Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов».pdf

Благодаря Business Studio может быть обеспечен полный цикл по созданию, поддержке и управлению бизнес-процессами в рамках организации-пользователя (рис. 1).

Рис. 1 – Бизнес-процессы организации

К основным функциональным возможностям программы Business Studio относятся:

• контроль стратегических целей и показателей компании;
• оптимизация бизнес-процессов при использовании имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа;
• создание организационной структуры и штатного расписания;
• автоматизация процесса по созданию и распространению среди сотрудников регламентирующей документации;
• поддержка системы по управлению качеством;
• формирование технического задания;
• внедрение комплексных IT-систем.

Business Studio – это универсальный инструмент, но специалисты рекомендуют использовать его в следующих проектах:

• реорганизация бизнеса;
• оптимизация отдельных бизнес-процессов;
• внедрение СМК;
• внедрение комплексных информационных систем.

Хотелось бы отметить, что в ответ на многочисленные просьбы пользователей компании «Directum» и «Современные технологии управления» представили последнюю версию «Business Studio + Directum», которое позволяет повысить уровень конкурентоспособности компании.

В последние годы поступало большое количество обращений от разных групп пользователей по созданию целостной системы по управлению компании и в ответ на это Directum совместно с группой компаний «Современные технологии управления», разработчика программы по созданию бизнес-моделей Business Studio, был создан программный продукт «Business Studio + Directum».

В рамках это новой версии, которая получила название «Business Studio 3.6», в первую очередь, были расширены технологические возможности по взаимодействию с другими программами. В рамках обычного программного пакета Business Studio возможности ECM позволяют тесно взаимодействовать с бизнес-процессами, но если в этом случае бизнес-процессы только создаются и управляются, то в рамках нового программного продукта «Business Studio + Directum» будет также происходить административное управление данных бизнес-процессов. Таким образом, будет создана «идеальная» и «бесшовная» система по управлению предприятием с помощью процессного подхода. Интеграция новых бизнес-процессов в уже существующую систему будет осуществляться «сверху-вниз» и будет обеспечено использование новых методик и технологий по созданию эффективной системы управления.

Исходя из всего вышесказанного, можно сказать, что использование новой программы позволит использовать новый цикл по управлению процессами, в которые входят моделирование, регламентация и контроль за исполнением бизнес-процессами.

2.2. ARIS

ARIS – это ещё один программный продукт, который был создан для моделирования бизнес-процессов организации. Изначально права на распространение данной программы принадлежали компании-разработчику IDS Scheer, но позже она была поглощена другой британской компанией Software AG. Автором программного продукта называют Августа-Вильгельма Шеера.

Хотелось бы обратить внимание на технологию работы программы ARIS. Согласно методике предложенной в программе ARIS организация рассматривается с пяти точек зрения:

• организационной (структурной);
• функциональной;
• обрабатываемой информации;
• структуры действующих в организации бизнес-процессов;
• структуры и состава производимых компанией товаров и услуг.

Для описания процессов по всем вышеназванным элементам в программе ARIS используется более 80 различных моделей. Одним из основных преимуществ данного программного продукта является наличие необходимого инструментария для наглядного представления модели. Подобный инструментарий подаётся совместно с некоторым количеством специально подготовленных референтных моделей для представления типичных процессов организации. Основным принципом моделирования в программе ARIS – интеграция моделей различных бизнес-процессов при использовании методов репозитории и декомпозиции. Таким образом, в итоге моделей бизнес-процессов организации можно представить в виде иерархической структуры – от моделей верхнего уровня, представленных с помощью инструментария VACD и до нижнего уровня процедур и материально-технического обеспечения.

Программа ARIS обладает обширным инструментарием для создания и представления моделей, но наиболее часто используются следующие описательные методы:

1. eEPC (англ. extended event-driven process chain) — метод описания процессов;
2. ERM (англ. entity-relationship model) — модель «сущность-связь» для описания структуры данных;
3. UML (англ. unified modeling language) — унифицированный объектно-ориентированный язык моделирования.

ARIS – это одна из старейших программ по моделированию бизнес-процессов. Первая версия программы была выпущена ещё в 1994 году и спустя довольно короткий промежуток времени показала свою состоятельность и к 2000-ому году была распространена среди 24 тысяч организаций. В свою очередь, начиная с 2009 года, появилась бесплатная упрощённая версия продукта – ARIS Express (рис. 2).

Рис. 2 – Главное окно программы ARIS Express

Помимо моделирования в программный инструментарий ARIS также входят и другие части: ARIS Server, который представляет собой серверную часть инструмента и включает в себя централизованный репозиторий для хранения данных и инструментов, а также технологий для подготовки графических представлений (ARIS Toolset в ранних версиях, в версиях 2000-х годов — ARIS Business Architect, ARIS Designer).

Программа в дальнейшем продолжала своё развитие и в 2010-ом году появилась её облачная версия, доступная для большой группы пользователей.

Как уже говорилось ранее, ARIS – это один из старейших программных продуктов по моделированию, который может выполнять большой круг различных задач, но наиболее часто в следующих ситуациях:

• оптимизация бизнес-процессов;
• внедрение в процесс производства новых IT-технологий;
• разработка интеграционных решений и т.п.

Хотелось бы обратить внимание на то, что программное обеспечение ARIS является базой для программного пакета Business Process Analysis Suite корпорации Oracle. Именно этот программный продукт был выбран корпорацией по причине простоты его интерфейса и его простых возможностей для изучения. Модели, созданные в программе ARIS, могут быть скопированы и вставлены в виде файлов в различные текстовые редакторы (например, Microsoft Office Word).

Кроме того, необходимо обратить внимание на то, что в программе ARIS есть возможность для создания сценариев по составлению аналитических отчётов, нормативных документов и новых моделей для организации. Каждый сценарий представляет собой подпрограмму, которая запускается с помощью ARIS Business Arhitect или только на сервере ARIS. Новые сценарии создаются при помощи специального языка программирования – SAX Basic. Для автоматизации формирования отчёта в ARIS используются сценарии, которые выделяют конкретные объекты и модели из общей базы.

Подводя итог всему вышесказанному, можно сказать, что программа ARIS позволяет автоматически проводить следующие операции:

• формирование нормативно-регламентирующих документов, основываясь на созданных моделях ARIS;
• формирование аналитических отчётов на основании тех же моделей ARIS;
• наличие широких возможностей для интеграции программного продукта ARIS с другими приложениями и базами данных;
• создание базы моделей ARIS на основе готовых клише и спецификаций.

2.3. ELMA

И, наконец, хотелось бы обратить внимание на программный продукт, созданный российскими разработчиками – ELMA. Это система по управлению бизнес-процессами организации, которая позволяется создать систему эффективного сотрудничества между всеми работниками компании и обеспечить контроль за их деятельность, обеспечивая тем самым повышение эффективности работы компании.

Главная цель программы заключается в моделировании и автоматизации бизнес-процессов, а также в контроле качества исполнения возложенных обязанностей.

Система ELMA (ELegant MAnagement) функционирует, базируясь на концепции BPM, что даёт возможность для построения гибкой информационной системы, способной оперативно меняться под воздействием изменений, происходящих с бизнес процессами в реальной жизни.

Помимо этого ELMA также автоматизирует основные процессы по делопроизводству в компании и помогает в создании электронной системы документооборота. В рамках программы используется механизм WorkFlow, который позволяет настроить эффективную систему делопроизводства в соответствии с потребностями компании.

Кроме того, хотелось бы отметить возможность интеграции программного продукта ELMA с ещё одной популярной у российских компаний системой 1C: Предприятие. Это одно из основных преимуществ программы, которое во многом определяет выбор организаций в его пользу.

Программа ELMA включает в себя следующие системные элементы:

• задачи организации;
• календарь работы;
• управление бизнес-процессами;
• электронный документооборот;
• работа с клиентами;
• управление проектами.

На базе программного продукта используется основной инструментарий для описания бизнес-процессов (BPMN), а также работают серверные программы, позволяющие использовать технологии, находящиеся в свободном доступе.

Хотелось бы обратить внимание на основные достоинства программного продукта ELMA. В первую очередь – это простота установки программного обеспечения, а точнее отсутствие необходимости установки, так как для работы с программой достаточно наличия веб-браузера.

Следующим преимуществом является использование языка BPMN для описания бизнес-процессов. На сегодняшний день, этот язык признаётся всеми мировыми стандартами в качестве самого прогрессивного языка программирования для описания бизнес-процессов.

Также в рамках программы реализована возможность для создания регламентов бизнес-процессов, что является обязательным условием для сертификации по ГОСТ. При этом исключается возможность дублирования работы и у компании есть регламенты по актуальным бизнес-процессам.

Рис. 3 – Главное окно программы ELMA

В программе ELMA управление бизнес-процессами делится на 4 этапа жизненного цикла:

1. Создание бизнес процессов с помощью инструментария программы Дизайнер ELMA. Благодаря этой программе создаётся графическая модель, представляющая бизнес-процессы и последовательность выполнения операций их непосредственными участниками. На этом этапе активно используется условные обозначения методики BPMN.
2. Собственно исполнение процессов, в рамках которых сотрудники получают необходимые рекомендации по специально смоделированной схеме.
3. Контроль за исполнением возложенных обязанностей, который включает в себя сообщения о задержках их причинах и последствиях, а также создание сводных отчётов о работе по каждому бизнес-процессу.
4. Корректировка работы бизнес-процесса в соответствии с полученными сообщениями участников о результатах работы бизнес-процесса.

В программное обеспечение ELMA входит множество приложений, которое автоматизирует различные бизнес-процессы в компании, которые автоматизируют самые различные процессы.

Приложение для электронного документооборота ELMA ECM+ входит в поставку BPM-системы ELMA. Дополнительно устанавливать приложение не требуется.

Возможности приложения ELMA ECM+:

• Интерфейс стандартного файлового хранилища, привычный компьютерным пользователям.
• Электронная канцелярия: создание, регистрация и хранение документов в едином электронном архиве.
• Гибкая настройка системы для обработки документов разных типов: наборы атрибутов, внешний вид карточек документов, маршруты движения.
• Формирование документов по шаблонам.
• Удобный поиск документов: с помощью фильтров, по реквизитам или штрихкоду.
• Автоматизация маршрутов движения документов любого уровня сложности.
• Встраивание процессов документооборота в сквозные бизнес-процессы компании.
• Мобильные приложения ELMA ECM+ для iPhone, iPad и смартфонов на базе OC Android.

ELMA CRM+ является дополнительным приложением. Реализует подход тотальной вовлеченности в продажи, когда не только отдел продаж, а все отделы компании через систему бизнес-процессов нацелены на эффективность работы с клиентом.

Возможности приложения ELMA CRM+:

• Ведение удобной базы клиентов и сделок с контактами и необходимой информацией.
• Активная воронка продаж в сочетании с наглядными отчетами по количеству и эффективности сделок с данными по всем стадиям процесса продаж
• Автоматизация процесса продаж, в ходе которого система напоминает менеджерам, какие задачи необходимо выполнить на данном этапе: отправить коммерческое предложение, связаться с клиентом, запланировать встречу, подписать договор и т.д.
• Интеграция со средствами IP телефонии
• Планирование поступлений по сделкам и анализ динамики продаж

Дополнительное приложение ELMA Проекты+ является удобным помощником проектного менеджера, позволяющим создать единое информационное пространство проекта и организовать эффективное взаимодействие его участников.

Возможности приложения ELMA Проекты+:

• Организация единого информационного пространства проекта.
• Управление календарным планом и ресурсами проекта.
• Ведение бюджета проекта: расходов и поступлений.
• Прогнозирование рисков.
• Активность и взаимоотношения по проекту, обмен комментариями и обсуждение задач.
• Уникальная технология «проектный конвейер», позволяющая автоматизировать планирование и выполнение повторяющихся этапов проекта и избавиться от необходимости из раза в раз выполнять рутинные операции.