Файл: Разработка регламента выполнения процесса "Учет предоставленных услуг салоном красоты" (Построение регламента процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты»).pdf

Введение

Использование информационных технологий становится актуальным даже для небольших коммерческих предприятий, занимающихся предоставлением услуг. Потому, что для принятия решений по управлению предприятия необходима достоверная информация о его хозяйственной деятельности [5]. Своевременное получение такой информации возможно только с помощью современных информационно-телекоммуникационных технологий.

Основным условием развития предприятия, которое предоставляет различные услуги, является привлечение клиентов, поэтому своевременность реагирования на их пожелания, отсутствие конфликтных ситуаций положительно будет сказываться на репутации предприятия, позволит, за счет этого, привлекать новых клиентов.

Актуальность данной работы заключается в том, что разработка проектных решений, позволит спроектировать информационную систему для салона красоты. Информационная система позволит вести учет записи клиентов, формировать стоимость заказа (обслуживания), формировать график занятости мастеров, в соответствии с их занятостью или загруженностью определять полученную прибыль от рботника, что даст возможность более управляемого прогнозирования деятельности предприятия.

Предметом исследования является деятельность салона красоты.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».

Задачами работы являются:

• представить описание предметной области;
• сформулировать постановку задачи;
• проанализировать имеющиеся средства для моделирования бизнес процессов, выбрать наиболее оптимальное средство;
• выполнить моделирование бизнес процессов в модели «Как есть» с помощью диаграмм нотации IDEF0;
• определить и представить перечень мероприятий, которые позволят улучшить представленный бизнес процесс;
• выполнить построение модели «Как должно быть» рассмотренных бизнес процессов.

1. Анализ процесса «Функционирование салона красоты»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Салон красоты предоставляет следующие виды услуг [16]:

1. Стрижка мужская, женская, детская;
2. Укладка волос;
3. Покраска волос;
4. Мелирование волос; 
5. Прическа;
6. Бритье;
7. Маникюр;
8. Педикюр;
9. Пиллинг;
10. Коррекция и покраска бровей;
11. Макияж;
12. Услуги косметолога.

Цели и задачи салона красоты [16]:

• • создание благоприятной среды, как для клиентов салона, так и для работников;
  • привлечение новых клиентов;
  • увеличение прибыли.

Функционирование салона красоты, в большинстве своем, представляет следующую последовательность действий:

• клиент заинтересован в услугах салона красоты и связывается с администратором;
• администратор озвучивает услуги, их стоимость, определяет постоянный клиент или нет, выявляет, какие услуги хочет получить клиент;
• после выявления необходимой информации, администратор в книге записи ищет свободное место для выполнения заказа, в первую очередь занятость мастеров или конкретного мастера;
• после обслуживания клиента, мастер сообщает администратору какие услуги были предоставлены, они могут отличаться от первоначально заявленных;
• администратор определяет уровень затрат и формирует счет на оплату, где указывается услуга, ее стоимость, количество предоставленной услуги, общая стоимость обслуживания, имя мастера;
• администратор формирует информацию по поступившим оплатам;
• в зависимости от степени занятости (вовлеченности) мастера, определяет выручка, которую он приносит, на основании этой выручки формируется его заработная плата.

Определим исходные данные и роли пользователей.

Администратор зала его функциями является работа с клиентом при его обращении для получения услуг предприятия, формирование графика, формирование счета, прием оплаты,

Директор и заместитель директора, могут выполнять функции администратора зала, однако их основная функция – определение данных по доходам от мастеров, от услуг, от клиентов и т.п.

Есть еще одна категория пользователей, которая будет косвенно воздействовать на систему – мастера, определяют какие услуги они предоставляют и информируют об этом администратора.

На рисунке 1 представлен алгоритм работы подсистемы «Администратор» [4]. Алгоритм работы подсистемы следующий:

• 1. Если новый клиент, тогда создание нового клиента.
  2. Данные заносятся в соответствующую таблицу – Клиенты.
  3. Иначе по введенным данным получение информации о клиенте, который находится в базе.
  4. Определить какой вид услуг салона красоты его интересует.
  5. Клиенту предоставляется перечень услуг и их стоимость, данные выбираются из таблицы «Услуги».
  6. Формируется счет по указанным мастером услугам.
  7. Данные по этим операциям заносятся в таблицу «Счета».

Рисунок 1 – Алгоритм работы подсистемы «Администратор»

На рисунке 2 представлен алгоритм работы подсистемы «Директор (заместитель директора)». Алгоритм работы следующий:

• проанализировать перечень клиентов, данные из таблицы «Клиенты»;
• сформировать информацию о наиболее прибыльных клиентах;
• получить информацию о доходах по мастерам, информация будет получена из таблицы «Поступления»;
• получить информацию по доходам от услуг, информация из таблицы «Поступления»;
• добавить или изменить информацию по услугам, работа с таблицей «Услуги».

Рисунок 2 – Алгоритм работы подсистемы «Заместитель директора»

Для мастеров алгоритм работы подсистемы представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 – Алгоритм работы подсистемы «Мастер»

Таким образом, можно определить, что исходная информация будет получена из следующих источников:

- таблица «Клиенты»;

- таблица «Услуги»;

- таблица «Мастера»;

- документ «Счет».

Результативная информация будет получена из таблицы «Поступления», могут формироваться следующие формы отчетов:

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Рассмотрим следующие нотации для моделирования бизнес процессов:

• BPMN;
• DFD;
• IDEF0.

BPMN предназначен для построения моделей бизнес-процессов, имеет расширение нотации, предназначенное для моделирования бизнес-процессов. BPMN имеет множество ограничений, представим некоторые из них:

• BPMN только моделирует потоки управления, и здесь не видно потока данных;
• BPMN не позволяет моделировать структуру компании;
• BPMN не позволяет моделировать иерархию пользователей;
• BPMN имеет много элементов, которые требуют, чтобы человек, читающий диаграмму, знал нюансы BPMN;
• знание нотации BPMN не позволяет читать модели, описывающие спроектированную (или работающую) ИТ-систему
• BPMN предлагает одну схему для описания организации;

BPMN имеет ряд преимуществ:

• BPMN позволяет лучше визуализировать логику бизнес-процесса
• BPMN позволяет генерировать код BPEL (язык выполнения бизнес-процессов), который поддерживает автоматизацию реализации

Диаграмма потоков данных DFD (Data Flow Diagrams) показывает функционирования подсистем и показывает три фактора: потоки данных через систему (входы и выходы), процессы обработки данных, хранилища, в которых данные запоминаются и сохраняются. Данный метод рассматривает процессы как иерархию действий и подпроцессов, каждая из которых преобразует один или несколько входов на выход, которые продолжают подставляться в другой подпроцесс или деятельность [20]. Иерархическое описание процессов упрощает навигацию по сложным процессам, поскольку все диаграммы понятны и разборчивым. Для данного стандарта используется концепция «коробки ICOM» – деятельность представляется в виде блока, показывающего некоторый фрагмент работы компании и четыре категории стрелок с изображением соединений с окружающей средой. Стрелки представляют собой следующие элементы: вход, управление, выход, механизм.

Для каждого блока могут быть созданы дочерние схемы, которые затем становятся родительскими блоками. Рекомендуется количество блоков на одной диаграмме не должно быть больше шесть. Созданная таким образом модель отвечает потребностям эффективного управления деловой активностью и дает полную возможность использовать его для улучшение рабочих процессов [20,25].

Стандарт IDEF0 помогает определить объем анализа и построить отношения между аналитиком и его клиентом. IDEF0 представляет собой инструмент связи из-за нормализованных графических символов и как инструмент анализа, показывая, какие действия должны выполняться для правильной моделировки процесса. Стандарт IDEF0 также помогает определить сильные и слабые стороны моделируемой системы [9].

Основным предположением IDEF0 является включение отдельных функций, включенных в процесс, в прямоугольные рамки. Стрелки слева указывают на входы функции - материал и информационные входы, стрелки справа - вывод функции - означает материальные и нематериальные эффекты ее реализации. Стрелки, идущие сверху, символизируют механизмы управления функцией (например, внутренняя политика компании или внешние факторы), а стрелки, идущие снизу - механизмы, необходимые для выполнения функций - например, инструменты, транспортные средства, подрядчики. Модели могут быть построены из многих функций, связанных с помощью стрелок таким образом, что выходы одной функции являются входами или механизмами управления для других функций. В стандарте также учитывается возможность одновременного выполнения двух или более функций - в ситуации, когда вывод одной функции является входом для многих других функций. Каждая функция может быть описана отдельной, подчиненной моделью [5].

В стандарте IDEF0 подробно описывается, как размещать функции, стрелки и их описания. Каждая функция, стрелка и модель описываются идентификатором, указанным в соответствии со стандартом. Согласно стандарту IDEF0, основная модель отмечена символом A-0 , и в ней есть одна превосходная функция A0. Он может быть описан моделью A0, а функции, расположенные в нем, будут отмечены A1, A2, A3 и т.д. Подмодуль, описывающая функцию A1, также будет иметь метку A1, а ее подмодели будут обозначаться A11, A12, A13 и т. д. Этот метод структурированного описания позволяет быстрее создавать список отдельных моделей и функций. Отношения между дочерней и родительской моделями также можно графически отображать с использованием дерева иерархии функций. Стандарт IDEF0 ограничивает шесть функций, которые можно найти в дочерней модели [9].

Для представления бизнес процессов будет выбрана нотация IDEF0, это связано с простотой построения, возможностью более четкого представления всего бизнес процесса за счет его детализации, возможностью построения данной нотации в различных программных пакетах: ErWin, MS Visio и др.

В качестве инструмента для моделирования бизнес процессов рассмотрим два пакета:

• MS Visio;
• AllFusion Process Modeler 7.

Microsoft Visio - редактор диаграмм для Windows. Использует векторную графику для создания диаграмм. Доступен в двух версиях: стандартной и профессиональной.

Стандартная и профессиональная версия используют тот же интерфейс, но вторая имеет дополнительные шаблоны для более продвинутых диаграмм и выходных форматов, а также уникальную функциональность для простого присоединения пользователя к данным различных исходных форматов, которые должны быть отражены диаграммой.

Microsoft Visio может стать помощником в решении трех основных задач: в анализе сложных данных, в графическом представлении данных и в обмене этими данными между пользователями. Основной способ представления данных в Visio - это векторные фигуры, на основе которых строится диаграмма или план. Для удобства фигуры сгруппированы по тематическим категориям, в каждой из которых можно увидеть похожие по внешнему виду или по теме элементы [4]. Фигуры является основным, но не единственным средством для представления данных в Visio. Кроме них можно использовать текст и числовые данные, графические элементы и форматирование цветом.

AllFusion Process Modeler 7 (ранее BPwin) - это инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов. AllFusion Process Modeler 7 можно использовать для графического представления бизнес-процессов. Графически представленный рабочий процесс, обмен информацией и диаграмма рабочего процесса визуализируют модель бизнес-процесса. Графическое представление этой информации позволяет перенести задачи организационного управления в области сложного мастерства в область технологий.