Файл: Основные функции в системе менеджмента (ООО «Пеликан»).pdf

Процесс стратегического планирования - это инструмент, который помогает в выработке определенных управленческих решений. В любой организации есть специалисты, которые занимаются текущим планированием и разрабатывают стратегию, как правило, это высшее руководство. И задачей стратегического планирования – это обеспечить будущее для своей компании, подготовиться к изменениям, которые может ожидать фирма на каком-то продолжительном отрезке времени.

Из этого следует, что стратегия – это детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей.

Тактические планы. В этих планах отражаются действия крупных подразделений организации, обеспечивающие достижение стратегических целей. Тактические планы обычно рассчитаны на срок до 1 года. Успешное последовательное исполнение нескольких тактических планов обеспечивает претворение в жизнь стратегического плана компании.

Тактическое планирование очень близко связаны со стратегическим планированием, так как, где используется стратегия, возникает потребность в тактическом планировании. Чтобы лучше понять, что такое тактическое планирование, рассмотрим различия между стратегическим и тактическим планированием по некоторым характеристикам (табл. 1). ^[5]

Тактическое планирование означает уточнение, коррекцию, дополнение, т.е. конкретизирует стратегию. Под тактическим планированием понимают планирование действий, которые должны представлять наиболее эффективные способы достижения стратегических целей. Другими словами,

тактика является одной из форм выражения стратегии. Стратегия и тактика имеют общие цели. Их сущность заключается в определении средств, с помощью которых предприятие стремится к достижению поставленных целей и задач. ^[11]

Таблица 1.

Процесс тактического планирования состоит из двух взаимосвязанных стадий: подготовка плана и его принятие. Подготовка плана включает в себя сбор, систематизацию и уточнение различной информации о деятельности предприятия, анализ полученной информации, уточнение целей и задач планирования, постановку менеджером задач отдельным структурным

подразделениям и работникам на разработку плана, определение подлежащих включению в план мероприятий. Принятый план обязательно

должен быть документально оформлен и утвержден руководителем предприятия. ^[5]

Оперативные планы.

Кроме тактического планирования следует различать текущее или оперативное, планирование - текущее, или оперативное, планирование — это то, чем ежедневно занимается менеджер на предприятии. К нему относится планирование работы предприятия на небольшой промежуток времени. Это может быть, как день, так и месяц, квартал, полугодие и даже год. Это зависит от стратегических и тактических целей предприятия. ^[5]

Текущее планирование, как правило, вызывается необходимостью реагировать на многие факторы. Например, должна быть мгновенной реакция менеджера на факт наступления форс-мажорных обстоятельств, которые могут вызвать гибель людей, к ним относятся стихийные бедствия (наводнение, пожар, землетрясение и т.д.). К форс-мажорным обстоятельствам относят и забастовки. Менеджер должен быстро реагировать на возникшие нештатные ситуации, на изменения во внешней или внутренней среде предприятия с целью предотвращения нежелательных последствий или извлечения максимальной пользы для предприятия. Сюда можно отнести и разрешение текущих проблем и задач, например, таких, как конфликты. ^[5]

При текущем (оперативном) планировании, в отличие от стратегического и тактического, отсутствует существенный временной разрыв между фиксацией на уровне сознания действия, подлежащего исполнению, и осуществлением такого действия в реальном режиме. Менеджер должен знать, что реакции оперативного планирования и оперативного действия могут иметь весьма важные стратегические последствия. Он должен уметь пролонгировать (продлевать) последствия оперативного решения, текущего планирования, оперативного действия на будущий временной период. В противном случае могут возникнуть весьма опасные для предприятия явления или ситуации. ^[5]

Процесс текущего, или оперативного, планирования состоит из нескольких стадий:

выявление проблемы;

определение возможных действий;

предварительный выбор одного из определенных возможных действий;

анализ возможных последствий;

окончательный выбор действия.

Причем менеджер должен уметь видеть не только текущий момент, но и предвидеть влияние решения на будущий временной период.

Он должен уметь составлять стратегические планы, организовывать тактическое планирование и заниматься текущим планированием. ^[5]

1.2 Организация как функция управления

Организация – формирование структуры организации (команды), а также обеспечение всем необходимым для ее работы – персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. ^[4]

Организация как процесс представляет собой функцию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, соответственно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.

Существует два основных аспекта организационного процесса. Это:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.
2. Делегирование. Невозможно понять организационный процесс без предварительного понимания делегирования и связанных с ним полномочий и ответственности.

Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи делегирования руководство распределяет среди сотрудников определенные задача, которые должны быть выполнены для достижения целей организации. Если задача не делегирована другому сотруднику, то руководитель должен выполнить ее сам. Это во многих случаях невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является, как заметила когда-то Мэри Пракер Фоллет, - один из классиков менеджмента, - то, что сущность управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими». ^[4]

Полномочия– это ограниченное право распоряжаться конкретными ресурсами организации для выполнения задач и в то же время — это возможность определять действия или функции конкретных работников. ^[4]

Ответственность – это обязательство работника выполнять все работы и решать конкретные задачи, присущие конкретной занимаемой должности и отвечать за результаты своей деятельности. Ответственность определяет конституция и гражданский кодекс.

Для эффективной работы предприятия надо соблюдать этапы организационной деятельности:

1) Детализация целей, сформулированных в ходе планирования и определения конкретных задач, для их достижения;

2) Определение видов работ, которые необходимо выполнять для достижения поставленных задач;

3) Группировка видов работ с целью максимально эффективного использования ресурсов;

4) Оценка имеющихся трудовых ресурсов, их идентификация с конкретными видами работ;

5) Создание подразделений предприятий;

6) Определение степени ответственности и характера полномочий управленческого персонала;

7) Оформление и утверждение организационной структуры управления;

8) Разработка и утверждение документов (устав, штатное расписание, положение о подразделениях, должностные обязанности, регламентирование работ). ^[11]

При правильной организации работы можно повысить эффективность в несколько раз.

Функция менеджмента мотивация

Мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. ^[6]

Умение управлять – это прежде всего, умение взаимодействовать и мотивировать людей на достижение наилучших результатов. Однако не все российские компании уделяют этому достаточно внимания.

Руководителям предприятий сегодня приходится решать множество вопросов, в том числе и таких: как достичь стратегических целей, как привлечь и удержать ценных для компании сотрудников и повысить их результативность?

Один из основных путей решения этих проблем – построение эффективной системы мотивации и оплаты труда. ^[9]

Поведение человека всегда моти­вировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения. ^[8]

Мотивация бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя – это потребности каждого отдельно взятого человека, то есть когда человек совершает действия, потому что хочет этого сам. Другое название внутренней мотивации — это потребности. Внешняя мотивация – это воздействие на человека из вне. Когда кто-то хочет, чтобы этот человек выполнил определенные действия. Внешняя мотивация наиболее эффективна тогда, когда совпадает с внутренней мотивацией сотрудников. Это значит, что прежде чем запускать новые мероприятия по мотивации сотрудников, нужно провести диагностику потребностей исполнителей. Это нужно делать периодически. И не реже, чем раз в полгода.

Кроме индивидуальных потребностей существуют типы мотивации:

1. Самый известный инструмент – это пирамида потребностей А. Маслоу. Визуальное представление потребностей человека в образе иерархической пирамиды.

Я

6. Эстетика

5. Познание

4. Признание

3. Социальность

2. Безопасность

1. Физиология

Описание пирамиды Маслоу:

1. Физиология – низменные потребности тела, направленные на его жизнедеятельность (голод, сон, половое желание и др.)
2. Безопасность – потребность быть уверенным, что жизни ничего не угрожает.
3. Социальность – потребность в контакте с окружающими и своя роль в социуме (дружба, любовь, принадлежность к определенной народности, испытывать взаимные чувства…)
4. Признание – уважение, признание социумом его успешности, полезности его роли в жизни такого социума.
5. Познание – удовлетворения природного любопытства человека (знать, доказывать, уметь и изучать…)
6. Эстетика – внутренние потребность и побуждения следовании истине (субъективное понятие, как должно все быть).
7. Я – потребность в самореализации, само актуализации, высшая миссия своего существования, духовная потребность, самая высшая роль человека в человечестве, понимание своего смысла существования… (список очень большой – пирамиду потребностей Маслоу – часто используют очень многие люди и «духовные» организации, с разными системами мировоззрения и верхушку ставят свое высшее понятие смысла существования человека).

Важное замечание. Очень легко охарактеризовать самую основную потребность, так же легко ее удовлетворить. Ведь любой ответит, что сделать, чтоб человек был сыт. Но по мере роста высоты позиции – ответить, что нужно, чтоб удовлетворить именно эту потребность — становиться все сложнее. К примеру, на ступеньке 4: признание – кому-то нужно завоевать уважение только своих родителей, а кто-то жаждет публичной славы. Уже универсального ответа для каждого не будет. ^[10]

2. Следующим инструментом мотивации является: типы трудовой мотивации. Выявлять тип мотивации сотрудников нужно еще при приеме на работу. На собеседовании надо обязательно сосредоточиться на вопросе мотивации. Как понять, с какой мотивацией лучше всего подбирать людей в отдел. Самый подходящий способ, это проанализировать уже успешных сотрудников. В коллектив не должны попадать люди с разным типом мотивации. Иначе управление таким коллективом будет трудозатратно.