Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» ( ООО «ИМПЕРИЯ»).pdf

Ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителей самостоятельных отделов. 

72. Руководители самостоятельных отделов не позднее 10 числа следующего месяца подводят итоги по исполнению заключённых договоров (контрактов) и о выявленных нарушениях информируют руководство предприятия для решения вопроса о немедленной передаче материала юрисконсульту для подготовки исковых заявлений в суд. 

73. Поступающие юрисконсульту материалы необходимые для предъявления исков учитываются в специальном журнале. 

74. Юрисконсульт в десятидневный срок после поступления материала тщательно изучает представленные материалы с целью проверки: 

− наличия основания для предъявления иска;

− полноты представленных материалов;

− правильности расчёта взыскиваемых сумм;

− соблюдения сроков исковой давности.

75. В случае неполноты передаваемых отделами материалов юрисконсульт должен истребовать от них недостающие материалы. Все документы, необходимые для заявления иска представляются в двух экземплярах. 

76. Бухгалтерия обязана вести регистрацию и учёт договоров для осуществления платежей в целях своевременной оплаты, не допуская взыскания штрафных санкций, а также учёт денежных средств перечисленных по каждому конкретному договору (контракту) во избежание повторной оплаты за поставленные предприятию товары или оказанные услуги. 

77. Невыполнение требований, предусмотренных настоящим Регламентом, расценивается, как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, за что виновное лицо привлекается к дисциплинарной и, при наличии ущерба, к материальной ответственности.

1. Сотрудникам ООО «ИМПЕРИЯ», которые занимаются подготовкой текстов договоров и их заключением, до заключения договоров в обязательном порядке знакомить с их текстом всех заинтересованных лиц на предмет выяснения их предложений и замечаний по тексту договора. К заинтересованным лицам относятся, в частности, Финансовый директор, Административный директор, начальник отдела, к компетенции которого относится исполнение заключаемого договора, юрисконсульт.
2. Обязательное визирование договоров, заключаемых ООО «ИМПЕРИЯ», осуществляется финансовым директором, административным директором, начальником отдела, к компетенции которого относится исполнение заключаемого договора, и юрисконсультом. Договор может визироваться также другими заинтересованными лицами. 

9. Хранение договоров (контрактов)

1. Подписанный и заверенный оттиском печати оригинальный договор (контракт) со всеми приложениями (паспортом сделки, таможенными декларациями, заверенными лицензиями и другими документами) хранится в делах Главного бухгалтера ООО. Копии договора хранятся у юрисконсульта.

10. Прием-передача дел и документов при увольнении, переводе работника на другую работу

1. При увольнении или переводе на другую работу работник структурного подразделения ООО по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения передает другому работнику этого же подразделения в присутствии третьего лица (делопроизводителя) все находящиеся у него на исполнении документы и дела с составлением акта о приеме-передаче документов и дел в трех экземплярах (далее – акт).
2. В акте указываются: основания для приема и передачи документов и дел, фамилии, инициалы и должности работников, передающих и принимающих документы и дела.
3. При увольнении работника руководитель структурного подразделения ООО расписывается в его обходном листе и делает в нем отметку об отсутствии на исполнении документов и дел.

3.2 Регламент электронного документооборота с использованием Корпоративной системы управления документами PayDox

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Данный Регламент электронного документооборота (далее - Регламент) предназначен для регулирования порядка работы с документами на предприятии с использованием Корпоративной системы управления документами PayDox (далее - Система).

Регламент устанавливает общие требования к организации работы с документами на предприятии с использованием Системы.

При подготовке Регламента использовались:

• ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ (Рег. N 2508 в Минюсте РФ от 26 декабря 2000 г)
• ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. Термины и определения

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Электронный Документооборот – осуществление документооборота предприятия с использованием программно-технических средств

Система – Корпоративная система управления документами PayDox.

Пользователь Системы – зарегистрированный в системе сотрудник, имеющий право работы с Системой

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Формуляр Документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Электронная Карточка Документа – набор реквизитов документа, представленных в электронной форме, электронный аналог Формуляра Документа.

Файл Документа – компьютерный файл с информацией о документе – текстовой и/или графической

Необходимо различать сам Документ, представленный, как правило, в бумажном виде и имеющий юридическую силу, и Электронную Карточку Документа и Файл Документа, представленные в электронном виде, как правило, не имеющих юридической силы, но могущих использоваться как юридически значимые аргументы и использующихся для представления информации о документе в электронном виде.

Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

Неактивный документ - электронная карточка документа, имеющая признак «Неактивен», означающий, что данный документ находится на стадии первичного формирования и не требует работы с ним других исполнителей, кроме Создателя Документа. Электронный аналог чернового документа.

Администратор Системы - пользователь, ответственный за администрирование Системы, настройку параметров работы Системы и справочников Системы, заведение в Системе пользователей и назначение пользователям прав.

Ответственный Исполнитель по документу - пользователь, ответственный за исполнение данного документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Создатель Документа - пользователь, создающий Электронную Карточку Документа.

Данный реквизит создается автоматически и присутствует для всех категорий документов

Согласующий по Документу - пользователь, участвующий в процедуре согласования Документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Утверждающий по Документу - пользователь, утверждающий Документ.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Контролер по Документу - пользователь, контролирующий исполнение Документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Категория (тип) Документа – документы, объединяемые одинаковой для всех печатной формой и перечнем реквизитов, например, входящие счета, счета-фактуры и т.п.

Перечень категорий документов является настраиваемым и составляется в соответствии с потребностями предприятия

Задача (поручение, задание) – категория документа, для которой предполагается выполнение сотрудниками определенных действий.

Согласование – процедура последовательно-параллельной групповой работы пользователей над документом, в процессе которой пользователи или согласуют (одобряют) документ, или отказывают в согласовании документа.

Утверждение – процедура официального одобрения документа пользователем, имеющим такие полномочия

Журналы Регистрации Документов – электронные формы, аналог бумажных журналов регистрации документов, предназначенные для осуществления факта регистрации поступления документа.

Количество Журналов Регистрации Документов, перечень и порядок следования их реквизитов настраивается в соответствии с принятыми на предприятиями правилами регистрации документов

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Требованием технологии электронного документооборота является необходимость обеспечения уникальности индекса документа. Уникальность индекса документа означает его неповторяемость в системе электронного документооборота. Для обеспечения уникальности индексов документов на предприятии необходимо принять соответстующую систему индексации документов, гарантирующую уникальность индексов документов даже при децентрализованной (распределенной) системе регистрации документов в подразделениях предприятия.

Возможным вариантом такой системы может быть использование в индексе документа кода подразделения, кода категории документа и периода, т.е. использование формата индекса документа в виде XXZZYYMMDD/NN, где

XX – код подразделения, например OK – отдел кадров,

ZZ – код категории документа, например СЧ для счетов,

YY – год, например, 04,

MM – месяц, например, 09,

DD – день, например, 25,

NN – порядковый номер документа за день, например 12,

т.е. индекс документа в данном случае будет иметь вид: OKСЧ040925/12

Такая система индексации документов позволяет по номеру документа однозначно определить его тип, место и время создания.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Все термины и определения в настоящем регламенте используются в соответствии в технологией электронного документооборота PayDox.

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ

Корпоративная система управления документами PayDox предназначена для управления документами и бизнес-процессами предприятия. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия, а также имеет средства управления платежными документами и средства организации групповой работы пользователей. Администраторы системы и продвинутые пользователи могут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов