Файл: Проектирование организации (на примере ООО «МАРКЕТ ГРУПП») (Сущность организационных структур управления).pdf

Введение

В современных условиях развития рыночных тенденций в России, обусловленных качественно новой системой хозяйственных связей и механизмов конкурентных отношений, одной из важнейших задач адаптации хозяйствующих субъектов к условиям неопределенности является совершенствование стратегии и структуры организации управления предприятий и организаций.

Необходимость изменения организационной структуры большинства хозяйствующих субъектов, оздоровления и развития системы управления, перехода на новые стандарты управления, недостаток квалифицированных менеджеров определяют важность выбора организационной структуры управления, которая бы способствовала наиболее эффективному достижению целей.

Оптимальная организационная структура, соответствующая динамичным изменениям внешней среды, способна решить следующие задачи: координация работы всех функциональных служб, четкое определение прав и обязанностей, полномочий и ответственности всех участников управленческого процесса.

Своевременная корректировка организационной структуры способствует повышению эффективности деятельности предприятия, а обоснованный выбор структуры в значительной мере определяет стиль управления и качество трудовых процессов. Все это обусловило актуальность выбранной темы.

Объект исследования: деятельность Общества с ограниченной ответственностью «МАРКЕТ ГРУПП»

Предмет исследования – проектирования подразделения в структуре Общества с ограниченной ответственностью «МАРКЕТ ГРУПП».

Цель исследования – на основе проведенного анализа разработать предложения по проектированию подразделения в структуре общества с целью повышения эффективности его деятельности.

Для достижения цели исследования необходимо решить ряд задач:

1. Изучить теоретические основы проектирования организационных структур, их сущность, принципы и методы организационного проектирования.
2. Провести анализ деятельности ООО «МАРКЕТ ГРУПП».
3. Разработать проект нового подразделения в исследуемой организации.

Методы исследования: в работе базовым является системный подход к оценке функционирования рассматриваемой системы. Основными методами исследования явились индукция и дедукция, анализ и синтез, статистический метод с элементами системного подхода. Статистический метод позволяет на основе имеющихся показателей оценить результативность деятельности органов управления исследуемого общества с ограниченной ответственностью, в том числе в сравнительном аспекте.

Теоретическое значение исследования подтверждается его результатами. В работе подробно изучены теоретические основы проектирования организационных структур, их принципы, методы и инструменты организационного проектирования, дана характеристика основных типов организационных структур управления.

Практическое значение исследования: предложенные практические рекомендации и реальная возможность их применения в деятельности ООО

«МАРКЕТ ГРУПП», обусловили прикладной, практический характер представленной работы.

Структура работы определена содержанием темы. Она состоит из введения, двух разделов, заключения и списка использованных источников.

Теоретические основы проектирования организационных структур

1.1 Сущность организационных структур управления

Слово «структура» означает совокупность элементов, связей и отношений между ними, характеризующих систему как нечто целое. Структура организации – логическое взаимодействие уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволит наиболее эффективно достигать целей организации.1

Организационная структура управления организацией – упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого. В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. С этой позиции организационная структура – это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации2.

По мнению Румянцевой З.П. организационная структура «отражает принятое в организации разделение работ между подразделениями, группами и людьми»3.

Розенков дает следующее определение организационной структуры управления: «Организационная струкутра управления с заданными функциями управления есть ее устройство (строение), соответствующее по составу своих элементов назначению системы управления. Процесс формирования организационной структуры управления представляет собой,

1 Бочаров, С.А., Иванов, А.А., Олейников, С.Я. Основы бизнеса: Учебно-методический комплекс.- М.: Изд.центр ЕАОИ, 2013.-447с., С.223.

2 Матюнин, В.М. Планирование и проектирование организаций: Учебное пособие/ В.М.Матюнин – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2014. – 189с., С.3.

3 Румянцева, З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. – М.: ИНРА-М, 2012. – 304с.- (Высшее образование), С.207

прежде всего, организационное закрепление тех или иных функций за теми или иными звеньями управления»4.

Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию по их выполнению В структуре управления выделяются следующие элементы: работник управления – человек, выполняющий определенную функцию управления; первичная группа – коллектив работников управления, у которого есть общий руководитель, но нет подчиненных.

Организационно первичные группы представляет собой звенья или отделы – это организационно обособленное, самостоятельное подразделение органа управления. Главным принципом его формирования является выполнение отделом определенной функции. Устанавливающиеся между отделами связи носят горизонтальный характер; орган управления – группа работников, связанных определенными отношениями, состоящая из первичных групп; уровень управления можно определить как группу отделов, занимающую определенную ступень в управленческой иерархии. связи в структуре управления: горизонтальные – носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми; вертикальные – связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления; в рамках вертикальных связей выделяют: линейные связи – означают подчинение линейным руководителям, то есть по всем вопросам управления; функциональные – имеют место при подчинении по определенной группе проблем функциональному руководителю.

Принципы формирования организационной структуры управления:

• • 1. Структура управления должна отражать цели и задачи фирмы, быть подчиненной производственной структуре и меняться вместе с ним.

4 Розенков, Д.А. Классический менеджмент: организационные структуры управления : учеб. пособие / Д.А. Розенков, Р.Г. Леонтьев. – Хабаровск : Изд-во ДВГУПС, 2012. – 192 с., С.9.

• • 1. Должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления.
    2. Полномочия руководителей ограничиваются факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями, принятыми традициями и нормами.
    3. Важное значение имеет реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры – с другой.

Для построения оптимальной организационной структуры управления применяют следующие принципы:

• • • 1. Единоначалие (один руководитель для подчиненного) – основополагающий принцип любого процесса управления, говорит о том, что у одного подчиненного должен быть только один непосредственный начальник, тот перед кем он отвечает за выполнение своих работ. В противном случае подчиненному будет сложно определиться кто же главнее.
      2. Оптимальное распределение обязанностей (столько работы, сколько можно сделать за весь рабочий период) – каждая должность в структуре управления должна иметь такое количество работы, которое можно выполнить в течение рабочего времени, ни больше, ни меньше. Количество работы просчитывается по существующим нормам времени (заранее известным и давно использующимся), но просчитать все точно не всегда возможно в силу появления разных ситуаций и событий. Тут как раз и кроются сложности в работе, кто-то недогружен по работе, а кто-то наоборот

«зашивается». И та и другая ситуация плоха для организации, получается либо не эффективно используется рабочее время и тратятся деньги впустую, или наоборот работник не успевает все выполнять как положено. В этом направлении в организациях всегда есть необходимость корректировки

состава работ по должностям. Плюс все работники разные: кто-то работает быстрее кто-то медленнее, это тоже желательно учитывать при возможности.

• • • 1. Оптимальное число уровней управления (количество руководителей в иерархической лестнице 4-5) – количество руководящих уровней от самого низшего до самого высшего должно быть 4-5, то есть от мастера до директора, максимум 5 разных руководителей. Все дело в скорости прохождения команд. 5 уровней или меньше имеют хорошую скорость и минимум застревания информации. Чем больше уровней управления, тем медленнее идет информации, а зачастую она теряется. Именно поэтому в государственном управлении бывают сложности, пока информация дойдет до высшего руководства страны, она уже потеряла часть своих фактов и проблем и до верха дошла чистой. И только потом, чисто случайно, высшее руководство может узнать, что все не так радужно, а может и не узнать.
      2. Информационная обеспеченность руководителей (информационный принцип).
      3. Единство первичной информации (информационный принцип).
      4. Оптимальность информационной нагрузки на персонал (информационный принцип).

Все эти три принципа объединенные общей информационной идеей. Итак, вся существующая в организации информация должна быть одинаковой для всех. Первичная информация должна быть одинакова для всех, это уже потом может быть деление в зависимости от эффективности работы, опыта, стажа, но это следствия, а не основа. Руководителю необходимо предоставлять всю информацию по руководимому им кругу задач. А вот подчиненные от своего руководителя должны получать столько информации, сколько им надо для работы. Больше не нужно, это приведет к досужим разговорам. Поэтому выдача информации подчиненным порционная и по мере необходимости, чтобы работники не отвлекались на лишние не нужные темы.

• • • 1. Наличие контроля (доверяй, но проверяй) – без контроля процесс управления не строится, он основа всего и он же показатель эффективной работы. И здесь при проектировании организационной структуры забыть о контроле нельзя, но это уже задача высшего руководства собирать и отслеживать информацию о работе компании.
      2. Заинтересованность исполнителей в результате (общие идеи и ценности сближают работника и работодателя) – пожалуй, самый сложно выполнимый принцип, всегда хочется, чтобы исполнители заботились об организации и выкладывались как можно больше для достижения ее целей.

Таким образом, давая общую характеристику организационной структуре управления, можно выделить несколько положений, определяющих ее значимость:

• • • • 1. Организационная структура фирмы обеспечивает координацию всех функций менеджмента.
        2. Структура организации определяет точно права и обязанности исполнителей (полномочия и ответственность) на управленческих уровнях.
        3. От качества организационной структуры зависит эффективная деятельность фирмы, ее выживание и процветание.
        4. Структура, принятая в данной конкретной фирме, определяет организационное поведение ее сотрудников, т.е. стиль менеджмента и качество трудового коллектива.

  1. Принципы, методы и инструменты организационного проектирования

Организационное проектирование - это первый этап создания любой организации или подразделения. Здесь подразумевается определение будущей структуры организации, её систем управления, процедур выполнения действий, технологических и других взаимодействий между элементами.