Файл: Построение организационных структур ( Теоретические основы формирования организационных структур ).pdf

Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночной потребности в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным.

Переход от целей организации к её структуре. В единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен применяться в органическом сочетании с другими.

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценки и принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.

Существуют взаимодополняющие методы:

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников. Сюда относится проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

разработка системы (дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов;

экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;

составление карт прав и ответственности за достижение целей для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы); конкретные результаты, за достижения которых устанавливается ответственность.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;

графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Примерами могут служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.

натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях.

математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от её характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования.

2. Аналитическая основа оптимизации структуры управления

2.1 Характеристика конкретной организации

ОАО «ЭКСПОМАРКЕТ» - образовано в 1994 году и уже 20 лет успешно работает на рынке складских услуг.

На базе современных складских помещений класса «B» и «B +» мы предлагаем услуги по ответственному хранению и обработке товаров широкого спектра, любые виды погрузо-разгрузочных работ, включающих в себя прием и отправку ж/д вагонов, операции с негабаритными грузами, ведение складского учета, проведение полных и выборочных инвентаризаций. Также одним из приоритетных направлений нашей компании является сдача в аренду складских и офисных площадей.

ОАО «ЭКСПОМАРКЕТ» является членом Санкт-Петербургской торгово-промышленной палаты. Нашими партнерами являются более 100 компаний.

На сегодняшний день на ОАО «ЭКСПОМАРКЕТ» трудится 173 человека. Их зарплата периодически индексируется и выплачивается регулярно.

В настоящее время в компании проводится большая работа привлечению новых клиентов и внедрение новых технологий по обработке груза.

2.2 Анализ существующей структуры управления

В данной компании принята линейно-функциональная структура управления, которая представлена на рис. 7. Главной задачей является максимальное получение прибыли.

Возглавляет компанию совет акционеров, члены которого избирают генерального директора, реализующего основные функции управления, такие как:

оперативное управление,

перспективное развитие,

планирование,

финансово-экономическую стратегию.

В круг функциональных обязанностей директора входит и кадровая политика, работа с кадрами.

Функция главного бухгалтера - ведение материального и финансового учета, определение заработной платы. Он организует учет поступающих денежных средств, формирования актов выполненных работ клиентам, составлением бухгалтерской и налоговой отчетности.

Юридический отдел - главной задачей юридического отдела является соблюдение законности в деятельности фирмы, защита ее правовых интересов, информирование обо всех изменениях в законодательстве.

Отдел информационных технологий - в функции системного администратора входит организация доступа к локальным и глобальным сетям; настройка системы безопасности, планирование общей политики безопасности; установка и настройка сетевых сервисов, поддержание их в рабочем состоянии; поддержка рабочего состояния программного обеспечения серверов; защита от вирусов, обновление антивирусных баз. Повышение профессионального уровня специалистов по вопросам практического применения новых информационных технологий и сопутствующего программного обеспечения.

Заместитель генерального директора - имеет прямое управления различными отделами, осуществляет рациональную и эффективную организацию предприятия, доводит до сведения сотрудников информацию путем проведения собраний; осуществляет мотивацию сотрудников; контролирует работы отдела путем получения отчетности (месяц, квартал, год) и ее анализа. Анализирует результат деятельности, представляет полученные данные непосредственному руководителю.

Заместитель генерального директора по эксплуатации - осуществляет обеспечение эксплуатации зданий, сооружений и оборудования в них (лифтов, пандусов и др.). Ведет разработку перспективных и текущих планов (графиков) различных видов ремонта оборудования и других основных фондов предприятия (зданий, систем водоснабжения, канализации, воздухопроводов и т.д.), а также мер по улучшению их эксплуатации и обслуживания, контролирует выполнение утвержденных планов

Кроме перечисленных выше функциональных руководителей Генеральному директору напрямую подчинен секретарь референт, который совмещает функции отдела персонала, т.е. занимается оформлением трудовых контрактов, переводом либо увольнением работников.

Схема подчиненности Генерального директора должна быть усовершенствована, т.е. минимизирована.

Рассмотрим далее ветви управления заместителей Генерального директора.

Менеджер по работе с клиентами - Осуществляет анализ аудитории потенциальных клиентов, выявляет потребности клиентов, их уровень и направленность. Разрабатывает методики поиска клиентов, планирует работу с клиентами, составляет схемы обращения к клиентам. Непосредственно осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путем размещения рекламы, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями, пр.). Составление договоров и расчет тарифных планов.

Контрольно-пропускная служба (КПС) - занимается проверкой сотрудников компании на благонадёжность, обеспечивает сохранность имущества и ТМЦ компании.

Секретарь делопроизводства - проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю на рассмотрение и подпись; собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы; обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, обеспечивает проведение телефонных переговоров руководителя; проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

Начальник распределительного центра - Оперативное управление деятельностью складов. Организация хозяйственных работ связанных с функционированием склада. Управление коллективом склада: подбор, адаптация, мотивация сотрудников, контроль двух складов, помощь менеджеру по работе с клиентами, проведение совещаний, годовые отчеты, проведение инвентаризации, размещение товара на складе.

На мой взгляд, целесообразно ввести две новые штатные единицы в подчинение юридического отдела - поставить отдел персонала, дабы освободить секретаря референта от двух должностей, заместителю генерального директора - поставить логистическую службу в подчинении которого будут распределительный центр, склад ответственного хранения, участок ПРР, отдел железнодорожных перевозок.

В подчинении у начальника распределительного центра находятся:

· склад ответственного хранения, работники которого осуществляют прием, распределение и хранение товаров небольших фирм, также определяют и тарифицируют все услуги предоставляемые той или иной компании.

· Участок (ПРР) осуществляет погрузо-разгрузочные работы контейнеров и других, а/м, а также перегрузы.

· Распределительный центр (центральный склад) - на данном складе храниться и обрабатывается товар, крупной компании О`Кей, который занимает всю территорию склада. Сотрудники данного склада собирают заказы для магазинов, комплектую их, следят за состоянием товарных запасов, источниками поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

· Отдел организации учета и документооборота - принимают и обрабатывают заказы клиентов, выписывая все необходимые документы на товар; занимающиеся выявлением недостач и излишков товара на складе, принимают участие в инвентаризации, обрабатывают претензии, взаимосвязаны с грузчиками, комплектовщиками, соответственно занимающиеся приемкой, сбором и доставкой товара клиенту.

В подчинении у заместителя генерального директора находятся:

· АХО отвечает за уборку и содержание помещений и связанных с ними территорий с учетом санитарных и противопожарных норм. Он организовывает текущий и капитальный ремонт строений, заключает с поставщиками коммунальных услуг и услуг связи договоры на обслуживание. Он обеспечивает работников расходными материалами на хозяйственное обслуживание и канцтоварами, по согласованию с директором - мебелью и оргтехникой.

· Инженер по охране труда - Проведение вводного инструктажа по ОТ и ППБ. Разработка инструкций‚ локальных нормативных актов‚ программ обучения по ОТ‚ мероприятий по ОТ. Осуществление контроля за соблюдением безопасных условий труда и промышленной безопасности на строительных объектах. Взаимодействие с контролирующими органами. Проведение проверки знаний у сотрудников. Обучение и аттестация‚ учет и расследование несчастных случаев.