Файл: Журнально-ордерная форма.pdf

2.2. Порядок записей в учётные регистры

Данные первичных документов после бухгалтерской обработки записываются в учётные регистры, под которым понимают технические средства учёта, предназначенные для регистрации и группировки учётной информации. В них группируют и систематизируют по счетам синтетического и аналитического учёта все данные, характеризующие движение хозяйственных средств и их источников. Записи в учётных регистрах используют при составлении отчетности, которая представляется собственникам предприятия и другим пользователям информации, осуществляющим контроль за их деятельностью в соответствии с законодательством Россия.

Содержание и графление учётных регистров зависят от особенностей хозяйственных операций и действующего порядка отражения их в учёте. Учетные регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учёта различаются по внешней форме, назначению и объему.

По внешней форме учётные регистры подразделяются на книги, карточки, свободные листы.

Книги − это скрепленные между собой листы бумаги, закрепленные в переплет. Листы в книгах обязательно нумеруют. В целях быстрого нахождения нужных страниц в начале книги помещают оглавление.

Карточки представляют собой разрозненные бланки учётной регистрации одинакового формата, отпечатанные типографическим способом на плотной бумаге или тонком картоне. Их используют для аналитического учёта.

При открытии карточки регистрируют в специальном реестре. В начале года в нем регистрируют карточки, имеющие переходящие остатки по счетам, а затем в хронологическом порядке записываю все вновь открываемые карточки. Карточки, как правило, открывают в одном экземпляре и хранят в бухгалтерии предприятия в специальных ящиках-картотеках.

Отдельные листы представляют собой разновидность карточек и отличаются от них тем, что имеют большой формат и хранятся не в картотеках, а в папках.

По назначению учётные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими являются регистры, в которых хозяйственные операции записываются в хронологическом порядке. К таким регистрам относится, например, реестр документов по реализации сельскохозяйственной продукции, применяемый на сельскохозяйственных предприятиях для регистрации товарно-транспортных накладных или других сопроводительных документов на отправленную продукцию.

Систематическими являются регистры, в которых однородные группы хозяйственных операций записываются в разрезе счетов бухгалтерского учёта. Примером такого регистра может служить журнал-ордер № 10-АПК.

Комбинированными являются регистры, сочетающие ^[5]хронологическую и систематическую запись. К таким регистрам относится, например, журнал-ордер, Главная книга и др.

По объему содержания учётные регистры подразделяются на синтетические и аналитические.

Синтетические регистры предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. По видам записей синтетические регистры могут быть хронологическими, систематическими, комбинированными. В последние годы все большее распространение получили синтетические регистры, построенные по шахматной форме. Сущность их построения заключается в том, что дебетуемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитуемые – в вертикальных колонках так, что каждая клетка, образуемая пересечением горизонтальных и вертикальных линий, предназначается для записи корреспонденции между определенными двумя счетами. Это дает возможность сумму операции записывать по двум счетам технически один раз, но эта запись одновременно показывает дебетуемые и кредитуемые счета. Таким образом, принцип двойственного отражения операций в данном случае не нарушается. Такой шахматный принцип построения учётных регистров и положен в основу построения журналов-ордеров.

Аналитическими являются регистры, предназначенные для записи операций по аналитическим счетам, детализирующим содержание данных того или иного синтетического счета. Записи в этих регистрах по сравнению с синтетическими производят подробнее, что вызвано необходимостью обеспечения детального наблюдения за совершенными хозяйственными операциями. Для этого в формах аналитических регистров предусмотрено место для записи пояснительного текста, характеризующего сущность операции.

Аналитический учёт может строиться и в регистрах, которые ведут отдельно от синтетических и параллельно с ними, а также в регистрах, в которых совмещен аналитический учёт с синтетическим.

Ведение параллельно с синтетическими регистрами аналитических значительно увеличивает объем технической работы по обобщению и сверке учётных записей путем составления оборотных ведомостей по счетам аналитического учёта. В связи с этим в последние годы стали широко применять регистры, которые содержат в себе элементы как синтетического, так и аналитического учёта.

Важнейшим условием повышения достоверности учёта является качество записей в учётных регистрах. Записи в учётные регистры могут выполняться ручным (чернилами или шариковой ручкой) или машинным способом. Применение машинной записи значительно экономит труд счетных работников, ускоряет учётную регистрацию и улучшает ее качество. К записям в учётные регистры предъявляются следующие основные требования: документальность, своевременность^[6], краткость, точность и ясность. Соблюдение этих требований позволяет получить из учётных регистров все данные, необходимые для текущего контроля и последующего экономического анализа деятельности предприятия.

О произведенных в учётные регистры записях на оправдательных документах делают отметки путем проставления номера строки журнала-ордера или ведомости, номера страницы книги или карточки, куда сделана запись документа. Такой порядок облегчает взаимный контроль записей в учётных регистрах.

Для этого вначале сверяют записи в учётных регистрах с итоговыми данными первичных документов, используемых для их составления. Затем осуществляют взаимную сверку записей в учётных регистрах.

При составлении и обработке документов, а также при записях в учётные регистры могут быть допущены различные ошибки. Ошибки, опущенные в учётных записях, должны быть обнаружены и обязательно исправлены.

Таким образом, учётные регистры представляют собой документы, характеризующие движение хозяйственных средств и их источников. Записи в учётных регистрах используют при составлении отчетности, которая представляется собственникам предприятия и другим пользователям информации. Учетные регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учёта классифицируются по внешней форме, назначению и о^[7]бъему.

Для снижения объемов технических работ в последнее время широко применяют регистры, которые содержат в себе элементы как синтетического, так и аналитического учёта.

2.3. Ведение Главной книги

Главная книга предназначена для сводного синтетического учёта по всем балансовым счетам. Ее заполняют на основе итоговых данных журналов-ордеров с расшифровкой по корреспондирующим счетам сумм дебетовых оборотов. Такое построение Главной книги обеспечивает возможность проверки правильности разноски операций по соответствующим корреспондирующим счетам.

Главную книгу открывают на год. Для каждого синтетического счета в книге выделяется отдельный разворот. При открытии книги на основании бухгалтерских данных на 1 января записывают остатки по счетам на начало года. В дальнейшем записи в Главную книгу делают из журналов-ордеров ежемесячно итогами за месяц. Для каждого месяца отводится отдельная строка, где последовательно записывают: месяц, за который производят записи; обороты по дебету счета с подразделением по соответствующим корреспондирующим счетам; остаток на конец месяца

Обороты за месяц по кредиту каждого счета в Главную книгу записывают общей суммой из соответствующего журнала-ордера, где этот счет ведется, а обороты по дебету указываются из разных журналов-ордеров отдельными суммами по соответствующим графам каждого журнала-ордера, где данный счет ведется в составе корреспондирующих счетов кредитового оборота.

Суммы оборотов из каждого журнала-ордера записывают в Главную книгу только после взаимной сверки учётных регистров, полного оформления и подписи журналов-ордеров лицами, их составляющими.

Техника записей данных в Главную книгу из журналов-ордеров зависит от построения этих регистров. Из журналов-ордеров, включающих только один синтетический счет, записи в Главную книгу производят следующим образом. Вначале общую сумму кредитового оборота из журнала-ордера по соответствующему счету переносят в Главную книгу на кредит того счета, по которому ведется журнал-ордер. Затем итоговые суммы из отдельных граф журнала-ордера переносят на дебет различных счетов Главной книги в зависимости от того, какой корреспондирующий счет она отражает. Например, из журнала-ордера формы № 1-АПК кредитовый оборот (общая сумма) будет перенесен в Главную книгу по кредиту счета 50 "Касса", а суммы, его составляющие, из отдельных граф журнала-ордера будут записаны в Главную книгу на дебет счетов 51, 71, 70 и др. В итоге, по каждому счету дебетовые обороты в Главной книге будут собраны из многих журналов-ордеров.

Из журналов-ордеров, включающих в себя несколько синтетических счетов, соответствующие итоговые суммы переносят в Главную книгу из каждого раздела журнала-ордера.

Из журнала-ордера формы № 10-АПК записи в Главную книгу производят в два этапа. Вначале переносятся общие суммы кредитовых оборотов счетов, по которым ведется журнал-ордер. Затем переносят суммы дебетовых оборотов по счетам, которые корреспондируют со счетами данного журнала-ордера, то есть переносят из журнала-ордера построчные записи по каждому синтетическому счету в разрезе корреспондирующих счетов по данной строке, кроме оборотов по счетам, переносимых в Главную книгу из других журналов-ордеров.

После окончания переноса всех оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу по каждому счету подсчитывают суммы дебетовых оборотов, и их итог записывают в графу "Итого по дебету". Поскольку суммы кредитового оборота были уже перенесены на счета Главной книги, возникает возможность по большинству счетов (кроме имеющих два сальдо) выводить остатки на конец месяца непосредственно в Главной книге. По счетам, имеющим развернутое сальдо, суммы остатков на конец месяца переносят из соответствующих регистров, где эти счета отражаются.

Обороты и рассчитанные остатки по счетам в Главной книге сверяют с данными регистров, где эти суммы накапливались.

Для контрольных целей в конце Главной книги рекомендуется вести сводную таблицу. В таблице за каждый месяц заполняют одну строку, куда переносят общие итого по всем счетам: сальдо на начало месяца (по дебету и кредиту), обороты за месяц (по дебету и кредиту), сальдо на конец месяца (по дебету и кредиту). Как и в оборотной ведомости, должны соблюдаться три пары равенств, после чего остатки по счетам можно переносить в баланс.

Из этого следует, что Главная книга – это регистр, где аккумулируются в конце месяца данные журналов-ордеров. Она открывается на год и заполняется каждый месяц. Способ записей данных в Главную книгу из журналов-ордеров зависит от построения этих регистров.

Глава 3. ХАРАКТЕРИСТИКА ОТДЕЛЬНЫХ РЕГИСТРОВ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ

С 1 января 2004 года сельскохозяйственные, промышленные, снабженческие, заготовительные и другие организации агропромышленного комплекса перешли на Новый план счетов бухгалтерского учёта. Основанием для перехода на новый план счетов является Постановление Министерства финансов Россия от 30 мая 2003 г. N 89 "Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учёта и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учёта".

Новый план счетов позволяет привести организацию бухгалтерского учёта в организациях АПК в соответствии с международными принципами и стандартами учёта и отчетности с учётом особенностей национальной экономики и необходимости получения достоверной информации для принятия управленческих решений.

Однако его внедрение на практике задерживалось по причине отсутствия новых журналов-ордеров и соответствующих ведомостей.