Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» ( ООО «ИМПЕРИЯ»).pdf

Для исходящих документов доступны кнопки:

• Статус «Ожидание отправки» - подлинник документа ожидает отправки адресату,
• Статус «Отправлен» - подлинник документа отправлен адресату,
• Статус «Доставлен» - подлинник документа доставлен адресату.

Для ввода данных в поле «Срок хранения, лет» Номенклатуры Дел либо Описи Дел можно создать пользовательский справочник «Сроки хранения документов», содержащий тексты стандартных значений сроков хранения документов, например:

3 года

5 лет

10 лет

до замены новыми

до минования надобности

постоянно.

ОТЧЕТЫ

Система имеет встроенный конструктор отчетов, позволяющий пользователям самостоятельно формировать необходимую отчетность. Пользователи просто указывают, по каким критериям они хотели бы сформировать отчет и какую информацию необходимо представить в отчете.

Нажав ссылку «Мои отчеты» можно получить список отчетов, сформированных данным пользователем.

Пользователь может получить список всех отчетов, к которым ему разрешен доступ. Нажав на ссылку наименования отчета, пользователь входит в режим работы с отчетом.

Значения стандартных кнопок действий с отчетом

• «Отчет» - выполнить запрос на формирование отчета. Если перед выполнением отчета в блоке поиска в верхней части экрана выбрать значения некоторых критериев и выполнить запрос на формирование отчета, то отчет будет сформирован с учетом выбранных критериев. Эта возможность позволяет, не изменяя настроек отчета, быстро получить на основе данного отчета множество похожих отчетов.
• Список. Перейти к списку отчетов
• Создать. Создать новый отчет на основе текущего. Если новый отчет похож на текущий, то нажав эту кнопку, можно создать новый отчет на основе данных, содержащихся в текущем. Это позволяет сэкономить время на вводе похожих данных
• Редактировать. Редактировать настройку отчета
• Удалить. Удалить отчет

Режимы выдачи отчета

• Детальный. Отчет будет содержать информацию о первичных документах. Если данный чекбох не отмечен, то отчет будет содержать только промежуточную и итоговую суммарную информацию.
• Вид для печати. Отчет будет выдан без стандартных окружающих элементов меню в виде, пригодном для печати
• HTML. Отчет будет выдан в виде HTML
• MS Word. Отчет будет выдан в виде файла MS Word
• MS EXcel. Отчет будет выдан в виде файла MS Excel
• Также здесь можно указать количество строк, после которого будет повторяться вывод шапки отчета с заголовками колонок

Выбор исполнителей проекта

Проблемы в управлении заставляют собственников и руководителей компаний привлекать внешних консультантов. Сотрудничество с консультантами в основном сводится к двум путям:

1. Заключение договора с консалтинговой фирмой и проведение проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов компании.

2. Обучение сотрудников собственной компании путем отправки на тренинги и семинары к тем же консультантам для обучения управленческим технологиям.

Как показывает практика, немало руководителей и собственников компаний предпочитают отправить сотрудников на обучение, чем доверить реализацию проекта консалтинговой компании. Считается, что лучше научить знаниям и опыту консалтинговых фирм собственных сотрудников, а затем сотрудники осуществят планируемые изменения. На наш взгляд, это происходит по следующим причинам:

• Семинары и тренинги не так дороги, как выполнение консалтингового проекта;
• Недоверие к консультантам (можно понять — консалтинговых фирм много, а вот специалистов способных оказать квалифицированные услуги мало. Некоторые просто дискредитируют данный вид деятельности).

Однако, как показала практика, обычно бывает так: на семинаре все понятно и просто, после семинара опять возникает много вопросов. Этому способствует следующее:

• некоторые участники обучения не имеют первоначальной подготовки по теме семинара (обязательное условие для того, чтобы понять о чем идет речь);
• сотрудники, отправленные на обучение, часто не имеют реального опыта выполнения проектов по реформированию деятельности компаний;
• участники обучения иногда имеют не то образование и квалификацию, не то направление деятельности (бизнес-процессами иногда поручают заниматься даже главным инженерам);
• «фактор недосказанности» — все же некоторые профессиональные секреты на тренингах и семинарах не раскрываются.

В то же время, для успешной работы специалист по внедрению таких довольно непростых вещей, как, например, система управления бизнес-процессами должен:

• иметь необходимый уровень знаний — кроме того, что специалисты в данной области должны иметь фундаментальные знания в области экономики и менеджмента, много времени должно отводиться периодическому собственному обучению и развитию;
• иметь опыт участия в работе не над одним проектом и не в одной отрасли;
• иметь независимый взгляд на проблему — человек со стороны может увидеть то, что сотрудники компании не могут замечать годами;
• иметь постоянные коммуникации с сотрудниками, руководителями и собственниками компаний, осуществляющими аналогичные проекты.

Как показал опыт, наиболее эффективной формой реализации проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов является следующая структура:

• Рабочие группы проекта (разработка схем процессов, направлений оптимизации, регламентирующей документации) — сотрудники компании;
• Руководитель проекта (планирование, организация, обучение, координация) — внешний консультант;
• Аналитики проекта (методическое обеспечение и контроль выполнения работ, выработка направлений оптимизации) — внешние консультанты.

То есть, работа должна осуществляться в форме временных рабочих групп. В данном случае сотрудники проходят обучение и самостоятельно описывают процессы с помощью внешних консультантов. К концу проекта сотрудники полностью обучены и подготовлены к работе в системе бизнес-процессов.

Также хотелось бы отметить, что главным фактором успеха проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов является получение поддержки от первого лица в компании (собственник, совет директоров или руководитель). Без поддержки руководства может возникнуть круг проблем, и риск проекта увеличится. Руководитель проекта может иметь непростые отношения с функциональными руководителями и сотрудниками компании в силу специфики проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов.

Заключение

В настоящее время много российских компаний имеют проблемы, связанные с вопросами управления и эффективностью бизнес-процессов. Существование с такими проблемами не может продолжаться безболезненно: пока конкуренция недостаточна за неэффективные процессы платит потребитель, когда же конкуренция усиливается — затраты за неэффективные процессы ложатся на предприятие. На наш взгляд, данное обстоятельство может послужить причиной проигрыша отечественным, а тем более и западным конкурентам. И что более печально — это может послужить даже причиной гибели компании.

Практика реализации проектов по совершенствованию систем управления компаниями позволяет выделить следующие негативные особенности в управлении российскими компаниями в настоящий момент:

1) Большое распространение имеет дублирование функций — функциональные обязанности пересекаются, создавая беспорядок, а иногда и хаос. Отсутствие прозрачности системы управления порождает «черные дыры», в которых пропадают денежные, материальные и временные ресурсы.

2) Наблюдается скрытое противостояние интересов собственников и топ-менеджеров компаний. Нередко встречается ситуация, когда топ-менеджеры занимаются лишь оперативным управлением (или созданием его видимости) и решением различных локальных вопросов. Времени на вопросы стратегии и внедрение изменений, вызванных потребностями рынка, почему-то не хватает. Собственникам компаний же хочется, чтобы топ-менеджеры в основном занимались инициацией и реализацией вопросов стратегического развития при отлаженной работе существующего бизнес-механизма.

3) Многие руководители, имея хороший управленческий опыт, не имеют элементарных знаний в области экономики предприятия, нет профессионального владения инструментарием менеджмента и маркетинга в управлении. Как следствие, любой проект реформирования или консалтинга начинается не с диагностики и поиска подходов к решению, как на западе, а со структурирования задачи и выяснения, для чего это надо и надо ли вообще. После выработки общего понимания начинается не стадия выполнения, а период обучения топ–менеджеров тем методам работы, которые западные консультанты априори считают самим принципом ведения бизнеса. Также немаловажно и то, что некоторые менеджеры не успели перестроиться на новые принципы хозяйствования — в подсознании еще есть остатки административно-командной системы.

4) Отсутствует система улучшения деятельности компании на всех уровнях (об этом обычно задумываются только собственники) — очень часто встречаются сотрудники, которым абсолютно все равно, как улучшить их деятельность и деятельность компании.

5) Внедрение информационных систем без предварительного анализа необходимости их внедрения. Зачастую автоматизируются процессы (а иногда и целые компании), которые неэффективны и требуют улучшения.

Одним из современных инструментов решения вышеперечисленных проблем и повышения эффективности систем управления компаниями является описание и регламентация бизнес-процессов. Не будем рассказывать о преимуществах и выгодах данной технологии — об этом написано достаточно много. С точки зрения практической реализации отметим ряд результатов, которые достигаются сразу после окончания проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов:

• описанные и регламентированные бизнес-процессы формализуют существующую модель бизнеса, устраняют дублирование функций работниками;
• сотрудники, зная, что процессы контролируются, выполняют свою работу более добросовестно;
• количество ошибок при оформлении платежных и первичных документов снижается в среднем на 50%;
• в регламентах бизнес-процессов содержится система показателей для управления и заложен механизм дальнейшего улучшения процессов;
• регламентированные процессы представляют собой базу знаний о процессах — новые сотрудники быстрее обучаются и понимают то, что от них требуется;
• формируется полный перечень документации для управления — регламенты, должностные инструкции, положения;
• регламенты процессов представляют собой законную нормативную базу предприятия для материального стимулирования и наказания работников;
• сокращаются случаи остановки производства за счет работы обеспечивающих служб (повышается эффективность работы отдела главного энергетика, ремонтной службы);
• выявляются и ликвидируются основные средства, не использующиеся в обороте и ненужные в будущем;
• сокращаются неоправданные закупки товаров. Прозрачность и контролируемость закупок обеспечивает своевременное выполнение заявок и экономию оборотных средств за счет снижения уровня закупочных цен, транспортных затрат и затрат на содержание складов.

Таким образом, многие проблемы современного российского менеджмента может решить использование процессно-ориентированного подхода и инструментов управления бизнес-процессами. Данная технология на сегодняшний момент является очень популярной, так как она позволяет навести порядок в компании и заложить механизм улучшения процессов.

В то же время, на практике дела с внедрением данной технологии в жизнь не так хороши как в теории. Поэтому для достижения успеха, очень важно учесть опыт проектов по описанию и регламентации бизнес-процессов.

Список использованных источников

1. Баженов, И. Ю. Delphi 7 Самоучитель программиста, 2003г.
2. Безручко, В.Т. Информатика (курс лекций): учеб. Пособие для ВУЗов / В.Т. Безручко. - М. : Форум, 2009. – 431 с.
3. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем : учеб. пособие для ВУЗов / В.Н. Бугорский, Р.В. Соколов. – СПб : Питер, 2007. – 320 с.
4. Волкова, В.Н. Теория систем и системный анализ : учебник для вузов / В.Н. Волкова, А.А. Денисов. – М. : Изд-во Юрайт : ИД Юрайт, 2010. – 679 с.
5. Брага, В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем: практикум /В.В. Брага, А.А. Левкин – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2006. – 220 с.
6. Быкова, Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета. Лабораторный практикум / Н.В. Быков – М., 2007. – 80 с.
7. Вартанян, А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – 2000. - №5. – С.11-16
8. Глицкий, А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии / А.Б. Глицкий – М.: Финансы и статистика, 2006. – 320с.
9. Гулин, В. ИТ – проект: спасательный круг или омут? Как не наступить на те же грабли при внедрении автоматизированной системы.// Бухгалтер и компьютер. – 2007. - №9. – С.17-24
10. Ивлиев, М.К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета / М.К. Ивлев – М.: Интеллект-Сервис, 2007. – 123 с.
11. Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. проф. В.И. Подольского. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 195 с.
12. Качайлов, А.Е. Автоматизация учета на базах и складах / А.Е. Качайлов- М.: Экономика, 2008. – 187 с.
13. Коцюбинский, А.О., /Руководство для бухгалтера по работе на компьютере / А.О. Коцюбинский – М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002. – 304 с.
14. Семенов, М.И. Автоматизированные информационные технологии в экономике // Финансы и статистика – 2000. - № 9. -170 с.
15. Умнова, Э.А. Система автоматизированной обработки учетной информации/ Э.А. Уманова – М.: Финансы и статистика, 2006. – 246 с.
16. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
17. Харитонов, С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета/ С.А. Харитонов – СПб.: Элби, 2002. – 250 с.
18. Чистов, Д.В. Новый план счетов в системе компьютерного учета «1С: Бухгалтерия 7.7» /Д.В. Чистов – СПб.: Элби, 2007. – 163 с.
19. Чистов, Д.В. Основы компьютерной бухгалтерии : учебный практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерия» 7.7 для Windows / Д.В. Чистов – М:Компьютерр-Пресс, 2016. – 423 с.
20. Шуремов, Е.Л. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: учебное пособие / Е.Л. Шуремов – М.: Перспектива, 2007. – 363 с.
21. Шуремов, Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета / Е.Л. Шуремов – М.: Бухгалтерский учет, 1996. – 256 с.
22. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник / Под ред. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2007 г. - 205 с.
23. Балабайченко, Е.Е., Компьютер для бухгалтера / Е.Е. Балабайченко, И.Ф. Муштоватый - М., 2007. – 320 с.
24. Глицкий, И.С. Автоматизация учета в России: мифы и реальность // Бухгалтер и компьютер. – 2006. - №2. – С.3-10
25. Пищиков, С. Единство и борьба противоположностей: бухгалтерские системы и ERP. // Бухгалтер и компьютер. – 2008. - №1. – С.31-34
26. Святенко, О. Основные принципы работы программы «Турбо-Бухгалтер» // Предприниматель. – 2008. - №8. – С.20-25
27. Суворова, Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2005. - №1. – С.15-21
28. Харитонов, С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере. // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №2. – С.9-13
29. Шуремов, Е. Конкурс «Бизнес-Софт 2001»: Основные итоги // Бухгалтер и компьютер. – 2001. - №6. – С.24-32
30. Ядов, Г.Б. Информация и общество// Вокруг света. – 2004. - № 2. С.12-19
31. Информационные системы. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.islu.ru/k_inform/infsystekst.html.