Файл: Проектирование организации ( Процессы организационного проектирования).pdf

Введение

Организационное проектирование — важнейший начальный этап создания любой организации или подразделения. Это определение будущей структуры организации, её систем управления, процедур выполнения действий, административных, технологических взаимодействий между всеми элементами. Эффективность функционирования управляющей системы организации зависит от грамотно спроектированной организационной системы управления. Такое проектирование базируется на стратегических планах организации. Как правило, ранее, структура управления компаний складывалась исключительно под воздействием времени. Сегодня же, это результат целенаправленных действий по её совершенствованию. Разработка проектных решений для перспективного устройства организации и по её переходу к перспективному целевому состоянию, в этом заключается организационное проектирование.

II. Основная часть.

Глава 1. Процессы организационного проектирования

К основным процессам, связанным с организационным проектированием, относят структуризацию, композицию, регламентацию, ориентацию. Все они тесно взаимосвязаны и обычно вытекают друг из друга.

Композиция заключается в определении направлений деятельности организации, её подразделений с учётом технологических, информационных и иных взаимосвязей между ними и в разработке общей структурной схемы.

Здесь формулируются основные требования к особенностям характера взаимодействия и механизма функционирования организации и её отдельных элементов (цели, число уровней управления, степень централизации и децентрализации, способы осуществления внутренних и внешних контактов, принципы подбора и продвижения кадров, оплаты труда, стимулирования и проч.).

В процессе структуризации исходя из организационных целей определяются внутренняя структура подразделений, задачи, стоящие перед ними в целом, рабочими местами и должностями, их полномочия, связи и т. п.

Под регламентацией понимается разработка обязательных параметров самой организации и протекающих в ней процессов.

Речь идет о правилах, процедурах, нормативах выполнения тех или иных операций, основных функциях работников, величине их полномочий, требуемой квалификации, порядке взаимодействия между ними и т. д. Важным объектом регламентации являются информация, её содержание, периодичность поступления или предоставления.

Регламентация может осуществляться централизованно, децентрализовано, концентрированно в специальных подразделениях — консультационных центрах.

Она обеспечивает единообразное осуществление повторяющихся производственных, управленческих или иных действий независимо от личных особенностей тех, кто их выполняет.

Её основой является регламент (организационное положение, предельно четко предписывающее виды действий, условия и ограничения их осуществления). Регламенты бывают техническими, организационными; экономическими (устанавливают рамки хозяйственной деятельности); социальными (регулируют трудовые отношения).

Ориентация заключается в создании в рамках организации условий для упорядочения положения и движения людей и материальных объектов.

Она бывает нумерационной (шифры папок в архиве), словесной (табличка на двери с именем сотрудника), словесно-нумерационной (комбинация того и другого), символической (условный рисунок), графической (схемы эвакуации персонала в случае пожара), цветовой (различная окраска стен на разных этажах).

Все перечисленные моменты создают основу бесперебойного функционирования организации, т.е. деятельности по постоянному поддержанию процессов обмена ресурсами, энергией и информацией как в её рамках, так и с окружением.

1.1. Что относится к принципам организационного проектирования?

Первые решаемые задачи такого формирования организационных структур — это ликвидация многоступенчатости и лишних звеньев управления. Грамотное и продуманное проектирование организационных структур управления основывается на таких принципах:

• Адекватность структуры, носящей организационный характер, соответственно и деятельности управленческого объекта.
• Способность к быстрым изменениям в соответствии ситуаций.
• Максимальная оптимизация всех уровней управления.
• Создание идеальной сбалансированности прав и полномочий.
• Распределение равномерной нагрузки на все звенья управления.
• Безупречная полная согласованность всех решений и деятельности структурных подразделений, без исключения.

1.2. Классификация организаций

Существует классификация организаций, которая значительно отличается от всех существующих и именно ее необходимо брать за основу при планировании и проектировании организаций. Здесь в качестве основания для классификации используется деятельностный или продуктовый принцип. Классификация организаций по этим основаниям заключается в следующем:

1. Организации производственно-хозяйственной деятельности или организация материального производства. (Основой классификации организации материального производства является технологическая отраслевая специализация человеческой деятельности).

2. Организации предметно-идеальной деятельности, или духовного, интеллектуального производства (научно-исследовательская, образовательная и воспитательная деятельность, по сути являющаяся продуктом идеальным и сложно поддается экономической оценке).

3. Общественные мировоззренческие, или идеологические организации (деятельность организаций идеологического производства направлена на сохранение, закрепление идеологических концепций на неизменном уровне).

4. Организации (органы) власти (специфика деятельности органов власти разных уровней обусловлена содержанием территориальных проблем и политическим устройством общества).

5. Организации малого бизнеса (основными сферами малого бизнеса является сфера услуг, связанная в основном с удовлетворением индивидуальных потребностей человека).

Рассмотрев классификацию организаций для цели организационного проектирования, в данной работе речь пойдет о создании организации в структуре органов местного самоуправления.

Глава 2. Принципы проектирования организационных структур органов местной власти

В соответствии с общепринятой классификацией в процессе формирования организационных структур местных органов вла­сти могут быть использованы следующие их виды: а) функцио­нальные; б) дивизиональные; в) адаптивные; г) органические; д) механические, е) матричные и др.

Для организационных структур местных органов власти в качестве основополагающего может быть принят принцип, сфор­мулированный Альфредом Чандлером: «Стратегия определяет структуру». Иными словами, организационная структура управ­ления должна обеспечивать реализацию стратегических целей. Но так как стратегия со временем меняется, то должны изменяться и организационные структуры.

Этот принцип имеет особо важное значение для формирова­ния организационных структур местных органов власти России, так как переход от планово-директивных методов управления к рыночному регулированию в корне меняет их цели, стратегию и функции, однако он, к сожалению, редко используется в практи­ке организационного проектирования местных органов власти в России. В большинстве муниципальных и региональных органов власти преобладают традиционные дореформенные функцио­нальные организационные структуры, в которые вкраплены от­дельные элементы рыночного регулирования и изменены назва­ния структурных подразделений.

В западных моделях организации органов местной власти, функционирующих в обществах с высоким уровнем правосозна­ния, практически все проблемы местного характера решаются в формах представительной демократии. Для российского обще­ства — с низким уровнем правосознания, обусловленным тради­ционным отчуждением граждан от участия в управлении, — зада­ча формирования эффективных организационных структур ор­ганов местной власти значительно усложняется и диктует необ­ходимость строгого соблюдения следующих принципов:

• максимальной эффективности;

• приоритета функций;

• многообразия организационных форм, самостоятельности в их выборе;

• адаптивности;

• баланса полномочий, прав и ответственности;

• разделения управленческого труда;

• участия населения в выработке и принятии решений.

Принцип максимальной эффективности означает необходи­мость формирования в организационной структуре органов мес­тной власти таких звеньев, которые обеспечат своевременную качественную реализацию определенной функции с минимальны­ми затратами.

Приоритет функций вытекает из основополагающего прин­ципа организационного проектирования — стратегия определяет структуру, т.е. на основе миссии организации выстраивается функциональная структура управления, а на основе последней формируется орга­низационная структура. В российской практике нередки случаи, когда органы местной власти создают новые структурные под­разделения на базе старых, а затем определяют их функции. Как правило, такие структуры не жизнеспособны и в последующем упраздняются.

Принцип многообразия организационных форм, самостоятель­ности органов местной власти в их выборе заложен в Европейс­кой хартии местного самоуправления (пункт 1 статьи 6) и в Кон­ституции Российской Федерации (ст. 131). Он означает, что местные органы власти наделяются правом, не нарушая общих законодательных поло­жений, самостоятельно выбирать тот или иной вид организаци­онной структуры, отвечающий местным особенностям и обеспе­чивающий эффективное управление.

Принцип адаптивности, рассмотренный в главе «Региональ­ный и муниципальный менеджмент», имеет особое значение для российской практики еще и потому, что по мере становления и развития рыночных отношений в местном хозяйстве изменяется и сокращается функциональная структура управления, а, следо­вательно, организационная структура должна постоянно подстра­иваться под эти изменения.

Принцип сбалансированности полномочий, прав и ответствен­ности органов местной власти означает необходимость соблю­дения в процессе организационного проектирования их статуса, сферы компе­тенции, а также форм контроля их деятельности.

Принцип разделения управленческого труда означает необхо­димость нормативного закрепления функций (как специфического вида управленческой деятельности) в соответствующих органи­зационных структурах.

Принцип участия населения в выработке и принятии решений обусловлен принципиально новой средой функционирования органов местной власти, переходом от иерархической авторитар­ной модели управления к новой, более гибкой, основанной на менеджменте участия.↑

2.1. Структура местной администрации

Общие подходы к определению структур местных администраций, несмотря на их зависимость от многих факторов, сформулировать возможно, поскольку часть факторов присутствует повсеместно, а также имеются основополагающие принципы построения структур управления. Одним из главных является принцип соответствия субъекта управления управляемому объекту, то есть выбор той или иной структуры органов управления муниципальным образованием прямо зависит от его основных параметров (состав и величина территории, количество и социально-демографические особенности населения, состав объектов муниципальной собственности, структура муниципального хозяйства, экономическая структура муниципального образования в целом и т.д.). Существует два основных подхода к построению структур местных администраций – функциональный и программно-целевой.

Функциональный подход применяется при разработке структуры, обеспечивающей текущее управление муниципальным образованием. При этом подходе выявляются функции, исполняемые местными администрациями, и их структура формируется таким образом, чтобы выполнение каждой из функций обеспечивалось соответствующей структурной единицей. Это не означает, что для выполнения единичной функции необходим отдельный орган.