Файл: Основные функции в системе менеджмента (Прогнозирование и планирование).pdf

Ситуационный подход предполагает четыре шага эффективного управления:

1. Анализ ситуации по требованиям предъявляемым к организации ситуация и что характерно для ситуации.
2. Выбор соответствующего подхода к осуществлению управления, который в наибольшей степени и наилучшим образом соответствует требованиям, выдвигаемым к организации со стороны ситуации.
3. Создание в организации потенциала для того, чтобы можно было перейти к новому управленческому стилю, соответствующему ситуации.
4. Внесение изменений в организации, позволяющих подстроиться к ситуации.

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

Менеджмент это эффективное и производительное достижение поставленных целей организацией с помощью основных управленческих функций. Выполнение функций подразумевает собой исполнение менеджерами специальных умений и навыков. Каждая функция управления являет собой свою сферу деятельности определенного процесса управления. В целом система управления складывается из совокупности связанных между собой функций.

Под функцией менеджмента понимается вид деятельности работников аппарата управления, основанный на разделении и кооперации управленческого труда, характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект и субъект
управления [^[3]].

Функция – это, во-первых, роль, которая выполняется субъектом или объектом в определенной сфере деятельности. Можно сказать, что функция – это то, за что отвечает субъект или объект в данном случае. В ряде точных наук функцией называются отношения между объектами, когда изменение одного из них ведет к изменению другого [^[4]].

Функции управления – это самостоятельные, специализированные и обособленные участки управленческой деятельности. Эти функции называются основными, потому что они должны исполняться при исполнении всех специфических функций. Под специфическими функциями понимаются те из них, для исполнения которых создаются функциональные службы на промышленных предприятиях и в других организациях, которые связаны со спецификой их деятельности. Выделение специфических функций управления необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры. Они отражают специфику деятельности конкретной социально-экономической системы [^[5]]. Все основные функции управления взаимосвязаны между собой. Именно функции управления являются основой для проектирования организационной структуры и разработки технологии процесса управления. Функции управления основаны на разделении труда на отдельные управленческие работы. Каждый предыдущий вид деятельности является необходимым для последующего, пока не будет полностью реализована функция.

Несмотря на отсутствие единого подхода к классификации функций, большинство авторов выделяют общие, специальные и конкретные функции менеджмента. В процессе управления выделяют основные этапы, которые, в той или иной степени, присутствуют в деятельности каждого руководителя вне зависимости от его места в управленческой иерархии и свойств объекта управления. Этими этапами являются: планирование, организация, координация, мотивация, стимулирование, контроль и анализ. И эти этапы называют общими (основными) функциями управления.

Основные функции менеджмента − это основополагающие функции всего процесса менеджмента, а специфические функции отражают особенности конкретной управленческой деятельности работников.

Далее в работе будут рассмотрены основные функции менеджмента.

2.1 Прогнозирование и планирование

Прогнозировать и планировать непросто. При прогнозировании и планировании необходимо выявлять сильные и слабые стороны, и на основании этого определить функциональные зоны, которые требуют незамедлительного вмешательства, или же наоборот смогут подождать, те, на которые можно опереться при разработке стратегии организации. Одним из важнейших прогнозов, который обязательно делает предприятие − это прогноз будущего объема продаж или оказания услуг. На своем примере трудовой деятельности в одной из компаний телекоммуникационной отрасли могу сказать, что определить конкретное направление развития предприятия, тем более в современных реалиях, в условиях недостаточного финансирования, представляется весьма непростой задачей. Разрабатываются комплексные целевые программы развития направления деятельности, изучаются возможности максимального повышения эффективности использования уже имеющихся мощностей, учитываются всевозможные нюансы отрасли, начиная с разработки, производства и заканчивая конечными потребителями. Поэтому планирование и прогнозирование по праву можно считать главным фактором в деятельности организации, который будут определять дальнейшее развитие и действия для достижения поставленных целей.

Планирование − основная функция менеджмента. Она представляет собой вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих достижение поставленных целей. Планирование применяется к важным решениям, определяющим дальнейшее развитие организации. Планирование - это заблаговременное принятие решений о том, что надо делать и что для этого нужно, когда делать, кто это будет делать, кто будет отвечать за полученный результат. Можно утверждать, что планирование наводит мост между существующим положением дел и тем, которого необходимо достичь. Планирование дает возможность реализовать представляющиеся возможности и свести к минимуму будущие риски. Результаты планирования непосредственно определяют содержание остальных функций. Именно на этапе планирования формируется цели предприятия и определяются средства достижения этих целей. Таким образом, целью планирования является облегчение достижения целей предприятия путем [^[6]]:

• устранения отрицательного эффекта неопределенности внешней и внутренней сред предприятия;
• сосредоточения внимания руководителей на главных задачах предприятия;
• достижения экономичного функционирования предприятия за счет оптимального распределения ресурсов;
• облегчения организационной, мотивационной и контролирующей деятельности на предприятии.

Функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса: где мы находимся в настоящее время, куда мы хотим двигаться, как мы собираемся сделать это? [^[7]]. Планирование подразумевает выполнение определенных действий, таких как постановка целей и задач, составление программ и графиков, поиск ресурсов и их источников, доведение планов до непосредственных исполнителей. Планирование служит основой для принятия управленческих решений и представляет собой управленческую деятельность, предусматривающую выработку целей и задач управления, определение путей реализации планов по достижению поставленной цели. Планирование как функция управления предполагает учет факторов внешней и внутренней среды, обеспечивающие нормальные условия функционирования [^[8]].

По срокам выполнения планы делятся на:

• долгосрочные (свыше 5 лет);
• среднесрочные (от года до 5 лет);
• краткосрочные (до года).

Существуют различные виды планирования, отличающиеся составом решаемых задач, используемой информацией, планируемыми параметрами, методами выполнения плановых расчетов.

Продуктово-тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации, которое определяет мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства.

Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно-тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности организации.

Календарное планирование заключается в планировании сроков и объемов работ, в загрузке подразделений и исполнителей, составлении графиков работ.

Стратегическое планирование состоит в определении задач организации на каждом этапе ее существования, формировании системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, предполагает период пять и более лет. Стратегическое планирование является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. В стратегическом планировании выделяют четыре основных вида управленческой деятельности: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация, организационное стратегическое предвидение. Стратегическое планирование cфокусировано на применении оптимальных стратегических решений, и носителем идей планирования является высший менеджмент предприятия. Стратегические планы должны разрабатываться так, чтобы не только оставаться целостными в течение длительных периодов времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их корректировку и переориентацию.

Типичным инструментом стратегического планирования является SWOT анализ. Сущность этого анализа заключается в анализе внутренних и внешних факторов компании, оценке рисков и конкурентоспособности товара в отрасли. Преимущества SWOT анализа заключаются в том, что он позволяет достаточно просто, в правильном разрезе взглянуть на положение компании, товара или услуги в отрасли, и поэтому является наиболее популярным инструментом в управлении рисками и принятии управленческих решений.

Долгосрочное планирование – главная задача состоит в том, чтобы обеспечивать адаптацию организации к условиям внешней среды. Ускорение изменений в окружающей среде, появление новых запросов потребителей, возрастание конкуренции за ресурсы, интернационализация бизнеса, развитие информационных сетей, широкая доступность современных технологий, изменение роли человека − все это привело к резкому возрастанию значения долгосрочного планирования. В ходе его осуществления проводится анализ тенденций изменения внешней среды, изучаются потенциальные возможности организации, делается выбор относительно желаемого состояния организации в будущих изменившихся условиях и намечается путь, по которому должно осуществляться развитие организации, ее изменение. Ограниченность этого вида планирования заключается в использовании методов экстраполяции для прогнозирования продаж, а также методов распределения ресурсов. В условиях нестабильности внешней среды и интенсивной конкуренции эти методы неэффективны.

Тактическое планирование охватывает, как правило, интервал в 1−2 года и заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры – конкретные действия по реализации стратегии в конкретной ситуации. Тактическое планирование − это уточнение, коррекция, дополнение, конкретизация стратегии. Стратегия и тактика, в общем плане, имеют родственные цели и их сущность заключается в определении средств, с помощью которых предприятие стремится к достижению поставленных целей и заданий. Тактическое планирование − это детальное планирование, определение и разработка вопросов в рамках технических линий. Тактику можно рассматривать как определенные шаги, ступени по направлению к общей цели, предусмотренной стратегией.

Решения, принимаемые на этапе тактического планирования, относятся к способам эксплуатации регламентированной и сверхурочной рабочей силы, управлению распределением ресурсов для нужд производства, созданию страховых запасов, решению вопросов логистики [^[9]].

Резюмируя вышесказанное можно сделать вывод, что планирование играет очень важную роль в организации, можно сказать, что планирование дает возможность заблаговременно учесть внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития организации, предприятия или другого структурного подразделения.

2.2 Организация

Для того чтобы намеченные планы были осуществлены, кто-то фактически должен выполнять каждую из задач, следующих из поставленных целей организации.

Функция менеджмента «организация» представляет собой деятельность по формированию структуры объекта управления, позволяющую работникам наиболее эффективно вести деятельность для достижения поставленных целей.

Необходимость организационной деятельности обусловлена следующими аспектами [^[10]]:

1) для достижения своих целей люди вынуждены

объединяться,

2) любая совместная деятельность будет более

эффективной, если для каждого члена общности определено:

• что он должен делать;
• за что он несет ответственность;
• кто контролирует его деятельность.

Совокупность и взаимосвязи организационных ролей образуют организационную структуру предприятия.

Организация – это процесс объединения людей и средств для достижения общеорганизационных целей [^[11]].

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей, которые были определены при планировании.

К основным задачам функции организация относят:

1. Формирование структуры организации, исходя из различных переменных, таких как цели, технологии, работники и др.
2. Установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между подразделениями;
3. Обеспечение организации ресурсами (материальными, человеческими, финансовыми, информационными).

С целью выполнения функции организации выделяют этапы:

1. Формирование организационной структуры управления
2. Установления связей между подразделениями и работниками,
3. Доведение до работников (исполнителей) распорядительных документов.

Организация управления основывается на таких принципах, как делегирование, полномочия и ответственность.

Делегирование − это передача задач и полномочий лицу, принимающему на себя ответственность за их выполнение. Делегирование представляется важным организационным процессом. В настоящее время, особенно в крупных компаниях, руководитель не в состоянии единолично решать возникающие управленческие проблемы, поскольку они очень разнообразны и специфичны, поэтому приходится распределять свои полномочия между подчиненными. Как выше было отмечено, сущность менеджмента (управления) в том, чтобы добиваться выполнения реальной работы другими.