Файл: Журнально-ордерная форма.pdf

Этому способствует и другой отличительный признак строения журнала-ордера. По тем из них, где наряду с записями по кредиту отдельных счетов ведется и аналитический учёт, предусмотрены два раздела: один — для регистрации хозяйственных операций по кредиту счетов, а другой — для отражения показателей непосредственно аналитического учёта.

Дебетовые обороты счета, который кредитуется, отражаются в тех журналах-ордерах, где будут записаны данные, корреспондирующие с дебетом этого счета.

Во вспомогательных ведомостях записи осуществляются по дебетовому признаку одного счета в корреспонденции с кредитом другого счета. Тем самым раскрывается причинно-следственная связь конкретной хозяйственной операции. Поэтому записи как в журнале-ордере, так и в ведомости производятся по шахматному принципу, т. е. в один рабочий прием сумма операции записывается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Чаще всего применение таких ведомостей связано с трудностью получения необходимых аналитических показателей непосредственно в журналах-ордерах. В связи с этим группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в таких ведомостях, откуда полученные итоги переносятся в соответствующие журналы-ордера. Например, подробная информация о хозяйственных операциях, связанных с приобретением и использованием производственных запасов в денежном выражении по местам хранения за отчетный период, накапливается в Ведомости учёта материальных ценностей, товаров и тары ф. № 46-АПК. Полученные в ней итоги затем переносятся в соответствующие журналы-ордера (№ 10-АПК).

Исключением является регистрация записей по счетам денежных средств — 50 «Касса», 51 «Расчетный счета» и 52 «Валютные счета», по которым одновременно с журналами-ордерами по кредиту этих счетов составляются ведомости по их дебету. Такая методология обусловлена целесообразностью отражения в одном месте кассовых и банковских операций — достаточно специфичных по своему содержанию, поскольку относятся к наиболее ликвидным оборотным активам предприятия, и потому требующих надлежащего контроля за их движением.

В целях исключения дублирования записи в журналах-ордерах, в которых формируются кредитовые обороты в корреспонденции с дебетом счетов денежных средств, производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за отчетный период.

В журналах-ордерах заранее указывается корреспонденция счетов, а в некоторых из них и номенклатура статей аналитического учёта.

Указанная выше особенность по ведению учёта денежных средств тем не менее не отрицает общую методологию, характерную для журнально-ордерной формы счетоводства, а именно: хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций ведется одновременно, как единый рабочий процесс. Тем самым отпадает необходимость в ведении Журнала хронологической регистрации хозяйственных оборотов. В то же время указание в журналах-ордерах типовой корреспонденции по кредиту счетов, а в ряде случаев и необходимого перечня показателей, требуемых для целей отчетности и анализа, позволяет обеспечить правильную группировку данных первичных документов.

Журнально-ордерная форма характеризуется еще наличием такого учётного регистра как листок-расшифровка (разработочная таблица). Его назначение — расшифровывать по счетам и статьям аналитического учёта суммы, относимые в дебет или кредит соответствующих счетов. Записи в листок-расшифровку осуществляются по дебетовому признаку на основании однородных документов итогами за день или несколько дней. На каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка на месяц. Итоги его в конце месяца отражаются в соответствующих ведомостях или журналах-ордерах.

В одном журнале-ордере, как правило, объединяются несколько экономически взаимосвязанных синтетических счетов. Например, журнал-ордер № 2-АПК ведется по кредиту четырех счетов: 51 «Расчетный счет», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути».

Строение отдельных журналов-ордеров по ряду счетов обеспечивает совмещение синтетического и аналитического учёта при помощи линейной записи, что способствует составлению отчетности в более сжатые сроки.

Записи в учётных регистрах производятся по мере принятия к учёту документов либо итогами за месяц. Каждый регистр в конце месяца должен быть подписан исполнителем, на которого возложено его ведение, и главным бухгалтером.

Итоги учётных регистров по окончании месяца записывают в Главную книгу, о чем в них делается соответствующая отметка.

Таким образом, при журнально-ордерной форме учёта применяются разнообразные регистры: журналы-ордера, ведомости, книги. Основным регистром является журнал-ордер, который ведется по дебету бухгалтерских счетов. Журнал-ордер совмещает в себе как аналитический, так и синтетический учёт. ^[3]

Глава 2. ПОРЯДОК УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ В РЕГИСТРЫ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ

2.1. Первичные документы – основание для записей в учётные регистры

Бухгалтерский учёт осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Согласно принципу полноты, все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учёта на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность.

Первичные учётные документы служат средством обоснования учётных записей. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям.

На основании бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных фактов хозяйственной жизни, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т. е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учётных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.

Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспечения его доказательной силы.

Первичный учётный документ — это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Поскольку документы придают юридическую силу ФХЖ, отражаемым в бухгалтерском учёте, к ним предъявляются определенные требования: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни, своевременность составления и ясность содержания, соблюдение установленных форм и реквизитов документов. Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учёте и хранения первичных документов определен Законом Россия «О бухгалтерском учёте и отчетности».

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т. д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Россия (для Национального банка Российской федерации, банков — Национальным банком Россия), по формам, утвержденным Московскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Россия, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учётом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учёту самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учётные документы. Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы), код формы; дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учётные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.

Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни (ФХЖ) повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.

Выполнение ФХЖ, правильность и полнота сведений о нем, зарегистрированных в документе, должны подтверждаться подписями лиц, ответственных за данный факт. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичном учётном документе могут содержаться и дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственного факта.

Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Оформительные записи ведутся ^[4]четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.

В первичных учётных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учётных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Первичные документы составляются в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании хозяйственной операции. За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления ответственность несут лица, подписавшие документ.

Первичные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учётные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Россия, суда и прокуратуры.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учётных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учётных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

Первичные учётные документы могут быть изъяты органами, которым в порядке, установленном законодательством Россия, предоставлены соответствующие полномочия.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учётных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Таким образом, первичный учётный документ — это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. Непосредственно они служат средством обоснования учётных записей. Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены в соответствии с требованиями закона.