Файл: Особенности коммуникаций в организации (Межличностные коммуникации в организации).pdf

Внутренняя среда организации – это переменные факторы внутри организации. Обычно выделяют следующие основные переменные в самой организации: цели, структура, задачи, технология и люди [31; 27].

1. Цели – это конкретные, конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе работы руководство разрабатывает цели и доводит их до сотрудников организации, и этот процесс имеет большое значение, так как дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Общие цели сплачивают коллектив и придают всей работе осознанность. У организаций существуют разнообразные цели и их сущность во многом зависит от типа организации: коммерческие, некоммерческие и государственные, муниципальные.

2. Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, направленное на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями, распределение между ними прав и ответственности, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации. Выделяют следующие виды структур организации: линейная, функциональная, дивизиональная, матричная и д.р.

3. Задачи – определенная работа или серия работ, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в предварительно определенные сроки. Каждая должность в организации включает определенные задачи, которые необходимо выполнить для достижения целей организации. Задачи непрерывно усложняются по мере роста масштабов и сложности производства, требующего обеспечения все возрастающими объемами ресурсов – материальных, финансовых, трудовых и др.

4. Технология – это принцип, порядок организации какого-либо процесса для оптимального использования разного рода ресурсов (трудовых, материальных, временных, денежных и др.). Технология представляет собой способ, который позволяет осуществить какие-либо преобразования в организации. Например, в последнее время ключевым фактором получения предприятием устойчивого конкурентного преимущества при ведении бизнеса стали информационные технологии.

5. Люди являются центральным звеном в любой системе управления. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Существует три основных аспекта человеческой переменной в организации:

– поведение индивидов;

– поведение людей в группах;

– характер поведения руководителя.

Понимание и управление человеческими ресурсами в организации является наиболее сложной составляющей всего процесса управления и зависит от многих факторов: потребности, ценности и способности человека, восприятие и влияние среды на личность, управленческое лидерство и др.

Следует отметить, что в управленческой практике внутренние переменные никогда не могут рассматриваться независимо друг от друга. Значительные изменения одной переменной будут в определенной степени влиять на все остальные переменные, поскольку именно развитие теории систем помогло создать концепцию организации как целостности, состоящей из взаимозависимых частей. Внутренние факторы часто называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Внешняя среда организации – это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных, институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности.

Классификация факторов внешней среды организации, предлагаемая учеными-экономистами, довольно различна и в ее основу могут быть положены различные принципы и критерии.

Внешняя среда, в свою очередь, подразделяется на микросреду (или рабочую, или непосредственное окружение, или среду прямого воздействия) и макросреду (или общую, или среду косвенного воздействия). Такое деление на сферы носит условный характер и конкретизируется отдельно для каждой организации [22; 77].

Внешняя среда организации прямого воздействия (микросреда) – это акционеры, поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, трудовые ресурсы, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, законы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании и другие факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.

Внешнюю среду прямого воздействия называют также непосредственным деловым окружением организации. Рассмотрим некоторые факторы микросреды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации.

1. Законы и государственные органы влияют на организацию, так как каждая организация имеет определенный правовой статус. Деятельность организации подпадает под множество правовых регламентов федерального уровня, которые устанавливает государство через законы, указы, постановления и др. законодательные акты. Кроме того, организация должна выполнять требования различных исполнительных органов государственной власти, а также постановления региональных властей.

2. Поставщики. Осуществляют поставку материалов, оборудования, энергии, капитал и даже рабочей силы. Поставщики – значимый фактор, т.к. от качества поставщиков зависит жизнеспособность многих организаций. С точки зрения общей теории систем и теории открытых систем организация – это механизм преобразования входов в выходы. Главными входами в организацию являются материалы, оборудование, энергия, капитал, рабочая сила, которые собственно и поставляют поставщики.

3. Потребители. Существование организации зависит от её способности находить потребителя и удовлетворять его запросы. Организация существует и тем более процветает до тех пор, пока есть потребитель, пока она удовлетворяет его потребности.

4. Конкуренты. Это один из важнейших внешних факторов, если организация не удовлетворяет нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то долго на рынке товаров или услуг она не продержится. Во многих случаях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

6. Посредники. Среда организации характеризуется наличием разнообразных институтов, с помощью которых осуществляются различные коммерческие операции, устанавливаются деловые взаимоотношения. К числу таких институтов относятся банки, страховые компании, биржи, фирмы, оказывающие различные профессиональные услуги, рекламные агентства, бюро по трудоустройству и др.

7. Трудовые ресурсы. Для эффективной деятельности организации, реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, необходимо ее обеспечение персоналом нужных специальностей и квалификации. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Основной заботой современной организации является отбор и поддержка талантливых менеджеров.

Таким образом, существуют различные подходы к понятию «организация»: в менеджменте под организацией понимают группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей. Можно представить среду организации как систему, состоящую из двух взаимосвязанных частей: внутренней среды и внешней среды. К факторам внутренней среды обычно относят: цели, структуру, задачи, технологию и людей. Принято считать, что внутренняя среда организации непосредственно влияет на операции организации и испытывает на себе прямое влияние операций организации. Внешнюю среду организации делят на микросреду и макросреду.

2. Разновидности коммуникаций в организации

2.1. Общая характеристика видов коммуникаций в организации

Коммуникации в организации могут быть как организационными, так и индивидуальными. Процесс интерпретации индивидуальных коммуникаций сильно зависим от выбора социальной позиции отдельных личностей на предприятии; так, руководитель подразделения и простой работник по-разному воспринимают одну и ту же информацию. Только во взаимосвязи трех компонентов (человек, информация и коммуникация) возможно осуществление социальной коммуникации, углубление коммуникативных связей, расширение форм и типов их организации.

Рассматривая классификацию коммуникаций в организации, прежде всего, необходимо обозначить два типа коммуникаций: внутриорганизационные, которые в свою очередь подразделяются на горизонтальные и вертикальные, и коммуникации с внешней средой.

Вертикальные коммуникации осуществляются с верхних уровней на нижние (нисходящие), и с нижних на верхние (восходящие). К такому виду коммуникаций относится обмен информацией между руководителем и подчиненным, или между руководителем и рабочей группой.

К горизонтальным (интерактивным) коммуникациям относятся обмен информацией между отдельными сотрудниками внутри структурного подразделения компании, между различными отделами, а также между несколькими организациями в рамках совместной деятельности для достижения координации.

Как и другие типы организационных коммуникаций, интерактивный процесс имеет множество поведенческих следствий. Возможно, что психологически человеку удобнее обратиться за поддержкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а не к выше- или нижестоящим. Если поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач, то интерактивные коммуникации оказывают положительное влияние. Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия, содержание происходящих между ними коммуникаций может принять неадекватные или даже деструктивные формы. Кроме того, интерактивные коммуникации между работниками одного уровня могут осуществляться в ущерб вертикальным коммуникациям. Работники, которые успешно общаются между собой на одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, могут оказаться совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящими или восходящими коммуникациями.

Исследователями обобщены и выделены четыре наиболее важные цели горизонтальных коммуникаций:

− координация заданий. Руководители отделов могут собираться ежемесячно для того, чтобы обсудить, какой вклад может внести каждый из отделов в достижение общих целей организации;

− решение проблем. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить, как они будут работать, если реализуется угроза сокращения бюджета; они могут использовать метод мозгового штурма для решения возникающих перед ними проблем;

− обмен информацией. Работники разных отделов могут встретиться, чтобы обменяться новыми данными;

− разрешение конфликта. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить внутренний конфликт.

На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейшие технологии – использование компьютеров, телефонов и телевидения. Конечно, члены организации могут общаться между собой через компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом.

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер.

Выделяют несколько способов коммуникации:

• разговорный (устный, вербальный);

• письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);

• невербальный (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) [10; 32].

Вербальный способ коммуникации использует в качестве знаковой системы систему фонетических знаков (человеческую речь, естественный звуковой язык) с двумя принципами – лексическим и синтаксическим. Поскольку при передаче информации с помощью речи теряется минимальное количество информации, а, значит ее смысл, она является самым универсальным средством коммуникации.

Невербальные коммуникации связаны с не со словами, а с жестами. Это «язык телодвижений»: выражение лица, внешность, контакт глаз, особенности восприятия пространства и времени, тактильные контакты.

2.2. Внутренние коммуникации в организации: особенности и структура

Согласно автору учебника «Основы теории коммуникации» Ф.И. Шаркову, внутриорганизационная коммуникация - «взаимодействие в пределах организации. К таким коммуникациям можно отнести взаимодействие члена организации с ее структурными подразделениями, а также структурных подразделений между собой» [28; 10].