Файл: Менеджмент в условиях развития передовых информационных технологий (бласть применения информационных технологий на предприятии).pdf

2.2. Особенности внедрения информационных технологий в управлении предприятием

Переход к рыночной экономике, сопровождаемый децентрализованным управлением, существенно меняет отношение корпораций и предприятий к научно-техническому развитию. Высокое качество продукции, снижение затрат и повышение гибкости в реагировании на поведение потребителей являются предпосылками успеха на конкурентном рынке, поэтому информационные технологии становятся основным фактором успеха и в то же время управление их развитием должно быть целенаправленным.

Основа для внедрения информационных технологий на предприятиях существует, но этим процессом нужно управлять. Для этого в каждой организации необходимо проводить управления информационными технологиями, которое должно иметь высокий уровень гибкости. Оно может быть централизованным, а также осуществляться внутри стратегических подразделений и даже небольших отделов. В больших организациях наибольшая эффективность применения информационных технологий достигается в том случае, когда они охватывают и объединяют все уровни управления организацией. Управление информационными технологиями должно проводиться таким образом, чтобы их интеграция с существующими функциями была максимально простой и чтобы они органично согласовывались с другими управленческими процессами. Стратегическое управление информационными технологиями является значительной проблемой для всякой организации [3, c. 117].

Управление информационными технологиями должно включать следующие задачи:

Обучение менеджеров и конечных пользователей. Предоставление пользователям сведений об изменении основных стратегических позиций в сфере бизнеса в результате внедрения информационных технологий, а также уровня зависимости от этого каждого пользователя.

Стимулирование процесса внедрения информационных технологий.

Информирование высшего руководства организации о перспективах внедрения новых информационных технологий.

Содействие в приобретении информационных технологий путем обеспечения каждому отдельному пользователю возможности определять порядок приобретения средств информационных технологий и привлечения человеческих ресурсов, а также оперативная оценка соответствующих капиталовложений.

Представление рекомендаций руководству по коллективному использованию ресурсов информационных технологий при решении потребителями типовых задач, позволит сократить время разработок новых изделий (услуг) и уменьшить затраты производства.

Руководство процессами планирования, реализации, осуществляется в интересах конечных пользователей. Демонстрация преимуществ информационных технологий в плане дифференциации продукции, повышении производительности, внедрение широко используемых методологий [12, c. 37-39].

Объединение усилий по реализации и интеграции системных архитектур многочисленных групп конечных пользователей. Разработка структуры, обеспечила бы взаимодействие технологически совместимых модулей и допускала бы модернизацию или внедрение новых модулей, не требуя дорогостоящего преобразования системы.

Установка приоритетов для инвестиций на уровне корпорации или ее стратегических подразделений. Оказание помощи экономистам, ответственным за расходы на информационные технологии, при определении приоритетов программы внедрения новых систем, например путем анализа такого критерия, как критические факторы успеха.

Основными требованиями эффективного управления информационными технологиями являются:

Ориентация на наиболее полное и своевременное удовлетворение потребностей управления в целом должно обеспечить отслеживание изменений потребностей.

Информационные технологии должны обеспечивать конкурентоспособность предприятия по показателям качества затратах и эффективности за счет выбора наиболее рационального проекта из множества альтернативных по ряду критериев [1, c. 232].

Достижение баланса между стабильностью (управление традиционной технологии) и усилиями по внедрению новой технологии. Сохраняя традиционную технологию, необходимо часть ресурсов одновременно направлять на внедрение новой технологии, диверсифицируя тем самым набор технических средств. Эти меры позволяют расширить пересечение множества технологий и множества продукции, что в свою очередь уменьшат трудности, вызванные неопределенностью внешней среды.

Управление должно быть эффективным в широком спектре радикальности нововведений и гибко приспосабливаться, как к эволюционным медленно и постоянно осуществляемых нововведений, так и к радикальным, периодически осуществляемых нововведений. При этом нужно обеспечить непрерывное управление эволюционными технологическими новшествами с программным управлением радикальными нововведениями.

Управление должно быть рефлексивным, то есть быть готовым для реагирования на неожиданные преобразовательные нововведения конкурентов, и обеспечивать с одной стороны раскрытие направлений и темпов технологического развития конкурирующих организаций, а с другой скрытность своего развития [8, c. 314].

На практике информационные системы менеджмента создаются в процессе формирования интегрированных автоматизированных систем управления крупными экономическими объектами. Такие комплексы охватывают все уровни управления объекта от общего руководства к управлению производственными процессами. При этом все уровни управления тесно взаимосвязаны. Обратная связь, что начинается с нижних уровней, способствует принятию решений на высших уровнях управления. Сверху вниз осуществляется объединение ресурсов, необходимых для выполнения работ, синхронизация комплексных программ, направленных на развитие системы. В состав таких систем могут входить несколько информационных центров - сотни сетевых компьютеров, тысячи персональных компьютеров, десятки тысяч пакетов программных комплексов, как высших форм использования информационного ресурса в менеджменте.

2.3. Базовые подходы к внедрению новой информационной технологии

Существует два подхода к внедрению новых информационных технологий в информационных структурах организации:

Первый основан на адаптации новой информационной технологии к организационной структуре;

Второй основан на рационализации организационной структуры.

В случае применения первого метода внедрения новая информационная технология адаптируется к организационной структуре и происходит только локальная модернизация методов работы. Коммуникации в то же время слабо развита, и рационализированы только рабочие места. Существует перераспределение функций между техническими специалистами (операторами) и специалистами (администраторами) параллельно с комбинацией функций сбора и обработки информации (физический поток документов) с помощью функции принятия решений (потока информации). Классификационные грани этих функций рационализированы [21, с. 64].

Второй способ внедрения новых информационных технологий предусматривает рационализацию организационной структуры: организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект. Основной стратегией при этом является максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных.

Производительность организационной структуры возрастает, поскольку рационально распределяется архив данных, уменьшается объем циркулирующей по системным каналам информации, достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня в зависимости от объема решаемых задач [6, c. 396].

Таким образом, первый способ внедрения новой информационной технологии ориентирован на существующую структуру организации (уровень риска внедрения сводится к минимуму, поскольку затраты минимальны и организационная структура не рационализируется), второй - на будущую структуру (система развивается строго в соответствии с потребностями и возможностями организации). Для обоих способов принципиально меняется использование информационной техники: происходит ее перемещение с периферии информационной активности учреждения (отдельные вычислительные центры различные множительные бюро, централизованные архивы и т. п.) непосредственно внутрь организации ближе к непосредственным пользователям, где информация обрабатывается и принимаются решения. Тем самым ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурами.

Современные информационные системы управления на предприятии состоят из нескольких типов обеспечивающих подсистем, которые включают: техническое, программное обеспечение, информацию, организационную, юридическую и эргономическую поддержку.

Техническая поддержка - это набор технических средств, обеспечивающих функционирование информационной системы. Он включает персональные компьютеры, периферийное оборудование (принтеры, сканеры, плоттеры и т. д.), а также оргтехнику (копировальные аппараты, факсы и т. д.). Средства технической поддержки должны быть включены в техническую поддержку информационной системы, поскольку они органично встроены в систему сбора, передачи и обработки данных и являются неотъемлемой частью современного офиса. Кроме того, функции принтера, копира, факса выполняются одним устройством.

Выбор необходимого состава технических средств должен определяться в первую очередь функциональной ценностью информационной системы и соответствующей предметной области.

Программное обеспечение - набор программ и документации по ним, реализующих основные функции информационной системы. Рынок программного обеспечения, предназначенный для решения проблем в управлении, достаточно обширен. Необходимость разработки собственного программного обеспечения возникает только при решении уникальных проблем.

Организационная поддержка - это набор методов и правил организации работы с информационной системой, а также описание должностных инструкций пользователей информационной системы. В сложных информационных системах этот тип безопасности играет очень важную роль, поскольку он определяет порядок функционирования информационной системы. Несоблюдение правил использования информационной системы и невыполнение описаний приводит к неадекватной базе данных и, как следствие, к принятию неверных управленческих решений.

Кроме того, в настоящее время одной из наиболее важных проблем является проблема защиты информации от несанкционированного доступа.

Эргономическое обеспечение включает разработку рекомендаций и норм для правильной организации рабочего места пользователя, включая правильное расположение компьютеров в помещении, соответствие требуемому уровню освещенности, нормализацию работы пользователя за компьютером и т. д.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, менеджмент в настоящее время интенсивно развивается, что отражается в соответствующих подходах и научных школах. Эволюция информационных технологий открыла новый этап развития системы менеджмента благодаря появлению глобального информационного пространства. Становление и развитие информационного общества, его последовательный переход к обществу знаний, рост роли и места информационно-коммуникационных технологий в этих процессах, способствовали внедрению различных информационных технологий и в процесс управления.

Решение экономических проблем в организации всегда тесно связано с выполнением ряда операций по сбору необходимой информации, обработке ее по определенным алгоритмам и предоставлению ее лицу, принимающему решения. Управление информационными технологиями означает систему методов сбора, хранения, поиска и обработки информации на основе использования компьютерных технологий. Информационные технологии способствуют полной реорганизации бизнеса - от приобретения средств производства и продажи продукта до децентрализации управления и аутсорсинга (передача ряда функций третьим сторонам).

Проведенный анализ показал, что современные разработки информационных систем менеджмента, технологий систем и коммуникаций продвигаются вперед довольно успешно, используя передовые достижения в области технологий информационных систем и коммуникаций. Благодаря этому информационные системы менеджмента стали удовлетворять растущим требованиям менеджеров к обеспечению информацией. Главными критериями в оценке информационных систем стали достоверность, своевременность, полнота, полезность информации для принятия решений.