Файл: Особенности коммуникаций в организации (Межличностные коммуникации в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Термин коммуникации имеет широкое применение не только в обыденной жизни, но и среди специалистов. К примеру, потоки пассажиров и грузов всеми видами транспорта от одного пункта к другому доставляют транспортные коммуникации; инженерные коммуникации, образуя сложную подземную инфраструктуру городов и микрорайонов, осуществляют доставку потребителям воды, тепла, электроэнергии и др.: телефонной, радиотелевизионной и космической связью пользователей нас обеспечивают информационные коммуникации. Вместе с тем, общение между людьми тоже можно считать коммуникативным процессом, который играет важную роль в деловой жизни.

Каждый из нас ежедневно участвует в коммуникациях. Однако, их согласованность нередко оставляет желать лучшего. В управлении очень важны коммуникации: все без исключения действия руководителей требуют эффективного обмена информацией, чтобы впоследствии облегчить достижение целей организации.

Коммуникации - сложный процесс, который состоит из ряда взаимосвязанных и взаимозависимых шагов, каждый из которых нужен для того, чтобы донести свои мысли другому лицу так, чтобы они были ему понятны.

Целью настоящей работы следует обозначить ознакомление с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными опасностями на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Исходя из цели, выделим ряд задач, которые будут последовательно решены в ходе написания работы:

1) рассмотреть сущность и виды коммуникации как функции управления организацией;

2) обозначить понятие организации и характеристики внешней среды;

3) дать общую характеристику видов коммуникаций в организации;

4) выделить особенности и структуру внутренних коммуникаций в организации;

5) изучить межличностные коммуникации в организации;

6) проанализировать действие современных коммуникационных технологий в организации.

Объект  исследования - коммуникации в организации.

Предмет исследования - совокупность процессов и явлений, регулирующих коммуникации в организации.

Базу источников исследования составляют учебники, пособия и научные статьи таких известных исследователей в области управления, как М.А. Василик, А.Г. Комаров, А.Р. Кудашев, В.М. Маслова, Л.В. Минаева, А.Н. Чумиков, Ф.И. Шарков, И.П. Яковлев и другие.

В структуру работы входит введение, две главы, разделенных на параграфы, заключение и список использованных источников.

1. Теоретические аспекты коммуникаций в организации

1.1. Коммуникация как функция управления организацией: ее сущность и виды

Понятие «коммуникация» имеет довольно большое количество определений, определённых в различных отечественных и зарубежных изданиях специалистов по связям с общественностью. Чтобы обобщить и понять определение термина «коммуникация», автором были рассмотрены и проанализированы работы как российских, так и зарубежных авторов по PR и менеджменту.

Анализ показал, что все авторы разделяют следующую позицию: коммуникация - всегда обмен информацией.

Например, М.А. Василик в своем пособии «Основы теории коммуникации» выделяет «межличностную, коммуникацию в малых группах, массовую» [4; 10], а также «коммуникацию в организациях, политическую и межкультурную».

Б. Кверк в своей работе «Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии» делит коммуникации на «внешние и внутренние» [12; 11]

«Элементы общей и прикладной коммуникологии» И.П. Яковлева разделяют вербальные и невербальные виды коммуникации. Кроме того, автор пособия отдельно рассматривает «корпоративные коммуникации, к которым относятся формальные, коммуникации руководства, корпоративные СМИ, внешние коммуникации» [30; 43].

Ф.И. Шарков различает следующие виды коммуникации: «в зависимости от масштабности процесса на массовую, среднего уровня и локальную; по отношению к каждому из внешних субъектов на внешнюю, внутригрупповую, межличностную и внутриличностную; по способу установления и поддержания контакт на непосредственную и опосредованную; по инициативности коммуникатора на активную и пассивную; в зависимости от направления потока на нисходящую, восходящую, горизонтальную, вертикальную» [28; 5].

Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

В коммуникативном процессе выделяют четыре базовых элемента.

1. Отправитель - лицо, которое собирает и передает информацию.

2. Сообщение - непосредственно информация, которая закодирована при помощи символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, для которого предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Менеджер должен быть знаком со средствами коммуникации и уметь ими пользоваться, должен уметь преодолевать коммуникационные барьеры – управлять коммуникациями. Каждый акт коммуникации обязательно имеет цель. Она может состоять в том, чтобы что-то сообщить получателю информации, воздействовать на его отношение к чему или кому-либо, заручиться поддержкой или повлиять на его поведение.

В процессе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько этапов, которые связаны между собой. Их основная задача - создать сообщение и использовать для его передачи канал так, чтобы получатель правильно понял информацию, передаваемую отправителем. Иногда это бывает затруднительно, поскольку на каждом этапе информация может быть искажена или даже утрачена полностью.

Вполне логично, что большинство руководителей используют несколько способов коммуникации, которые дополняют и усиливают друг друга.

Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель - обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации - неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, необходимо знать основные элементы и стадии коммуникационного процесса, уметь управлять процессом.

Руководителю необходимо управлять коммуникациями для того, чтобы они были эффективными. Необходимо постоянно их контролировать и, при необходимости, вводить в организацию систему, которая наиболее всего подходит в данный момент. Управление коммуникациями включает в себя поиск наиболее удобных и подходящих каналов коммуникации, устранение барьеров.

Таким образом, управление коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организаций. Если в организации нет четко выстроенной системы коммуникаций, то большая часть информации учитывается и обрабатывается фрагментарно. Коммуникационную систему организации можно назвать «кровеносной системой» компании. Эффективно работающие руководители это те, кто эффективен в управлении коммуникациями. Можно заметить, что некоторые авторы классифицируют коммуникации достаточно абстрактно, тогда как другие выделяют множество различных видов.

1.2. Понятие организации и характеристики внешней среды

Изучение сущности организации необходимо начать с трактовки понятия «организация» и раскрытия его содержания. В научной литературе имеется множество попыток дать этому понятию наиболее полное и точное, «единственно правильное» определение. Но для такого сложного явления, каким является организация, единого определения не существует. Выход можно найти в системе понятий и определений, рассматривающих различные варианты толкования этого термина.

Французское слово – «organization», позднелатинское – «organizo» (сообщаю стройный вид, устраиваю) и русское «организация» имеют несколько значений. Их анализ, содержащийся в разных словарях русского языка, позволил выделить несколько семантических, т.е. смысловых, вариантов использования этого слова [8; 6].

1. Атрибутивное значение – определяет организацию как явление или признак (от понятия «атрибут» – неотъемлемое свойство, существенный признак предмета, объекта):

а) значение, обозначающее само явление – устройство, структура чего-либо, взаимное расположение составных элементов;

б) значение, характеризующее признак, качество, свойство чего-либо: внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия автономных частей целого, внутренняя дисциплина;

в) обозначение состояния явления, характер состояния или устройства чего-либо в данный момент: собранность, подтянутость.

2. Функциональное значение – определяет организацию как действие и процесс:

а) значение действия по созданию, основанию, установлению организации: организовать значит создать, основать, учредить, устроить, объединить;

б) значение действия по изменению существующей организации: организовать значит упорядочить, наладить, усовершенствовать;

в) значение, в котором выделяется управленческий аспект – организация как функция управления.

3. Институциональное значение – физическое строение, объединение людей, учреждение.

В Большом энциклопедическом словаре термин «организация» трактуется следующим образом [3]:

1) внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленных его строением;

2) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

3) объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

Таким образом, в классическом менеджменте в широком понимании под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Более академичное определение организации можно представить следующим образом: «Организация – это социальный коллективный субъект деятельности, социальная система, объединяющая, координирующая и направляющая поведение людей (социальных групп) в процессе совместной деятельности. Их деятельность интегрирована, а действия элементов организации осознанны и целенаправленны».

Для существования организации требуется:

1) наличие двух или более людей, которые считают себя частью этой группы;

2) наличие хотя бы одной общей для всех членов группы цели.

Также необходимо отметить, что природа организации социальна, т.к. социален объект и субъект воздействия, социальны результаты этого воздействия – целевой продукт и целевая общность (коллектив), а также использование специфических социальных средств регламентации.

В сфере трудовой деятельности людей «организация» предполагает создание некой системы из множества элементов трудовой деятельности, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которые образуют некоторую целостную структуру. К элементам организации можно отнести [6; 14]:

– предмет труда;

– средства труда;

– способ воздействия труда или технология производства;

– информация, необходимая для осуществления трудовой деятельности;

– сам труд как целесообразная деятельность работника.

Создание эффективно функционирующей системы из всех элементов трудовой деятельности позволяет добиться каждому работнику и их группе, предприятию и обществу в целом гораздо лучших результатов, чем можно было бы их достичь без должной организации.

Любая организация находится и функционирует в рыночной среде и, следовательно, является открытой системой.

В настоящее время среду любой организации принято рассматривать как состоящую из двух сфер: внутренней и внешней. Среда организации – это совокупность активных субъектов и сил, с которыми организация взаимодействует в той или иной мере [5].