Файл: Моделирование предметной области «Управление персоналом» с помощью UML (Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов ).pdf

Введение

За последние несколько десятков лет значительно увеличился объём и оборот используемой информации во всех направлениях жизнедеятельности человека:

– финансовой;

– экономической;

– политической;

– духовной.

Непосредственно процесс накопления, использования и обработки знаний постоянно и стремительно ускорятся.

Опытные учёные утверждают, что спустя каждые десять лет численность информации увеличивается минимум вдвое. В результате этого возникает надобность использования автоматических средств, что позволяют эффективно хранить, распределять и обрабатывать накопленные массивы данных.

Исходя с актуальных современных требований, что предъявляются к качеству работы практически любого предприятия, нельзя не отмечать, что эффективная работа всецело зависит от его уровня оснащения компании современными информационными средствами на основании компьютерных систем по автоматизированному учету.

Компьютерный учет имеет качественные свои особенности и может радикально отличается от традиционного.

Персональных компьютер (ПК) не лишь облегчает учет, сокращая общее время на разработку, требующееся на оформление документации и обобщение накопленной информации для анализа хода деятельности, необходимого для менеджмента организацией.

Основное преимущество автоматизации состоит в сокращении избыточности хранимой информации, а следовательно, экономия объемов используемой памяти, значительное уменьшение затрат на разные операции обновления избыточных документов и устранение возможности появления противоречий из-за методов хранения данных в разных местах.

Актуальность курсовой работы состоит в том, что в настоящее время каждая организация или компания стремится выполнить автоматизацию своей работы в максимальном масштабе. Этот факт позволяет экономить как финансовые, так и производственные ресурсы. Не является исключением и процесс управления персоналом.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом».

В соответствии с целью работы ставятся следующие основные задачи:

– описать предметную область и привести постановку задачи;

– выполнить выбор средств для моделирования бизнес-процессов (БП);

– реализовать моделирование процесса «как есть»;

– предоставить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

---

– выполнить моделирование БД «как должно быть».

Объект исследования – теория исследования бизнес-процессов.

Предмет исследования – процесс управления кадрами.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС, CASE-технологии.

Работа является практически значимой не только для руководства любой организации, а и для сотрудников отдела кадров.

Эти возможности значительно ускоряют и облегчают рабочий процесс по выполнению управления персонала.

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Настоящий мир информационных технологий трудно представить без возможности работы с большими объёмами данных. Такие объёмы удобно обрабатывать с помощью специальных информационных массивов – баз данных.

Почти все информационные системы связаны с долговременным хранением или обработкой информации. Появились большие информационные потоки, повысились требования для скорости обработки информации.

Рассмотрим основные функции по работе отдела кадров некотрой организации:

– принятие на работу;

– увольнение с работы

Для подробного описания процессов разобьём основные функции подразделения на ряд дополнительных. Например, принятие на работу подразумевает осуществление следующих действий:

• Анализ данных.

Анализ производится при принятии сотрудника на работу. Для выполнения этой функции нужны следующие документы:

– трудовая книжка;

– паспорт;

– документ об образовании.

При условии, что потенциальный сотрудник прошел собеседование с соответствующими лицами, составляется распоряжение о принятии его на работу. Он должен включать ФИО работника, должность или рабочее место, дату, номер приказа. [3]

• Составление трудового договора.

Составление трудового договора выполняется по предусмотренной форме. Трудовой договор или контракт заполняется при принятии на работу. Он содержит данные:

– табельный номер;

– фамилию, имя, отчество;

– должность (рабочее место);

– основание (приказ о принятии на работу).

---

После составления договора в трудовую книжку заносится отметка и формируется личное дело.

• Формирование личного дела

В личном деле хранятся паспортные данные, общие сведения о сотруднике. Кроме данных, которые используются для составления трудового договора, содержатся и другие данные:

– дата и место рождения;

– пенсионное свидетельство;

– адрес;

– паспорт: серия, номер;

– семейное положение;

– медицинское страхование;

– ИНН;

– дети;

– документы по образованию;

– трудовая история с указанием следующих данных:

• предприятие;
• стаж;
• должность;
• статья увольнения.

4. Изменение штатного расписания.[1]

Штатное расписание сотрудников в организации (в формате должность-количество человек, которые работают по этой должности), при приеме новых сотрудников должно быть сразу же изменено.

5. Выдача документов.

После увольнения нужно произвести выдачу документов сотруднику. Выдача документов осуществляется по описи. После выдачи документов нужно внести в личное дело запись о том, что все документы выданы.

6. Составление списка уволенных работников за период

Для выполнения этой функции нужно указать расчетный период. Весь список уволенных за период составляется на базе личного дела, содержит дату приема на работу, дату увольнения, стаж работы в организации.[13]

К главным функциям отдела кадров относят:

• анализ текучести кадров, методы борьбы с уровнем текучести;
• определение надобности компании в персонале и его подбор с начальниками подразделений;
• подготовка штатного расписания организации;
• оформление личных дел работников, выдача по их требованию справок или копий документов;
• комплекс всех операций по трудовым книжкам;
• ведение учета отпусков, оформление отпусков в соответствии с трудовым законодательством;
• подготовка планов для повышения квалификации трудящихся.

Правильная организация работы отдела кадров всегда является важным моментом в функционировании любого предприятия, поскольку зависимость всех сотрудников от вовремя полученного приказа об принятии на работу и увольнении, правильного сосчитанного стажа, быстро выполненного перевода очень велика. [2]

Сотрудники отдела кадров вынужден работать с большим количеством работников. Это приводит к бумажной «волоките», которая является источником огромного количества бумаги.

У начальников отделов кадров хранится большое число приказов, анкет, личных дел и других документов, которые являются обязательными при такой работе.

---

Поэтому возможность хранения и выполнения этих документов в электронном виде всегда является актуальной и важной. Все имеющиеся документы – это результат выполнения каких-то кадровых операций. А специалисту должна предоставляться возможность выполнения кадровых операций на персональном компьютере, что более эффективнее, удобнее и быстрее.

В данный период времени вся деятельность отдела кадров осуществляется по плановым заданиям, разработанным на основе планирования и анализа перспективного плана развития организации.

Вся работа по управлении кадров сводится к вводу данных в электронную таблицу Excel и исследований по кадровому потенциалу, как таковых не производится. Необходимость того или иного сотрудника определяется только по статистическим данным выполненного объема работы.

Без качественного управления кадрами выполнить анализ персонала, потенциальных работников невозможно. Как никогда остро постает вопрос об электронных методах выполнения данного учета, выбора инструментальных средств для реализации ИС.

В структуре всех современных предприятий отдел кадров занимает одну из важнейших и значимых мест. Есть теория, что именно работники отдела кадров являются лицом и визитной карточкой организации, ведь первое место, где попадает новый работник – это данное подразделение.

Основная функция каждого отдела кадров – это подбор персонала и его управление, а также и постоянная работа с работниками.

Сегодня кадровая политика состоит в комплексе организационных мер и шагов, которые направлены на максимальное использование способностей персонала. Если работники компании будут сильно мотивированы или заинтересованы в эффективном исполнении своих обязанностей, то предприятие сможет вести очень продуктивную борьбу со своими конкурентами. Сложно сегодня представить любую компанию без отдела кадров, чья работа заключается в управлении персоналом.[5]

Структура отдела кадров предприятия, а также его численность определяется администрацией каждой компании в зависимости от общей численности персонала и некоторых особенностей деятельности. Решения о создании или ликвидации структурных подразделений отдела кадров принимает непосредственно сам начальник отдела.

Для эффективного выполнения функций кадровая служба должна взаимодействовать с иными отделами организации:

• с бухгалтерией решают вопросы по оплате труда, представляются копии приказов и документы об увольнении, о командировках, отпусках, зачислении на работу, поощрениях или штрафных санкциях для работников;
• юридический отдел поставляет сотрудникам отдела кадров информацию о последних изменениях по действующему законодательству, предоставляет правовую поддержку;
• по различным кадровым вопросам отдел взаимодействует со всеми подразделениями организации.[4]

---

Если работа управлением персонала ведется некачественно или плохо, это приводит к серьезным последствиям – нарушаются взаимодействия между отдельными подразделениями, также ухудшается работа отделов. В основном, это ведет к уменьшению эффективности работы компании.

Одной из основных проблем при функционировании отдела кадров является проблема, связанная с ведением учета сотрудников и управления кадрами. Вся документация, предназначенная для приема на работу, увольнению ведется в бумажном виде. Это требует больших физических и временных затрат, как в оформлении документации, так и в их последующем поиске.

Также сотрудники отдела кадров вынужден работать с большим количеством персонала.

1.2. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Рассмотрим предлагаемые мероприятия по усовершенствованию процесса «Управление персоналом». Основной проблемой отдела кадров является то, что весь происходящий документооборот является неавтоматизированным, то есть, выполняется в традиционном (бумажном) виде. В таблице 1 описаны некоторые временные характеристики для процесса «Управление персоналом», который осуществляется в ручном режиме.

Таблица 1. Обзор затрат в бумажном варианте

Действия	Средняя численность выполняемых операций	Итоговое время, надобное для реализации всех выполняемых действий, минуты	Суммарное время, минуты
Получение заявления от сотрудника (отпуск, увольнение и т.д.)	25	5	125
Обработка заявления	25	5	125
Формирование вспомогательной документации	25	5	125
ИТОГО, минут			375

Поскольку в исследовании описывается процесс управления персоналом, то основные его объектами являются:

– кадровики;

– сотрудники.

В результате, тратится 325 минут на обработку процесса управление персоналом.

Заметим, что если учесть конечную продолжительность стандартного дня функционирования предприятий, то можно предположить, что для реализации других рабочих обязанностей, будет затрачено только около 30-40% всего времени.

---