Файл: Проектный контроллинг в системе управления предприятием.pdf

Определение целей — устройство качественных и количественных целей предприятия и выбор критериев, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей.

Планирование — обратить цели предприятия в прогнозы и планы. Первый шаг планирования — анализ и разбор сильных и слабых сторон предприятия, потенциалов и опасностей (так называемый SWOT-анализ). На основе этого разрабатывают поначалу стратегию предприятия, а затем — план. План разрешает предприятию оценить, насколько реально достижение поставленных целей, что помогает, а что мешает их достичь. План — это количественное выражение целей предприятия и разработка путей их достижения. Планы разработки как по всему предприятию в целом, так и по всякому подразделению. Контроллинг принимает участвие в разработке методики планирования, координирует деятельность различных смежных подразделений и служб предприятия в процессе планирования, а также оценивает планы, назначая насколько они отвечают целям предприятия, насколько они стимулируют к влиянию, насколько реалистично их выполнение.

Оперативный управленческий учет — отображение всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия в ходе выполнения плана. Как элемент системы контроллинга он имеет принципиальные отличия от бухгалтерского учета. Специфика управленческого учета состоит в том, что он ориентирован на информационные потребности руководителей предприятия и подразделений, на поддержку принятия управленческих решений, а бухгалтерский учет направлен прежде всего на внешних пользователей (государственные органы, банки и др.).

Система информационных потоков — важнейший элемент системы контроллинга на предприятии. Сам процесс управления часто рассматривают как процесс преобразования информации: управленческие влияния — это информация особого рода. В теории информации математически доказано, что существует некий минимальный объем информации, без которого эффективное управление неосуществимо. Причем чем более разнообразной может быть реакция объекта управления, тем больше требуется информации. Применительно к предприятию это означает, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее устройство самого предприятия — тем больше информации нужно для эффективного управления. Поэтому распоряжаться, не владея информацией, сегодня невозможно. Одна из важнейших задач контроллинга — информационная поддержка управления, решить ее можно только при условии четкого и слаженного функционирования системы информационных потоков на предприятии.

Контроллинг является поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления на предприятии. Информация — это совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности. Поэтому информация, которую поставляет система контроллинга, должна отвечать следующим требованиям:

достоверность;
всесторонность;
релевантность (существенность);
полезность (эффект от использования информации должен превышать затраты на ее получение);
понятность;
своевременность;
регулярность.

Таким требованиям должна отвечать любая информация, в том числе информация традиционного бухгалтерского (финансового) учета. Однако значимость различных требований может быть различной: если для бухгалтерского (финансового) учета главное — это достоверность информации, то в системе контроллинга — релевантность информации (насколько она существенна для принимаемого управленческого решения). Все прочие запросы к информации в рамках контроллинга играют подчиненную роль, несущественная информация, даже если она вполне достоверна, не может помочь в принятии управленческих решений; в то же время существенная, но достоверная лишь на 95%, — может оказаться большим подспорьем руководителю.

Релевантными для принятия управленческого решения можно считать только те сведения, которые непосредственно связаны с данным решением:

условия, в которых принимается решение;
целевые критерии;
набор возможных альтернатив (какие решения в принципе можно принять);
последствия принятия каждой из альтернатив (что произойдет, если будет принято, то или иное решение).

Владея информацией, руководитель может осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия — отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы предприятия за наиболее короткие промежутки времени (день, неделя, месяц); сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми. На основании такого анализа производят выводы о сильных и слабых сторонах предприятия, динамике их изменения, а также о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития наружных условий, в которых предприятию приходится работать. Изменение условий внешней и внутренней сред предприятия влечет за собой пересмотр целевых параметров: необходимо проверить насколько оптимальны поставленные цели в новых условиях, сможет ли предприятие ввиду произошедших изменений добиться поставленных целей. На основании изменения целевых параметров, а также предсказания изменений сильных и слабых краев самого предприятия корректируется план действий по достижению целей, и уже этот новый, пересмотренный план воплощается в жизнь, т.е. круг замыкается.

Модель мониторинга, осуществляемого в рамках системы контроллинга, представлена на рис.4.

На основании всей собранной информации система контроллинга осуществляет контроль.

Контроллинг не тождествен контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности предприятия, а контроллинг нацелен на перспективу. Следует отметить, что при этом контроллинг осуществляет поставленные контрольные функции (при этом сама природа контроля претерпевает существенные изменения).

Предварительный контроль:

проба целей (правильно ли назначены цели, корректно ли выстроено дерево целей предприятия, не противоречат ли разнообразные цели друг другу, насколько адекватно количественные критерии отображают качественные цели предприятия);
испытание прогнозов (насколько они реалистичны, аргументированы, информативны, как они поддерживают предприятию решить стоящие задачи);
контроль прекращать между целевым и прогнозируемым смыслами (насколько прогноз вырабатывания событий не соответствует целям);
контроль ограничений (какие внешние или внутренние условия мешают предприятию достичь поставленных целей, какие тенденции существуют в развитии этих условий);
контроль планов (насколько различные планы предприятия оптимальны с точки зрения достижения его целей, не противоречат ли различные планы друг другу и т. д.);
бюджетный контроль (контроль над затратами подразделений предприятия путем разработки бюджетов).

Текущий контроль:

контроль и мониторинг внешней среды предприятия с целью выявления «слабых сигналов»;
мониторинг внутренней среды с целью раннего обнаружения проблем.

Заключительный контроль:

контроль выполнения планов (расчет отклонений фактических значений от плановых, анализ причин этих отклонений).

Таким образом, в системе контроллинга акценты смещаются с простого фиксирования прошлых фактов в сторону перспективного, опережающего контроля, а также оперативного отслеживания текущих событий; в фокусе контроля оказывается не прошлое, а настоящее и будущее.

Все предыдущие элементы системы контроллинга — от планирования до мониторинга реализации планов — необходимы в первую очередь для обеспечения возможности анализа планов, результатов и отклонений.

Анализировать можно и прошлое, и настоящее, и будущее. Анализ прошлого направлен на оценку результатов прошлой деятельности предприятия (добилось ли предприятие поставленной цели? что ему помогло, что помешало? каковы сильные и слабые стороны предприятия?). Анализ настоящего помогает понять, что происходит на предприятии в настоящее время, и в каком направлении оно развивается. Анализ будущего оценивает: сможет ли предприятие добиться поставленных целей, какие возможности перед ним откроются, с какими рисками придется столкнуться. Все эти виды анализа осуществляются в рамках системы контроллинга.

На основе анализа разрабатывают рекомендации для принятия управленческих решений. С учетом сложившейся ситуации, а также будущих возможностей и опасностей контроллинг предназначает, какие альтернативы действий есть у предприятия в настоящее время и оценивает эти альтернативы с точки зрения достижения поставленных целей предприятию.

2. Контроллинг в системе управления предприятием

2.1. Роль контроллинга на предприятии, его цели и задачи

Структурная схема, иллюстрирующая роль контроллинга в процессе управления изображена на рисунке 3.

Рисунок 3. Роль контроллинга в процессе правления предприятием

Цели контроллинга на предприятии можно разделить как, на общие так и специальные. Общие цели, как назначение деятельности, всегда совпадают с целями организации, так как по своей сути они ими и определены. Общие цели контроллинга выражаются преимущественно в количественных экономических терминах, например, в достижении определенного уровня дохода, рентабельности или производительности организации, в гарантированном снабжении заданного уровня ликвидности, в минимизации затрат предприятия (точнее говоря, в оптимизации затрат) и т.п. Общие цели контроллинга не дают понимания его уникальности и отличия от обычного управления предприятием. Поэтому, следует пристальное внимание уделить рассмотрению именно специальных целей и задач контроллинга на предприятии.

Определение основных специальных целей контроллинга на предприятии до сих пор вызывают множество дискуссионных вопросом. Однако, ряд серьезных прикладных исследований, проведенных в 90-е годы XX века немецкими учеными, выделили ключевые цели, присущие контроллингу любого предприятия или организации.

На вершине системы целей контроллинга находятся 8 основных целей. Каждая из этих целей имеет собственные критерии, позволяющие выделить ее из общего перечня, а также основные индикаторы реализации этой цели (Приложение 1).

Достижение целей системы контроллинга обеспечивается реализацией задач, в которых от взаимосвязей и взаимодействия различных ее элементов требуется достичь конкретных финансовых показателей, по которым можно судить об эффективности управления и развития компании.

Поскольку главной стратегической целью коммерческого предприятия является получение максимальной прибыли и повышение рентабельности занятии, то основной функциональной задачей контроллинга выражается управление затратами и финансовыми итогами деятельности предприятия. Однако, сфера прикладных задач контроллинга на предприятии намного шире, из этого следует более подробно рассмотреть их постановку и реализацию на предприятии.

Рисунок 4.Задачи контроллинга как системы поддержки управления

В сфере управленческого (производственного) учета задачи контроллинга включают создание систему сбора и обработки информации существенной для принятия управленческих решений на различных уровнях руководства. Организация учета затрат не только для отдельных видов выпускаемой продукции, но также и по технологическим процессам, фазам производства, потребности покупателей, регионам сбыта и т.д. В данную группу попадают также задачи по подбору или разработке методов для учета затрат и калькулирования себестоимости, критериев, финансовых и общеэкономических показателей для оценки деятельности предприятия в целом и дл его отдельных подразделений.

Поддержка процесса планирования заключается в выполнении следующих задач контроллинга:

формирование и развитие системы комплексного планирования и бюджетирования;
разработка методов планирования;
определение необходимого пула информации для планирования, ее источников и путей ее получения.

Обязательным элементом в системе контроллинга является анализ отклонений, для выявления причин их появления. Определяющим отличием контроллинга от стандартной конечной функции управления, контроля, является объединение названных элементов в одну единую систему и выработка на их основе предложений и мероприятий по нивелированию негативных отклонений либо корректировка изначально определенных целей (иногда это целесообразно при серьезных изменениях внешних условий работы предприятия).

Таблица 2.Взаимосвязь контроля и контроллинга

дефиниция контрольных величин;

определение фактических и плановых величин;

сопоставление факта и плана

Контроль в узком смысле

Контроль в широком смысле

Контроллинг

Анализ причин отклонения

Предложения корректирующих мероприятий для достижения целей или корректировании целей