Файл: НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ.pdf

- регистрационный журнал ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);

- справка-отчет (КМ-6);

- информация о счетчиках ККМ и выручки (КМ-7);

- журнал обращений к техническим специалистам (КМ-8);

- свидетельство о проверки наличия денежных средств в кассе (КМ-9).

Благодаря возможностям онлайн-регистров продаж документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в Федеральную налоговую службу автоматически, в электронном виде. И это не единственное нововведение в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает проводить его на совершенно иных принципах, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.

3. Глава 3. Как ведется документирование кассовых операций. Фискализация.

3.1. Как ведется документирование кассовых операций по новому закону №54-ФЗ

В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:

1. Оформлять ПКО:

- использование фискальных записей, хранящихся в памяти регистра онлайн-продаж (при необходимости эти записи можно распечатать на бумажном носителе с использованием установленных форматов);

- добавление квитанции к заказу, которая формируется в электронном виде (при необходимости ее можно отправить лицу, осуществившему оплату в кассу, по электронной почте).

Фискальные записи записываются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

- отчетов (о работе ККТ на ФНС, изменении настроек, открытии и закрытии смены, закрытии текущих расчетов фискального привода);

- кассовых чеков либо БСО, а также аналогичные документа для корректировки фискальной отчетности;

- свидетельство ОФД.

Регулирующие органы — прежде всего Федеральная налоговая служба Российской Федерации-утверждают, какие форматы фискальной отчетности следует использовать в регистрах онлайн-продаж. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут изменяться также в соответствии с нормативными актами государственных органов.

Действующие форматы фискальных записей и реквизитов документов, формируемых при использовании регистров онлайн-продаж, были введены Приказом Федеральной налоговой службы России № 134. ММВ-7-20/229 от 21.03.2017 г.

1. Оформите РКО на электронном бланке. Кроме того, кассовый ордер счета может быть подписан с использованием электронной подписи получателя денежных средств.

Конечно, организациям, использующим онлайн-регистры продаж, не запрещено использовать кассовые ордера в бумажном варианте. Однако использование электронных версий РКО и ПКО может быть гораздо удобнее. За счет автоматизации их заполнения (как мы уже отмечали выше, оно может осуществляться с использованием современных бухгалтерских программ), коммерсант может значительно повысить эффективность бизнес-процессов.

Отметим, что его использование не связано с ведением кассового аппарата, выдачей ПКО и РКО — этот отчет отражает тот факт, что коммерсант пользуется кассовыми аппаратами. Но в данном случае этот отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

Раньше, когда торговцы использовали обычные кассовые аппараты, кассиры создавали Z-отчет в конце своей смены. На основании отраженной в нем информации журнал заполнялся по форме КМ-4, а свидетельство-по форме КМ-6.

Розничные компании, использующие регистры онлайн-продаж, как мы уже отмечали выше, имеют право не использовать в своей работе такие документы, как км-4 и КМ-6 (вместо этого регистр онлайн-продаж использует другие форматы для документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет не генерируется в конце смены в регистре онлайн-продаж.

При этом формируется его аналог, и более того, почти такое же название - "Отчет о закрытии смены", в электронном виде (при необходимости пользователь регистра онлайн-продаж может распечатать его на бумаге). На его основании торговая компания должна оформить ПКО (в бумажном или электронном виде - в порядке, рассмотренном выше) и отразить информацию о приходном ордере в кассе.

Поскольку при использовании нового ТКС формировать км-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически будет сформирован отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Важный нюанс: отчет о закрытии смены, формируемый в онлайн-регистре продаж, может отражать данные по различным операциям:

1. Полной оплате товаров
2. Частичной оплате товаров
3. Предоплате

Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 различных кассовых ордера (каждый из которых будет содержать отдельные транзакции).

Обратите внимание, что подобные операции регистрируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухгалтерского учета даже в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

Также будет полезно изучить ряд нюансов, характеризующих использование инструментов документирования кассовых операций при использовании онлайн-регистра продаж, при возврате товара. Эта процедура по существу противоположна той, в которой магазин регистрирует продажу товара. Поэтому при его документировании используется другой инструмент-РКО.

Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-регистров продаж, значительно упрощается по сравнению с ее реализацией при использовании старого образца CCT. В частности, продавцу не нужно заполнять сертификат по форме КМ-3. Кроме того, квитанция, отражающая транзакцию возврата, передается через ОФД точно так же, как и обычный элемент регистрации.

Однако кассиру все равно придется выполнить некоторые действия, чтобы задокументировать операцию возврата. Именно:

1. Пробейте квитанцию о возврате денег.
2. Выдайте РКО на сумму возврата.
3. Прочтите раздел отчета о закрытии смены, в котором отображается информация о возврате товара (для этого в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).
4. В ПКО, который производится по выручке, указывается разница между суммой выручки и суммой возврата денежных средств.

Обратите внимание, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже вам не нужно пробивать кассовый чек — вам нужно только оформить РКО. При этом денежные средства выдаются из кассы, а не из места хранения наличных денег (обычно это коробка ККТ). Исключение составляет возврат предоплаты за товар. Если это осуществлено, то квитанция о возврате должна быть пробита в онлайн-регистре продаж в любом случае, а денежные средства должны быть переданы покупателю из почтового ящика ККТ.

3.2. Лимит остатка кассы

Познакомившись с особенностями документирования кассовых операций, теперь мы рассмотрим еще один аспект проведения соответствующих операций — соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе предприятия.

Что это такое и для чего используется?

Денежный лимит кассы – это максимальное количество денежных средств, которые располагаются в кассе торгового предприятия. В случае его превышения, избыточное количество денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключения составляют случаи, когда имеется необходимостью выплатить заработные платы своим сотрудникам, либо исполнение перед ними тех или иных социальных обязательств.

Выделяют два способа расчета лимита кассы:

1. Исходя из количества входящих поступлений.

В этих целях применяется формула:

ЛК = ОП / РП * ИС,

где:

ЛК — лимит кассы;

ОП — объем поступлений денежных средств в кассу;

РП — расчетный период, за который подсчитывается лимит кассы (не более 92 рабочих дней);

ИС — интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

При этом, показатель ИС должен составлять не более 7 дней, если в населенном пункте, где располагается торговое предприятие, имеются банки, и не более 14 дней, если в населенном пункте отсутствуют кредитно-финансовые организации.

2. Исходя из количества исходящих поступлений.

В этом случае считают по другой формуле:

ЛК = ОВ / РП * ИС,

где:

ЛК, РП, ИС — знакомые нам параметры;

ОВ — сумма выплат из кассы.

При этом, из показателя ОВ вычитают необходимую сумму денежных средств, которая выплачивается магазином в счет зарплаты своим сотрудникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

Способ соблюдения лимита кассы закрепляется в положениях местных нормативных актов торгового объекта. Следует помнить, что в ситуации нарушения исполнения норм этого приказа ФНС может ввести штрафные санкции в отношении торговой организации.

Определенной спецификой обладают расчеты проходящие через кассу между юридическими лицами — несмотря на то, что в целом организации склоны расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Рассмотрим подробнее особенности данного процесса.

3.3. Расчеты между юридическими лицами

Вначале мы ограничили, что кассовые расчеты будем определять в контексте правоотношений, одна из сторон которых — физическое лицо (покупатель, клиент компании), но оговорились, что возможны такие ситуации, в которых оба участника правоотношений — юридические лица. Несмотря на то, что организации предпочитают, в большинстве своем, производить расчет по безналу, бывают случаи, когда им приходится осуществлять наличные платежи.

Расходоваться в наличной форме, поступившие в кассу денежные средства организации, могут лишь на те цели, которые согласованы с законодательством. К примеру, осуществление расчетов по товарам и услугам с контрагентами (как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

Проведение наличных расчетов между юридическими лицами возникает, если у одного из партнеров по определенным причинам не имеется свободный доступ к расчетному счету в банке (например, в случаи, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо, если необходима оперативность в проведении расчетов (быстрее, чем за 3 банковских дня — обычный срок для расчетов между юридическими лицами, хотя, многие современные банки проводят такие операции практически за несколько секунд).

Базовым нормативным актом, в соответствии с которым осуществляются расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, является — Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 настоящего нормативного акта сказано, что предельно допустимое количество наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должно превышать 100 тысяч рублей. Либо — подобную сумму в зарубежной валюте, если одна из сторон договора — иностранная компания.

Следует отметить, что при проведении расчета между юридическим и физическим лицом, указанный выше лимит не применяется — об этом нам свидетельствует пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако лимит действует, если расчет производится со стороной, которая является индивидуальным предпринимателем.

Коммуникация наличных денежных средств может осуществляться не только между независимыми юридическими лицами, но и между центральным офисом крупной организации и подчиненными ей филиалами. В подобной ситуации также отсутствуют ограничения по сумме денежных средств. Алгоритм действий, в соответствии с которым осуществляется перевод денежных средств в таких ситуациях, должен быть прописан в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

Перевод денежных средств от одного хозяйствующего субъекта другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) производится с участием привычных нам кассовых ордеров и кассовой книги.

3.4. Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

Разумеется, что законодательные нормы, которые осуществляют регулирование проведения кассовых операций, не всегда сформулированы концептуально. Во многих ситуациях для компетентной интерпретации той или иной нормы, необходимо изучить еще несколько. Данная отличительная черта характеризует, в первую очередь, такие процессы как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде случаев они тесно переплетаются между собой, но по факту — независимы друг от друга.