Файл: Сравнительный анализ стандартов, видов и особенностей систем контроля в российских и зарубежных компаниях (Основная характеристика управленческого контроля).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время в условиях постоянно изменяющейся внешней среды функция контроля является особенно актуальной. Это объясняется тем, что под действием разнообразных внешних факторов возникает необходимость изменять уже утвержденные планы и программы работ, используемые на протяжении долгого времени. Целью контроля в этом случае является своевременное нахождение отклонений выявление их причин и устранение. Процесс контроля присутствует на каждом этапе жизненного цикла продукции начиная с входного контроля материальных и человеческих ресурсов, заканчивая контролем утилизации и реконструкции.

Весь процесс складывается в комплексную систему, от эффективности которой зависит успешность функционирования всего предприятия в целом. Как правило решение вопросов контроля возложено на руководителей функциональных подразделений. Необходимая информация для контроля чаще всего поступает с опозданием, руководители узнают о результатах контроля, когда уже сложно повлиять на эффективность деятельности и предотвратить потери. Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаруживать изъяны в деятельности предприятия, но и вовремя принимать меры по их устранению и предотвращению в дальнейшем. В настоящее время линейному руководителю приходится тратить огромное количество времени и сил на осуществление процесса контроля. Это приводит к тому, что сильно сокращается время на выполнение своих прямых обязанностей. В свою очередь это говорит о том, что еще многое необходимо исследовать и усовершенствовать в системе контроля.

Актуальность данной работы определена острой нехваткой постоянного и тщательного контроля предприятий, как в России, так и за рубежом, так как поздно выявленные отклонения ведут к серьезным убыткам компаний.

Предметом моего исследования является сравнительный анализ стандартов, видов и особенностей систем контроля в российских и зарубежных компаниях.

Объектом моего исследования являются российские и зарубежные компании.

Целью курсовой работы является исследование теоретических и методических основ управленческого контроля, а также установление рекомендаций по совершенствованию и минимизации в предприятиях российских и зарубежных компаний.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• Ознакомиться с теоретическими аспектами управленческого контроля;
• Изучить виды, стандарты и особенности управленческого контроля в российских и зарубежных компаниях;
• Рассмотреть примеры контроля в российских и зарубежных компаниях;
• Проанализировать систему контроля, найти способы для повышения качества работы, и способов минимизации ошибок;
• Проанализировать систему контроля на предприятиях российского и зарубежного рынка;
• Разработать рекомендации по улучшению системы контроля на предприятиях.

---

Решение поставленных задач приведет к достижению поставленной цели.

Методологическую базу исследования составила профессиональная литература, законодательная база, различные статьи и лекции. Большую пользу оказали интернет ресурсы, порталы, и также электронные учебники.

ГЛАВА 1. БАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Основная характеристика управленческого контроля

Успешность управления в компании зависит оттого, насколько результативно осуществляется руководством контроль за деятельностью организации и насколько адекватны возникшие в результате этого контроля изменения в текущих бизнес-процессах компании.

Контроль — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях. В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Контроль является необходимым элементом управления по следующим причинам:

• Исчезает неопределенность. Никакие тщательно разработанные планы и программы действий не могут учесть все возможные осложнения и обстоятельства. Контроль нужен для того, чтобы, корректируя решение задачи, устранять или уменьшать неопределенность;
• Появляется возможность предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и мелкие нерешенные вопросы, которые есть всегда, порой так многочисленны, что превышают критическую массу. Именно контроль позволяет фиксировать и исправлять ошибки до того, как их последствия приведут к кризису;
• Выявляются не только и не столько ошибки, сколько успехи. Контроль позволяет определить, какие именно направления деятельности наиболее перспективны.

---

Для того чтобы лучше понять сущность этой важной функции, рассмотрим общую блок-схему алгоритма управленческого контроля (рис.1).

Рисунок 1. Алгоритм управленческого контроля

Как видно из Рисунка 1 начальным этапом процесса контроля является планирование, так, как только при наличии установленных норм, стандартов и требований, предъявляемых к результатам работы организации, можно говорить об объективном контроле деятельности. Таким образом, управленческий контроль включает в себя три основных компонента:

• Установление стандартов. Контроль невозможно осуществлять, если цель не является конкретной. Неясность целей (стандартов, норм) может привести к конфликтам между руководителями и исполнителями;
• Сопоставление результатов, достигнутых за определенный период, с планами. Если цели четко и однозначно определены, то появляется возможность установить, в какой степени они достигнуты и что необходимо сделать, чтобы добиться желаемого результата;
• Понимание способов устранения отклонений (исправления ошибок). Если план не выполнен, то необходимо определить, что требуется предпринять в данной ситуации. Иногда может потребоваться пересмотр первоначальных стандартов, требования которых оказались нереалистичными.

Выявление причин успехов и неудач позволяет предприятию быстрее адаптироваться к динамичным требованиям внешней среды, а также избежать убытков, и неожиданных потерь. Важнейшим аспектом контроля является определение направлений деятельности организации, в наибольшей степени способствующих достижению ее целей.

Как видно из целей, задач и функций контроля, система контроля — это очень сложный процесс, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система контроля — это своеобразная организация внутри организации, при правильном руководстве которой можно качественнее и быстрее достичь своих целей.

Таким образом, контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

---

1.2. Виды и особенности систем управленческого контроля

Менеджерам приходится контролировать самые разные параметры и процессы: количество и качество производимой продукции, квалификацию персонала, затраты времени и финансовых средств, износ оборудования, своевременность и качество исполнения рабочих заданий и планов и другое. При всем разнообразии контрольных процедур можно выделить три вида контроля, различающихся по времени (периоду) действия (рис.2):

• Предварительный;
• Текущий;
• Заключительный (итоговый).

Заключительный контроль

Текущий

контроль

Предварительный контроль

• обратная связь организуется в конце выполнения работ по окончательным результатам;
• выводы, сделанные в ходе заключительного контроля, используются при планировании в будущем;
• важная функция заключительного контроля – создание условий для мотивации.
• осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ;
• базируется на измерении фактических результатов этапа работы;
• призван исключить отклонение результатов от плана;
• предполагает наличие обратной связи.
• выполняется до фактического начала работ;
• этот вид контроля позволяют осуществить планирование и создание организационной структуры;
• основным средством является создание правил и процедур;
• осуществляется в сферах: человеческих, материальных, финансовых ресурсов.

Рисунок 2. Виды контроля

Помимо перечисленных видов в Рисунке 2, в менеджменте часто выделяют общий, функциональный и выборочный контроль.

• Общим (тотальным) называют контроль деятельности всей организации в целом. Он обычно применяется в небольших компаниях, при небольших объемах производства, когда имеется возможность проконтролировать работу практически каждого работника;
• Функциональным называют контроль деятельности отдельной функции, отдельного подразделения, отдельного участка предприятия;
• Выборочным называют контроль, позволяющий сделать вывод о качестве продуктов, услуг и работ на основе оценивания части партии изделий или отдельных видов работ (отдельных сотрудников).

В зависимости от субъекта контроля контроль разделяют на внутренний и внешний. Внутренний контроль осуществляется субъектами самой организации: собственниками, администрацией, назначенными сотрудниками. Такой контроль призван оценивать результативность и эффективность работы подразделений и компании в целом, эффективность расходования ресурсов, производительность труда и квалификацию персонала, выявлять слабые места и ошибочные решения. Внешний контроль осуществляется внешними по отношению к организации субъектами управления: государственными или независимыми контрольными органами, контрагентами компании (кредитными организациями, страховыми), общественностью. Основная цель внешнего контроля - составить мнение ответственных органов о соответствии деятельности контролируемой организации законам, о ее финансовом положении и эффективности деятельности.

---

В организации выделяются такие функциональные области, как производство, финансы и учет, персонал, маркетинг. Здесь указаны лишь основные из них, но в соответствии с организационной структурой их может быть намного больше. И в каждой функциональной области существуют свои объекты контроля. В производстве, например, это качество, затраты времени на единицу продукции, удельные издержки, уровень использования оборудования. Каждое предприятие определяет свои объекты контроля для той или иной функциональной областью.

К основным системам контроля относят:

• Бюджетный контроль — составная часть финансового контроля, посредством которого в процессе составления проекта бюджета, его анализа и при составлении отчета о его исполнении проверяется образование, распределение и использование бюджетных средств. Бюджет служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в том, что, когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут;
• Стандартная калькуляция себестоимости — это технология, связанная с обеспечением контрольной информацией о стоимости продуктов или деятельности. В то время, как бюджетный контроль позволяет сравнивать итоговые цифры, стандартная калькуляция себестоимости рассматривает цену отдельной единицы товара. Система используется специально для идентификации отличий в цене закупки материалов или в использовании материалов. Это также применяется для контроля затрат на оплату рабочей силы, где существуют некоторые определенные стандарты продолжительности рабочего времени и оплаты за работу;
• Контроль качества — для контроля качества лучше всего убедиться, что для каждого процесса, независимо от того, идет ли речь о конкретном производственном процессе или о какой-то процедуре в офисе, качество на выходе должно соответствовать какому-либо предопределенному стандарту качества. Хорошая система контроля качества — эта та, которая основана на тщательно проработанных параметрах, планах и процедурах, так что снижается риск производства некачественной продукции;
• Контроль запасов - чаще всего этот контроль называется логистикой. Все проблемы могут быть связаны с сырьем, компонентами, упаковкой, полуфабрикатами и завершенными продуктами, системы контроля запасов должны минимизировать потери. Важность эффективной системы контроля запасов связана с тем, что каждая организация располагает лишь ограниченным объемом денежных ресурсов. В установлении оптимального соотношения и состоит контроль запасов;
• Системы, основанные на применении компьютеров, привело к чрезвычайно быстрому росту систем контроля, использующих все преимущества быстрой обработки и хранения данных. Обычно такое развитие свойственно большим организациям, где ощущают, что затраты могут оцениваться в терминах потенциальной экономии, которой можно добиться. Информация, полученная с помощью компьютеров, или компьютерные системы контроля могут обеспечить эффективные ответы на многие из проблем, с которыми сталкиваются компании;
• Общий контроль организации осуществляется примерно так же, как и контроль за различными подразделениями. Это достигается за счет сравнения общего функционирования с планами, обычно с помощью таких отчетов, как торговые счета, счета прибыли и убытков, балансов, анализа, насколько это важно для компании; подсчет прибылей и убытков для общественных организаций, занимающихся предоставлением услуг, обществ и клубов. Данные традиционные системы счетоводства сами по себе не позволяют наблюдать развитие ситуации, но, если они имеют отношение к бюджету организации, отклонения в общем функционировании могут быть замечены оперативно;

---