Файл: Основные функции в системе менеджмента (Концептуальный и содержательный аспект системы менеджмента).pdf

Любой вид деятельности человека сопровождается управлением и нуждается в нем. Иначе деятельность была бы невозможна и не приносила бы никакого результата.

Она может быть разной: индивидуальной, коллективной или общественной. Очевидно, что индивидуальная деятельность нуждается в самом простом управлении. А вот коллективная и общественная деятельность требуют более сложного управления и даже создания специальной системы управления.

Система управления организацией является одним из наиболее распространенных терминов в науках управления, теории организации, теории информации и смежных областях знаний. Однако исследование многих теоретических источников показало, что сегодня нет четкого определения системы управления организацией.

Одним из основных компонентов, составляющих содержание элемента управления, является функция управления. Следовательно, для выполнения той или иной работы необходимо заранее определить, что необходимо получить в конце, как организовать бизнес, мотивировать и контролировать его реализацию, что является функциями управления.

Цель исследования – охарактеризовать основные функции в системе менеджмента.

Задачи исследования:

- рассмотреть понятие и сущность системы менеджмента;

- представить содержательный аспект системы менеджмента;

- охарактеризовать основные функции в системе менеджмента, а именно:

- функцию планирования;

- функцию организации;

- функцию мотивации;

- функцию контроля.

Информационной базой исследования послужили научная и учебная литература, научные статьи и диссертации, интернет-источники.

1. Концептуальный и содержательный аспект системы менеджмента

1.1. Понятие и сущность системы менеджмента

Система как концепция и объект исследования рассматриваются фундаментальными отраслями науки как общая теория систем и их прикладные области: кибернетика, системный анализ и системная инженерия.

Наиболее распространенное определение системы дает один из основоположников общей теории систем, биолог Л. фон Берталанфи. В своей формулировке система представляет собой «ряд взаимосвязанных элементов, комбинация которых дает уникальное целое и новый системный эффект» [9, С.11].

Необходимо добавить к этому определению, что система - это не простой набор элементов, а упорядоченное множество, или набор объектов и взаимосвязи между ними, что дает новое качество, не связанное с качествами его составных элементов. Берталанфи определяет это новое качество как «системный эффект», позднее это явление привело к развитию синергетики или теории сложных систем.

Поэтому основные свойства системы, которые важны в определении этого термина, следующие:

- целостность: внешнее влияние в системе изменяет все элементы системы, а не ее единственный элемент;

- Университет - система приобретает новые качества по сравнению с простой суммой качеств элементов, которые ее составляют;

- иерархия: каждый элемент системы можно рассматривать как систему, а сама система также является элементом более глобальной системы [4, С.101].

Следует отметить, что все принципы функционирования систем, в соответствии с общей теорией систем, подтверждают роль постановки целей, координации, регулирования и обратной связи в работе системы. То есть, роль управления в существовании системы как таковой.

Это означает, что любая система должна контролироваться, а процессы субъекта и управления являются частью самой системы.

Система менеджмента является устойчивой комбинацией, используемой при определении многих явлений: системы управления качеством, системы управления благотворительностью, системы управления природоохранными отношениями и т. д.

Согласно самой старой организации в Соединенных Штатах для сертификации систем управления, «система управления является конкретной основой для управления и постоянного совершенствования процедур, политик и процессов организации [4, С.102].

Система менеджмента предполагает существование трех эквивалентных элементов в качестве подсистем: субъекта управления, объекта управления и подсистемы преднамеренного влияния одного над другим. В этом случае следует отметить, что однонаправленное влияние объекта на объект не исчерпывает сущность взаимодействия субъекта и объекта управления. Такой моно вектор будет противоречить принципу контроля, который подтверждает необходимость обратной связи в системе. Лучшей формулировкой в этом случае будет «преднамеренное взаимодействие» субъекта и объекта управления.

В соответствии с вышесказанным система менеджмента в организации является объектом администрирования и субъектом управления, связанным упорядоченным и направленным взаимодействием между ними.

Объектом управления является организация. Организация сама по себе представляет собой сложную систему адаптации и, следовательно, говоря о системе менеджмента в организации, нельзя видеть организацию в целом как объект управления и отделять систему управления организацией. Таким образом, в модели системы менеджмента объект является аспектом или подсистемой организации в целом.

Наибольшее количество определений системы управления организации указывают на организационную структуру как элемент этой системы. Система управления описывается как определенная целостность, состоящая из инструментов (системного интеллекта), организационной структуры, ее графического образа и процессов управления (динамика системы) [4, С.103].

В дополнение к объекту и предмету управления в системе управления организацией интегральным элементом является упорядоченное воздействие субъекта на объект. Очевидно, что такое воздействие является «уточненным» руководством. Большинство авторов, говоря о системе управления организацией или другим объектом, используют терминологию, связанную с функциональным управлением. В то же время существует обобщенное мнение о том, что система управления представляет собой набор процессов и процедур.

Система управления - это построение процессов и процедур, используемых для выполнения задач, необходимых для достижения цели организации [15, С.21].

Существует обобщенное мнение о том, что существует процесс управления, применимый к любой организации, который состоит из реализации функций, которые должен выполнять каждый менеджер. В настоящее время в литературе по менеджменту есть тенденция видеть администрирование в качестве выполняющих функции.

Таким образом, в системе менеджмента организации элемент, который связывает организационную структуру, как объективную реальность и административную проблему, представляет собой набор функциональных процедур управления: прогнозирование, планирование, мониторинг, анализ и т. д.

Субъектом управления является определенная подсистема, которая наиболее активно влияет на остальные подсистемы и на формирование целей самого высокого определяющего порядка.

Фрейдина в вышеизложенном определении упоминает о присутствии в системе управления определенного интеллекта, о наборе инструментов, которые, на наш взгляд, могли бы заменить место управления, но в интерпретации интеллекта, как человека (коллективного или индивидуального), который активно влияет на деятельность организации в целом [15, С.22].

В целом, субъектом управления в системе управления организации является организационная культура, определяемая владельцами и лидерами, которая, в свою очередь, представляет собой процедуры функционального управления. Эти процедуры переносят влияние информации на объект управления: структуру организации, которая, в свою очередь, объективно определяет форму взаимодействия и ограничения на содержание корпоративной культуры.

Таким образом, система менеджмента – это система управления ресурсами (человеческими, финансовыми, техническими и т. д.) для достижения заранее определенных целей.

1.2. Содержательный аспект системы менеджмента

С позиции содержания можно рассмотреть любой феномен или явление. Без их содержания не понятна будет и их структура. Возьмем, например, данную научную работу. У нее тоже есть содержание. Если в данной работе не будет содержания, тогда и структура ее будет не понятна, но до тех пор, пока она не будет прочитана или изучена.

Так же и в управлении: не зная его содержания – непонятна его структура как вида деятельности человека.

Поэтому, рассматривая такой феномен как управление, для понимания его содержания необходимо опираться на его практическую основу изучения деятельности.

Так, управление представляет собой нелегкую деятельность, которая предполагает конкретную логичность шагов менеджера в пространственно-временной среде.

Содержательный аспект управления проявляется в практической деятельности менеджеров, которая имеет разнообразный характер в зависимости от того, в какой сфере они руководят, какие методы применяют в управлении организацией, как планируют свою деятельность, что предпринимают для успешного ведения своего бизнеса и т.д. Естественно, все менеджеры различаются как по приобретенному опыту, так и по стилю руководства.

А это значит, что в основе управления лежит необходимость в следующих видах деятельности менеджера: планирования, организации, регулирования, координации, контроля, мотивации, исследования.

Эти виды деятельности в учебной и научной литературе названы базовыми функциями управления, так как они проявляют содержание управления вне зависимости от определенных условий или сфер деятельности. В управленческой деятельности всегда необходимо планировать, организовывать работу, контролировать ее до некоторой степени (это обратная связь), координировать и регулировать деятельность людей, мотивировать их и, наконец, исследовать все процессы деятельности людей, найти лучшие варианты для принятия управленческих решений.

Рассмотрим подробнее эти виды деятельности управления.

1) Деятельность по планированию (прогнозированию) позволяет определить перспективы, стратегии, темпы развития, разрабатывать планы.

2) Организационные действия представляет собой создание эффективно действующей системы (структуры), объединяющей всех работников для достижения целей фирмы.

3) Контрольные действия предусматривает ежедневную деятельность менеджера по учету (сбору и обработке данных), анализу (изучению данных и составление аналитической информации), оценке результатов (сравнение с планом).

4) Регулирующие действия поддерживают функционирование управляемой системы в заданном режиме работы. Такие действия проявляются и существуют во внутреннем управлении. Здесь более точно и определенно выражено руководство деятельностью.

5) Координирующие действия обеспечивает согласованную деятельность всех работников по плану. Такие действия проявляются и существуют во внешнем управлении. Здесь более точно и определенно выражено руководство деятельностью.

6) Мотивационные действия стимулируют работников для успешного выполнения поставленных перед ними задач. Человек не будет работать, если он не заинтересован в своей деятельности. Здесь более точно и определенно выражено руководство деятельностью.

7) Исследовательская деятельность заключается в изучении фактов, выявлении проблем, постановке и решении задач для поиска лучших вариантов управленческих решений.

В целом, регулирующие и координационные действия можно объединить одной деятельностью – руководством.

Внимание к набору основных функций было и остается предметом обсуждения специалистов в области управления. Список основных функций управления различается у разных исследователей, но нужно сказать, что четыре функции управления: планирование, организация, контроль и мотивация всегда присутствуют в нескольких вариантах и не вызывают сомнений в их реализации администраторами.

Впервые основные функции управления были сформулированы французским теоретиком и практиком А. Файолом на основе его успешного личного опыта управления. Кроме того, с появлением основанного на процессах подхода эти основные функции сформировали цикл управления.

Выделяются следующие основные характеристики функций управления:

1) Однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции управления;

2) Целевая направленность этих работ;

3) Обособленный комплекс выполняемых задач [12, С.910].