Файл: Проектирование организации ( Основная теория о проектировании организаций ).pdf

• состояние внешней среды;

• технологии деятельности в организации;

• стратегический выбор руководства организации по ее целей;

• поведение работников;

• размер организации, масштабы ее деятельности.

Внешняя среда характеризуется сложностью и динамизмом. Сложность внешнего окружения определяется количеством факторов, влияющих на проектирование организации. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем как быстро меняются факторы, влияющие на организацию и процесс ее проектирования.

Двумерная классификация факторов внешней среды позволяет выявить четыре типа ситуаций, каждая из которых соотносится с тем или иным видом бизнеса.

Квадрант 1. Ситуация характеризуется низкой неопределенностью и является благоприятной для руководства организации. Внешняя среда не будет делать много сюрпризов, и работники безусловно придерживаться принятых в организации политики и процедур. От руководителей не требуется высокого уровня подготовки, длительного обучения, большого опыта.

Квадрант 2. Ситуация характеризуется умеренной неопределенностью. Она является более напряженной для руководства организации. Высокая степень сложности внешнего окружения вносит элемент значительного риска в процесс принятия решений. Руководители в этой ситуации нуждаются в серьезной подготовки и наличия опыта.

Квадрант 3. Ситуация характеризуется умеренно высокой неопределенностью. Она требует от руководства и самой организации достаточной гибкости. Это необходимо в связи с частой сменой характера взаимодействия с факторами внешней среды. Однако учет и анализ факторов позволяют руководителям справляться с ситуацией.

Квадрант 4. Ситуация характеризуется высокой неопределенностью. Она является наиболее проблемной для управления организацией. Эта ситуация требует от руководителей высокого уровня подготовки, аналитических способностей и интуиции. По оценкам специалистов, только 20% внешних факторов в бизнесе подвергаются учету и контролю со стороны руководителя, а остальные 80% являются неподконтрольным.

Каждая из рассмотренных выше ситуаций требует применения собственного специфического подхода к проектированию как организации в целом, так и ее частей в частности.

Под технологией понимаются действия работника, материалы, оборудование, а также способы, которые он использует для преобразования объекта своих действий. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировки работ, то есть создание подразделений.

Английская исследовательница Джоан Вудворд одна из первых установила зависимость между технологией и проектированием организации. В зависимости от типа технологии меняются и структуры управления. С увеличением технологической сложности растет численность уровней управления и организационная пирамида.

В 1962 г.. Альфред Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать выбранной стратегии. В частности, догмой стало его известное утверждение: "Стратегия определяет структуру". Он сделал вывод о том, что с изменением стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы. Отказ от перепроектирования структуры управления приводит к тому, что организация оказывается не в состоянии достичь своих стратегических целей.

Позже, в 1977 г.., Гэлбрейт определил элементы современного организационного проектирования, а также влияние стратегии на дизайн организации и влияние дизайна на стратегию организации. Выбор высшим руководством определенной стратегии оказывает непосредственное влияние на многие решения по проектированию организации.

В процессе проектирования необходимо учитывать потребности, интересы, установки, уровень квалификации, мотивации и дисциплинированности работников. Размер организации влияет на структуру организации, а соответственно и на ее проектирование следующим образом: когда организации становятся большими, то они требуют сложных проектов.

По мнению исследовательской группы "Астерн Групп", размер организации гораздо больше влияет на характер проектирования организации, чем технологии.

Итак, ситуативный взгляд на проектирование организации опирается на утверждение, что оптимальный проект для конкретной организации зависит от ряда факторов, которые определяют ситуацию, в которой функционирует организация в каждый момент времени.

Когда речь идет о необходимости изменения существующей структуры управления организации, то основными причинами при этом выступают;

- Чрезмерная централизация управленческих решений;

- Процедурное осложнения принятия простых решений, замедляет решение большинства организационных проблем;

- Потеря ответственности за ограничение полномочий;

- Большое количество противоречивых управленческих решений;

- Потеря сотрудниками энтузиазма;

- Нарушение организационной коммуникации.

В целом, обоснование необходимости изменения существующей организационной структуры управления масс базироваться на анализе такой информации :

• общая характеристика объекта управления;

• цели и задачи управления:

• наличие материальных ресурсов у предприятия и поставщиков;

• информационные потоки;

• маршрут движения информационных потоков;

• число уровней управления;

• количество подразделил, входящих в объект управления;

• нормы управляемости,

• квалификация работающих по специальностям и должностям;

• уровень механизации и автоматизации работ.

1.4. Оценка эффективности организации

Необходимым условием повышения эффективности производства, овладения методами эффективного управления, а также расчетами и сравнением показателей эффективности организации, а затем разработкой мероприятий по повышению эффективности ее деятельности, являются: научный поиск; анализ; обобщение практики и обоснование такой системы и методов управления, которые могли бы обеспечить повышение эффективности производства и насыщение рынка высококачественными товарами (услугами, работами), доступными для массового потребителя.

Проблема эффективности деятельности организации (предприятия,

учреждения) всегда занимала важное место среди актуальных проблем экономической науки. Заинтересованность ней возникает в организациях самых разных уровней - от владельцев частного предприятия до руководителей государственных органов власти. Такая ситуация вполне оправдана, поскольку самое надежное научную основу должно быть в основе функционирования каждой организации (предприятия, учреждения).

Исследуем более подробно экономической содержание дефиниции "эффективность" В буквальном смысле термин "эффект" в переводе с латинского языка означает "результат". Итак, "эффективность" может иметь следующее значение - относительный эффект, результативность процесса, операции, проекта, соотношение результата к затратам, обусловившим, обеспечившим его получение.

Хотя по самому определению результат и эффект близки понятиями (эффект - определенная форма результата), потребности экономической практики вынуждают в некоторых случаях разграничивать указанные сроки. При этом условно под экономическим результатом обычно подразумевают общий (брутто) результат (в частности, выручка, доход), а под понятием экономический эффект - чистый (нетто) результат (в частности, прибыли):

Е-Р-С.

где Е - величина условного экономического эффекта;

Р - величина условного экономического результата;

С - полные затраты на реализацию мероприятия, который вызвал эффект.

В зависимости от уровня хозяйствования рассмотренные показатели могут, в частности, получать следующее содержание:

1) народнохозяйственный уровень:

Р - прирост валового внутреннего продукта (ВВП) за период,

С - полные затраты по мероприятию, включая экономический ущерб от нарушения среды;

Е - прирост национального дохода.

2) уровень организации:

Р - общая выручка организации за период;

С - стоимость производства и реализации продукции "плюс" налоговые отчисления и платежи;

Е - прибыль.

Если результаты экономической деятельности превышают расходы, говорят о положительном (положительный) эффект (в частности, предприятие получает прибыль), в противном случае - об отрицательном (отрицательный) эффект (ущерб, вред, потери и др.)

Как показатели экономического эффекта в зависимости от целей мероприятия и от уровня принятия решения могут использоваться:

1) на национальном уровне:

- Прирост национального дохода;

- Увеличение поступления валютных средств в страну;

- Увеличение объема налоговых поступлений в бюджет;

- Уменьшение внешнего (внутреннего) долга;

- Уменьшение экономического ущерба от загрязнения окружающей среды и тому подобное;

2) на территориальном уровне:

- Увеличение объема поступлений в бюджет;

- Увеличение отчислений, направленных на решение социальных проблем;

- Рост доходов населения и т.д.;

3) на уровне организации (предприятия, учреждения):

- Рост прибыли;

- Прирост заработной платы работников;

- Экономия заработной платы в результате высвобождения работающих;

- Экономия сырья, энергии и материалов и т.

Экономическая эффективность - это вид эффективности, характеризующий результативность деятельности экономических систем (предприятий, территорий, национальной экономики). Основной особенностью таких систем является стоимостный характер средств (расходов, расходов) достижения целей (результатов), а в некоторых случаях и самих целей (в частности, получение прибыли).

Итак, еще раз подчеркнем, фактически определение эффективности деятельности организации заключается в оценке и результатов Такими результатами могут быть объемы произведенной продукции в натуральном или стоимостном выражении (по оптовым ценам, по себестоимости) или прибыль. Но сама по себе величина этих результатов не позволяет делать выводы об эффективности или неэффективности работы организации, поскольку неизвестно, какой ценой получены эти результаты. Отсюда, для получения объективной оценки эффективности организации необходимо также учесть оценку тех расходов, которые позволили получить те или иные результаты. Процесс производства осуществляется через сочетание факторов, его определяющих средств труда (основные фонды), предметов труда (оборотные фонды), рабочей силы (трудовые ресурсы). Кроме того, существенное влияние на производство влияет финансовое состояние предприятия, а также определенные организационные, управленческие, технологические и другие преимущества, отражаются как нематериальные ресурсы. Поэтому за оценку расходов логически взять оценку перечисленных ресурсов.

Исходя из этого, можно дать такое определение эффективности: "эффективность предприятия является комплексной оценкой конечных результатов использования основных и оборотных фондов, трудовых и финансовых ресурсов и нематериальных активов за определенный период времени".

При этом следует иметь в виду, что перечень ресурсов предприятия, которые определяют его эффективность, а не с исчерпывающим, то есть в конкретных условиях на эффективность его деятельности могут оказывать существенное влияние другие факторы. Но для среднестатистического предприятия, действующего в условиях рынка, учета указанных факторов гарантирует получение наиболее адекватной оценки состояния дел на предприятии.

Проведенные нами исследования показывают, что в научных кругах продолжаются дискуссии по поводу того, что считать результатами производства, а что - расходами, которые обусловили появление этих результатов. Наиболее обоснованными подходами являются:

1) ресурсный (экономический результат сопоставляется с экономической оценкой производственных ресурсов, которые применяются при производстве)

2) затратный (экономический результат сравнивается с текущими расходами, которые непосредственно связаны с его достижением)

3) ресурсно-затратный (предусматривает сочетание двух предыдущих подходов, поскольку осуществляется оценка имеющихся ресурсов и оценка текущих расходов, при этом важно избежать двойного счета).

Что касается результатов, то, в связи с этим, можно определить несколько подходов, в частности результат - это:

- Валовая стоимость созданного за определенный период продукта (например, объем реализованной продукции);

- Прибыль,

- Сумма прибыли и амортизации.

Результат производства как важнейший компонент для определения его эффективности не следует толковать однозначно. Речь идет о полезном конечный результат. Можно различать. 1) конечный результат процесса производства, 2) конечный народнохозяйственный результат работы предприятия (объединения предприятий).

Первый отражает материализованный результат процесса производства, измеренный объему в натуральной и стоимостной формах, второй включает не только количество изготовленной продукции, но и охватывает ее потребительскую стоимость. Конечным результатом процесса производства, производственно-хозяйственной деятельности предприятия за тот или иной промежуток времени является чистая продукция, то есть вновь созданная стоимость, а финансовым результатом коммерческой деятельности - прибыль.