Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Коммуникации).pdf

Таким образом, были проанализированы все элементы внутрифирменных коммуникаций, задействованных в компании «Универсал-Юг». Важно отметить, что организация не использует все возможные инструменты, а использование некоторых можно поставить под сомнение, так как они не выполняют поставленных задач и не помогают достижению поставленных целей.

Именно поэтому важно оценить эффективность управления внутрифирменными коммуникациями в «Универсал-Юг».

2.3 Оценка эффективности коммуникаций в «Универсал-Юг»

Компания «Универсал-Юг» не проводит собственных исследований внутрифирменных коммуникаций, поэтому был проведен ряд собственных исследований. Как было упомянуто в первой главе, одним из ключевых показателей эффективности внутрифирменных коммуникаций организации является развитая корпоративная культура, а именно вовлеченность персонала в деловой процесс и его лояльность компании.

Именно поэтому было решено провести анкетирование с целью выяснения индекса чистой лояльности. Из каждого департамента компании было опрошено 5 человек, итого 30.

После проведения опроса мы проводим анализ полученных результатов и условно разделяем сотрудников компании на три группы:

Промоутеры — сотрудники, давшие оценку 9 или 10. То есть работники, которые лояльны к компании, действуют в ее интересах и готовы порекомендовать ее своим друзьям.

Пассивные — сотрудники, поставившие оценку 7 или 8. То есть те, кто не настроен рекомендовать ее своим друзьям или знакомым. Нейтралами чаще всего являются пассивные работники, в принципе готовые поменять компанию. Критики — сотрудники, поставившие оценку в интервале от 1 до 6. То есть те, которые разочарованы работой в компании, скорее находятся в активном поиске альтернативного варианта и никогда не будут рекомендовать ее своим друзьям.

Показатель eNPS — это разница между процентным соотношением Промоутеров и Критиков. Соответственно, чем больше ваших сотрудников являются Промоутерами, тем крепче «фундамент» вашей компании и тем больше у нее предпосылок к активному росту и развитию.

В результате опроса были выявлены следующие данные:

Среди 30 человек, принятых за 100%, лишь 6 человек (20%) являются промоутерами, они довольны деятельностью компании и поддерживают её. 11 человек являются пассивными, они, в основном, довольны положением, но не полностью и могли бы сменить место работы при удобной возможности, И целых 43% сотрудников являются критиками, они не довольны работой организации, их не устраивают условия труда и руководство.

Распределение сотрудников представлено в диаграмме ниже:

Рисунок 7 – Распределение сотрудников по индексу чистой лояльности

Согласно данным, индекс чистой лояльности eNPS = 20% - 43% = –23%

Таким образом, большая часть работников являются критиками, что не может не быть плохо для компании. Так как одним из важнейших условий управления внутрифирменными коммуникациями в организации является поддержание лояльности сотрудников, как было подчеркнуто выше, можно сделать вывод, что внутрифирменные коммуникации являются не эффективными, согласно данному показателю.

Однако стоит заметить, что довольно большое количество сотрудников (37%) являются пассивными, при этом их низкие оценки зачастую обусловлены скорее недостаточной заработной платой, нежели проблемами внутрифирменных коммуникаций.

Тем не менее, автор работы считает нужным более детально рассмотреть данный индекс, проанализировав каждый департамент отдельно.

Так, например, в департаменте организации проектирования 40% респондентов являются критиками, 40% – пассивными и 20% – промоутерами. В департаменте инженерного обеспечения 60% являются критиками, 20% пассивными и 20% промоутерами. В департаменте проектирования дела обстоят лучше: лишь 20% критиков, 40% пассивных и 40% промоутеров. В департаменте разработки дизайн-проектов промоутеров нет, 60% пассивных сотрудников и 40% критиков.

В финансовой службе 80% критиков и 20% пассивных работников. В отделе PR, однако, 20% критиков, 60% пассивных сотрудников и 20% промоутеров. Таким образом, можно заметить, что некоторые отделы более лояльны компании, чем другие.

Стоит более детально рассмотреть основные причины, указанные критиками и пассивными сотрудниками. Среди них низкая или нестабильная заработная плата, неграмотная политика руководства, не очень интересный рабочий процесс и отсутствие перспектив карьерного роста.

Однако, в условиях экономического кризиса, данные критерии вполне естественны для проектировочной компании. Однако, существуют и другие поводы для лояльности компании, и они тесно связаны с корпоративной культурой и успешным транслированием информации сотрудникам.

В ООО «Универсал-Юг» существует множество положительных условий и поощрений для работников: частые премии, льготное питание и полис ДМС, корпоративны, стабильная оплата, а также тесное общение с руководством. Однако, как было выявлено в первой главе данной работы, одним из важнейших факторов внутрифирменных коммуникаций является эффективность инструментов этих самых коммуникаций. Поэтому было решено провести оценку эффективности инструментов внутрифирменных коммуникаций компании. Было опрошено 30 человек, по 5 из каждого департамента. В результате анкетирования были выявлены следующие данные: Более трети сотрудников постоянно пользуются информационной доской, 22% просматривают ее довольно часто, почти треть лишь иногда и всего лишь 14% пользуются ею изредка или никогда.

Кроме того, более половины (66%) респондентов находят доску полезной. Таким образом, можно констатировать, что информационная доска является довольно эффективным инструментов внутрифирменных коммуникаций в «Универсал-Юг».

С корпоративным порталом дела обстоят иначе. 69% респондентов никогда не пользовались сайтом компании, 16% редко заходят на него, чтобы получить определенные данные (телефонный номер). Дальнейшее исследования корпоративного портала автором работы показало, что он не соответствует современным требованиям и запросам сотрудников компании: портал не обновляется, информации на нем крайне мало и подана она не в лучшем виде (фотографии низкого разрешения). Кроме того, дизайн сайта также является не самым качественным и профессиональным.

Исследование показало, что 70% сотрудников не находят сайт привлекательным или удобным. При этом 44% респондентов считают, что сайт достаточно информативный (оценка 5 или выше по десятибалльной шкале). Можно сделать вывод, что корпоративный портал является одним из неэффективных инструментов управления внутрифирменными коммуникациями компании «Универсал-Юг».

При этом, несмотря на низкую привлекательность и удобность, портал довольно информативен, то есть проблема именно в подаче данного инструмента. Как было упомянуто в первом разделе, корпоративный портал должен привлекать сотрудников, предоставлять им самую свежую информацию, сообщать о мероприятиях, а также содержать элементы корпоративной культуры, ведь сайт – очень мощный инструмент её поддержки и распространения. Таким образом, «Универсал-Юг» не использует данный инструмент коммуникаций по назначению, он нуждается в полной переработке.

Исследование показало, что треть сотрудников довольна содержанием и частотой корпоративных мероприятий, и почти половина (25% и 20% соответственно) довольны либо частотой, либо содержанием. Корпоративным мероприятиям в «Универсал-Юг» уделяется больше внимания и они прорабатываются качественнее. Зачастую PR-отдел занимается различными праздниками и кооперативами. Можно сказать, что корпоративные мероприятия - сильный и эффективный инструмент компании. Однако мероприятия носят однобокий характер, а конкретно - развлекательный и совещательный. Таким образом, инструмент не использует все доступные функции.

Исследований об эффективности инструментов внутрифирменной коммуникации оказалось недостаточно, поэтому было решено рассчитать уровень вовлеченности сотрудников в дела компании. Опрос был составлен по методике Q12. В общей сложности было опрошено 20 человек.

В результате исследования были выявлены следующие данные: общий уровень вовлеченности сотрудников составил 70,2%, что можно считать выше среднего. При этом больше половины опрошенных сотрудников понимают, чего от них требует руководитель, а целых 80% имеют достаточные для выполнения своих задач инструменты. 55% опрошенных полагают, что с их мнением на работе считаются и что руководитель относится к ним по-человечески.

Подобные данные говорят о то, что рабочий процесс в компании налажен неплохо, сотрудники получают необходимые инструкции и знают свое дело. Кроме того, с их мнением считаются, у них хорошие отношения с руководством. Однако лишь треть респондентов получала признание и похвалу за хорошую работу в течение последней недели, и треть считает, что на работе их развитию кто-то способствует.

Помимо этого, лишь 35% сотрудников чувствует важность работы в компании за счет ее миссий и целей, и лишь около одной десятой респондентов отметили, что у них есть близкий друг на работе и что за последние полгода кто-то на работе говорил об их прогрессе.

Данный анализ показывает основные проблемы компании и подтверждает результаты остальных исследований.

Несмотря на то, что в компании работают квалифицированные сотрудники, отношения с руководством хорошие и иногда даже теплые, и задачи доносятся до работников быстро и в понятной форме, компания не транслирует подчиненным корпоративную культуру, не поощряет сотрудников, отсутствие похвалы свидетельствует об этом. Хоть задачи и цели отдельных проектов ясны работникам, общие миссии и цели организации не выделены, что усложняет распространение корпоративной культуры и понижает лояльность.

То, что лишь 10% сотрудников имеют близкого друга на работе, также является серьезной проблемой, так как сильно снижает привлекательность рабочего процесса и, соответственно, вовлеченность в него.

Выводы по 2 разделу

В данной главе была проанализирована коммерческая организация ООО «Универсал-Юг». По результатам исследований эффективности инструментов коммуникаций, индекса чистой лояльности сотрудников и уровня вовлеченности персонала в дела компании был выделен ряд проблем:

- некоторые инструменты внутрифирменных коммуникаций не совсем эффективны;

- индекс лояльности персонала крайне низкий;

- уровень вовлеченности персонала в дела компании выше среднего, однако сотрудники не понимают миссии и целей компании, не получают поощрения и похвалы, у многих нет чувства причастности к рабочему процессу;

- корпоративная культура в некоторых местах заимствована у холдинговой компании-создателя, своя практически отсутствует.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ КОММУНИКАЦИЯМИ ООО «УНИВЕРСАЛ-ЮГ» С ЦЕЛЬЮ ПОВЫШЕНИЯ ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ

3.1 Разработка программы по эффективному управлению коммуникациями

Разработка программы:

1) Увеличение эффективности корпоративного портала:

Разработка нового дизайна и структуры портала.

2) Формулирование корпоративной культуры и ее трансляция посредством инструментов внутренних коммуникаций. Так как у компании отсутствует конкретные миссия, ценности и видение, необходимо сформулировать их для дальнейшего развития корпоративной культуры.

3) Повышение лояльности сотрудников: Так как количество промоутеров в данный момент крайне низкое, а критиков – невероятно высокое, а экономическая ситуация еще сильнее усугубляет положение. Необходимо решить данную проблему средствами PR.

4) Повышение вовлеченности сотрудников в дела компании:

Согласно исследованиям, проведенным автором выпускной квалификационной работы ранее, уровень вовлеченности сотрудников выше среднего (70,2%). При этом работники понимают, чего от них ждут руководители и имеют все необходимые инструменты для выполнения работы. Кроме того, руководство относится к ним по-человечески и считается с их мнением. Однако, многие сотрудники не получают похвалы, об их прогрессе не упоминают на работе. Большинство работников не чувствуют важность своей работы за счет миссий и целей компании, а у многих нет близких друзей. Кроме того, они не видят развития.

Возможные пути решения данной проблемы – использование инструментов внутренних коммуникаций для транслирования успехов отдельных сотрудников.

Проведение данных мероприятий обеспечит выполнение всех поставленных целей и задач, полностью переработает систему внутренних коммуникаций, обеспечивая удобное и эффективное управление ими.