Файл: Основные функции в системе менеджмента (Характеристика, анализ основных функций системы менеджмента в кафе КФС Слюдянка).pdf

Регламентирование функций управления необходимо в целях обеспечения согласованности и взаимосвязи действий, которые способствуют выполнению поставленных целей и задач.

Регламентирование является самой строгой формой административного воздействия менеджера-руководителя. Сущность организационного регламентирования состоит в установлении обязательных для исполнения правил, которые определяют содержание и порядок организационной деятельности. На практике оно осуществляется путем разработки и реализации организационных нормативных документов, определяющих порядок управления предприятием, таких как:

а) положений общего организационного характера, устанавливающие порядок функционирования предприятий в целом (законы, нормативно-правовые акты и т.д.);

б) положений, определяющих внутренний порядок работы, организационный статус различных звеньев, их задачи, функции, полномочия (устав предприятия, учредительный договор, схема организационной структуры, положения о структурных подразделениях, штатное расписание и т.д.);

в) документов, регламентирующих деятельность отдельных должностных лиц, устанавливают их обязанности, права и ответственность (квалификационные требования, должностные инструкции и др.)..

Регламентирование определяет организационную основу управления, стабилизирует процесс менеджмента.

Основой организационного регламентирования является следующие правовые нормы управления:

Гражданский кодекс РФ,

Федеральный закон «Об акционерных обществах» (1996).

На их основе в зависимости от формы собственности и организационно-правовой формы организации разрабатываются различного рода уставы и положения.

В любой организации необходимо иметь положения о структурных под­разделениях, которые определяют задачи, права и ответственность. Конкретные функции работников изложены в должностных инст­рукциях.

Должностная инструкция адресована непосредственно испол­нителю, на которого возложено выполнение определенных задач, в ней определены права, обязанности и ответственность в соответствии с занимаемой должностью. Должностная инструкция необходима для обеспечения высокой эффективности работы каждого сотрудника управления, для исключения перегрузки в течение рабочего дня (месяца, года), поддержания нормального ритма работы, полного использования интеллектуальных качеств работника в соответ­ствии с квалификацией.

Должностная инструкция состоит из следующих раз­делов:

«Общие положения» обуславливают основные задачи и общую ответственность работника, в составе какого звена он нахо­дится, кем назначается и кому по должности подчиняется, какие работники подчиняются ему. Здесь же устанавливаются функциональные связи с сотрудниками смежных должностей.

«Обязан­ности работников» определяют объем работы, для выполне­ния которой и существует данная должность, а так же дополнительные виды деятельности, которые работник выполняет в связи с основ­ной деятельностью. В каждой должности выделяют основные и второстепенные обязанности. Распределение обязанности между сотрудниками, должно происходить исходя из четкого взаимодействия между ними, особенно между работниками разных служб, а также освобождение всех работни­ков от выполнения несвойственных им функций.

«Права работников» это тот раздел, где необходимо стремить­ся к тому, чтобы каждый сотрудник имел основания для своевре­менного, полного и качественного выполнения возложенных на него обязанностей. Данный раздел подтверждает устранение возможность неисполнения их ввиду ограничений в действиях, перекладывания дел на других ра­ботников и т. д.

«Ответственность работников» перечисляет наи­более существенные виды работ, за выполнение которых они не­сут персональную ответственность. В необходимых случаях долж­ны быть указаны конкретные взыскания за упущения или наруше­ния установленного порядка, невыполнение тех действий, кото­рые вытекают из возложенных обязанностей в соответствии с действующим законодательством. Работники несут ответствен­ность за то, что вовремя не приняли тех или иных мер, предотвра­щающих срывы в работе.

Существует следующая классификация регламентов исходя из элементов системы управления:

• регламенты, регулирующие деятельность предприятия в целом как единого юридического лица (устав, договор учредителей, философия, правила внутреннего трудового распорядка и др.);
• регламенты, регулирующие работу персонала, рассматриваемого, в свою очередь, как совокупность взаимосвязанных групп работников (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, трудовые договоры и др.);
• регламенты по информационному обеспечению (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые банки данных и др.);
• регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления (размещение, паспорт, инструкции по эксплуатации и др.);
• регламенты, нормирующие процесс управления (матрица функций, графики процессов, технологические карты и др.)

в современном мире, о регламентировании чаще всего вспоминают, когда необходимо определить порядок проведения совещания или заседания, т.е. используется наиболее узкое понятие термина. При отсутствии регламентирования стройность и согласованность системы управления превращается в анархо-либеральную бюрократическую систему с чрезвычайно низким КПД, раздражающую сотрудников и клиентов предприятия.

Глава 2. Анализ системы менеджмента предприятия

2.1 Характеристика, анализ основных функций системы менеджмента в кафе КФС Слюдянка

Кафе КФС находится в г. Слюдянка, располагается в центре города, в удобном с точки зрения бизнеса.

Кафе КФС относится к сети кафе и ресторанов общественного питания, специализирующихся на блюдах из курицы.

Рассмотрим применения основ менеджмента в своей деятельности, на исследуемом предприятии.

Коллектив сотрудников представляет собой иерархическую структуру с начальным звеном "член бригады кафе", в которой две ступени занимают разные категории менеджеров. Разберем более подробно реализацию функций менеджмента:

Функция планирования олицетворяет систему действий и решений, которые предпринимает руководство, ведущие к разработке специфических стратегий, и предназначены для помощи организации в достижении своих целей. О том, что данная функция имеет место в компании, можно судить по следующим принятым решениям.

Цель компании - максимизация прибыли от деятельности кафе. В процессе достижения данной цели руководство приняло решение о проведении усовершенствования рекламы своей продукции, проведении определенных скидочных акций для привлечения покупателей.

К примеру, в январе была проведена ставшая уже традиционной акция с понижением стоимости самого ходового товара - твистер и чикенбургер. Также периодически выпускаются новые виды продукции. Например, в период с июня по август изготавливаются сезонные сандвичи со свежими овощами.

Функция организации на исследуемом предприятии реализована посредством разделения организации на подразделения и делегирование полномочий. Данные условия осуществляются следующим образом.

Структура персонала кафе имеет определенную иерархию. Все должностные ступени данной системы имеют определенные полномочия.

Первая ступень - члены бригады кафе выполняющие основные работы: приготовление продукции, ее продажа, уборка помещения ресторана, разгрузка машины с товаром.

Вторая ступень - инструктора обучающие вновь пришедших работников.

Третья ступень - свит-менеджеры контролирующие кухня, зал, прилавок.

Следующая ступень - свинг-менеджеры контролирующие все процессы, происходящее в кафе в его рабочий день.

Последние ступени, а именно ассистент директор и директор, занимаются руководством.

Функция координации выражается в установлении рациональных связей (коммуникации). В исследуемом предприятии принцип коммуникации является одним из ведущих, выражается в необходимой коммуникации между сотрудниками разных станций, проявляющийся в постоянном диалоге типа "вопрос-ответ" между сотрудниками. К примеру, покупатель заказал среднюю порцию картофеля фри, то кассир, принимающий данный заказ должен громко и четко сообщить об этом работнику на станции "картофель фри". В случае если этого не произойдет, время сбора заказа для клиента может увеличиться, что отрицательно отразится в оценочном листе кассира.

Непрерывный обмен информацией ведется между менеджерами, между менеджерами и членами бригады, по вопросам пределов продаж на этот день, конкретной подсказки в заказ и др.

Функция контроля проявляется в установке стандартов, изменении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

В процессе контроля есть три этапа:

• установка стандартов;
• сопоставление с ними реальных результатов;
• принятие необходимых корректирующих действий.

В кафе КФС Слюдянка разработаны стандарты работы для каждой станции (зал, прилавок, кухня). Стандарты обслуживания для работников на прилавке следующие:

1) приветствие с улыбкой

2) принятие заказа

3) подсказка

4) оплата заказа

5) сбор заказа

6) приглашение придти снова;

7)время сбора заказа - 60 секунд;

8) по умолчанию продажа большой порции картофеля фри и напитков;

9)подсказка в каждый заказ недостающего компонента из схемы "Напиток, сандвич, картофель, десерт".

Сопоставление реальных результатов с установленными стандартами происходит в ходе работы кафе. Свит-менеджер на станции контролирует отсутствие отклонений данных стандартов. Для того, чтобы работники стремились не отходить от установленных стандартов, менеджеры проводят оценку с помощью специальных Контрольных листов наблюдений (КЛН). В КЛН отмечают выполнение всех стадий работы, подводят итог в процентном выражении. По нескольким КЛН, накопленным за период в три месяца проводится аттестация.

Если установленные стандарты и требования по работе рабочим не выполняются, то в личное дело может быть записан выговор. При накоплении трех выговоров рабочий увольняется. В то же время за выполнением установленных стандартов со стороны самих менеджеров следят менеджеры высшей ступени и директор.

Функция мотивации проявляется в побуждении себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. В исследуемом предприятии для мотивации сотрудников используются различные программы, такие как : бесплатные обеды, соревнования между кассирами, проведение корпоративных вечеринок.

Важнейшим орудием мотивации сотрудников является продвижение по службе, совместно с повышением в заработной плате. В исследуемом предприятии существует система премий. Ежеквартальная премия по итогам оценки рабочих показателей выплачивается каждые три месяца, согласно индивидуальному графику проведения оценки рабочих показателей. Размер премии зависит от оценки рабочих показателей за последние три месяца и составляет:

Оценка "4". Исключительные рабочие показатели - 25% от оплаты за отработанные часы;

Оценка "3". Значительные рабочие показатели - 15% от оплаты за отработанные часы;

Оценка "2". Необходимо некоторое улучшение - 10% от оплаты за отработанные часы;

Оценка "1". Неприемлемые рабочие показатели - премия не начисляется.

Возможность повышения по службе зависит от качества работы члена бригады, и определяется путем подведения результатов нескольких КЛН, о которых будем говорить ниже. Если результаты КЛН высоки, то проводится обучение по новым обязанностям выше занимаемой должности и аттестация по результатам обучения.

Данные программы являются стимулом для рабочих к повышению качества и эффективности их деятельности в компании.

2.2. Мероприятия по совершенствованию системы менеджмента в кафе КФС Слюдянка

Результатом применения основных функций является успешное достижение поставленных целей, а именно, максимизация прибыли. Таким образом, кафе КФС Слюдянка являясь ярким примером применения функций менеджмента в своей деятельности, может служить образцом процесса управления для других организаций. Тем не менее, рассмотрим рекомендации по возможным улучшениям на примере функции мотивации.