Файл: Основные функции в системе менеджмента (Концептуальный и содержательный аспект системы менеджмента).pdf

Таким образом, функция управления – это направление или тип управленческой деятельности, необходимой для выполнения менеджером, с использованием специальных приемов и методов.

В целом, можно сделать следующие выводы:

1. Система менеджмента является объектом администрирования и субъектом управления, связанным упорядоченным и направленным взаимодействием между ними. Система менеджмента – это система управления ресурсами (человеческими, финансовыми, техническими и т. д.) для достижения заранее определенных целей.

2. В первую очередь рассмотрен содержательный аспект управления в виду того, что структура управления выступает в форме процесса управления, а функции управления отражают его содержание. Эта зависимость ставит на первое место функции управления, а на второе место структуру управления. Поэтому в первую очередь необходимо определить, какие функции и сколько их потребуется для управления в определенных рабочих условиях, а только потом формировать необходимые элементы (подразделения) управления. Следовательно, функция управления – это направление или тип управленческой деятельности, необходимой для выполнения менеджером, с использованием специальных приемов и методов.

3. Основными функциями в системе менеджмента являются: функция планирования, функция организации, функция мотивации и функция контроля.

2. Характеристика основных функций в системе менеджмента

2.1. Функция планирования

Нет сомнений в том, что любой исследователь в области управления убежден, что эффективное управление требует рационального и реалистичного плана действий. Следовательно, функция планирования должна начинать выполнение любого действия и является основной функцией [12, С.910].

В начале пути нужно устанавливать цели, которые необходимо достичь. После поставленных целей видна траектория движения и методы выполнения задач. Управление подразделениями и развитие дисциплины невозможно без четко сформулированных целей.

Суть планирования заключается в том, что руководство определяет стратегические цели и задачи, принимает стратегические и операционные решения о них, определяет способы и сроки достижения запланированного, необходимые материальные и трудовые резервы и ресурсы, исполнителей и ответственных лиц.

Качественное планирование повседневной деятельности подразумевает вид цели организации и конкретные действия членов организации.

Планирование включает в себя следующие вопросы:

1. Определение сил организации, ее расположение в настоящее время.

2. Определение контрольной точки и планирования действия для достижения целей.

3. Распределение полномочий в организации среди ее членов для достижения целей.

Планирование повседневной деятельности подразделений - задача творческого и ответственного управления, которое является циклическим событием, поскольку после достижения целей организация продолжает существовать. Суть его состоит в том, чтобы определить порядок и методы решения задачи с наименьшими затратами усилий, времени и денег в соответствии с требованиями руководящих документов, инструкциями высшего руководства, меняющейся ситуацией и возможностями. Практически все сотрудники организации участвуют в подготовке данных для принятия решений, и только руководитель принимает решение и несет за него персональную ответственность [8, С.660].

Задачи планирования:

1) Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений. Все подразделения организации развиваются в едином направлении;

2) Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных как в организации, так и во внешней среде;

3) Координация деятельности структурных подразделений и сотрудников. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов;

4) Создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности организации путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт-план»;

5) Стимулирование трудовой активности сотрудников. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех сотрудников организации;

6) Информационное обеспечение сотрудниковх. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ [12, С.911].

Различают несколько видов планирования:

1. Стратегическое планирование ориентировано на разработку общей стратегии и установление основных целей, управление стратегически важными факторами деятельности, выявление стратегических и т. д. Основная цель стратегического планирования состоит в создании потенциала для выживания в условиях внешней и внутренней среды.

2. Тактическое планирование предполагает обоснование задач и средств, необходимых для достижения стратегических целей.

3. Оперативно-календарное планирование представляет собой выбор средств для решения задач, которые определены вышестоящим руководством, а также являются традиционными. Основная задача данного планирования состоит в конкретизации показателей тактического плана с целью организации повседневной планомерной и ритмичной работы.

4. Централизованное планирование предусматривает установление вышестоящим органом управления подчиненному предприятию плановых показателей натуральных объемов производства продукции, номенклатуры и сроков поставки товаров и других имеющих обязательный для него характер.

5. Краткосрочное (текущее) планирование осуществляется на период до одного года, включая полугодичное, квартальное, месячное, недельное и суточное планирование.

6. Оперативное планирование представляет собой выбор средств для решения задач, которые определены вышестоящим руководством, а также являются традиционными для предприятия. Такое планирование обычно является краткосрочным. Оперативные планы составляют на месяц, сутки и смену [8, С.660].

Существует три метода планирования:

- последовательный,

- параллельный,

- последовательно-параллельный.

Как правило, их реализация основывается на базе сетевого или программно — целевого метода планирования. Метод представляет собой определенную систему: для каждой запланированной цели и задачи существует своя программа действий.

Принципы планирования:

- Единство,

- Непрерывность,

- Гибкость,

- Точность,

- Участие.

Принцип единства предполагает, что планирование имеет системный характер; это означает единство целей как для вертикальной управленческой иерархии, так и горизонтальных связей.

Принцип участия рассматривается в тесной связи с принципом единства. Он означает, что гражданин независимо от занимаемой и выполняемой функции становится участником планируемой деятельности.

Принцип непрерывности означает, что процесс планирования во времени должен быть непрерывным исходя из следующих предпосылок: − изменение внешней среды может носить непредсказуемый характер и потребует корректировок плана; − не всегда возможно предусмотреть изменение во внутренней сфере.

Принцип гибкости заключается в необходимости предусматривать при составлении планов определенные производственные резервы. Величина резервов зависит от уровня профессиональной компетентности. Они должны быть достаточными для достижения поставленной цели, не завышенными или заниженными.

Принцип точности связан с понятием «эффективности» плана и принципом гибкости, то есть планы должны быть максимально приближены к существующим возможностям предприятия.

Планирование повседневной деятельности подразделения играет особо важную роль в современных условиях, когда задачи значительно возрастают и усложняются, необходимо пересматривать планы для поддержания актуальности действий.

Таким образом, функция планирования предполагает рациональное распределение людских и материальных ресурсов для выполнения задачи, определение логической последовательности выполнения действий, разработку документов плана, его согласование и утверждения.

2.2. Функция организации

Организация деятельности подразделения — функция управления, обеспечивающая переход подразделения из существующего состояния в планируемое состояние. Данная функция включает распределение работы среди подразделения, группировку задач в логические блоки, создание подразделений и координация их работы [8, С.661].

В свою очередь, организация необходима для достижения поставленных целей и реализации намеченных планов. Для усиленной реализации плана руководителю необходимо распределить задачи среди людских ресурсов.

Организация управления – это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, позволяющая реализовать цели управления. Организация рассматривается как алгоритм, который может определить последовательность работ при модернизации процесса руководства.

Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы и решения в жизнь. Организация как функция представляет собой координацию задач и взаимоотношения людей, а также процесс создания структуры. В природе существует два аспекта организационного процесса: создание структуры управления подразделениями и распределение полномочий среди подчиненных. Полномочия представляют собой ограниченное право должностного лица использовать ресурсы подразделения и управлять людьми. В свою очередь ответственность не может быть делегирована, так как она представляет собой обязанность сотрудника выполнять задачи, поставленные начальником и отвечать за их выполнение. На доверии строятся взаимоотношения в коллективе [11, С.496].

Руководитель должен доверять своим подчиненным, но и в это же время трезво оценивать их возможности, организовывать и распределять задачи среди членов подразделения таким образом, чтобы они полноценно и качественно выполнять порученную им работу.

Таким образом, функция организации – это непосредственно функция руководства, которая подразумевает под собой формирование и регулирование повседневной деятельности, распределение ответственности, прав и обязанностей при выполнении организационных задач с отражением их в организационных документах. Прямая функция организации заключается в умении руководителя связывать между собой волю и действия подчиненных по отношению к наиболее частым действиям и умение создавать наибольшую самостоятельность в подразделениях. Но для наиболее эффективной организации нужна правильная мотивация.

2.3. Функция мотивации

Мотивация деятельности подразделений – функция управления, которая предусматривает создание у подразделения внутреннего побуждения к действиям для достижения поставленных целей перед подразделением в соответствии с делегированными им обязанностями и согласно планам. Мотивация есть путь к эффективному управлению человеком.

Мотивация – это совокупность факторов, побуждающих человека к тем или иным деяниям, задающих границы и формы деятельности и дающих ориентир на достижение определенных целей. Мотив — это сила, побуждающая человека действовать [8, С.661].

Мотив целиком и полностью зависит от факторов, действующих на человека, а также действий окружающих. В психологии понятие мотива расшифровывается как побуждения к деятельности, связанные с удовлетворением потребностей субъекта; осознаваемая причина, лежащая в основе выбора действий и поступков личности.

Существует такое понятие как мотивационная структура. Оно означает нечто иное как основу действий, осуществляемых человеком. Данная структура может изменяться при определенных условиях, например при воспитании. Само мотивирование представляет собой процесс воздействия на человека с целью побуждения его к тем или иным действиям.

Мотивирование является основой управления человеком. На данном временном этапе существуют различные подходы к мотивированию сотрудников организации [5, С.62].

Выделяют несколько основных видов мотивации:

1. Социальные мотивы. Они представляют собой такие чувства как патриотизм по отношению к своей организации, чувство долга и другие.