Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Коммуникации).pdf

Таблица 1

Задачи оценки эффективности внутрикорпоративных коммуникаций.

Продолжение таблицы 1

Согласно работам зарубежных авторов М.Х. Мексона, М. Альберта и Ф. Хедоури, исследовать различные типы проблем в коммуникациях позволяет циклическая модель, в частности связи между ее элементами [41]. Согласно элементному составу модели, выделяются следующие группы помех, связанные с:

1. Коммуникатором или коммуникантом (биологические, психологические, социологические);

2. Сообщением (проблемы стилистики сообщения и его трактовки, а также языкового словаря);

3. Кодированием/декодированием сообщения;

4. Каналом обратной и прямой связи;

Согласно В.М. Щепелю существует шесть видов коммуникационных проблем: [42]

1. дискомфорт физической среды, в условиях которой воспринимается сообщение. К коммуникационным помехам этого типа причисляют такие факторы, как неправильный выбор искусственного освещения, места и времени коммуникации;

2. инерция включенности: озабоченность слушателя иными проблемами;

3. антипатия к чужим мыслям, стереотипность сознания, амбициозность;

4. языковой барьер;

5. профессиональное неприятие: некомпетентное вторжение коммуникатора в профессиональную сферу коммуниканта;

6. неприятие имиджа коммуникатора;

Выводы по главе 1

Необходимо помнить, что для данной работы наибольший интерес представляет функция управления, ведь она направлена на деятельность внутри организации по сбору информации, выработке решений и предотвращению негативных ситуаций, что является важным элементом внутрифирменных коммуникаций организации и работников.

Затем было изучено понятие «коммуникации в организации», выявлены их главные задачи, цели и миссии. Важнейшей миссией внутриорганизационных коммуникаций является распространение и укрепление корпоративной культуры у сотрудников.

Это, в свою очередь, способствует формированию единой корпоративной культуры организации, укреплению лояльности и вовлеченности персонала, сокращает текучесть кадров.

Немаловажной особенностью внутри организационных коммуникаций является их двусторонняя природа, они подразумевают наличие обратной связи. Именно по этой причине крайне важно в процессах коммуникации учитывать мнение работников, вести с ними диалог.

Кроме того, были изучены различные виды и инструменты внутриорганизационных коммуникаций. Необходимо четко определить цели подобных инструментов и необходимый результат.

Если инструмент не оправдывает цель, то он не эффективен. Раз основная цель внутрифирменных коммуникаций связана с корпоративной культурой, автором было проанализировано данное понятие и связанные с ним элементы.

В результате анализа можно сказать, что коммуникации транслируют сотрудникам миссию и ценности организации, формируют модели поведения и корпоративный дух, традиции. Данный аспект крайне важен для компании, так как сотрудники, осознающие цели, миссию и ценности компании более лояльны, вовлечены в рабочий процесс.

ГЛАВА 2. ОЦЕНКА ВЛИЯНИЯ КОММУНИКАЦИЙ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Универсал-Юг»

Организация ООО «Универсал-Юг» входит в состав холдинга «Универсал», поэтому автор выпускной квалификационной работы считает нужным сначала привести информацию именно по этой организации, прежде чем углубляться непосредственно в «Универсал-Юг», так как фирменный стиль обе организации используют один, равно как и цели, миссии и задачи.

«Холдинг «Универсал» – один из крупнейших многопрофильных холдингов России, лидер рынка торговой недвижимости города Ростова-на-Дону и фактический создатель индустрии современных торгово–развлекательных комплексов в регионе. В структуре холдинга - десятки производственных и строительных компаний, торговые, медицинские, рекламные организации; отели, рестораны и другие предприятия в различных сферах бизнеса».

Компания была основана в 1992 году. К 2016 году в эксплуатации находятся 22 торгово-развлекательных комплекса. 22 декабря 2005 года холдинг открыл проектное бюро ООО «Универсал-Юг», которое и будет рассмотрено в данной работе.

Специализация компании – комплексное проектирование, получение технических условий, организация изыскательских работ, а также выполнение функций заказчика-застройщика жилых и общественных зданий различного назначения [45]:

- торгово-развлекательные комплексы;

- гостиницы;

- жилые дома;

- физкультурно-оздоровительные комплексы, бассейны.

- здания специального и промышленного назначения.

2.2 Виды и инструменты коммуникаций в ООО «Универсал-Юг»

Коммуникациями в компании не занимается определенный специалист, вместо этого отдельные сотрудники выполняют различные функции по распространению информации: помощники ГИПов (главный инженер проектов) получают и выдают рабочие задания, секретари и сотрудники PR-отдела занимаются мероприятиями и информированием о них.

Из-за отсутствия специалиста по коммуникациям они получаются не очень эффективными. У организации отсутствует корпоративное издание, но присутствует корпоративный портал, информационная доска, отдельные менеджеры занимаются корпоративными мероприятиями, в основном развлекательными. Также в организации присутствует корпоративная связь в виде программы Outlook.

Таким образом, можно сделать вывод, что коммуникации в компании «Универсал-Юг» сильно децентрализованы. Нет единого менеджера по внутрифирменным коммуникациям, или специалиста по связям с общественностью, который бы занимался внутриорганизационными коммуникациями.

Рассмотрим основные виды внутрифирменных коммуникаций в организации. В компании используются все виды внутрифирменной коммуникации, описанные в теоретической главе работы:

- вертикальные (в каждом департаменте есть руководитель, ему подчиняются все сотрудники данного отдела);

- горизонтальные (Универсал-Юг состоит из множества департаментов, в каждом из них сотрудники контактируют друг с другом.Кроме того, коммуникации происходят и между сотрудниками разных отделов);

- межличностные (в каждом отделе сотрудники работают в еще более мелких группах, в которых и складываются тесные межличностные отношения);

- организационные;

- формальные и неформальные;

В организации приняты как простые неформальные коммуникации, вроде бесед в столовой или в помещении для курения, так и официальные встречи и совещания, которые проводятся регулярно. В офисе присутствуют два помещения для совещаний: один большой стол в кабинете руководителей, а также помещение для более официальных встреч с заказчиками и подрядчиками.

Далее рассмотрим инструменты коммуникаций в ООО «Универсал-Юг»:

1. Информационная доска. В компании информационная доска находится в центре коридора, рядом со входом в общие помещения и недалеко от уборной.

Подобное расположение позволяет каждому сотруднику хотя бы несколько раз в день обращать на нее внимание.

Доска является средством для распространения как важной информации, например, о ближайших мероприятиях и совещаниях, так и для менее важной, но, тем не менее, необходимой для внутренних коммуникаций, такой как дни рождения сотрудников и ближайшие выходные и праздники.

2. Корпоративный портал (интернет-сайт)

У «Универсал-Юг» присутствует свой корпоративный сайт, открытый для общего доступа. У сайта присутствуют следующие разделы [30]:

- Главная страница. В данном разделе размещена краткая основная информация о деятельности компании и ее структуре.

- Структура компании. На этой страничке присутствует краткая информация о департаментах компании. Однако она скопирована из описания организации на главной странице, так что её смысл немного теряется.

- Проекты. Наверное, самый важный и информативный раздел, так как здесь представлены все проекты, выполненные организацией, а их около 20, а также 5 строящихся. У раздела есть один существенный недостаток: фотографии объектов загружены в низком разрешении и не разворачиваются на весь экран, так что оценить их полностью затруднительно.

- Обмеры. Данный раздел содержит в себе информацию о проведении обмерных работ, их назначение, этапы, задачи, а также расценки.

Итогом работ являются 2D или 3D чертежи зданий. Довольно понятный и удобный раздел, рекламирующий престижную функцию.

- Контакты. Здесь представлена таблица с инициалами директоров всех департаментов и их телефоны. Удобно, просто, но мало.

В целом, портал не очень информативен. Он не дает полной информации о компании, лишь сухие факты, не дает возможности обратной связи для сотрудников. На сайте отсутствует миссия, цели, ценности и видение компании, что также сказывается на корпоративной культуре и внутрифирменных коммуникациях в целом. Отдельно стоит упомянуть оформление интернет-портала: несмотря на то, что фирменный стиль «формально» соблюден, сайт выполнен слишком просто, нет разнообразия в шрифтах и отдельных элементах, отсутствуют современные элементы дизайна. В конце концов, портал не носит новостной характер и не обновляется, что не может не сказываться на его эффективности.

Как отмечалось ранее, портал должен служить для распространения корпоративной культуры, для информирования сотрудников о ближайших мероприятиях, достижениях компании, её ближайших целях.

Таким образом, данный инструмент коммуникаций в ООО «Универсал-Юг» можно считать неэффективным.

3. Корпоративная связь.

Так как работа в компании довольно напряженная, департаментов много и сотрудников, выполняющих коммуникативные функции, мало, в организации существует корпоративная связь, а именно Outlook. Любой сотрудник в любой момент времени может связаться с другим через данную программу, послать рабочее задание, получить чертежи в электронном виде, или договориться о совещании. Но так как Outlook выполняет функцию скорее почты, то для более оперативной связи компания использует корпоративную сеть телефонов. Каждый сотрудник имеет свой стационарный телефон, свой номер, и это упрощает связь и взаимодействие.

Таким образом, корпоративную связь в ООО «Универсал-Юг» можно считать эффективной.

4. Корпоративные мероприятия.

В компании присутствуют общие мероприятия, которые проводятся каждый год: празднование нового года, 8 марта и 23 февраля, а также дня строителя – 14 августа. Кроме того, празднуются дни рождения руководителей департаментов, а также остальных сотрудников, но в более узком кругу. Обычно мероприятия проходят в ресторанах, иногда за городом (шашлыки), или даже на теплоходах по реке Дон. Празднования сопровождаются застольем, выпивкой, танцами и конкурсами, а также выступлениями приглашенных актеров.

Подобные мероприятия лишь частично выполняют функции, описанные в первой главе: в компании присутствуют лишь досуговые мероприятия, они помогают сотрудникам расслабиться и наладить отношения, немного объединяя их. В организации отсутствуют другие типа мероприятий, поэтому не происходит мотивации и командообразования, укрепления единого духа.