Файл: «Методы и средства проектирования информационных систем и технологий».pdf

Для проведения исследования была разработана схема, на которой были показаны размещение работникво в помещении и всевозможные взаимодействия между ними. За достаточнно короткое время была накоплена статистика взаимодействий между работниками.

На основе результатов анализа была проведена простая оптимизация распределения раблочих мест. Сотрудников, наиболее часто взаимодействующих между собой, разместили рядом друг с другом. В результате был получен существенный выигрыш во времени при оформлении документов.

Процессный подход к управлению позиционирует управление как постоянную серию взаимосвязанных управленческих функций.

Управление возможно рассматриваеть как процесс на основании того, что деятельность по реализации целей с помощью на основе предыдущих достижений является не единовременным действием, а серией непрерывных взаимосвязанных действий. [16]

Каждое из этих действий по отдельности также является процессом, и в совокупности они составляют базу для достижения организацией успеха.

Такие действия называют управленческими функциями или функциями управления.

Каждая управленческая функция так же представляет собой процесс, будучи объектом, состоящим из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является интегрированной суммой всех функций.

Функции управления представлены на рисунке 12.

Рисунок 12 – Функции управления

Терминология процессного подхода к управлению включает понятия:

• владельцы процесса;
• границы процесса;
• интерфейсы процесса;
• клиенты процесса;
• функции процесса;
• события процесса;
• ресурсы процесса;
• исполнители процесса;
• информационные ресурсы процесса;
• продукты и услуги процесса;
• потоки процесса.[3]

Сложная структура бизнес-процесса представлена на рисунке 13.

Рисунок 13 – Состав бизнес-процесса

Владельцем процесса (руководителем процесса) называют работника организации, несущего ответственность за результат функционирования конкретного процесса и имеющего право вносить изменения и корректировать процесс в любой его части.[18]

В целях реализации управленческих функций и организации эффективного протекания бизнес-процесса владелец процесса организовывает команду. В состав команды включается несколько сотрудников организации - участников процесса. Все вместе они обладают сведениями обо всех особенностях выполняемых работ и /или операций.

В команду на постоянной или периодической основе могут привлекаться эксперты, консультанты, специалисты в области it-технологий. Это делается с целью внесения свежего взгляда и объективного мнения со стороны на принимаемые решения.

Созданная команда в совещательных рамках обсуждает эффективность происходящего процесса, формулирует задачи по его улучшению и контролирует их выполнение. В части организационной структуры можно провести аналогию между владельцем процесса и проект-менеджером, привлекающим ресурсы подразделений организации для решения задач общей оптимизации работ в процессе.

Границами процесса называются события, начинающие и завершающие процесс.

У каждого бизнес-процесса может быть несколько начинающих и завершающих событий. К примеру, бизнес- процесс может начинаться либо с оформления заказа, либо с получения рекламации, либо с наступления определенного срока.

Понятие интерфейса связано с определением границ бизнес-процесса. Практически каждый бизнес-процесс привлекает внешние ресурсы и производит продукты или услуги. Входы и выходы бизнес-процесса являются его интерфейсными объектами. Интерфейс в переводе с английского языка (interface) значит «взаимодействие». На входе процесса интерфейс обеспечивает взаимодействие с поставщиками ресурсов, на выходе – с клиентами (потребителями продуктов и услуг). Можно сказать, что границы устанавливают пределы ответственности за результаты процесса.[7]

Следует отметить, что интерфейсы могут находиться не только на границах процесса. Если при переходе от одной функции процесса к другой отмечается и передача ресурсов, то такой переход также обеспечивается интерфейсом. Интерфейсы функции, между которыми находится интерфейс, принадлежат процессу, то речь идет о внутреннем интерфейсе. А противном случае интерфейса является внешним. Внешний интерфейс находится на границе процесса.

Формы интерфейсов могут быть весьма разнообразными. Взаимодействие между структурными элементами бизнес-процесса может осуществляться посредством автоматизированной информационной системы (АИС), документа и других сопрягающих объектов. Для слаженной работы бизнес-процесса процесса выполняют описание и унификацию используемых интерфейсов. Выявление и исправление несоответствий результата одного процесса для передачи его для использования в следующий процесс является одной из главных задач управления бизнес-процессами. Для разрешения возникающих нестыковок и противоречий разрабатывают форматы интерфейсов, учитывающие требования потребителей к результатам выполнения операции.

Клиентом процесса называют потребителя продуктов и/или услуг, производимых в процессе. Клиент процесса формулирует к производимым товарам (услугам) требования.

Организация процессов является составной частью порядка систем обслуживания клиента. Требуется построить и организовать процесс так, чтобы были своевременно учтены все изменения запросов потребителя для оперативного приспособления процесса к их выполнению.

Как и интерфейсы, клиенты могут быть внешними (конечный потребитель), и внутренними (участники реализации разных стадий процесса).

Существует достаточное количество процессов, в роли потребителей результатов которых выступают другие подразделения этого же предприятия. Эти клиенты имеют возможность также обозначать свои требования к продуктам (услугам).

Процессный подход не предусматривает различий между внутренними и внешними клиентами. Отличительной чертой процессного подхода является высокая клиентоориентированность как в отношении внешних, так и в отношении внутренних клиентов.

Функция процесса - сложное многоуровневое понятие. Как правило, понятие функции используют наиболее для обозначения границ ответственности сотрудников. Иногда набор действий и функцию используют как синонимы.

Формальное определение функция позиционирует функцию как предметно-ориентированное задание или действие, которое выполняется над объектом. В результате реализации функции должны реализовываться достигается одна или несколько целей, имеющихся у компании.

Под понятием «событие» имеют в виду получение объектом, связанным с бизнес-процессом, определенного статуса. События используются и внутри самого процесса для обозначения ветвлений (альтернатив).

Ресурсами называются потребляемые в бизнес-процессе предметы труда (сырье, материалы, комплектующие), а также и используемые в бизнес-процессе средства труда (машины, инструменты, оборудование).[11]

Исполнителями (участниками процесса) выступают сотрудники, выполняющие в бизнес-процессе фиксированные обязанности (действия).

Информационные ресурсы – это полный набор всех данных, которые имеются в организации. Информация является основным компонентом управления бизнес-процессами.

Выделяют информацию:

• используемую процессом
• выдаваемую в качестве результата описании процесс;
• справочную.

Продукты и услуги – это результат, получаемый в ходе выполнения процесса и соответствующий запросам клиентов процесса. [2]

2 МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Понятие реинжиниринга

Реинжинирингом называют кардинальное переосмысление и фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов с целью получения резких, скачкообразных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность.[20]

Реинжиниринг является формой реформирования организации, которая быстро катализирует увеличение эффективности ее деятельности путем переопределения бизнес-процессов, изменений или замены, действующей бизнес - модели.

Суть реинжиниринга заключается в выделении базовых бизнес-процессов организации, их доскональное изучение и анализ, описание на естественном языке и исследование с целью дальнейшего преобразования.

Схема реинжиниринга бизнес-процесса представлена на рисунке 14.

Рисунок 14 - Схема реинжиниринга бизнес-процесса

Руководители многих современных предприятий вступают в процедуру реинжиниринга с целью увеличения эффективности результатов работы.

Условия, которые могут побудить руководителей предприятия принять решение о проведении реинжиниринга бизнес-процессов:

1. Организация находится в кризисном состоянии.

В этом случае реинжиниринг планируется с целью решения самых острых экономических, управленческих и финансовых проблем организации в течение небольшого временного промежутка и является инструментом антикризисного управления, в результате использования которого создаются условия для эффективного функционирования организации.

1. Прогнозы деятельности организации неблагоприятны при удовлетворительном текущем положении.

Такая ситуация подсказывает руководству организации, что вовремя начатый реинжиниринг бизнес-процессов может стать своевременной упреждающей реакцией на неблагоприятные изменения, имеющие пока необратимого характера.

1. Предприятие работает эффективно, но требуется осуществить значительный отрыв от конкурентов и сформировать уникальные конкурентные преимущества.[8]

Обобщая условия, при которых принимаются решения о реинжиниринге бизнес-процессов, можно выделить два вида реинжиниринга (рисунок 15).

Рисунок 15 – Виды реинжиниринга бизнес-процессов

На развивающемся предприятии обычно бизнес-процессы постоянно совершенствуются. Но существуют значительные отличия между процессами совершенствования и реинжиниринга. Эти отличия представлены на рисунке 16.

Рисунок 16 – Совершенствование и реинжиниринг бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов осуществляется в определенной последовательности (рисунок 17).

Рисунок 17 – Последовательность решения задач реинжиниринга

Выделяют следующие этапы реинжиниринга, решающие поставленные задачи:

1. Подготовительный этап

• обследование предприятия;
• подготовка проекта реинжиниринга бизнес-процессов;

1. Моделирование и оценка существующих бизнес-процессов

• моделирование организационной структуры предприятия и создание моделей бизнес-процессов;
• анализ бизнес-процессов;
• формирование рекомендаций по оптимизации бизнес – процессов;

1. Создание новой модели бизнес-процессов

• перепроектирование имеющейся модели бизнес-процессов;
• формирование новой модели бизнес-процессов;
• определение рекомендаций по внедрению новой модели бизнес-процессов;

1. Внедрение новой модели бизнес-процессов
2. Контроль качества
3. Оценка результатов реинжиниринга. [6]

2.2 Моделирование бизнес-процессов организации

В процессе практического опыта предпринимателями был наработан ряд унифицированных подходов к проведению организационного анализа и выделению бизнес-процессов организации.

Наибольшее распространение получил инжиниринговый подход, при котором организационный анализ предприятия выполняется по определенной общепринятой схеме с помощью полной бизнес – модели организации.

Организация принимается за целевую, открытую социально-экономическую систему, принадлежащую иерархической группе открытых внешних надсистем (государственные учреждения, рынок и др.) и внутренних подсистем (цех, отдел, бригада и т. п.).

Возможности организации обусловливаются свойствами ее структурных подразделений и механизмом их взаимодействия.