Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление портфелем продукции (Реинжиниринг существующих бизнес-процессов).pdf

Методология EPC (Event-DrivenProcessChain – цепочка процессов, управляемая событиями, является расширением нотации IDEF3, дополняя ее таким понятием, как событие. Методология eEPC – некоторое расширение методологии EPC.

Диаграммы eEPC представляют собой упорядоченный граф событий бизнес-функций. Нотация EPC предлагает простое, наглядное и эффективное средство моделирования, позволяющее в виде последовательности событий и функций описывать сложные бизнес-процессы. Она применяется в таких распространенных программных продуктах, как SAP и ARIS.

Методология ARIS применяется при комплексном описании деятельности предприятия. Данная технология позволяет документировать бизнес-процессы, определить их особенности и недостатки, проанализировать эффективность работы предприятия, получить на основе моделей бизнес-процессов нормативные документы для поддержки и автоматизации.

Модели ARIS являются основой для анализа и оптимизации бизнес-процессов, оценки их стоимости, подготовки к сертификации по международным стандартам качества, документирования знаний фирмы, формулирования требований, разработки и внедрения КИС. Технологии моделирования ARIS сочетают в своем составе функциональный и объектно-ориентированный подходы к моделированию. Элементы ARIS-модели,отображающие отдельные части и аспекты бизнес-процесса, описываютсяв виде объектов, что позволяет создать его представление, независимое от используемого метода моделирования.

В данной работе для моделирования бизнес-процессов будет использована нотация IDEF0 методологии SADT. Данная методология позволяет представить функциональную декомпозицию бизнес-процессов в наиболее удобном для восприятия виде. Кроме этого, нотация IDEF0 не обладает широким многообразием типов элементов (как, например, BPMN), что облегчает ее понимание и позволяет быстро сориентироваться даже неподготовленному пользователю.

1.5 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

На рисунке 1.8 приведена контекстная диаграмма бизнес-процессов управления портфелем готовой продукции в нотации IDEF0, выполненная с помощью программного средства моделирования AllFusionProcessModeler версии 7.1. На контекстной диаграмме отражено внешнее окружение процесса, его входные и выходные потоки, регламенты и основные инструменты и исполнители.

Рисунок 1.8 – Контекстная диаграмма бизнес-процессов

Из рисунка видно, что основные входные потоки процесса управления портфелем продукции на предприятии составляют заказы, которые оставляют заказчики, и ресурсы, необходимые по технологии производства. Результатом деятельности в этом случае является готовая продукция, отправляемая конечному заказчику.

В приведенном процессе задействованы такие подразделения, как производственные цеха, складское хозяйство предприятия, управления, базирующиеся в центральном административном корпусе предприятия.

Управление портфелем продукции производится под контролем таких нормативных документов, как законодательство, устав предприятия.

Комплекс стадий производственного процесса, выполняемых в ходе управления портфелем продукции, их взаимосвязь приведены на диаграмме декомпозиции на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9 – Диаграмма декомпозиции управления портфелем продукции

Таким образом, основные стадии производственного процесса включают следующие действия:

Предварительное планирование производства – на данной стадииосуществляется взаимодействие с заказчиками – прием заказов на производство продукции и формирование портфелей заказов, разработка планов для производственных цехов.
Процесс снабжения ресурсами.Исполнение функций снабжения производится и контролируется отделом материально-технического снабжения. Снабжение осуществляется для своевременного пополнения склада ресурсов для производственных нужд, а также для контроля запасов в соответствии с установленными нормативами.
Непосредственный производственный процесс, включающийтехнологии изготовления всех видов конечной продукции в производственных цехах.
Складирование готовой продукции для ее хранения и подготовки к реализации.

На стадии планирования производства решается следующий комплекс задач (рисунок 1.10):

Непосредственное взаимодействие с заказчиками, прием заказов;
Консолидация заказов: составление портфеля заказов и плана для производственных цехов;
Необходимые складские операции, выполняющиеся для резервирования мест на складе продукции, подготовки упаковочной тары;
Управление снабжением материально-техническими ресурсами для производственных цехов, необходимых для выполнения заказов.

Рисунок 1.10 – Диаграмма декомпозиции процесса планирования производства

Процессы складского уета готовой продукции требуют последовательного выполнения следующих работ (рисунок 1.11):

сортировка готовой продукции, формирование партий по заказам;
упаковка партий готовой продукции в упаковочную тару и проставление соответствующих маркировок;
подготовка к транспортировке и отправка заказов конечным заказчикам;
учет выполненных заказов в электронных таблицах учета с присвоением заказам соответствующего статуса.

Рисунок 1.11 – Диаграмма декомпозиции процесса складирования продукции

Выводы по главе 1

Проанализировав предметную область и рассмотрев модель бизнес-процесса управления портфелем продукции можно сделать вывод, что задача управления портфелем продукции состоит из следующих основных подзадач: прием заказов, планирование, снабжение, производство, складирование. Эффективное управление всем процессом в целом зависит от эффективности решения каждой из перечисленных задач. Основными показателями эффективности управления портфелем продукции могут быть:

Объемы произведенной продукции.
Объемы реализованной продукции.
Трудовые, временные и финансовые затраты на различных стадиях процесса.

На данные показатели оказывают влияние следующие факторы:

Производительность менеджеров, обрабатывающих заказы.
Грамотное и точное планирование производства.
Грамотное управление запасами.
Наличие подходящего инструмента учета заказов и портфелей продукции.
Наличие подходящего инструмента, позволяющего автоматизировать часть рутинного ручного труда.
Наличие подходящего инструмента, позволяющего оперативно составлять отчеты о деятельности предприятия (см. п. 1.1).

2. Реинжиниринг существующих бизнес-процессов

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Исходя из анализа модели IDEF0, описанной в п. 1.3, можно выделить основную проблему существующего учета ведения портфеля продукции, которая заключается в преимущественном использовании программы MicrosoftExcel в качестве системы учета и базы данных одновременно. При этом отсутствуют другие автоматизированные средства решения поставленной задачи. Применение MSExcel в данном случае неэффективно сразу по нескольким причинам:

Во-первых, электронные таблицы не предназначены для ведения баз данных, а больше ориентированы как вычислительные процессоры (построение сводных таблиц, вычисление характеристик, и т.д.).
Во-вторых, в MSExcelзатруднительно делать выборки данных (еще сложнее – многокритериальные), особенно, когда объемы данных существенно возрастают – обработка большого числа записей неизбежно приводит к высокой нагрузке на систему и, как следствие, заторможенности в работе и обновлении информации.
В-третьих – плохая структурированность вводимых в программу данных требует создания отдельных файлов на каждые учетные периоды. Со временем этих таких файлов становится значительное количество, что делает затруднительным затрудняет их использование. Кроме того, становится невозможным сделать выборку, например, по нескольким учетным периодам одновременно.

Отдельную сложность представляет обмен информацией с между подразделениями. Данная сложность заключается в:

отсутствии систематизированной и централизованной базы комплектующих, необходимых для сборки;
неэффективном информационном обмене.

Таким образом, рядовые задачи управления портфелем продукции достаточно трудоемки и отнимают много лишнего времени, тем самым снижая эффективность решения задачи. Это связано прежде всего со способом организации работы, а именно – использованием примитивных средств учета, систематизации и поиска информации. К основным факторам, затрудняющим работу, относятся:

отсутствие централизованного источника данных;
отсутствие системы, распределяющей правила и организацию доступа к информации в соответствии с уровнем компетенций;
низкая степень автоматизации типовых операций;
работа со множеством бумаг;
низкий уровень систематизации информации;
отсутствие возможности быстрого поиска любых выборок информации;

человеческий фактор, не исключающий элементарных ошибок, и отсутствие автоматизированного контроля вводимой информации.

Чтобы предложить устранение установленных недостатков, эффективно будет построить «карту мыслей» (Mind-Map) – диаграмму, иллюстрирующую 4-уровневую схему целей и требований к автоматизированной системе, где первым (верхним) уровнемявляется глобальная цель проекта, вторым – исполнители, за счет которыхбудет достигаться глобальная цель, третьим – действия, выполняемыеисполнителями для достижения глобальной цели, последним – функции автоматизированной системы,которые позволят выполнять исполнителям действия для достиженияглобальной цели [3].

Диаграмма «MindMap» для автоматизированной информационной системы (АИС) управления портфелями заказов приведена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Диаграмма «MindMap»

Из диаграммы видно, что основная цель проекта АИС состоит в повышении эффективности процессов управления портфелями продукции, что должно быть достигнуто за счет снижения соответствующих трудовых и финансовых затрат.

Обеспечивать намеченные показатели будут: отдел управления заказами, управляющие в цехах и руководитель. Для этого в отделе управления заказами должны быть автоматизированы процессы ведения портфелей заказов и планирования производства, в цехах должен быть автоматизирован учет готовой продукции, а руководитель должен получить средства детального анализа всего производственного процесса, имеющего непосредственное отношение к генеральным целям.

Все это реализуется за счет применения АИС, которая будет предоставлять необходимые инструменты (модули или подсистемы): управления заказами и портфелями продукции, планирования производства и учета готовой продукции, ведения основных и вспомогательных справочников, а также составления сводных производственных отчетов.Приблизительная функциональная структура такой АИС приведена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Схема функциональной структуры информационной системы

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Внедрение автоматизированной информационной системы в процессы управления портфелем продукции оказывает влияние практически на все стадии этого процесса. Это влияние можно отразить на диаграммах бизнес-процессов «TO-BE», то есть «как будет». На диаграммах рис. 2.3 – 2.7 красным цветом выделены функции и процессы, которые будут исключены из процесса, синим – новые функции и потоки, которые, наоборот, будут добавлены.

На рисунке 2.3 приведена новая контекстная диаграмма бизнес-процессов управления портфелем готовой продукции. В данной модификации предполагается применение новой АИС в качестве одного из механизмов процесса, а также получение форм отчетных документов на выходе.

Рисунок 2.3 – Контекстная диаграмма бизнес-процессовto-be