Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов».pdf

Введение

Процессный подход – это один из наиболее эффективных инструментов управления бизнесом, а также оптимизации его осуществления при минимизации использования материальных и нематериальных ресурсов. Главная цель процессного подхода заключается в повышении конкурентоспособности компании и финансового потенциала предприятия. В условиях низкого уровня конкурентоспособности предприятий Российской Федерации на мировой арене, наиболее эффективным методом становится использование процессного подхода для решения данной проблемы.

Темпы человеческой жизни с каждым годом становятся всё больше и больше, и в связи с этим в XXI веке происходит постоянное изменение политической, экономической и культурной обстановки. Они происходят до такой степени быстро, что далеко не все фирмы успевают подстроиться под них и дальше вести эффективную предпринимательскую деятельность. В связи с этим очень актуальна, становится проблема прогнозирования положения на рынке самых различных товаров и услуг.

У слова «управление бизнес-процессом» есть множество определений, но нами было выбрано следующее, которое наиболее полно отражает суть данного термина. Управление проектом – это совокупность различных методов организации, планирования, управления, координации распределения по работам различных материальных и нематериальных ресурсов, которая определяется длительностью жизненного цикла компании. Суть реализуемых в ходе управления бизнес-процессами методов заключается в том, чтобы путём реализации наиболее эффективных современных методов и технологий достигнуть определённых практических результатов, которые будут способствовать достижению целей, поставленных перед бизнес-процессом. [1]

Безусловно, данная тема является очень актуальной. Для начала стоит отметить, что управление процессами являются важнейшей составляющей любого инвестиционного проекта, без них его просто не будет возможности реализовать и воплотить в жизнь. Инвестиции в бизнес-процессы помогают в улучшении всех отраслей промышленного производства, способствуют привлечению к работе соответствующих технологических и человеческих ресурсов.

По этим и многим другим причинам проблема привлечения инвестиций в реализацию деятельности компании является очень актуальной и важной, особенно при разработке инвестиционного плана построения предприятия.

В ходе выполнения данной исследовательской работы нами были проанализированы многочисленные литературные, публицистические и интернет-источники. Использовался опыт, полученный не только зарубежными, но и отечественными специалистами и бизнесменами.

В ходе проведённой работы, было установлено, что главной целью любой инвестиционной деятельности в бизнес-процессы является увеличение доходов от реализуемых инвестиции, вложенных в тот или иной проект. При этом любому инвестору хотелось, чтобы деятельность хозяйствующих субъектов реализовывалась при минимальных рисках и тратах, но приносила максимально возможный доход. Процесс поиска идеального решения достигается путём анализа всех факторов, которые могут возникнуть в результате реализации проекта. Задача эта далеко не самая простая и требует применения огромного количества новейших технологий, но без решения этой задачи осуществлять эффективное управление бизнес-процессами практически невозможно.

Особую роль играет такой важный этап управлении процессами, как подготовительный анализ производственных процессов. Подобный анализ должен обязательно проводиться при разработке инвестиционного проекта и даёт некоторую степень уверенности разумности и правильности принятых управленческих решений.

Юридические и физические лица очень часто сталкивается с ситуациями, когда им предлагают для реализации несколько различных планов по управлению бизнес-процессами, и из-за этого часто возникает необходимость в анализе деятельности компании и выборе наиболее эффективного из них для дальнейшей реализации.

Таким образом, подводя итог всему выше сказанному можно с уверенностью утверждать, что на современном этапе экономического развития Российской Федерации данная тема, безусловно, является очень и очень актуальной.

Предметом исследования в данной курсовой работе является деятельность по управлению бизнес-процессами.

Объект исследования – процессный подход и программные продукты, которые могут использоваться для его реализации.

Цель работы заключается в том, чтобы разработать правильный и эффективный план развития процесса принятия управленческих решений для различных предприятий.

• изучить суть концепции процессного подхода;
• познакомиться с достоинствами и недостатками процессного подхода;
• рассмотреть уровни описания процессов;
• изучить программные продукты, используемые для управления бизнес-процессами в компании (Business Studio, ARIS, BPMN).

Данная курсовая работа состоит из следующих частей: введения; части с теоретическими основами использования процессного подхода; части, где описаны программные продукты, необходимые для реализации процессного подхода; заключения, в котором подведены выводы проведённому исследованию.

Глава I. Теоретические основы использования процессного подхода

1.1. Суть концепции процессного подхода

Процессный подход является важнейшим признаком совершенного управления. Этот подход, используемый в качестве базового в международных стандартах ИСО серии 9000:2000, на самом деле не нов. Еще в конце 60-х годов была разработана методология структурного анализа и проецирования сложных систем SADT .

На рынке методология SADT появилась в 1975 г. Позднее этот подход к описанию процессов был оформлен в виде Федерального стандарта США под названием IDEFO . Наибольший интерес к процессам появился после публикаций М. Хаммера, Д. Чампи и др. в середине 80-х. В 1988 г. процессный подход был включен в модель премии Малкольма Болдриджа, а в 1991 г. - в модель совершенного бизнеса Европейской премии по качеству.

Процессом называют совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которая преобразует входы в выходы (ИСО 9000 2000). Выход процесса (продукт) обладает ценностью для потребителя. Когда говорят о процессном подходе, имеют в виду прежде всего то, что управление процессом и каждой из входящих в него работ (деятельностью, подпроцессом, процессом второго или последующих уровней или функцией) происходит с применением особых методических приемов, достаточно хорошо разработанных и позволяющих исключить многие ошибки.

Ниже представлены некоторые типичные ситуации в компании, когда процессный подход может быть использован как средство улучшения деятельности.

Вариант 1. У организации дела идут достаточно хорошо, но руководители или собственники, прогнозируя снижение темпов роста организации, усиление конкуренции на рынке, принимая во внимание другие факторы риска для существования организации, начинают искать способы повышения эффективности организации путем оптимизации бизнес-процессов.

Вариант 2. Рыночная конъюнктура складывается для организации очень удачно, но скорость роста размеров и бизнеса организации опережает скорость развития системы управления, и собственники, озабоченные потерей управляемости бизнеса, начинают искать новые способы удержания ситуации под контролем путем описания и автоматизации бизнес-процессов организации[1].

Как правило, собственники и руководители ожидают от применения процессного подхода к управлению решения следующих основных проблем:

- снижение издержек;

- повышение рентабельности;

- повышение управляемости (улучшение системы отчетности компании, создание прозрачной системы управления, ускорение процедур принятия управленческих решений);

- снижение влияния человеческого фактора при управлении компанией.

В некоторых случаях руководители создают у себя рабочие группы (проектные группы) из наиболее квалифицированных специалистов для решения своих проблем. В поисках правильного решения руководители и рабочая группа начинают производить перестановки в оргструктуре компании, переподчинять отделы и подразделения. Со стороны эта деятельность часто напоминает попытку добиться слаженной игры оркестра путем пересаживания музыкантов.

Большинству компаний не удается добиться серьезных долгосрочных результатов путем организационных перестановок и повышения интенсивности труда исполнителей. Часто руководители компаний принимают решение обратиться к профессиональным консультантам. Руководство и специалисты начинают поиски консалтинговой фирмы, которая смогла бы помочь в этом вопросе. К сожалению, рекомендации консультантов слишком часто носят общий характер, и их выполнение не приносит желаемого результата. Именно поэтому руководителям предприятия следует освоить методики процессного управления самостоятельно и при осуществлении изменений в организации опираться преимущественно на собственные силы[2].

Довольно часто руководители компаний пытаются построить правильную систему управления в одном, отдельно взятом пилотном процессе, описание и улучшение которого поручается внешнему консультанту.

Однако, опыт показывает, что такой поход заведомо обречен на провал, поскольку любая организация представляет собой сложную систему взаимодействий, и описание одного из сегментов деятельности не может устранить системных проблем в управлении всей организацией. При выстраивании системы управления и взаимодействия в одном процессе непременно придется захватить взаимодействие данного пилотного процесса с другими. При одностороннем описании взаимодействия возможны следующие ситуации:

Появление эффекта «перетягивания одеяла», когда руководитель пилотного процесса добивается регламентации и последующего выполнения совместных работ с точки зрения выгоды и преимуществ своего процесса, а не всей организации.

Отсутствие необходимого опыта в создании системы регламентации деятельности со стороны руководителей и владельца пилотного процесса приводит к тому, что созданную, согласованную и утвержденную документацию придется корректировать и исправлять каждый раз, когда будет создаваться документация следующего процесса, взаимодействующего с пилотным.

Создание системы процессного управления подразумевает создание системы планирования показателей процессов сверху вниз и системы управленческой отчетности снизу вверх. Построить эти системы можно только сверху вниз, начиная с планов высшего руководства организации.

Проблема информированности руководителей среднего и нижнего уровня о планах высшего руководства и собственников бизнеса находится на одном из первых мест по значимости. Владелец процесса, имея недостаток информации о планах высшего руководства, постарается установить такие планы, которые он заведомо способен выполнить[3].

В основу концепции процессного похода к управлению положены:

1. Принципы построения систем менеджмента качества, предложенные в стандартах MS ISO серии 9000 версии 2000 г.;

2. Цикл P-D-C-A (Plan-Do-Check-Action), который часто называют циклом Деминга;

3. Принципы построения BSC (Balance ScoreCard), разработанные Нортоном и Капланом;

4. Принципы управления проектами, так как любые изменения в организациях, в том числе и внедрение процессного подхода, выполняются как проект;

5. Лучший мировой опыт в области построения систем менеджмента и улучшения деятельности организаций[4].

В основе процессного подхода к управлению организацией лежит выделение в организации бизнес-процессов и управление этими бизнес-процессами.

Для простоты изложения далее термин «бизнес-процесс» заменим на термин «процесс». Кроме того, основные принципы менеджмента не зависят от типа, профиля и области деятельности компании, поэтому в дальнейшем для обозначения компании, строящей систему процессного управления, будет применяться термин «организация». Этот термин в равной степени применим для промышленного предприятия, управляющей компании, консалтинговой или юридической конторы, коммерческой или государственной структуры.

Для всех типов организаций самой актуальной задачей является построение эффективной системы менеджмента, которая будет обеспечивать выполнение задач организации и достижение успеха во внешней среде.

Построить любую систему управления можно только на основе однозначно определенных объектов, из которых она будет состоять. Самыми главными объектами в любой системе управления являются «Объект управления» – то, чем управляют, и «Субъект управления» – тот, кто управляет. Соответственно, для системы процессного управления эти объекты определяются терминами «Процесс» и «Владелец процесса».