Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (СФ АО «ССК»).pdf

Совместные обсуждения и совещания накладны для организации, так как отрывают людей от их прямых задач, но долговременный эффект их положителен не только потому, что это один из эффективнейших методов обсуждения и генерации новых идей, но и потому, что они дают возможность непрерывно поддерживать командный дух в коллективе. Но, в нашем случае может возникнуть проблема – расстояние между офисом и месторождением.

Из такой ситуации можно выйти с помощью следующего средства внутрикорпоративных коммуникаций. В современное время существуют телеконференции и электронные совещания [18, с. 99].. Такого рода совещания используются, если участники физически не могут принять участие.

Этапы проведения электронных совещаний ничем не отличаются от обычных совещаний. Первым этапом определяются цели электронного совещания. Вторым этапом идет подготовка совещания, то есть подготовка повестки, регламента и т.п. Третий этап представляет собой извещение участников электронного совещания. Четвертый этап непосредственно проведение самого электронного совещания. С помощью такого средства внутрикорпоративных коммуникаций, можно повысить лояльность персонала, повысить уровень мотивации, за счет включения персонала в процесс принятия решений, за счет возможности объяснить те или иные решения.

Далее рассмотрим интранет или другими словами внутренняя корпоративная сеть, посредством которой можно работать в режиме он-лайн, располагать в себе неограниченный объем ресурсов и информации, а так же она служит двусторонним средством коммуникации. Минусами интранета могут стать отсутствие организованной структуры, которая в свою очередь повлияет на замедление поиска информации.

Частая ситуация когда у различных структурных подразделений, по стилю, оформлению и контенту сайты различаются, поскольку создаются независимо друг от друга. Необходим особый информационно-поисковый ресурс. Имеется проблема конфиденциальности и авторизации доступа работников к разнообразным ресурсам. Внутрикорпоративный сайт требует денежных вложений, который, как правило, сопрягается с вложениями на системную интеграцию [3, с. 144]. Для того что бы интранет компании сделать интересным, используют действия: необходимо постоянно обновлять информацию, организовать строгое соблюдение правил, создать блок для размещения сотрудниками организации личной информации, осуществить активность сотрудников. Важным действием является разработка правил поведения на корпоративном сайте. Организовать простоту и удобство для интранета, при необходимости сделать удаленный доступ.

Существует базовый список разделов корпоративного сайта [5, с.11], с помощью него проверим, что присутствует на нашем сайте.

Таблица 1 – базовый список разделов корпоративного сайта

Хоть список информации на сайте и маленький, все же он есть. Но даже человеку, не работающему в данной организации, зайдя на сайт, будет видно, что им не пользуются, новостей и фотоотчетов маленькое количество, вся информация обновляется очень редко. В нашем случае есть сайт, где находится общая информация о компании, но раздел коммуникаций в нем отсутствует. В различных компаниях, разделы посвященные коммуникациям более менее выглядят у всех одинаково. Обычно это разделы: «Идеи», «Блоги», «Объявления», «Спасибо». В разделе «Идеи», сотрудники организации могут предложить идеи по улучшению продукта компании, жизни офиса. В данном разделе важно оперативно обеспечивать реакцию на идеи. В разделе «Блоги», можно делиться своим опытом, спросить совета, организовать группы по интересам. Так же в этом разделе можно устроить интерфейс так, что бы сотрудники могли подписываться на темы интересные им связанные как с рабочими процессами, так и с развлекательными. Очень популярным может стать раздел «Объявления», где можно размещать информацию о покупке/продаже, аренде/сдачи имущества. Особенно это подойдет нашей компании, в связи с тем, что сотрудники Стрежевского Филиала живут и за пределами Томской области, таким образом, они смогут рассмотреть варианты жилья, непосредственно пообщавшись со своими коллегами. Не так давно, некоторые компании стали вводить раздел «Спасибо», где каждый сотрудник может послать письмо с благодарностью своему коллеге. Такой неформальный стиль общения может помочь сплотить коллектив. Так же главным условием функционирования корпоративной сети, является наличие в организации «Отдела внутренней информационной разработки», где сотрудники ответственные за интранет, будут следить за ее функционированием.

Далее поговорим о потребностях офисных сотрудников, исходя из опроса, мы сделали выводы, что для них лучшим средством внутриорганизационных коммуникаций является электронная почта. Это самое простое технологическое средство внутрикорпоративных коммуникаций. С помощью электронных писем у руководителей появляется возможность общения с сотрудниками в неформальном стиле общения. Плюсами использования электронных писем является экономия времени, средств, индивидуальный подход, скорость. Прямолинейное общение происходит посредством переписки и демонстрирует ценность сотрудника. Такая поддержка необходима в большой компании, ведущей свою деятельность в различных отраслях производства. За границей личная информация о каждом из работников вводится в базу данных организации, а программа следит за рассылкой поздравлений по поводу дней рождения, торжественных дат и годовщин. По праздничным дням производится автоматическая отправка поздравлений всем партнерам организации. Еще более важной, чем периодические письма, считается корреспонденция организации. Ежедневный поток писем и записок составляет серьезное и влиятельное средство коммуникации. С помощью такого способа коммуникаций проводятся опросы, сбор мнений, информирование по той или иной ситуации или теме. Таким образом, с помощью электронных каналов используемых для опроса, информирования и обсуждения можно изменить многие бесплодные собрания, поскольку предварительно будет происходить подготовка и проработка вопросов поставленных на повестку дня. Для того что бы получать максимум результатов от электронной почты необходимо оптимизировать систему работы с ней.

Первое правило это работа с почтой один раз в день. Необходимо в течение рабочего дня выделить время для обработки электронных писем. Перед началом работы необходимо расставить приоритеты, какими письмами мы будем заниматься в первую очередь. Например, выделить полтора часа и в течение этого времени заниматься их прочтением подготовки отчетов. Это повысит эффективность работы, поскольку мы будем работать с почтой, не отвлекаясь на другие дела.

Второе правило соответствует правилу Парето 20/80, которое гласит о том что 20% наших усилий дают 80% результатов. В нашем случае, 20% писем, которые мы обрабатываем сразу, а остальные уже по ходу дела, в любую свободную минуту.

Третьим правилом является создание папки, куда мы будем отправлять письма, которые требуют оперативного ответа в конкретный день, например, во вторник. Это способствует тому, что в день X мы не забудем ответить на эти письма.

Четвертое правило поможет сэкономить время. Для этого нам необходимо создать шаблоны тех форм писем, которыми мы пользуемся чаще всего.

Пятое правило, структурировать свою почту. Например, если мы работаем над несколькими проектами, необходимо создать несколько папок с соответствующими темами. Это может облегчить поиск письма в нужную ситуацию и сократить время.

Шестое правило одной минуты. Не нужно сидеть над письмом часами, если не получается составить ответ лучше его отложить в отдельную папку и начать обрабатывать другие письма. С помощью такого правила у нас появится время на обдумывание ответа и это сократит нам время.

Седьмое правило. Необходимо отписаться от рассылок, которые мы не читаем. Так как они засоряют нашу почту и занимают время на их удаление. Ограничение времени для работы с электронной почтой повысит эффективность. Для проверки, необходимо засечь время от начала и до конца работы. И в итоге оценить какую часть из этого времени мы провели эффективно.

Данная глава была посвящена выявлению специфики внутриорганизационных коммуникаций СФ АО «ССК», Был проведен аудит внутриорганизационных коммуникаций СФ АО «ССК» посредством опроса и проанализировали результаты. На основе чего была разработана программа мероприятий для достижения цели поставленной для данной курсовой работы. Заключающейся в оптимизации системы внутриорганизационных коммуникаций в организации.

В целом предложенные мероприятия по совершенствованию внутриорганизационных коммуникаций, помогут повысить эффективность внутриорганизационных коммуникаций в СФ АО «ССК».

Заключение

Проблема внутрикорпоративных коммуникаций, рассмотренная в данной работе, является одной из самых важных для организации СФ АО «ССК». Необходимо понимать, что взаимодействие сотрудников друг с другом, с руководством, а также различных отделов, напрямую влияет на функционирование компании. Однако данный инструмент внутренней коммуникации развит в СФ АО «ССК» недостаточно сильно, многие его элементы используются неэффективно, или же не используются вовсе. В первом главе данной работы был проанализирован теоретические основы внутрикорпоративных коммуникаций в коммерческой организации. Также были изучены понятия, цели и задачи внутренних коммуникаций. Было выяснено, что внутренние коммуникации – это достаточно сложный механизм, он соединяет все элементы компании. Были определены базовые элементы коммуникации, которые включают в себя: отправителя, получателя, сообщение и канал.

Был сделан вывод что, коммуникации считаются успешными, если получатель понял информацию согласно тому смыслу, который в нее вложили, и если руководство организации приняло эффективное решение.

Вторая глава была посвящена выявлению специфики внутриорганизационных коммуникаций СФ АО «ССК», Был проведен аудит внутриорганизационных коммуникаций СФ АО «ССК» посредством опроса и проанализировали результаты. На основе чего была разработана программа мероприятий для достижения цели поставленной для данной курсовой работы. Заключающейся в оптимизации системы внутриорганизационных коммуникаций в организации. Подводя итоги, было выявлено, что для сотрудников вахтового метода предпочтительней совещания, учли, что данные сотрудники находятся на расстоянии от офиса, поскольку находятся непосредственно на месторождении. Было предложено средство, телеконференции или электронные совещания.

Для офисных сотрудников, в процессе анализа результатов аудита, выяснилось, что им предпочтительней электронная почта, которая уже существует в СФ АО «ССК». В этой связи разработаны правила работы с электронной почтой, для повышения эффективности работы с ней.

В целом предложенные мероприятия по совершенствованию внутриорганизационных коммуникаций, помогут повысить эффективность внутриорганизационных коммуникаций в СФ АО «ССК».

Список использованных источников

1. Антонов, В.Г. Менеджмент. : учебник / Антонов В.Г., Коротков Э.М. под ред. и др. — М.: КноРус, 2019. — 306 с. — (для бакалавров). — ISBN 978-5-406-06768-0.
2. Блинов, А.О. Менеджмент: учебник / Блинов А.О., Романова Ю.А. — М.: КноРус, 2019. — 285 с. — (бакалавриат). - ISBN 978-5-406-06999-8.
3. Бондаренко, В.В. Менеджмент. Введение в профессию. : учебное пособие / Бондаренко В.В., Юдина В.А. — М.: КноРус, 2019. — 284 с. — (бакалавриат). — ISBN 978-5-406-06948-6.
4. Гнатюк, О.Л. Основы теории коммуникации. : учебное пособие / Гнатюк О.Л. — М.: КноРус, 2019. — 255 с. — (бакалавриат). — ISBN 978-5-406-06984-4.
5. Ефимочкина Наталья Борисовна Коммуникации в системах управления // Вестник ГУУ. 2018. №10. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kommunikatsii-v-sistemah-upravleniya (дата обращения: 1.09.2019).
6. Жернакова, М.Б. Менеджмент : учебник / Жернакова М.Б., Антонов В.Г., Коротков Э.М., Кузьмина Е.Ю., Румянцева И.А., Савченко А.В., Сычева С.М. — М.: КноРус, 2017. — 312 с. — (для бакалавров). — ISBN 978-5-406-05695-0.
7. Казначевская, Г.Б. Менеджмент. : учебник / Казначевская Г.Б. — М.: КноРус, 2019. — 240 с. — (СПО). — ISBN 978-5-406-06561-7.
8. Мишон, Е.В. Книга для креативных и целеустремленных учителей истории : монография / Мишон Е.В. — М.: Русайнс, 2017. — 80 с. — ISBN 978-5-4365-2174-9.
9. Оксинойд, К.Э. Организационное поведение. : учебник / Оксинойд К.Э. — М.: КноРус, 2019. — 401 с. — (для бакалавров). — ISBN 978-5-406-06369-9.
10. Островская, В.Н. Управление проектами. Том 2. Учебник / Островская В.Н., Воронцова Г.В., Момотова О.Н. — Москва : Русайнс, 2017. — 196 с. — ISBN 978-5-4365-1823-7.
11. Павлова, Л.Г. Деловые коммуникации. : учебник / Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. — М.: КноРус, 2019. — 300 с. — (бакалавриат). — ISBN 978-5-406-06851-9.
12. Парамонова, Т.Н. Маркетинг : учебное пособие / Парамонова Т.Н., Красюк И.Н. — М.: КноРус, 2018. — 189 с. — (СПО). — ISBN 978-5-406-06183-1.
13. Парахина, В.Н. Теория организации : учебник / Парахина В.Н., Федоренко Т.М., Шацкая Е.Ю. — М.: КноРус, 2017. — 355 с. — (для бакалавров). — ISBN 978-5-406-03378-4.
14. Рябков, О.А. Сравнительный маркетинг-менеджмент : монография / Рябков О.А. — М.: Русайнс, 2016. — 134 с. — ISBN 978-5-4365-1497-0.
15. Секерин, В.Д. Основы маркетинга : учебное пособие / Секерин В.Д. — М.: КноРус, 2016. — 231 с. — ISBN 978-5-406-05171-9.
16. Сфера услуг: менеджмент : учебное пособие / Бурменко Т.Д. под ред. и др. — М.: КноРус, 2015. — 416 с. — ISBN 978-5-406-04383-7.
17. Узденова Ф.М Общий и финансовый менеджмент : монография / Узденова Ф.М., Аджиева А.И., Скрипник О.Б., Боташева Л.С., Боташева Л.С., Борлакова Т.М., Кулова З.К., Лайпанов У.М., Лайпанова З.М., Семенова Ф.З., Тхагапсова С.К., Эльгайтарова Н.Т., Шаркова Ф.М., Л — М.: Русайнс, 2016. — 247 с. — ISBN 978-5-4365-1259-4.
18. Чернышова, Л.И. Деловые коммуникации. : учебник / Чернышова Л.И., Новиков А.В., Киселева Н.И. — М.: КноРус, 2019. — 280 с. — (бакалавриат). — ISBN 978-5-406-07063-5.
19. Чеснокова, А.В. Проектное управление в маркетинговой деятельности : учебник / Чеснокова А.В., Радина О.И., Попкова Е.Г. — М.: Русайнс, 2017. — 206 с. — ISBN 978-5-4365-1577-9.
20. Шапиро, С.А. Организационная культура. : учебное пособие / Шапиро С.А. — М.: КноРус, 2019. — 256 с. — (бакалавриат). — ISBN 978-5-406-06961-5.
21. Шарков, Ф.И. Деловые коммуникации : учебник / Шарков Ф.И., Комарова Л.В. — М.: КноРус, 2018. — 222 с. — (для бакалавров). — ISBN 978-5-406-06115-2.
22. Шарков, Ф.И. Рекламная деятельность. : учебник / Шарков Ф.И. — Москва : КноРус, 2018. — 287 с. — (для бакалавров). — ISBN 978-5-406-06439-9.
23. Официальный сайт АО «Сибиркая Сервисная Компания» http://www.sibserv.com/