Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов сущность бизнес-процесса.pdf

Это особенно актуально для того, чтобы как можно быстрее доставлять клиентам новые технологии, поскольку фирмы стремятся создать новые рынки и занять лидирующие позиции на них с потенциально долгосрочными и выгодными для себя последствиями.

Достоинства и недостатки процессного подхода

Критика процессного подхода заключается в том, что он более сложный; между уровнями требуется больше связи, и это также может повлиять на производительность. Стоит отметить, что, если компании хотят или должны внедрять свои бизнес-процессы, им так или иначе потребуется освободиться от тесной сети системных подключений, и для того, чтобы поддерживать и улучшать свою способность к инновациям, необходимо переосмыслить свою архитектуру. В конечном счете, быстрое применение процессного подхода будет иметь жизненно важное значение в случае возникновения ошибок, и, конечно, его будет сложнее использовать в распределенных приложениях, где придется подумать обо всем процессе разработки: проектировании приложения, его разработке, задействованных людях / ролях, тестировании, отладке, распространении программного обеспечения и так далее. К сожалению, процессный подход сам по себе не упрощает эту задачу, но производители технологических инфраструктур осознали эти трудности и подошли к решению проблемы. Они предоставляют решения, которые позволяют моделировать и выполнять бизнес-процессы, бизнес-правила и интеграцию системы / приложения, что делает задачи проектирования, разработки и эксплуатации распределенных сценариев гораздо менее сложной задачей. Кроме того, можно рассчитывать на дальнейшее улучшение инструментальной среды в будущем.

Конечно, у процессного подхода, есть некоторые очевидные недостатки, как упомянуто выше: повышенная сложность, снижение производительности и значительные начальные усилия по разработке. С другой стороны, можно рассчитывать на следующие преимущества:

• Одна модель бизнес-процесса для обеих сторон: бизнеса и ИТ;
• Повышенная гибкость;
• Более быстрое и экономичное дальнейшее развитие приложения;
• Более низкие расходы на техническое обслуживание;
• Улучшенная мобильность;
• Бизнес и технические процессы могут развиваться отдельно. Это положительное улучшение для многих организаций, поскольку оно позволяет им сконцентрироваться на соответствующих предметных областях (разделение интересов);
• Упрощенные модели процессов как для бизнеса, так и для технической стороны, улучшающие ясность каждого отдельного процесса.

Следовательно, рекомендуется использовать приложения на основе процессного подхода в тех случаях, когда:

• Независимость от системного ландшафта имеет решающее значение;
• Необходимо интегрировать более одной системы;
• Системный ландшафт не стабилен;
• Решение сложное и оправдывает прилагаемые усилия;
• Решение обеспечит конкурентное преимущество;
• Ожидается, что процессы в решении часто меняются;
• Процессы в решении будут использоваться в других организационных подразделениях, областях, регионах или других дочерних компаниях или предприятиях.

Оптимизация бизнес-процессов

Методология улучшения бизнес-процессов (от англ. «Business Process Improvement» – BPI) помогает внедрить улучшения в бизнес посредством определенных подходов с использованием различных инструментов. Улучшение бизнес-процессов – это следующий этап управления бизнес-процессами. BPI предполагает постепенную модернизацию существующих процессов. Она может выражаться в любых усилиях по изменению процесса. Методология BPI обычно узко сфокусирована на конкретном аспекте процесса и включает в себя непрерывное повторение действий для их улучшения в течение всего жизненного цикла этих процессов.

Методология улучшения бизнес-процессов включает в себя такие инструменты, как Six Sigma, Lean Management, Total Quality Management и многие другие. Во многих случаях результатом описания и оптимизации бизнес-процессов является именно введение правил, по которым вводятся новые правила осуществления операций в организации. Для того чтобы регламенты процесса действительно работали, руководителям на всех уровнях необходимо постоянно следить за соблюдением требований этих регламентов и организовывать командную работу для оптимизации и будущей стандартизации процессов. Есть много внутренних и внешних причин для улучшения процессов на сегодняшнем рынке.

Первая причина заключается в том, что производительность большинства процессов в компаниях имеет тенденцию медленно снижаться с течением времени, если она не поддерживается. Это означает, что даже для поддержки существующих стандартов необходимо потратить некоторое количество работы на обслуживание. Кроме того, если компания хочет улучшить и обновить процессы, это потребует не только обслуживания, но и дополнительных усилий.

Вторая причина заключается в том, что в случае, если организация не улучшает свои процессы, она может быть уверена, что это активно делают ее конкуренты. Если хотя бы представить ситуацию, когда улучшением не занимается ни одна компания или ее конкуренты, всегда найдется третье лицо, которое решит занять этот сегмент рынка.

Третья причина заключается в том, что современные потребители становятся все более требовательными и даже избалованными. Уровень предложения и качества постоянно растет. Это приводит к быстрому росту ожиданий потребителей. Важно следовать ожиданиям и уметь сопоставлять их с предложением.

Следующим этапом, который следует за моделированием бизнес-процессов, является внедрение необходимых улучшений на основе решений анализа модели. Выполняя проект по улучшению бизнес-процессов, можно столкнуться со следующим вопросом: насколько глубоко нужно изменить бизнес-процессы. Ответ на этот вопрос приведет к двум возможным подходам, таким как улучшение бизнес-процессов и реинжиниринг бизнес-процессов.

Применение процессного подхода на примере моделирования бизнес-процессов в системах управления предприятием

Использование процессного подхода предполагает в качестве первого этапа моделирование процессов, которые протекают на предприятии, с этой целью применяются различные нотации. После того, как графическая модель бизнес-процесса построена, определяются данные, с которыми осуществляется работа в рамках бизнес-процесса, и производится настройка операций бизнес-процесса. Например, в случае пользовательских задач определяется, с какими данными работает исполнитель, какие данные он должен предоставить по выполнению задачи и какие действия должен выполнить.

Современные организации не только нуждаются в улучшении повседневных операций, чтобы оставаться конкурентоспособными, но и для соблюдения различных типов нормативных актов, например, законодательства, нормативных актов муниципалитетов, внутренней политики и лучших отраслевых практик. Несоблюдение законодательства и нормативных актов может привести к потенциальным юридическим проблемам, а несоблюдение передового опыта и внутренней политики может привести к неудовлетворенности клиентов и убыткам для акционеров. Для оптимизации бизнес-процессов предприятия занимаются моделированием бизнес-процессов. Существует множество инструментов для этого – от создания диаграмм бизнес-процессов до реализации моделей.

HEFLO

Улучшение бизнес-процессов может, например, заметно сократить расходы в организации. Благодаря организации и визуализации избыточная работа легко обнаруживается, а ненужные задачи удаляются. Ресурсы распределяются более эффективно, что делает работу процессов лучше, а затраты – меньше. Крупные фирмы могут сэкономить миллионы долларов с использованием программного обеспечения для улучшения бизнес-процессов. Хороший пример улучшения бизнес-процессов – это общение внутри компании. BPI уменьшает количество электронных писем, отправляемых между отделами, с интерактивным программным обеспечением, доступным для всех областей. Каждый может делиться информацией и быть уверенным, что она не будет потеряна в почтовом ящике. На рисунках 1 и 2 приведен пример такого улучшения.

Оптимизация выполнена при помощи HEFLO – это облачное программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое помогает пользователям моделировать, управлять и автоматизировать все бизнес-процессы. Программное обеспечение поставляется с набором ключевых функций, включая управление бизнес-правилами, анализ процессов, совместную работу, управление жизненным циклом, отслеживание изменений процессов, отображение, а также моделирование и проектирование процессов. С HEFLO диаграммы процессов хранятся в облаке и могут быть доступны в любое время и в любом месте. Пользователи могут определять процессы, делегировать обязанности команде, устанавливать сроки и стандартизировать операции. Панель управления позволяет пользователям принимать решения на основе реальных фактов.

HEFLO хранит данные в гибридной схеме базы данных, которая включает базы данных Aurora и Dynamo. Технология кэширования Redis поддерживает память данных и повышает производительность приложений. Данные копируются в трех разных зонах. В случае сбоя одного центра обработки данных два других по-прежнему доступны для удовлетворения потребностей приложений. Протокол HTTPS шифрует данные при передаче между браузером и серверами. Инструменты моделирования, публикации, автоматизации и мониторинга включают управление документацией, загрузку изображений, экспорт и импорт, контроль версий и многое другое.

Рисунок 1. Список процессов

Рисунок 2. Форма управления выбранным процессом

Чтобы выяснить, правильно ли были реализованы процессы, приводят ли они к поставленной цели или есть ли у них ошибки, необходимо контролировать их выполнение. Функция контроля имеет решающее значение для управления процессами. Она выявляет любые проблемы, которые могут возникнуть, и позволяет принять меры до того, как эти проблемы нанесут реальный ущерб. Управление процессами подразумевает анализ возможных проблем в исполняемых процессах. На основании результатов этого анализа можно принять определенное управленческое решение:

• Изменить рабочий процесс;
• Перераспределить обязанности между сотрудниками или отделами;
• Добавить рабочую силу в узкие места процессов, где явно не хватает персонала;
• Вознаградить сотрудников, которые наиболее эффективны и действенны;
• Модифицировать бонусные схемы.

ELMA

Используя ELMA в качестве системы управления бизнес-процессов, можно увидеть, как оптимизация применяется на практике. Инструмент Process Monitor (монитор процессов) может быть чрезвычайно полезен для руководителей и менеджеров, позволяя им контролировать и анализировать бизнес-процессы. Некоторые процессы включают много участников и могут быть довольно сложными и запутанными, когда дело доходит до мониторинга. Process Monitor дает четкое представление о том, как эти процессы выполняются, демонстрируя прогресс их выполнения вместе с людьми, ответственными за текущие операции (рисунок 3).

Монитор процессов показывает все процессы: текущие, завершенные и прерванные. Если у процесса есть определенные ключевые показатели эффективности, можно увидеть, достигнуты ли целевые значения. Это очень полезно, когда речь идет о важных управленческих решениях.

Если процесс помечен красным кружком, его показатели эффективности не были достигнуты. В Process Monitor также можно узнать, на каком этапе процесса возникла проблема, и увидеть, кто был ответственным сотрудником (рисунок 4).

Рисунок 3. Монитор процессов, показывающий статистику выполненных процессов

Рисунок 4. Статистика в Process Monitor

В этой ситуации можно действовать одним из двух возможных способов:

Способ 1 – улучшить текущий процесс. Улучшение непрерывно: можно вносить изменения и наблюдать, как это работает. Если значение показателей эффективности становится немного ближе к целевому значению, то необходимо продолжать оптимизировать процесс, пока значение показателей не будет оценено как «отличное».

Способ 2 – изменить процесс показателей эффективности. Вполне возможно, что начальное значение было выбрано неправильно, поэтому нужно изменить целевое значение и соответственно изменить процесс.

Если не был достигнут нужный результат, всегда можно вернуться к предыдущим версиям процесса или пересмотреть историю его улучшений. Все хранится в системе, поэтому не будет проблем с поиском необходимой информации.

Система ELMA не принимает решения сама по себе; она действует как инструмент, который позволяет своевременно предпринимать действия, изменять и обновлять бизнес-процессы в соответствии с внешними или внутренними изменениями компании.

Даже если компания не использует конкретные показатели качества для процессов, в этой компании все равно могут появиться идеи по улучшению и оптимизации процессов. ELMA является достаточно гибкой и позволяет изменять процессы даже после того, как они были запущены в работу.