Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» ( ООО «ИМПЕРИЯ»).pdf

Основными функциями ОУБП являются:

• Ведение архива регламентов процессов;
• Контроль исполнения регламентов процессов;
• Планирование целевых значений по ключевым показателям бизнес-процессов;
• Сбор информации о функционировании бизнес-процессов;
• Контроль и анализ показателей процессов;
• Контроль выполнения мероприятий по улучшению процессов;
• Обеспечение процесса внесения изменений в регламенты;
• Обучение новых сотрудников работе в системе управления процессами;
• Организация разработки решений по улучшению бизнес-процессов;
• Организация разработки регламентов новых процессов.

Необходимо, чтобы работники данного подразделения осваивали методы анализа и управления бизнес-процессами с самого начала работ по постановке системы процессного управления в компании и принимали активное участие в проекте по его постановке. ОУБП должен стать главным помощником генерального директора по реализации программ изменений в организации, центром мониторинга и анализа информации по бизнес-процессам, который предоставляет информацию для принятия решений.

2. Рекомендации по разработке регламента бизнес-процесса «Управление делопроизводством»

2.1 Описание регламента бизнес-процесса «Управление делопроизводством» ООО «ИМПЕРИЯ»

1. Общие положения

1. Регламент по документообороту в ООО «ИМПЕРИЯ» (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в организациях РФ.
2. Настоящая инструкция определяет правила подготовки, оформления и прохождения документов ООО «ИМПЕРИЯ» (далее – ООО).
3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками ООО «ИМПЕРИЯ».
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства ООО, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается Административного директора ООО и лицо ответственное за делопроизводство (далее – делопроизводитель, офис-менеджер ООО), назначаемое руководителем ООО «ИМПЕРИЯ» из числа работников ООО.
5. Делопроизводитель осуществляет:

Прием, регистрацию и учет поступающих непосредственно в ООО документов;

Учет и регистрацию исходящих документов ООО;

Контроль за ходом движения документов;

Подготовку информации руководству о документах, находящихся на исполнении, в том числе срок исполнения которых истек;

Сверку наличия документов, поступивших в ООО;

Права, обязанности и ответственность делопроизводителя ООО определяются должностной инструкцией, разрабатываемой с учетом положений настоящей Инструкции.

1. Работники ООО «ИМПЕРИЯ» несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Руководители структурных подразделений должны обеспечить ознакомление вновь принятых работников с настоящей Инструкцией и другими локальными актами, регламентирующими порядок работы с документами.
3. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Юридический отдел.
4. Делопроизводство в ООО «ИМПЕРИЯ» ведется на русском языке.

2. Общие правила оформления документов

1. При оформлении документа используются следующие реквизиты:

• Дата документа;
• Регистрационный номер документа;
• Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (в случае подготовки ответа на входящий документ);
• Гриф ограничения доступа к документу;
• Адресат;
• Гриф утверждения документа;
• Резолюция;
• Заголовок к тексту;
• Отметка о контроле;
• Отметка о наличии приложения;
• Подпись;
• Гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• отметки об исполнителе.

1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата, поставленная организацией, подписавшей документ последней.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 3 февраля 2017 года следует писать 03.02.17. или 03.02.2017 года.

Дата финансовых документов оформляется только словесно-цифровым способом без кавычек. Например: 4 апреля 2017 года.

1. Регистрационный номер

Регистрационный номер входящего документа состоит из телеграфного шифра (условное обозначение организации, структурного подразделения), утвержденного директором и порядкового номера.

Регистрационный номер исходящего документа, являющегося инициативным письмом, состоит из телеграфного шифра, порядкового номера и буквы «И».

Пример: Вх.КСН/2132 (регистрация входящего документа)

№КСН/254-И (регистрация исходящего документа).

Исходящий номер документа, являющегося ответом на входящий документ, состоит из телеграфного шифра, индекса структурного подразделения по номенклатуре дел, порядкового номера документа, отделённых друг от друга косой чертой - №КСН/6/255-И.

1. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например: на Вх. КСН/451 от 15.02.2017.

1. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Наименования организации, ее структурных подразделений указываются в именительном падеже.

Должность и фамилия лица, кому адресован документ, указываются в дательном падеже.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно.

Пример: Руководителям структурных

подразделений ООО «ИМПЕРИЯ»

(по списку)

Документ не должен содержать более 4 адресатов, за исключением документов, направляемых в международные организации.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым и далее адресатом не указывается.

Документ оформляется и подписывается в каждый адрес получателя отдельно.

При большом количестве адресатов составляется указатель рассылки.

При направлении документа физическому лицу вначале указывается фамилия и инициалы имени и отчества получателя, затем почтовый адрес.

1. Утверждение документа

При необходимости документ подлежит утверждению. Утверждение документа производится путём проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа в соответствии с локальными актами ООО.

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу первого листа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (фамилии, инициалов имени и отчества) и даты утверждения.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «ИМПЕРИЯ»

____________________(расшифровка подписи)

«___»____________200__г.

При утверждении документа двумя лицами одного уровня должностей их грифы утверждения располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом углах документа.

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

1. Резолюция

В резолюции отражаются результаты рассмотрения входящего документа руководителем и содержатся конкретные поручения по его исполнению.

Резолюция заносится руководителем в карточку резолюции, где указываются:

• • • Регистрационный номер и дата входящего документа;
    • Автор резолюции;
    • Дата резолюции;
    • Краткие и исчерпывающие поручения о порядке и характере исполнения документа;
    • Срок исполнения;
    • Исполнитель/исполнители

1. Заголовок к тексту

Заголовок – краткое изложение содержания текста документа. Заголовок должен быть максимально кратким и точно передавать смысл текста.

1. Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из литера «К».

1. Отметка о наличии приложения

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов, экземпляров и язык исполнения приложения.

Пример: Приложение: на 4 л. В 2-х экз. на государственном и русском языках.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложенного документа, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения приложения. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Пример: Приложения:

1. Справка о численности работников ООО «ИМПЕРИЯ» на 2 л. в 1 экз. на русском языке.
2. Подпись

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их должностными полномочиями.

Реквизит «Подпись» состоит из:

Наименования должности лица, подписавшего документ;

Наименования организации или структурного подразделения (если документ оформлен не на фирменном бланке);

Личной подписи;

Расшифровки подписи (инициалов имени и фамилии).

При подписании документа несколькими лицами различных уровней должностей, их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархией должностей.

При подписании документа двумя лицами одного уровня должности их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Пример: Председатель комиссии _________Расшифровка подписи

Члены комиссии _________Расшифровка подписи

________Расшифровка подписи

Гриф согласования документа располагается на обороте последнего листа документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (СОГЛАСОВАН, СОГЛАСОВАНА, СОГЛАСОВАНЫ), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

1. Отметка об исполнителе

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе документа.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа и состоит из сокращенного слова «Исп.», инициалы имени исполнителя документа, шифра структурного подразделения, в котором он работает, и номера телефона.

Пример: Исп. Черняев А. – ЦЮ 475149

3. Порядок приема и регистрации входящей корреспонденции

1. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ООО, принимается и вскрывается офис-менеджером ( далее – делопроизводитель).

При вскрытии конвертов проверяются целостность упаковки , комплектность вложенных документов.

Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Конверты поступившей документации не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и/или дату отправки документа.

Конверты с документами с пометой «Лично» не вскрываются и передаются по назначению.

1. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ООО, регистрируется делопроизводителем с 9.00 до 18.00 часов.

Документы, поступившие в адрес руководства после 18.00 часов (за исключением срочных) регистрируются и направляются руководству ООО на следующий день.

Делопроизводитель ООО не в праве регистрировать корреспонденцию, не адресованную непосредственно ООО.

1. Корреспонденция принятая напрямую руководством, должна быть передана делопроизводителю для регистрации.
2. Работникам ООО запрещается принимать на исполнение незарегистрированную корреспонденцию.

4. Оформление и регистрация исходящей корреспонденции

1. Исходящая корреспонденция (письма) готовятся и подписываются в двух экземплярах. Второй экземпляр документа с визами согласования руководителя структурного подразделения, подготовившего ответ, причастных структурных подразделений в соответствии с резолюцией руководства ООО, хранится в структурном подразделении – исполнителя согласно номенклатуре дел.
2. Исходящие письма после согласования и подписания документа печатаются на фирменном бланке установленного образца с учетом параметров: поля текста сверху – 5,5 см., снизу, слева – 2,5 см., справа – 1,5 см., колонтитулы – от 1,25 до 1,27 см., направляются на подпись руководству ООО и регистрируются в день подписания документа.
3. Наименования государственных органов, сторонних организаций, упомянутых в исходящей корреспонденции, излагаются в соответствии с их официальным названием.
4. Документы, направляемые в Администрацию города, района и т.п., подписываются директором ООО, или лицом, уполномоченным им, в обязательном порядке визируются заместителями директора и согласовываются с руководителем структурного подразделения, инициирующего письмо и руководителем заинтересованного структурного подразделения.