Файл: Построение эффективной структуры управления компанией (Понятие, значение, определение организационных структур управления).pdf

Проанализировав данную таблицу можно сделать вывод, что более частыми клиентами являются деловые люди и группы (групповое размещение). Именно поэтому наибольшим спросом пользуются номера категории «стандарт» и «бизнес стандарт», они максимально удобны в расположении, уровне комфорта и подходят для гостей, которые приехали в командировки на срок от 1 до 5 дней. Главная задача Триумф Отеля это предоставление услуг гостям. Услуги подразделяются на основные, поддерживающие, стратегические, тактические.

1. Основная услуга – проживание.

Поддерживающие услуги - бесплатный WI-FI, трансфер, охраняемый паркинг, утюг и гладильная доска, чайник, кофе/чай.

Стратегические услуги - завтрак в номер для высоких категорий (континентальный), украшение номеров (номер для новобрачных), кондиционер.

Тактические услуги - при проживании в номерах категории «Бизнес Стандарт» или «Улучшенный» более 7 ночей - скидка 30 % от основного тарифа, скидка 10 % при посещении боулинга «Атом» для гостей отеля, скидка 10% на услуги салона красоты. При проживании семейных пар в номерах категории «Классик двухместный» и « Классик одноместный» проживание детей до 12 лет – бесплатно.

2. Основная услуга - проведение конференций, семинаров и презентаций.

Поддерживающие услуги – аренда конференц-зала, аренда оборудования, бесплатный Wi-Fi.

Стратегические услуги - кофе-брейки с вариантами меню на выбор заказчика, различные варианты посадки (театр, класс, П-рассадка, периметр), бесплатная подготовка помещения и настройка оборудования.

Тактические услуги - скидки на размещение групп в номерах отеля, организация трансфера для участников конференции со скидкой 5%, возможность заказать почасовую аренду: от одного до трёх часов, в этом случае будет взиматься почасовая оплата.

3. Основная услуга – питание.

Поддерживающие услуги - завтрак/ обед / ужин в ресторане «Веранда» (для гостей корпуса 4*), блюда русской и европейской кухни, завтрак/ обед / ужин в кафе «Бульвар» (для гостей корпуса 3*)

Стратегические услуги - доставка еды и напитков в номер, роскошное меню от шеф-повара, наличие летней веранды.

Тактические - при заказе свадебного банкета в ресторане «Веранда» номер в подарок, скидка для проживания гостей от молодоженов 50%, скидка для гостей отеля в размере 5 % при заказе столиков в праздничные дни, комплимент на день рождения - бесплатный десерт.

2.2 Анализ существующей структуры управления

В данной компании принята линейно-функциональная структура управления. Главной задачей является максимальное получение прибыли.

Возглавляют компанию учредители, которые избирают генерального директора, реализующего основные функции управления, такие как:

оперативное управление,

перспективное развитие,

планирование,

финансово-экономическую стратегию.

В круг функциональных обязанностей директора входит и кадровая политика, работа с кадрами.

Функция главного бухгалтера - ведение материального и финансового учета, определение заработной платы. Он организует учет поступающих денежных средств, формирования актов выполненных работ клиентам, составлением бухгалтерской и налоговой отчетности.

Отдел информационных технологий - в функции системного администратора входит организация доступа к локальным и глобальным сетям; настройка системы безопасности, планирование общей политики безопасности; установка и настройка сетевых сервисов, поддержание их в рабочем состоянии; поддержка рабочего состояния программного обеспечения серверов; защита от вирусов, обновление антивирусных баз. Повышение профессионального уровня специалистов по вопросам практического применения новых информационных технологий и сопутствующего программного обеспечения.

Заместитель генерального директора - имеет прямое управления различными отделами, осуществляет рациональную и эффективную организацию предприятия, доводит до сведения сотрудников информацию путем проведения собраний; осуществляет мотивацию сотрудников; контролирует работы отдела путем получения отчетности (месяц, квартал, год) и ее анализа. Анализирует результат деятельности, представляет полученные данные непосредственному руководителю.

Кроме перечисленных выше функциональных руководителей Генеральному директору напрямую подчинен секретарь, который совмещает функции отдела персонала, т.е. занимается оформлением трудовых контрактов, переводом либо увольнением работников.

Схема подчиненности Генерального директора должна быть усовершенствована, т.е. минимизирована.

Рассмотрим далее ветви управления заместителей Генерального директора.

Менеджер по работе с клиентами - Осуществляет анализ аудитории потенциальных клиентов, выявляет потребности клиентов, их уровень и направленность. Разрабатывает методики поиска клиентов, планирует работу с клиентами, составляет схемы обращения к клиентам. Непосредственно осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путем размещения рекламы, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями, пр.). Составление договоров и расчет тарифных планов.

Служба безопасности - занимается проверкой сотрудников компании на благонадёжность, обеспечивает сохранность имущества компании.

В подчинении у заместителя генерального директора находятся:

 АХО отвечает за уборку и содержание помещений и связанных с ними территорий с учетом санитарных и противопожарных норм. Организовывает текущий и капитальный ремонт строений, заключает с поставщиками коммунальных услуг и услуг связи договоры на обслуживание. Обеспечивает работников расходными материалами на хозяйственное обслуживание и канцтоварами, по согласованию с директором - мебелью и оргтехникой.

 Гл.Инженер - проведение вводного инструктажа. Разработка инструкций‚ локальных нормативных актов и т.д. Осуществление контроля за соблюдением безопасных условий труда и промышленной безопасности на строительных объектах. Взаимодействие с контролирующими органами. Проведение проверки знаний у сотрудников. Обучение и аттестация‚ учет и расследование несчастных случаев.

Исходя из анализа действующей организационной структуры ООО «Триумф Отель», можно сделать вывод, что в ней отсутствует логистическая служба, в результате чего на предприятии нет эффективно организованной аналитической деятельности.

Проведенный анализ линейно-функциональной схемы управления предприятия наглядно показывает, что руководство предприятия не уделяет внимания совершенствованию. Структура застывшая. И именно это является одной из главных причин того, что предприятие не выдерживает конкуренции, и сдает свои позиции на рынке, по сравнению с другими организациями.

2.3 Анализ действующей регламентирующей документации

В настоящее время в ООО «Триумф Отель» система набора и подбора кадров как таковая отсутствует. Прием работников осуществляется традиционными способами, такими как объявления в периодической печати, объявление на стенде компании и через сеть Интернет. Некоторая часть работников принимается по рекомендации уже работающих в компании.

Функции отдела кадров при приеме на работу сводятся к предварительной беседе с кандидатом и направление его на собеседование к руководителю подразделения, в которое намечен его прием. Положительное или отрицательное решение руководителя подразделения является основанием для приема на работу. Никаких тестирований и собеседований, имеется в виду профессиональное собеседование, с кандидатом не проводится.

При положительном заключении руководителя подразделения, составляется договор подряда на месяц, для адаптации сотрудника. При успешном прохождении испытательного срока, отдел кадров оформляет необходимые документы и готовит приказ директора о приеме на работу.

Адаптацией работников практически не занимаются. В редких случаях вновь принятому работнику назначается наставник. Такая ситуация не коим образом не способствует резкому сокращению текучести кадров.

Общая численность персонала за последние три года - табл. 1.

Половозрастная структура персонала - рис. 8.

Структура персонала по стажу работы в организации - в табл. 3.

Таблица 1

18- 29

30- 39

40- 49

50

Рис. 8 Половозрастная структура персонала

Структура персонала ООО «Триумф Отель»в 2019 году не претерпела существенных изменений по сравнению с 2018 годом. За прошедшие несколько лет мы наблюдаем тенденцию к омоложению персонала нашей компании. Так, с 2018 по 2019 год средний возраст наших сотрудников снизился, составив 33,03 года по состоянию на декабрь 2019 года. При этом большинство составляют работники, находящиеся в наиболее экономически и социально активном возрасте - до 45 лет. Такое сочетание молодых, инициативных работников и опытных, высокопрофессиональных сотрудников, передающих свои знания и умения молодым специалистам, представляет собой оптимальную возрастную структуру персонала. Коллектив состоит из 47 женщин и 20 мужчин.

Таблица 3

ГЛАВА 3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕСТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Определение нормы управляемости и расчет ее сменности руководителей и исполнителей в подразделениях

Основываясь на технико-экономических показателях предприятия за 2019 и предложениях по изменению структуры управления можно произвести расчет нормы управляемости и ее сменности руководителей на примере Генерального директора. Исходные данные для расчета сведем в таблицу 6.

Исходные данные для расчетов.

Таблица 6.

Загрузку руководителя определяют как общую (суммарную) трудоемкость управленческих решений, принимаемых руководителем на конкретном уровне управления в течение периода времени, по формуле:

где Qp - суммарная трудоемкость, ч;

Ti - трудоемкость i-го управленческого решения, ч;

Kij - число повторений i-го решения на i-м уровне;

- количество процедур

Для определения числа руководителей, необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости, применяется формула:

Cp = Qp / Fd,

где Cp - расчетное число руководителей;

Qp - трудоемкость принятия управленческих решений, ч;

Fd - действительный фонд времени одного сотрудника, ч.

C помощью расчетов мы определили, что число руководителей, находящихся в непосредственном подчинении Генерального директора не должно превышать четырех человек. Однако на данном этапе невозможно так резко изменить существующую структуру, предлагая свои изменения в существующей структуре компании, мы постепенно к этому будем стремиться.

3.2 Разработка предложений по оптимизации структуры управления

Как отмечалось выше, предприятие может успешно работать только при наличии рациональной структуры управления. Существующая структура управления должна претерпеть изменения в следующих направлениях:

 Сокращение количества подчиненных каждого руководителя высшего звена.