:

1. Технологические структуры совокупность связей технологического процесса изготовления продукции.

2. Экономические структуры совокупность отношений экономического взаимодействия отдельных членов организации.

3. Социально-психологические структуры совокупность связей, устанавливают социальный статус членов организации; психологические отношения между людьми и тому подобное.

Учитывая объект и предмет изучения учебной дисциплины "Теория организации", наше внимание будет приковано больше к структуре управления организации.

Заметим, что структура управления организации по горизонтали разделяют на отдельные звенья, а по вертикали на степени или уровни управления.