Файл: Команда проекта, роли и функции членов команды (проект «Ремонт квартиры»).pdf

Команда управления проектом

От схемы управления и структуры управления проектом зависит успех реализации проекта.

Команда управления проектом (Project Management Team) - специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем (главным менеджером) проекта и создаваемая на период осуществления проекта^[35].

Основная цель которой - собственно управление и координация процессов внутри проекта. В самом простом случае команда управления проекта состоит только из его руководителя^[36].

Формируя команду управления проектом, необходимо определить ключевых лиц проекта, принимающих решения.

Для обеспечения всех необходимых функций управления проектом команда управления проектом должна включать в свой состав участников со следующими ролями:

• Руководитель проекта;
• куратор проекта (спонсор);
• архитектор системы;
• администратор проекта.

Состав команды управления должен быть достаточным, чтобы осуществлять:

• Управление ресурсами проекта, в том числе:
• определение требуемых для достижения целей проекта ресурсов
• подготовка предложений по изменению состава группы управления проектом;
• утверждение персональных изменений в составе рабочих групп проекта;
• оценка стоимости проекта, подготовка бюджетов проекта и отчетов об исполнении бюджетов.
• Управление сроками выполнения проекта, в том числе:
• подготовка плана работ проекта;
• контроль над выполнением проекта;
• подготовка отчетов о ходе работ проекта.
• Управление качеством проекта, в том числе:
• контроль соответствия разрабатываемых проектных решений Техническому заданию;
• организация экспертизы проектных решений.
• Управление рисками проекта, в том числе:
• анализ рисков проекта;
• разработка планов мероприятий по снижению рисков;
• реализация мероприятий по снижению рисков.
• Управление проблемами проекта, в том числе:
• анализ проблем проекта;
• разработка мероприятий по разрешению проблем проекта;
• реализация мероприятий по разрешению проблем проекта.
• Контроль над организацией работ в проектных группах, в том числе:
• согласование отчетов о ходе работ;
• контроль над функционированием системы сбора и распределения информации;
• контроль документирования проектных результатов^[37].

Примерный состав команды управления проектом показан на рисунке 3

Рис.

3 Команда управления проектом^[38]

Различие между командой проекта и командой управления проектом

Следует делать некоторое различие между: команда проекта и команда управления проектом.

Команда проекта - совокупность индивидуумов и их групп, объединенных целевым образом для работы над проектом, специфическая организационная структура, создаваемая на период осуществления проекта либо одной из фаз его жизненного цикла.

Задача команды проекта – осуществление полного комплекса работ по проекту для достижения его целей.

В команду проекта входят лица, представляющие интересы различных участников проекта.

Главная задача команды проекта – осуществление функций координации действий и согласование интересов всех участников проекта для достижения целей проекта.

Команда управления проектом – члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом, включая представителей некоторых участников проекта и технический персонал.

В небольших проектах организации эта команда может включать в

себя практически всех членов команды проекта.

Главная задача команды управления проектом – осуществление функций управления проектом для эффективного достижения целей проекта.

Место и роль команд в проекте определяется целями входящих в них лиц и представителей участников проекта, степенью участия команды в процессах проекта и ее ответственностью.

Состав и функции команды управления проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта, однако во всех случаях ее состав должен обеспечить высокий профессиональный уровень всех возложенных на нее обязанностей^[39].

Качества, необходимые для работы в команде

На эффективность работы группы могут оказать влияние индивидуальные характеристики каждого члена команды. Это следует учитывать при наборе людей для работы над проектом. Они должны обладать определенными качествами:

1. Организатор-координатор — как правило, это руководитель команды, член команды прагматического и практического склада мышления с навыками планирования и организации практической деятельности, организовать совместные действия, правильно распределить обязанности^[40];

Для успешной работы управляющий проекта должен соответствовать некоторым требованиям, например, уметь взаимодействовать со специалистами различного уровня, профиля и квалификации; понимать основные цели проекта; иметь поддержку высшего руководства;

обеспечивать надежную информационную поддержку проекта; разбираться в людях и быть, по возможности, гибким в отношении всех аспектов проекта^[41].

Уровень руководства менеджера проекта основывается на его специальных знаниях, личностных особенностях, умении давать распоряжения, а также на многих других качествах, приобретаемых с опытом.

Отметим некоторые из них:

• умение предвидеть проблемы;
• умение найти верное решение в надлежащее время;
• умение управлять (одновременно) временными и затратными параметрами проекта;
• открытость к консенсусу;
• умение учесть культурные (в широком смысле) различия (в культуре, менталитете и др.);
• умение делегировать полномочия компетентными сотрудниками;
• умение суммировать (обобщать) мысли членов команды и действовать как катализатор команды^[42].

1. Аналитик — наиболее уравновешенный член команды с системным складом мышления;
2. Переговорщик — член команды, обладающий высокими коммуникационными навыками, способностью к убеждению, с широкими связями во внешней среде;
3. Критик — член команды с критическим складом ума и умением вскрыть все риски различных действий команды;
4. Душа команды — наиболее эмоциональный и жизнерадостный член команды, её «импульс» и «совесть»;
5. Генератор идей — член команды с наиболее раскрепощённым, образным складом мышления, с высокой образовательной подготовкой, широким кругозором, развитым творческим мышлением;
6. Стратег — член команды со стратегическим мышлением, способный сохранять ключевое направление командной деятельности, формировать и конкретизировать видение проекта^[43].

Из вышесказанного можно сделать выводы, что проект – это задача, которую нужно решить. Проекты могут быть разные: глобальные и менее грандиозные. Чтобы осуществить проект, нужно набрать команду специалистов, которые решат все поставленные задачи. Размер команды зависит от специфики, типа и масштаба проекта. В его реализации могут принимать участие от единиц до нескольких сотен человек. Команда создается на время реализации проекта. Для успешной реализации проекта необходимо создавать эффективную команду, учитывая квалификацию и опыт работы потенциального члена команды. Особенно важен выбор управляющего проектом. Это должен быть лидер, который сможет заинтересовать и повести за собой других к поставленной цели. Руководитель должен уметь взаимодействовать со специалистами различного уровня, проявлять гибкость в различных ситуациях, разбираться в людях, предотвращать и разрешать конфликты.

Для эффективного достижения целей проекта создается команда управлением проекта. Она осуществляет управление и координацию внутренних процессов проекта: ресурсами, сроками выполнения и качеством проекта.

Роли и функции членов команды

Модели определения ролей в команде

Роль в проекте (проектная роль) - определенный набор функций и полномочий в проекте, созданный с целью распределения обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль можно рассматривать как временную должность в организации (компании)^[44].

Существует три основные модели для определения ролей в команде:

1. Роли, выполняемые членами проектной команды. делятся на три группы:
   • роли, ориентированные на выполнение задач команды;
   • роли, ориентированные на создание/ поддержание работы команды;
   • индивидуальные (нефункциональные) роли.
2. Выделяют четыре основные категории участников, различных по типу поведения:
   • руководители (directors);
   • «всеобщие друзья» (socializes);
   • «личные друзья» (relates);
   • мыслители (thinkers).

Чтобы добиться наилучшего результата в подборе команды по одной из представленных моделей, следует придерживаться равного соотношения исполнителей каждой категории и избегать доминирования одной из них.

1. Согласно модели Р. М. Беллина, в каждой команде, которая стремится эффективно организовать свою работу, должны реализовываться следующие роли:

Ведущий, председатель (chairman) — выбирает направление движения команды вперед к общим целям проекта, обеспечивая оптимальное использование своих ресурсов.

Оформитель (shaper) — придает законченную форму всем действиям команды, направляет внимание и пытается придать определенные рамки групповым обсуждениям и результатам совместной деятельности.

«Генератор идей» (plant) — выдвигает новые идеи и стратегии, уделяя особое внимание главным проблемам, с которыми сталкивается группа.

Критик (monitor-evaluator) — анализирует проблемы с прагматической точки зрения, оценивает идеи и предложения таким образом, чтобы команда могла принять сбалансированные решения.

«Рабочая пчелка» (company worker) — превращает планы проекта в практическую работу, систематически и эффективно выполняет принятые обязательства.

«Человек команды», опора команды, социализатор (team worker) (ЧК) поддерживает командный дух среди участников проекта, оказывает им помощь в трудных ситуациях, пытается улучшить взаимоотношения между ними и в целом способствует поднятию командного настроя.

«Добытчик» (resource investigator) — обнаруживает и сообщает о новых идеях, разработках и ресурсах, имеющихся за пределами команды, налаживает внешние контакты, которые могут быть полезными для проекта, и проводит все последующие переговоры.

«Завершающий» (completer) — играет доминирующую роль во время тестирования результатов проекта на завершающей фазе жизненного цикла, однако его роль на более ранних фазах также важна.

В идеальной команде роли должны быть сбалансированы. Из представленных моделей наиболее предпочтительной для определения ролей в команде проекта являются вторая и третья модели, так как при классификации ролей они позволяют использовать разные критерии (типы поведения н функциональные обязанности, которые выполняют участники проекта). Поэтому возникает задача формирования комбинированной модели^[45].

Основные роли участников проекта

Руководитель проекта должен чётко расписать функциональные обязанности собственные и членов команды. Совместно с индивидуальными особенностями и особенностями неформальных взаимоотношений, функциональные обязанности определяют распределение ролей в команде проекта^[46].

Можно выделить основные роли участников проекта:

• Заказчик - главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Заказчик определяет основные требования к проекту, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, заключает контракты с основными исполнителями проекта и несет ответственность по этим контрактам, управляет процессом взаимодействия между всеми участниками проекта или делегирует основному исполнителю эту функцию, несет ответственность за проект в целом перед обществом н законом и т.п.
• Клиент - индивидуум или организация, которая будет использовать продукты проекта. Это могут быть также группы клиентов.
• Спонсор - участник, обеспечивающий финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы для осуществления проекта.
• Управляющий проектом (главный менеджер проекта) (Project Manager) - физическое лицо, которому делегируются полномочия по руководству всеми работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации работ всех участников проекта^[47].
• Эксперт - член команды наиболее высокой квалификации, выполняющий ключевые операции;
• Хозяйственник - член команды, ответственный за снаряжение, оборудования и инвентарь команды^[48];