Файл: Разработка регламента выполнения процесса "Учет предоставленных услуг салоном красоты" (Построение регламента процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты»).pdf

AllFusion Process Modeler 7 (BPwin) помогает четко документировать важные аспекты всех бизнес-процессов: действия, которые необходимо предпринять, методы их реализации и управления, необходимые для этого ресурсы, а также визуализацию результатов, полученных в результате этих действий. AllFusion Process Modeler 7 повышает эффективность ИТ-решений для бизнеса, позволяя аналитикам и разработчикам моделей адаптировать корпоративные инициативы и задачи к бизнес-требованиям, а также к информационной архитектуре и процессам разработки приложений. Это создает целостное представление о деятельности компании: от рабочих процессов в небольших подразделениях до сложных организационных функций.

В качестве пакета моделирования бизнес процессов был выбран пакет AllFusion Process Modeler 7, это обосновывается следующими соображениями:

• данный пакет не настолько функциональный и предназначен для построения диаграмм нотаций IDEF0, IDEF3, DFD;
• при построении диаграмм информационные потоки родителя переносятся на дочернюю диаграмму, что значительно упрощает построение модели.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «Как есть»

Построение модели бизнес процесса в нотации IDEF0 начинается с разработки контекстной диаграммы. На рисунке 4 представлена контекстная диаграмма «Функционирование салона красоты».

Рисунок 4 – Контекстная диаграмма «Функционирование салона красоты»

Процесс представлен в виде блока, входными элементами являются:

• обращение клиента;
• данные клиента;
• оплата.

Выходными элементами являются:

• занятость мастеров;
• список услуг;
• доход.

Управлением является поток инструкции.

Механизмом является администратор.

Далее процесс анализа представляет собой детализацию процессов [5]. На рисунке 5 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.

Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Декомпозиция представлена четырьмя блоками:

• принять клиента с входом обращение клиента, выходом – пожелания клиента, управлением инструкции, механизм – администратор;
• занести клиента в расписание с входным потоком данные клиента, пожелания клиента, выходными данными – занятость мастеров, управлением инструкции, механизм – администратор;
• оказать услугу с входным потоком занятость мастеров, пожелания клиента, выходными данными – список услуг и счет, управлением инструкции, механизм – администратор;
• принять оплату с входными потоками оплата и счет, выходными данными – доход, управлением инструкции, механизм – администратор.

---

Представим детализацию каждого блока по отдельности. На рисунке 6 представлена детализация блока «Принять клиента».

Рисунок 6 – Детализация блоков «Принять клиента»

Блок имеет следующую детализацию:

• принять обращение клиента с входом обращение клиента, выходом – потенциальный клиент, управлением инструкции, механизм – администратор;
• провести беседу с клиентом с входным потоком потенциальный клиент, выходными данными – информация, управлением инструкции, механизм – администратор;
• выявить пожелания клиента с входным потоком информация, выходным потоком – пожелания клиента, управлением инструкции, механизм – администратор.

На рисунке 7 представлена детализация блока «Занести клиента в расписание».

Рисунок 7 – Детализация блока «Занести клиента в расписание»

Детализация данного блока представляет [16]:

• определить к какому мастеру с входом пожелания клиента, выходом – мастер, управлением инструкции, механизм – администратор;
• проверить загруженность мастеров с входным потоком мастер, выходными данными – мастер занят и мастер свободен, механизм – администратор, управление – инструкции;
• внести клиента к новому мастеру с входными потоками мастер занят, выходным потоком – клиент у мастера, механизм – администратор, управление - инструкции;
• внести клиента к указанному им мастеру с входными потоками мастер свободен, выходным потоком – клиент у мастера, механизм – администратор, управление - инструкции;
• закрепить клиента за мастером с входным потоком данные клиента, клиент у мастера, выходным потоком – занятость мастера, механизм – администратор, управление – инструкции.

На рисунке 8 представлена детализация блока «Оказать услугу».

Рисунок 8 – Детализация блока «Оказать услугу»

Процесс представлен следующими блоками:

• определить спектр предоставляемых услуг с входными потоками пожелания клиента, выходным потоком – услуги, механизм – администратор, управление - инструкции;
• выполнить все услуги, выходными потоками – услуги и занятость мастера, механизм – мастер, управление – инструкции;
• указать какие услуги были выполнены с входными потоками виды работ, выходными потоками – отчет о проделанной работе, механизм – мастер, управление – инструкции;
• рассчитать стоимость оказанных услуг с входными потоками отчет о проделанной работе, выходными потоками – счет, механизм – администратор, управление – инструкции.

---

На рисунке 9 представлена детализация блока «Принять оплату».

Рисунок 9 – Детализация блока «Принять оплату»

Данный блок детализирован следующим образом:

• определить размеры оплаты с входными потоками счет, выходными потоками – сумма, управление – инструкции;
• получить оплату с входными потоками сумма и оплата, выходными потоками – поступление, управление – инструкции, механизм – администратор;
• определить разность между поступлением и затратами, с входными потоками поступления, выходными потоками – доход, механизм – администратор, управление – инструкции.

2. Построение регламента процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Как видно из построенных диаграмм, работа, по учету посещений клиентов салона красоты, не была автоматизирована. Все операции выполняются вручную с использованием, в редких случаях, программ пакета MS Office, например при расчете стоимости выполненных услуг используется Excel, что ведет к ошибкам и значительным временным затратам. Поэтому имеет смысл выполнить разработку информационной системы, которая решала бы эти проблемы.

Главное преимущество, которое дает переход к автоматизированному ведению базы данных – это быстрый поиск необходимых сведений, предоставление их в удобной форме и формирование статической информации для анализа функционирования салона красоты [8].

Разработка информационной системы, позволит решить следующие задачи:

• освободить от рутинной работы директора, его заместителя и администратора зала;
• обеспечить автоматизацию хозяйственных операций салона красоты;
• будет способствовать уменьшению затрат, связанных с репутационными издержками, возникающими из-за несогласованности времени обслуживания клиента, ошибочного заполнения времени мастеров, неверного начисления суммы за оказанные услуги [2].

---

Переход к автоматизации учета посещений клиентов позволит повысить производительность труда и сократить срок выпуска отчетных форм.

Информационная система для салона красоты должна соответствовать следующим критериям [13]:

• минимальные затраты на разработку;
• автоматизация хозяйственной деятельности предприятия;
• отличаться простотой в использовании;
• быть удобной в работе;
• обеспечить функционирование в локальной сети и иметь возможность выполнять необходимый перечень операций с любого рабочего места;
• наличие разделения прав доступа и т. д.

Информационная система для салона красоты должна обладать следующим функционалом [8]:

• обеспечить минимальное время обработки обращения клиента в салон красоты;
• формировать график мастеров, в соответствии с пожеланиями клиентов;
• иметь возможность вносить изменения в график работы мастеров, в случае необходимости замены, отказа клиента;
• автоматизация процесса подготовки документов, сопровождающих обращение клиента – отображение занятости мастеров, которые осуществляют услугу;
• автоматизированный расчет стоимости оказанных услуг и формирование счета, на основании указанных мастером услуг;
• формирование информации о загруженности мастеров в течение месяца для определения уровня выплат;
• наличием системы прав и ролей для пользователей системы;
• обеспечение поиска к необходимой документации с любого рабочего места (с учетом прав доступа);
• получение различных аналитических отчетов [6,7,25].

2.2. Моделирование бизнес-процессов «Как должно быть»

На рисунке 10 представлена измененная контекстная диаграмма «Функционирование салона красоты» для модели «Как должно быть».

Рисунок 10 – Контекстная диаграмма «Функционирование салона красоты» в модели «Как должно быть»

Если сравнить контекстную диаграмму в модели «TO-BE» с моделью «AS-IS», то были изменены следующие информационные потоки:

1. Выходы:

- график работы;

- счет;

- отчеты;

2. Механизм информационная система.

На рисунке 11 представлена декомпозиция контекстной диаграммы, добавлен блок «Формировать отчетность», а также подключен информационный поток – «Информационная система».

---

Рисунок 11 – Декомпозиция контекстной диаграммы в модели «Как будет»

На рисунке 12 представлен процесс «Занести клиента в расписание». Формирование корректного расписания является одной из наиболее важных функций информационной системы. Созданный автоматически график работы позволит администратору уменьшить время на поиск свободного времени мастеров, а клиенту предоставит полную информацию о занятости мастера.

На представленном рисунке процесс изменен следующим образом:

- добавить запись о клиенте, с входным информационным потоком «Данные клиента», с выходным информационным потоком «Клиент салона», управлением «Инструкции», механизмами «Администратор» и «Информационная система»;

- определить к какому мастеру, с входным информационным потоком «Клиент салона» и «Пожелания клиентов», с выходным информационным потоком «Мастер», управлением «Инструкции», механизмом «Администратор»;

- сверить с графиком работы, с входным информационным потоком «Мастер» и «График работы», с выходным информационным потоком «Данные графика работы», управлением «Инструкции», механизмами «Администратор» и «Информационная система»;

- внести прием клиента в график работы, с входным информационным потоком «Данные графика работы», с выходными информационными потоками «График работы» и «Клиент у мастера», управлением «Инструкции», механизмами «Администратор» и «Информационная система»;

- сообщить клиенту время и имя мастера, с входным информационным потоком «Клиент у мастера», с выходным информационным потоком «Занятость мастеров», управлением «Инструкции», механизмом «Администратор».

Рисунок 12 – Детализация процесса «Занести клиента в расписание»

На рисунке 13 представлена декомпозиция блока «Добавить запись о клиенте».

Рисунок 13 – Детализация процесса «Добавить запись о клиенте»

Необходимо указать, что построение данного процесса осуществлялось с использованием нотации DFD, это связано с тем, что данная нотация позволяет определить хранилища данных, в отличие от IDEF0. блок представлен следующими процессами:

- открыть справочник «Клиенты»;

- ввести ФИО клиента;

- ввести телефон клиента;

- ввести адрес клиента;

- сохранить данные.

Определено хранилище данных «Клиенты».

---