Файл: Функции менеджмента.pdf

Организация. Задача данной функции – формирование структуры предприятия, обеспечение его всем необходимым для нормальной работы. Как мы уже определили в первой главе данной курсовой работы, эффективность или неэффективность управления в значительной степени определяется именно организационной структурой.

1. Проводя анализ организационной структуры управления ООО «Глобус» был принят во внимание тот факт, что эффективные структуры управления должны удовлетворять следующим критериям:
2. В подразделении или у сотрудника может быть только один непосредственный начальник;
3. В прямом подчинении должно находиться не больше 7+/-2 человек - сохранение принципа нормы управляемости;
4. Каждый сотрудник должен иметь определенные функциональные обязанности.

Структуру и штаты отделов в ООО «Глобус» утверждает Генеральный директор в соответствии с нормативами численности специалистов и с учетом объемов работ и особенностей функциональных обязанностей. Организационная структура управления в компании «Глобус» построена по функциональному принципу (см. приложение 1).

Из схемы видно, что в такой структуре высокий уровень централизации. Департаментализация осуществлена по функциональному признаку, который предполагает, что группировка работ производится в соответствии с функциями, закрепленными за конкретными подразделениями.^[16]

Именно сотрудники организации, их отношение к работе, квалификация, творческий потенциал, интеллектуальный уровень, стремление к личностному росту и обучению, навыки эффективной коммуникации и умение работать в команде определяют будущее любой организации. Общая численность ООО «»Глобус»» составляет 1470 чел. Успех и уровень развития организации определяется уровнем квалификации персонала (см. рис. 2.1).

Рис. 2.2.Уровень образования сотрудников ООО «Глобус»

Данная диаграмма показывает, что в организации больше всего сотрудников со средним специальным образованием (675 чел.). С высшим – 405 человек, а с начальным профессиональным и средним - 390. Причиной того, что в организации, в основном, сотрудники со средним специальном образованием является преобладание рабочей силы в производстве, где занято 1223 человека. Сотрудники с высшем образованием занимают руководящие должности в головном офисе и на производстве.

Категории персонала в ООО «Глобус» представлены на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Категории персонала в ООО «Глобус»

Как видно из диаграммы, численность руководящего персонала составляет 5,4%. Доля производственного персонала составляет наибольшую часть – 90,65%.

Повышение квалификации проходят сотрудники кондитерской фабрики (технологи) – только 5 человек в год.

Текучесть кадров с 2016 по 2017 г составила:

Ктек == 1,26%

Нормой текучести кадров можно назвать от 3% до 7%. Специалисты по персоналу утверждают, что, если текучесть кадров в компании менее данной нормы – налицо проблема. Если люди практически не уходят, значит, многим либо переплачивают, либо предъявляют пониженные требования. Такую ситуацию можно расценивать как застой в коллективе. В таком случае необходимо искусственно "встряхнуть" персонал, например, найти повод для замены части сотрудников.^[17] Но мы не согласны с данным подходом, поскольку могут быть уволены квалифицированные сотрудники, и это повлияет на морально – психологический климат в коллективе.

Таким образом, можно сделать вывод, что система мотивации и стимулирования не идеальны.

Координация представляет собой вид управленческой деятельности, основная цель которой достижение согласованности в работе всех звеньев управления.^[18] Основными функциями координации являются коммуникации и принятие решений. Сотрудники предпочитают личный контакт с людьми либо общение по телефону, что позволяет более детально решать вопросы и проблемы, а также используют документальный вид общения для более детального описания, например, технологии, финансовая документация, информация, которая воспринимается только в письменном виде и т.д. Большинство работников получает информацию по одному каналу связи, что может привести к недостаточному пониманию руководящей информации. Известно, что для большей усвояемости полученной информации необходимо использовать несколько каналов связи.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Распределение полномочий при этапах технологии принятия решения представлено в таблице 2.5. Как видно из этапов процесса принятия управленческих решений сильно зависит от личностного фактора, так как по сути решения в фирме принимает только один человек генеральный директор. Также, контроль и планирование полностью возлагается на него, что, по – нашему мнению, отнимает у него значительную часть времени.

Таблица 2.5 - Распределение полномочий при этапах технологии принятия решений в ООО «Глобус»

На предприятии должен постоянно осуществляться контроль выполнения поставленных задач.^[19] Основной же задачей самого контроля в ООО «Глобус» является своевременное выявление отклонений от заданной программы, оперативное принятие мер по ликвидации или предупреждению отклонений. Контроль за выполнением решений в ООО «Глобус» осуществляется путем глубокой проверки положения дел на месте, бесед с исполнителями, получения от них необходимых справок (информации), регулярного заслушивания отчетов ответственных за исполнение лиц (менеджеры и специалисты) на совещаниях, получения и переработки информации на совещаниях с руководящими работниками о ходе выполнения планов работы, анализа статистических данных о деятельности коллектива, критических замечаний и предложений работников, писем и заявлений.

Таким образом, проведя анализ функций менеджмента на ООО «Глобус» можно сказать, что некоторые из них реализуются в не полной мере и недолжном качестве. В следующем параграфе мы постараемся предложить некоторые рекомендации по улучшению.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию функций менеджмента на предприятии

Говоря о функции планирования, мы определили, что она включает в себя постановку миссии, целей и стратегий. Анализ целей показал, что компании нужно использовать четкую, деловую терминологию, которая должна включать в себя мероприятия по их достижению. Рассмотрев основные цели ООО «Глобус», было выявлено, что они не конкретны и «размыты». Мы предлагаем воспользоваться принципом SMART.^[20] Исходя из этого, краткосрочные цели компании можно улучшить, например:

1. ввести в действие программу «Тайный покупатель» к 1 декабря текущего года в рамках выделенного бюджета в 100 тыс. руб;
2. снизить себестоимость продукции до 3 % за счет совершенствования производительности труда в течение 6 месяцев.

Что касается осуществления функции прогнозирования в организации, мы считаем, что её осуществление только руководителем по всем вопросам имеет два серьезных недостатка:

1. отнимает у него слишком много времени на рассмотрение второстепенных вопросов;
2. снимает значительную часть ответственности с согласующих подразделений.

Мы предлагаем организовать небольшой плановый отдел (2 человека), который будет осуществлять функцию прогнозирования, разрабатывать стратегический план на определенный период, осуществлять оценку и контроль их выполнения.

Беседа с начальником отдела маркетинга показала, что существуют недостатки в системе коммуникаций. Мы, в ходе проведения анализа, обнаружили лишь 3 свидетельства её неэффективности.  В ООО «Глобус» для совершенства необходимо провести лишь несколько изменений. Во-первых, для эффективности коммуникации необходимо немного увеличить личностное общение с подчиненными, проводить руководителем политику открытых дверей. Во-вторых, проводить совещание по заранее составленному плану. Это поможет подчиненным лучше и своевременно понимать информацию, которую пытается донести руководитель. В-третьих, проведение всех собраний необязательно в фиксированное время. Желательно делать это по мере необходимости, в таком случае риск несвоевременного решения проблемы не столь велик. Для улучшения качества обратной связи можно проводить опрос работников с целью получения информации.

Одной из самых острых проблем, на наш взгляд, является неправильное построение нисходящих коммуникаций. Мы предлагаем несколько наиболее простых способов её решения. Первый способ - это рассылка SMS сообщений. Это быстрый способ оповещения коллектива о необходимости встречи с руководством или о времени проведения очередного собраний и многое другое. Второй способ - это наличие компьютеров с доступом в Интернет у каждого сотрудника. В компании не у каждого работника есть компьютер с выходом в Интернет, а так же корпоративная почта. Установка оборудования поможет в любой момент быть на связи с руководством и другими сотрудниками.

Проведенное исследование мотивационной среды показало, что применяемые механизмы не в достаточной степени обеспечивают достижение целей ООО «Глобус». В целях создания мотивирующей рабочей среды мы предлагаем провести следующие мероприятия:

1. Дополнительное повышение нематериального стимулирования.
2. Вовлечение персонала в процесс управления.
3. Планирование карьеры.

Вовлечение персонала неразрывно связано с лидерством руководителя и доверием к нему. Основу деятельности любой организации составляют люди, и вовлечение персонала является ключевым фактором ее успеха. Опыт внедрения улучшений в различных странах говорит о том, что преобразования начинаются тогда, когда примерно 20—25% персонала готовы к переменам и принимают непосредственное участие в их разработке и внедрении. Такое число персонала часто называют «критическая масса».^[21]

По нашему мнению, менеджер по персоналу уже при приеме кандидата в ООО «Глобус» должен спроектировать возможную карьеру и обсудить ее с кандидатом исходя из индивидуальных особенностей и специфики мотивации. Одна и та же карьерная линия для разных сотрудников может быть и привлекательной, и неинтересной, что существенным образом скажется на эффективности их дальнейшей деятельности. Мы считаем, что необходимо разработать карьерограммы для сотрудников, чтобы они смогли увидеть возможности карьерного роста. Нами была разработана карьерограмма бухгалтера в ООО «Глобус», которая показана на рис. 3.1.

Главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера

Старший бухгалтер

Бухгалтер кондитерской фабрики

Бухгалтер по расчетам с поставщиками и покупателями

Бухгалтер по расчету заработной платы

Ассистент отдела бухгалтерии

Рис.3.1. Карьерограмма бухгалтера в ООО «Глобус»

Сотрудник может получить ту или иную должность, если есть вакансия и он подходит под требования, предъявляемые к должности.

Что касается вопроса повышения квалификации, то в ходе анализа было отмечено, что повышение квалификации проходят только технологи – 5 человек в год. Если человек долго работает на одной и той же должности, он отлично знает свои обязанности и умеет их выполнять, но, тем не менее, у такого человека, как правило, нет инициативы. Ему удобно каждый день делать одно и то же, но такая позиция работника устроит далеко не каждого руководителя. С этой целью сотрудников успешных компаний необходимо регулярно отправлять на курсы.

Мы рекомендуем ООО «Глобус» проводить повышение квалификации как менеджеров компании, так и ее основных работников, т.к. организации, готовые инвестировать денежные средства в обучение своих сотрудников, могут рассчитывать на то, что работники, повысившие уровень своей профессиональной подготовки, смогут легче и быстрее решать сложные задачи, у них будет выше уровень приверженности своему предприятию, выше готовность работать на него с полной отдачей сил.